淺析ERP環(huán)境下的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程重組策略

陳小龍

(山東省濟(jì)南商貿(mào)學(xué)校，山東 濟(jì)南 250000)

淺析ERP環(huán)境下的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程重組策略

陳小龍

(山東省濟(jì)南商貿(mào)學(xué)校，山東 濟(jì)南 250000)

隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，ERP逐漸成為提高工作效率的有效利器。概括ERP環(huán)境下會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程重組的基礎(chǔ)上，對(duì)ERP環(huán)境下會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程的特點(diǎn)進(jìn)行了闡述，對(duì)傳統(tǒng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程和ERP環(huán)境下的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行對(duì)比分析，提出了ERP環(huán)境下對(duì)傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重組策略。

ERP；會(huì)計(jì)；流程；重組；策略

ERP系統(tǒng)是一套先進(jìn)的管理軟件，但是在具體實(shí)踐中因?yàn)楹芏嘁蛩氐闹萍s，并沒(méi)有完全發(fā)揮ERP本身的優(yōu)勢(shì)，其中一個(gè)重要因素是使用了ERP系統(tǒng)，但還是用傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程去處理單位的相關(guān)的業(yè)務(wù)，而ERP的優(yōu)越性體現(xiàn)需要好的運(yùn)行環(huán)境，這就極大的限制了ERP的運(yùn)行效率。因此為了充分發(fā)揮ERP的優(yōu)越性，對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程的重組勢(shì)在必行。

一、傳統(tǒng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程與ERP環(huán)境下會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程對(duì)比分析

(一)傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程

傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程主要包括手工方式下的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程和會(huì)計(jì)電算化方式下的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程。在手工方式下，其起點(diǎn)是會(huì)計(jì)憑證。在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生后，會(huì)計(jì)人員取得采購(gòu)發(fā)票、銷(xiāo)售發(fā)票、入庫(kù)單等原始憑證，編制記賬憑證。把會(huì)計(jì)主體分為資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益、收入、費(fèi)用和利潤(rùn)這六大基本要素，并在這六大要素下細(xì)分不同的會(huì)計(jì)科目，借助復(fù)式記賬法這一記賬原理將財(cái)務(wù)度量結(jié)果進(jìn)行分類(lèi)匯總?cè)缓蟮怯涃~簿和編制報(bào)表。

手工方式下會(huì)計(jì)操作所依賴(lài)的工具是紙張、筆、算盤(pán)。在這種技術(shù)環(huán)境下，其主要特征變現(xiàn)為信息的不可逆性和單向傳遞性。這里的不可逆行是指已經(jīng)使用過(guò)的憑證不能再使用，已經(jīng)登記過(guò)的事項(xiàng)不能再調(diào)整。對(duì)于單向傳遞性，我們由圖1可知，會(huì)計(jì)信息流程是一步一步逐級(jí)向前遞進(jìn)的，一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)錯(cuò)誤可能導(dǎo)致整個(gè)會(huì)計(jì)加工結(jié)果產(chǎn)生影響。

圖1 手工環(huán)境下會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程

(二)ERP環(huán)境下的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程

ERP環(huán)境下的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程分為會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的采集、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的處理、會(huì)計(jì)信息的輸出三部分。當(dāng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，由各業(yè)務(wù)部門(mén)的管理信息子系統(tǒng)對(duì)事件數(shù)據(jù)進(jìn)行收集，并按照系統(tǒng)要求的格式錄入數(shù)據(jù)并存儲(chǔ)于數(shù)據(jù)庫(kù)中。當(dāng)信息使用者需要相關(guān)信息時(shí)只要發(fā)出指令，系統(tǒng)即可從數(shù)據(jù)庫(kù)中調(diào)出相關(guān)信息，通過(guò)相關(guān)的信息處理程序得到信息使用者需要的會(huì)計(jì)信息。

圖2 ERP環(huán)境下會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程

(三)傳統(tǒng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程與ERP環(huán)境下會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程差異性分析

在傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程中會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程為：發(fā)生經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、編制憑證或分錄、登記賬簿、編制試算平衡表。在ERP環(huán)境下，會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程為：發(fā)生經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、編制憑證或分錄、將憑證錄入會(huì)計(jì)軟件、形成會(huì)計(jì)信息(包含會(huì)計(jì)報(bào)表)。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程中發(fā)現(xiàn)，編制憑證或分錄和將憑證錄入會(huì)計(jì)軟件這兩個(gè)環(huán)節(jié)都是由人工來(lái)進(jìn)行操作的。在ERP環(huán)境下，相關(guān)數(shù)據(jù)通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行初步分類(lèi)，中間無(wú)需人工操作。

傳統(tǒng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程與ERP環(huán)境下業(yè)務(wù)流程對(duì)比

第一，數(shù)據(jù)采集不同。從數(shù)據(jù)采集范圍上看，傳統(tǒng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程是有差別的對(duì)會(huì)計(jì)信息進(jìn)行提取，對(duì)于符合會(huì)計(jì)事項(xiàng)定義和對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)表有影響的業(yè)務(wù)活動(dòng)數(shù)據(jù)才能夠被采集到會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)。所以傳統(tǒng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程中數(shù)據(jù)的范圍只是單位業(yè)務(wù)活動(dòng)中的一個(gè)子集。而ERP環(huán)境下的數(shù)據(jù)采集范圍基本上包含了整個(gè)工作流程中的所有數(shù)據(jù)，包括財(cái)務(wù)信息和非財(cái)務(wù)信息。因此，從范圍上看，ERP涵蓋的內(nèi)容更為廣泛、具體，能夠?yàn)樾畔⑹褂谜咛峁└鼮槿妗⒕唧w的數(shù)據(jù)信息。其次從數(shù)據(jù)采集方式上看，傳統(tǒng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程是由獨(dú)立的各部門(mén)根據(jù)自己的需要分別采集完成，容易導(dǎo)致數(shù)據(jù)的重復(fù)提取，加重工作負(fù)擔(dān)，產(chǎn)生數(shù)據(jù)的不一致。ERP系統(tǒng)下的數(shù)據(jù)采集方式是指當(dāng)一項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)發(fā)生時(shí)各業(yè)務(wù)部門(mén)的管理信息子系統(tǒng)收集其相對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，并將這些數(shù)據(jù)編制代碼存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)中，當(dāng)相關(guān)部門(mén)需要相應(yīng)的數(shù)據(jù)時(shí)即可從數(shù)據(jù)庫(kù)中直接調(diào)取所需的數(shù)據(jù)進(jìn)行處理。

第二，會(huì)計(jì)信息的處理方式不同。傳統(tǒng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程中，會(huì)計(jì)人員根據(jù)原始憑證編制記賬憑證，登記賬簿編制會(huì)計(jì)及報(bào)表。ERP環(huán)境下，在對(duì)信息進(jìn)行采取完成儲(chǔ)存于數(shù)據(jù)服務(wù)器中，源數(shù)據(jù)信息不進(jìn)行進(jìn)一步的順序性加工處理。當(dāng)信息使用者需要特定的信息時(shí)，可以發(fā)出指令，通過(guò)信息驅(qū)動(dòng)模型尋找相應(yīng)的信息過(guò)程程序，經(jīng)過(guò)計(jì)算機(jī)高速度的加工處理，及時(shí)的生成信息使用者所需要的信息。

第三，信息的輸出方式不同。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程下，會(huì)計(jì)信息是由會(huì)計(jì)人員將符合會(huì)計(jì)事項(xiàng)和影響財(cái)務(wù)報(bào)表的業(yè)務(wù)活動(dòng)數(shù)據(jù)進(jìn)行加工處理后生成紙質(zhì)的會(huì)計(jì)報(bào)表，只針對(duì)部分信息使用者。而ERP環(huán)境下的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程中，生成的會(huì)計(jì)信息能反映過(guò)去信息，產(chǎn)生實(shí)時(shí)信息和預(yù)測(cè)未來(lái)的信息，其信息披露方式更加多元化。

二、ERP環(huán)境下會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程的特點(diǎn)

(一)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程的及時(shí)性

在傳統(tǒng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程中，由于會(huì)計(jì)信息傳遞方向和方法的不健全，財(cái)務(wù)信息的傳遞非常緩慢，信息無(wú)法做到及時(shí)溝通，信息的及時(shí)更新無(wú)法完成，這對(duì)財(cái)務(wù)管理非常不利。而在ERP環(huán)境下這個(gè)問(wèn)題得到極大程度的解決，財(cái)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)由各業(yè)務(wù)部門(mén)子系統(tǒng)進(jìn)行收集并迅速的傳遞到中央數(shù)據(jù)庫(kù)，當(dāng)決策者需要相關(guān)信息時(shí)可以及時(shí)的從數(shù)據(jù)庫(kù)中調(diào)出所需信息，經(jīng)過(guò)計(jì)算機(jī)的高效加工處理生成所需的會(huì)計(jì)信息，極大提高了工作效率，解決了傳統(tǒng)業(yè)務(wù)流程中的信息滯后的問(wèn)題。

(二)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程的集成性

在傳統(tǒng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程下，會(huì)計(jì)部門(mén)與其它各個(gè)部門(mén)的聯(lián)系并不緊密，各自獨(dú)立運(yùn)作，這就造成了信息的不完整性，制約財(cái)務(wù)的效力。在ERP的環(huán)境下，會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程及其他部門(mén)所產(chǎn)生的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)信息全部都統(tǒng)一集中化管理，存儲(chǔ)在中央數(shù)據(jù)庫(kù)中，這極大增強(qiáng)了數(shù)據(jù)的全面性和共享性，使各個(gè)部門(mén)緊密的聯(lián)系在一起，使單位的財(cái)務(wù)信息實(shí)現(xiàn)了資金流、物流和信息流的一體化，方便了單位管理人員及時(shí)根據(jù)其中所出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行整改，運(yùn)作效率有了很大的提高。

(三)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程的全面性

在傳統(tǒng)業(yè)務(wù)流程下的財(cái)務(wù)信息并不能反映方方面面，管理層相關(guān)決定的準(zhǔn)確性受到一定的影響，因此財(cái)務(wù)信息的全面性也非常重要。ERP環(huán)境下的業(yè)務(wù)流程很好的解決了這個(gè)問(wèn)題，它實(shí)現(xiàn)了單位內(nèi)部到外部的整合，使會(huì)計(jì)信息和管理信息在單位的各個(gè)方面都得到體現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)信息的共享，各個(gè)部門(mén)都能及時(shí)了解公司的運(yùn)營(yíng)狀況，滿(mǎn)足了不同信息使用者的使用需求，極大擴(kuò)展了會(huì)計(jì)信息的內(nèi)涵和外延，提高了工作效率。

三、ERP環(huán)境下會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程重組策略

ERP系統(tǒng)在我國(guó)的引進(jìn)時(shí)間并不長(zhǎng)，傳統(tǒng)的一些會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)操作方法制約著它在我國(guó)的發(fā)展。而制約ERP在我國(guó)發(fā)展的因素不僅僅包括對(duì)軟件的應(yīng)用問(wèn)題，最重要的還是對(duì)ERP理念的理解，ERP雖然是一個(gè)系統(tǒng)，但是它將工作的方方面面都包括在內(nèi)，每個(gè)職員都成為它的參與者和操作者，實(shí)現(xiàn)了部門(mén)之間的良好互動(dòng)。為了發(fā)揮它的優(yōu)勢(shì)，傳統(tǒng)會(huì)計(jì)流程的方法就需要與時(shí)俱進(jìn)，從會(huì)計(jì)思想、會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程、會(huì)計(jì)組織部門(mén)三個(gè)方面進(jìn)行重組。

(一)會(huì)計(jì)思想的重組

要進(jìn)行會(huì)計(jì)思想重組，首先要摒棄傳統(tǒng)的思想觀念，從手工會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程束縛中解脫出來(lái)，將ERP系統(tǒng)真正的運(yùn)用到財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作中。其次要具備放眼未來(lái)的前瞻性戰(zhàn)略眼光，將會(huì)計(jì)工作與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)有效融合，充分利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，使會(huì)計(jì)工作由單純的核算職能向預(yù)測(cè)經(jīng)濟(jì)前景、參與經(jīng)濟(jì)決策和評(píng)價(jià)經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)職能的轉(zhuǎn)變。再次要適應(yīng)由個(gè)體到整體的角色轉(zhuǎn)變，融入整體的思想。在進(jìn)行會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程重組后，打破了傳統(tǒng)的“獨(dú)立工作，各自為陣”的工作模式，形成相互協(xié)調(diào)，共同努力的良好團(tuán)隊(duì)合作局面。

(二)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程重組

ERP環(huán)境下會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程重組流程圖

首先，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立原始數(shù)據(jù)信息采集系統(tǒng)。在傳統(tǒng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程中，各業(yè)務(wù)部門(mén)重復(fù)錄入數(shù)據(jù)，造成了信息的冗余、工作效率低下。在ERP環(huán)境下，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立原始數(shù)據(jù)信息采集系統(tǒng)，使得數(shù)據(jù)信息從采集范圍上看，更為全面具體，滿(mǎn)足了各業(yè)務(wù)部門(mén)和各種信息使用者的需求。其次，從時(shí)效性看，傳統(tǒng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程時(shí)效性差，信息傳遞滯后。ERP系統(tǒng)能實(shí)現(xiàn)信息的實(shí)時(shí)采集，及時(shí)處理，信息的及時(shí)性大大增強(qiáng)。再次，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立會(huì)計(jì)信息披露系統(tǒng)。在ERP系統(tǒng)中，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、人工智能技術(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)貫穿于會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程的始終。在這個(gè)系統(tǒng)中，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將財(cái)會(huì)人員的工作帶到各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)，真切的了解經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的全過(guò)程。在這種方式下，經(jīng)過(guò)會(huì)計(jì)人員加工處理后的信息不僅實(shí)時(shí)有效，而且更加全面和具體。

(三)會(huì)計(jì)組織重組

在傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)組織中，每個(gè)會(huì)計(jì)都有明確的職能，雖然在一定程度上能夠?qū)⒐ぷ骷?xì)化，但會(huì)造成一定的工作的重復(fù)，會(huì)計(jì)之間的互動(dòng)比較少，只了解自己所從事的某一方面，極易造成人員浪費(fèi)。在ERP環(huán)境下，會(huì)計(jì)工作有了重新界定，它將數(shù)據(jù)的輸入分配給了相關(guān)的部門(mén)，而會(huì)計(jì)通過(guò)ERP環(huán)境可以直接調(diào)用，會(huì)計(jì)的職能發(fā)生了改變，雖然這在一定程度了增加了各個(gè)部分的工作量，但是它保證了數(shù)據(jù)的可靠性，也大大增強(qiáng)了各個(gè)部門(mén)的聯(lián)系。在ERP環(huán)境中，會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的正常運(yùn)行需要有一個(gè)與之相配套的會(huì)計(jì)組織結(jié)構(gòu)，而會(huì)計(jì)人員的工作就由原來(lái)的操作者變?yōu)閳?zhí)行者，此時(shí)會(huì)計(jì)的工作可分為兩大類(lèi)，一類(lèi)是會(huì)計(jì)流程的管理者，根據(jù)業(yè)務(wù)流程的正常運(yùn)行所出現(xiàn)的職位進(jìn)行相關(guān)工作人員的培訓(xùn)，使會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程能在一個(gè)健康穩(wěn)定的環(huán)境下發(fā)展；另一類(lèi)就是各種資源的整理者。在實(shí)際的業(yè)務(wù)流程中會(huì)出現(xiàn)很多新的情況，這個(gè)時(shí)候就需要會(huì)計(jì)根據(jù)實(shí)際情況做出相應(yīng)改變，使業(yè)務(wù)流程達(dá)到與ERP系統(tǒng)的可行性，能夠及時(shí)準(zhǔn)確的提供相關(guān)財(cái)務(wù)信息。在ERP環(huán)境中，會(huì)計(jì)組織就是一個(gè)二維的組織結(jié)構(gòu)，一個(gè)方面圍繞每個(gè)業(yè)務(wù)建立相應(yīng)的流程小組，另一方面每個(gè)會(huì)計(jì)單元又屬于會(huì)計(jì)服務(wù)中心，在業(yè)務(wù)流程出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)可以派出相關(guān)人員解決，保證了業(yè)務(wù)流程的穩(wěn)定性。

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2017-01-28

陳小龍，男，山東省濟(jì)南商貿(mào)學(xué)校會(huì)計(jì)師。

F8

A

1008—3340(2017)02—0077—03