中醫(yī)院后勤檔案系統(tǒng)信息化建設(shè)

蔣俊

[摘 要] 后勤檔案在整個(gè)中醫(yī)院檔案建設(shè)工作中占據(jù)著十分重要的地位，是中醫(yī)院能否有效運(yùn)轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)，也是中醫(yī)院后勤科學(xué)化管理的基本依據(jù)。檔案信息化建設(shè)是對(duì)中醫(yī)院后勤傳統(tǒng)檔案管理的徹底改變，是中醫(yī)院后勤檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。后勤檔案是中醫(yī)院檔案形成的一個(gè)重要組成部分，涉及方方面面，在中醫(yī)院檔案管理中起著非常重要的作用。近年來，隨著中醫(yī)院檔案管理逐步完善、規(guī)范，后勤檔案的管理愈顯重要。本文介紹了中醫(yī)院后勤檔案信息化建設(shè)工作方式，討論了后勤檔案信息化建設(shè)的重要性，并提出了加快后勤檔案信息化建設(shè)的四條具體措施。

[關(guān)鍵詞] 中醫(yī)院；后勤檔案；信息化建設(shè)

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 17. 071

[中圖分類號(hào)] G271；R197.4 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2017）17- 0158- 02

0 引 言

隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展及廣泛應(yīng)用，為了更好地服務(wù)中醫(yī)院醫(yī)療、科研及教學(xué)工作，提高后勤管理水平，為三級(jí)醫(yī)院創(chuàng)建做準(zhǔn)備，必須加快中醫(yī)院后勤檔案管理工作的信息化建設(shè)。然而由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不夠成熟，致使中醫(yī)院檔案信息的管理工作還存在一定的隱患和不足，那么如何在網(wǎng)絡(luò)化的大背景下，做好中醫(yī)院檔案信息的采集和安全管理工作就成為現(xiàn)代中醫(yī)院重點(diǎn)研究和探討的課題。

1 中醫(yī)院后勤檔案信息化建設(shè)的工作方式

由于信息技術(shù)發(fā)展迅速，中醫(yī)院后勤檔案信息化工作呈現(xiàn)出層層疊加、齊頭并進(jìn)的態(tài)勢(shì)，新的技術(shù)以舊的技術(shù)為基礎(chǔ)，進(jìn)一步開發(fā)出更為強(qiáng)大的功能，而網(wǎng)絡(luò)化則成為當(dāng)前的主要趨勢(shì)。經(jīng)過項(xiàng)目調(diào)查，需求分析，詳細(xì)設(shè)計(jì)，最終利用.NET技術(shù)，采用SQLSERVER2005數(shù)據(jù)庫技術(shù)，按照中醫(yī)院各科室的要求，確定功能列表，建立數(shù)據(jù)字典、系統(tǒng)數(shù)據(jù)E-R圖、系統(tǒng)流程圖，并確立軟件設(shè)計(jì)規(guī)范，工作清單，風(fēng)險(xiǎn)清單。并對(duì)各個(gè)子系統(tǒng)包括辦公自動(dòng)化、總務(wù)管理系統(tǒng)、物資管理系統(tǒng)等做無縫接口。

2 中醫(yī)院后勤檔案信息化建設(shè)的重要性

后勤涉及基建、設(shè)計(jì)圖紙、裝修、招標(biāo)、水、電、氣、設(shè)備運(yùn)行、布類清洗消毒、保潔、殺蟲、滅鼠、醫(yī)療垃圾處理、食堂管理、綠化等多方面工作，隨著時(shí)代的進(jìn)步，許多工作進(jìn)行了外包，這就涉及合同等其他檔案的管理。因此，后勤檔案具有交互性、時(shí)效性、復(fù)雜性、多樣性、共享性、綜合性等特點(diǎn)，其見證了中醫(yī)院的發(fā)展歷史，提高了各項(xiàng)醫(yī)療及科研工作效率，推動(dòng)了中醫(yī)院后勤工作的精細(xì)化、科學(xué)化發(fā)展。

2.1 中醫(yī)院后勤檔案管理的信息化建設(shè)是中醫(yī)院的發(fā)展必然要求

隨著中醫(yī)院信息化建設(shè)的深入推進(jìn)，中醫(yī)院管理工作對(duì)后勤檔案資源的開發(fā)及利用效率的要求也在不斷提高，因此，必須積極倡導(dǎo)和鼓勵(lì)檔案管理人員樹立較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)，實(shí)現(xiàn)被動(dòng)服務(wù)向著主動(dòng)服務(wù)的成功轉(zhuǎn)型，增強(qiáng)和使用者的溝通和交流，更好地滿足不同用戶的信息需求，真正解決他們的實(shí)際問題。檔案管理工作者還應(yīng)該善于借助網(wǎng)絡(luò)檔案信息的資源優(yōu)勢(shì)，積極開發(fā)和拓展新的數(shù)字檔案信息資源，豐富檔案信息的內(nèi)容和形式，為使用者提供更加全方位的信息服務(wù)。

2.2 后勤檔案管理的信息化建設(shè)是更新管理及服務(wù)的需要

目前，我國(guó)中醫(yī)院后勤傳統(tǒng)檔案管理及服務(wù)手段已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)滯后于信息時(shí)代的發(fā)展步伐。后勤檔案管理的信息化建設(shè)不僅有助于檔案管理及服務(wù)水平的逐步改進(jìn)，還有利于中醫(yī)院管理工作效率的提高。由此可見，加快中醫(yī)院后勤檔案管理信息化建設(shè)具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

3 中醫(yī)院后勤檔案信息化建設(shè)的措施

中醫(yī)院的檔案管理工作必須要擁有統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)來對(duì)其進(jìn)行規(guī)范，信息的采集、存儲(chǔ)、使用和傳輸?shù)纫磺袡n案管理工作都要在這個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的約束下進(jìn)行有效的落實(shí)。

3.1 完善后勤檔案硬件設(shè)施建設(shè)

必須將后勤檔案信息化建設(shè)納入中醫(yī)院總體規(guī)劃工作中，完善后勤檔案基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，全面推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理進(jìn)程，不斷提高中醫(yī)院后勤檔案部門的自動(dòng)化辦公水平，全面發(fā)揮檔案部門的各項(xiàng)功能。于此同時(shí)，注重加快建立內(nèi)部局域網(wǎng)，盡快實(shí)現(xiàn)后勤檔案網(wǎng)絡(luò)和辦公網(wǎng)絡(luò)的有效連接，并在中醫(yī)院網(wǎng)上構(gòu)建后勤檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)后勤不同部門向后勤檔案部門的遠(yuǎn)程化歸檔，全面推動(dòng)中醫(yī)院后勤檔案工作的數(shù)字化發(fā)展。

3.2 強(qiáng)化后勤檔案信息資源建設(shè)

采用先進(jìn)檔案管理軟件，有重點(diǎn)、有層次、有步驟地推動(dòng)后勤檔案的信息化建設(shè)。一方面，中醫(yī)院后勤各部門應(yīng)注重將該年度所產(chǎn)生的各類歸檔文件以后勤檔案部門的相關(guān)要求為依據(jù)，錄入后勤檔案信息管理系統(tǒng)中，以減輕后勤檔案部門的歸檔工作量，以便管理人員及時(shí)掌握工作情況，盡快實(shí)現(xiàn)后勤檔案信息資源的全面共享；另一方面，后勤檔案部門應(yīng)組織人員盡快將現(xiàn)存后勤檔案的案卷目錄轉(zhuǎn)變?yōu)闄C(jī)檢數(shù)據(jù)。遵循“紙質(zhì)文件與電子文件并存”等原則，采用電子、紙質(zhì)文件雙軌歸檔制，有重點(diǎn)、有層次、有步驟地開展后勤檔案資料的數(shù)字化處理工作。

3.3 構(gòu)建后勤檔案管理系統(tǒng)建設(shè)

必須遵循規(guī)范性、實(shí)用性及先進(jìn)性原則，加快后勤檔案信息資源的建庫入網(wǎng)，將檔案數(shù)據(jù)庫作為中醫(yī)院最為重要的資源，并納入自動(dòng)化辦公總體格局中，建立全院范圍內(nèi)的后勤檔案數(shù)據(jù)庫。全面發(fā)揮網(wǎng)站功能，在網(wǎng)站上注重加強(qiáng)檔案宣傳工作及信息服務(wù)工作。利用中醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，構(gòu)建后勤檔案網(wǎng)站，并有步驟、有計(jì)劃地上傳開放檔案目錄及文件資源目錄，積極上傳公開化的全文檔案信息，并提供查詢及使用功能，以便為中醫(yī)院職工提供全面、周到的服務(wù)。

3.4 為推動(dòng)后勤檔案信息化建設(shè)提供全面的保障措施

3.4.1 成立后勤檔案管理信息化建設(shè)小組

對(duì)中醫(yī)院后勤檔案管理信息化建設(shè)工作進(jìn)行組織和協(xié)調(diào)。明確專職檔案部門，專門負(fù)責(zé)后勤檔案管理工作的組織和協(xié)調(diào)，其他部門應(yīng)根據(jù)自身職責(zé)，確立近期與長(zhǎng)期工作目標(biāo)，嚴(yán)格依據(jù)信息化建設(shè)的要求，做好信息的生成、利用、傳播以及共享工作。

后勤檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)投入龐大的工程，因此，必須加大資金投入力度，緩解信息化建設(shè)中資金缺乏、供需嚴(yán)重失衡等問題。只有加大對(duì)中醫(yī)院后勤檔案管理的資金投入，才能使中醫(yī)院的信息管理得以順利實(shí)施。

3.4.2 加強(qiáng)后勤檔案建設(shè)的規(guī)范化及信息化

依據(jù)《檔案法》等法律法規(guī)的要求，結(jié)合實(shí)際情況，推動(dòng)后勤檔案管理信息化建設(shè)、管理、運(yùn)行及維護(hù)的規(guī)范化及科學(xué)化，此外，應(yīng)注重提高管理人員的綜合素質(zhì)。加強(qiáng)管理人員的培訓(xùn)力度，鼓勵(lì)后勤有關(guān)人員加強(qiáng)學(xué)習(xí)，逐步完善自身綜合素質(zhì)，為后勤檔案管理信息化建設(shè)培養(yǎng)一批既精通信息技術(shù)，又熟悉檔案管理的復(fù)合型人才。

4 結(jié) 語

隨著“數(shù)字化中醫(yī)院”建設(shè)的逐步深入，中醫(yī)院后勤檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為其中十分重要的組成部分之一，是借助于現(xiàn)代化信息技術(shù)，對(duì)后勤檔案資源進(jìn)行收集、處理、傳輸及利用，以逐步提高后勤檔案的管理水平，實(shí)現(xiàn)后勤資源的充分共享，推動(dòng)中醫(yī)院后勤工作的科學(xué)化發(fā)展，以便更好地為醫(yī)療及科研工作提供服務(wù)。

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