淺析房地產(chǎn)檔案的數(shù)字化建設(shè)

梁志斌

【摘要】隨著時代的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的日新月異，我國房地產(chǎn)業(yè)發(fā)展迅猛，以計算機技術(shù)為核心的現(xiàn)代信息處理技術(shù)正深入房地產(chǎn)管理的各個層面，越來越多的地方開始建立數(shù)字化檔案，極大的提高了房地產(chǎn)檔案的利用能力。

【關(guān)鍵詞】房地產(chǎn)檔案；房地產(chǎn)檔案管理；網(wǎng)絡(luò)信息化；自動化；數(shù)字化檔案

【Abstract】With the development of the times， the rapid development of science and technology， the rapid development of China's real estate industry， the computer technology as the core of modern information processing technology is deepening all aspects of real estate management， more and more places to establish digital files， greatly improved The use of real estate files.

【Key words】Real estate archives；Real estate file management；Network information；Automation；Digital archives

目前，由于我國房地產(chǎn)業(yè)發(fā)展迅猛，房地產(chǎn)檔案越來越多，房地產(chǎn)管理部門管理方式相對滯后，積壓了大量歷史信息需要錄入，房地產(chǎn)檔案利用率相對較低。如何利用現(xiàn)代化手段，加強房地產(chǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)，實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案管理的新突破，已成為各地房地產(chǎn)管理部門急要解決的問題。房地產(chǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)能夠快捷地查詢房地產(chǎn)檔案信息，緩解產(chǎn)權(quán)檔案管理利用等龐大的工作量，保證檔案查詢工作快速、高質(zhì)。因此實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案信息收集、整理、查詢、利用管理的數(shù)字化，能夠提高檔案管理水平和利用質(zhì)量，更好地服務(wù)于經(jīng)濟建設(shè)。

1. 房地產(chǎn)檔案概念及特點

1.1 房地產(chǎn)檔案的概念。

房地產(chǎn)檔案是指在房地產(chǎn)發(fā)證登記、房地產(chǎn)交易買賣、房屋動拆遷、建設(shè)用地及批租用地活動中，經(jīng)過收集、整理、鑒定，按一定的手段形成的反映產(chǎn)權(quán)人、房屋自然狀況及使用土地狀況，應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字材料、圖紙、圖表、照片、錄像帶、錄音帶、磁介質(zhì)軟盤等各種載體內(nèi)容的文件材料。

1.2 房地產(chǎn)檔案的特點。

1.2.1 法律證據(jù)。

房地產(chǎn)檔案是除房地產(chǎn)權(quán)屬證書外法律認可的、確認房地產(chǎn)權(quán)利歸屬、鑒證房地產(chǎn)權(quán)屬處置的唯一有效證明。由于房地產(chǎn)業(yè)已成為國民經(jīng)濟的支柱產(chǎn)業(yè)，房地產(chǎn)的經(jīng)濟行為日益增多。諸如房地產(chǎn)交易、析產(chǎn)、抵押、繼承、查封、保全、評估過程中產(chǎn)生的種種糾紛，人民法院如何裁決，房地產(chǎn)檔案都將作為重要證據(jù)參與其中。

1.2.2 動態(tài)性。

造成房地產(chǎn)檔案的動態(tài)性主要有兩個方面的原因：一是房地產(chǎn)本身發(fā)生了變化。例如房屋的狀況變動，房屋被拆除產(chǎn)權(quán)滅失等。二是房屋外部條件的變化引起房地產(chǎn)檔案的變化。包括房產(chǎn)測量方法的改變，歷史遺留問題的處理，路街巷變化，編號方式的改變，房產(chǎn)交易造成房地產(chǎn)權(quán)屬轉(zhuǎn)移等。 房地產(chǎn)檔案的動態(tài)性決定了必須對房地產(chǎn)檔案實行動態(tài)管理，以保證房地產(chǎn)權(quán)利現(xiàn)狀的一致性和現(xiàn)勢性。

1.2.3 數(shù)量巨大，使用頻繁。

房地產(chǎn)檔案是與房屋產(chǎn)權(quán)一一對應(yīng)的。也就是說有一份產(chǎn)權(quán)，就會存在一卷房地產(chǎn)檔案。因此，房地產(chǎn)檔案的數(shù)量相當(dāng)大，部分大城市的房地產(chǎn)檔案數(shù)以百萬計。據(jù)調(diào)查統(tǒng)計，為辦理房地產(chǎn)交易、析產(chǎn)、繼承、抵押、查封、評估等正常業(yè)務(wù)而利用房地產(chǎn)檔案，大城市平均每年為3～6萬次，中等城市為l一3萬次，小城市為2千一1萬次。從總體上看，房地產(chǎn)檔案的數(shù)量和利用量都非常大。

1.2.4 區(qū)域壟斷性。

房地產(chǎn)管理的基本原則是屬地管理。因此，各地房地產(chǎn)管理部門在進行房地產(chǎn)管理的過程中處于對本地區(qū)房地產(chǎn)檔案的獨占和壟斷地位，如果不規(guī)范管理和開發(fā)利用，將直接影響本地區(qū)房地產(chǎn)業(yè)乃至整個經(jīng)濟的發(fā)展和社會的穩(wěn)定。

2. 房地產(chǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)的設(shè)想

2.1 應(yīng)建立基于房地產(chǎn)管理業(yè)務(wù)規(guī)則的管理體系。

房地產(chǎn)權(quán)屬檔案數(shù)字化應(yīng)建立完整的產(chǎn)權(quán)認證體系，實現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、電子檔案及GIs數(shù)據(jù)的一體化存儲管理和應(yīng)用集成，這是建立全方位房地產(chǎn)管理的難點和關(guān)鍵。在三者之間建立有效的數(shù)據(jù)連接和完整性、業(yè)務(wù)性規(guī)則的基礎(chǔ)之上，一方面可對權(quán)屬登記實施全程管理，充分保證產(chǎn)權(quán)認證的準(zhǔn)確性、排他性、關(guān)聯(lián)性和制約性。另一方面，實現(xiàn)房地產(chǎn)管理的地理空間可視化，建立和維護檔案的地理相關(guān)性，實現(xiàn)權(quán)屬界限精確管理。由此可以實現(xiàn)“圖-證-檔”一體化，達到圖檔結(jié)合，以圖管房的管理層面。

2.2 應(yīng)建立基于房地產(chǎn)管理業(yè)務(wù)規(guī)則的動態(tài)更新機制。

與其它靜態(tài)的檔案不同。房地產(chǎn)權(quán)屬檔案應(yīng)隨時因房地產(chǎn)權(quán)屬的異動而發(fā)生變化，構(gòu)成一個動態(tài)、面向業(yè)務(wù)的數(shù)字化檔案系統(tǒng)。通過在數(shù)字化檔案系統(tǒng)中內(nèi)置基于業(yè)務(wù)規(guī)則的動態(tài)更新機制，并為房地產(chǎn)測繪應(yīng)用和房地產(chǎn)管理應(yīng)用提供相應(yīng)的系統(tǒng)接口，在線跟蹤房地產(chǎn)的權(quán)屬變化（轉(zhuǎn)讓、變更、抵押/查封、滅失等等）。動態(tài)更新數(shù)字檔案的狀態(tài)和內(nèi)容，保證數(shù)字檔案與房地產(chǎn)權(quán)屬現(xiàn)狀的嚴(yán)格同步和一致。

2.3 應(yīng)建立系統(tǒng)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。

建立數(shù)字化檔案。應(yīng)根據(jù)系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)和技術(shù)要求，訂立統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，以指導(dǎo)具體工作的實施。如不同檔案的掃描方式、每份檔案的掃描內(nèi)容、掃描后在電腦中的保存格式等等，這是建檔的基礎(chǔ)，對以后提供利用時的效率和準(zhǔn)確度起著決定性的作用。

2.4 應(yīng)建立開放性系統(tǒng)。endprint

考慮到數(shù)字化檔案未來發(fā)展的需要以及其他房地產(chǎn)管理系統(tǒng)和電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)的技術(shù)集成和資源共享，系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)應(yīng)具有兼容性和可擴展性。即可以包容不同廠家不同類型的先進產(chǎn)品，便于升級換代，使整個系統(tǒng)可以隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，不斷得到充實、完善和提高。

2.5 應(yīng)建立系統(tǒng)安全體系。

計算機管理手段將帶來工作效率的提高。同時也對檔案安全管理提出了更高的要求，這包括計算機硬件、軟件、數(shù)據(jù)及網(wǎng)絡(luò)等各方面的安全。因此，要做好服務(wù)器機房的配置，防火防雷措施到位，制定詳盡的責(zé)任制度、安全保密制度，完善權(quán)限的分級體系，設(shè)置網(wǎng)絡(luò)防火墻，對傳輸?shù)臄?shù)據(jù)加密、解密，定期進行數(shù)據(jù)備份等。

3. 加快房地產(chǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)的建議

3.1 開發(fā)完善的房地產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)。

一般說來房地產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)應(yīng)具備以下功能：（1）信息的存儲管理功能。

（2）房籍信息的多種輸入功能。（3）信息的查詢檢索功能。（4）匯總統(tǒng)計分析功能。（5）信息共享功能。房籍信息不僅要考慮房管的縱向兼容，而且還應(yīng)與規(guī)劃與管理信息系統(tǒng)、市場信息等相關(guān)業(yè)務(wù)的橫向兼容，以實現(xiàn)信息的交換和共享。（6）信息更新功能。因為房產(chǎn)信息是一種動態(tài)信息，要隨租售、饋贈、繼承等不斷變化，既要將舊信息入檔，又要跟上現(xiàn)實、保證準(zhǔn)確。（7）豐富的應(yīng)用程序功能。系統(tǒng)應(yīng)提供各種應(yīng)用程序，如各種圖件的迭加處理，基本數(shù)據(jù)的回歸分析，派生數(shù)據(jù)的生成，制圖等軟件。（8）各種輸出功能。信息能根據(jù)用戶的不同要求進行輸出，如圖形、表冊、房屋面積，權(quán)屬證資料等的輸出。（9）系統(tǒng)維護功能。（10）系統(tǒng)應(yīng)具備保密制約的手段。

3.2 房地產(chǎn)權(quán)屬檔案數(shù)字化管理應(yīng)在總體規(guī)劃指導(dǎo)下，分階段有步驟地實施。

數(shù)字化過程必須充分考慮到房地產(chǎn)檔案管理部門歷史上形成的數(shù)量龐大的存量檔案和每年數(shù)量急增的新增檔案，分別規(guī)劃設(shè)計合理的建檔流程。對存量檔案，可考慮將利用率高、當(dāng)前有效的權(quán)屬登記資料先行建檔，以保證數(shù)字化檔案庫能在較短的時間內(nèi)產(chǎn)生利用價值；新增檔案的數(shù)字化過程關(guān)鍵是不能影響日常正常的登記發(fā)證工作，建檔工作可安排在發(fā)證后、實物歸檔前進行。

3.3 加強隊伍建設(shè)，提高工作人員的素質(zhì)。

人才是網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟時代的第一資源和首要依托。房地產(chǎn)檔案管理現(xiàn)代化是不斷完善優(yōu)化的過程，始終要依賴于檔案人員素質(zhì)的提高。建設(shè)一支精通房地產(chǎn)管理且熟悉計算機基礎(chǔ)知識的專業(yè)隊伍，是實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵。因此，檔案工作人員要相應(yīng)地調(diào)整自身的知識結(jié)構(gòu)，要求具有理論、文化、專業(yè)和科學(xué)技術(shù)等多種知識。其中尤為重要的是要全面系統(tǒng)地掌握檔案專業(yè)知識，包括掌握檔案應(yīng)用理論知識、檔案學(xué)基礎(chǔ)理論知識和檔案保護技術(shù)。房地產(chǎn)檔案管理現(xiàn)代化是不斷完善優(yōu)化的過程，始終要依賴于檔案人員素質(zhì)的提高。建設(shè)一支精通房地產(chǎn)管理且熟悉計算機基礎(chǔ)知識的專業(yè)隊伍，是實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵。

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[文章編號]1619-2737（2017）07-10-958endprint