淺談檔案管理在新時(shí)期醫(yī)院中的問(wèn)題和對(duì)策

黃曉麗

【摘 要】在新時(shí)期醫(yī)院工作的開(kāi)展過(guò)程中，檔案管理是日常工作的重要組成部分，受到越來(lái)越多的關(guān)注。醫(yī)院檔案記錄是在醫(yī)療工作長(zhǎng)期開(kāi)展過(guò)程中所形成的，不僅包括醫(yī)院內(nèi)部行政資料，同時(shí)還有患者的病歷資料，所以醫(yī)院做好檔案管理工作十分有必要。在這樣的背景之下，論文對(duì)醫(yī)院檔案管理工作當(dāng)中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并提出了幾點(diǎn)針對(duì)性的解決措施。

【Abstract】During the development of hospital work in the new era， archives management is an important component of daily work and attracts more and more attention. Hospital records are formed during the long-term development of medical work， including not only the internal administrative data of the hospital， but also the patient's medical records， so it is necessary for the hospital to do a good job in the archives management. In this context， the paper analyzes the problems existing in the hospital archives management， and puts forward some targeted solutions.

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；檔案管理；問(wèn)題；解決措施

【Keywords】hospital； file management； problems； solutions

【中圖分類(lèi)號(hào)】G271 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A 【文章編號(hào)】1673-1069（2017）08-0098-02

1 引言

提高檔案管理工作是由我國(guó)現(xiàn)階段醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展模式和發(fā)展現(xiàn)狀決定的，其能夠在一定程度上促進(jìn)醫(yī)院日常工作的順利開(kāi)展。但是由于管理理念、管理模式以及其他各方面因素的影響，使醫(yī)院檔案管理工作未能實(shí)現(xiàn)相應(yīng)的針對(duì)性和有效性，取得的管理效果并不明顯。所以在這樣的情況下，提高檔案管理意識(shí)和工作效率是醫(yī)院檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中應(yīng)該引起高度重視的問(wèn)題。

2 檔案管理在新時(shí)期醫(yī)院的重要性

醫(yī)院檔案管理是為了實(shí)現(xiàn)醫(yī)院工作的學(xué)習(xí)工作，醫(yī)院檔案以各種形式的文字、圖像和聲音作為歷史記錄保存下來(lái)。其中，推進(jìn)檔案管理是醫(yī)院眾多工作項(xiàng)目之一，但卻是決定性的一項(xiàng)。順利、高效地推進(jìn)檔案管理工作，將為醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展提供最根本的動(dòng)力。研究新時(shí)期醫(yī)院的檔案管理，不僅可以為醫(yī)院管理工作提供有益的指導(dǎo)和參考，而且有助于醫(yī)療、教學(xué)和科研等領(lǐng)域的發(fā)展。

3 檔案管理在新時(shí)期醫(yī)院存在的問(wèn)題

3.1 管理意識(shí)不到位

受傳統(tǒng)管理思想的影響，部分醫(yī)院管理者認(rèn)為進(jìn)行檔案管理對(duì)日常工作的正常開(kāi)展沒(méi)有太大的作用。所以在醫(yī)院的長(zhǎng)期工作過(guò)程中，僅僅是對(duì)患者的病歷以及行政管理資料進(jìn)行收集和保存。同時(shí)少部分醫(yī)院在檔案管理的過(guò)程中并沒(méi)有設(shè)置相應(yīng)的管理機(jī)構(gòu)，也不配置管理人員，甚至部分醫(yī)院還將相關(guān)的檔案資料堆放在某一個(gè)角落里面，長(zhǎng)時(shí)間無(wú)人管理，就將這些檔案資料當(dāng)作廢紙變賣(mài)[1]。在這樣的情況下，就會(huì)造成檔案資料的作用未能充分發(fā)揮出來(lái)。

3.2 專(zhuān)業(yè)技能水平不高

管理人員的文化水平、專(zhuān)業(yè)素質(zhì)等也在極大的程度上影響著醫(yī)院檔案管理的工作效率以及質(zhì)量。但是在實(shí)際工作開(kāi)展過(guò)程中，部分醫(yī)院未能就這個(gè)問(wèn)題的重要性以及必要性引起相應(yīng)的重視，進(jìn)而出現(xiàn)管理人員不能勝任工作的實(shí)際問(wèn)題。雖然部分管理人員的文化程度較高，但是缺乏檔案管理的工作經(jīng)驗(yàn)，導(dǎo)致檔案管理工作效率低下。醫(yī)院未能對(duì)檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題引起高度重視，未能對(duì)管理人員展開(kāi)有針對(duì)性的培訓(xùn)工作，沒(méi)有將檔案管理人員的培訓(xùn)作為一項(xiàng)醫(yī)院長(zhǎng)期發(fā)展的工作目標(biāo)和計(jì)劃。缺少檔案管理專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員，進(jìn)而也就導(dǎo)致檔案管理工作的效率不高，工作成果不顯著。

3.3 管理制度還有待完善

為適應(yīng)現(xiàn)階段醫(yī)院醫(yī)療工作和管理活動(dòng)的開(kāi)展，大部分醫(yī)院都根據(jù)自身的實(shí)際情況以及具體的工作要求建立一系列的管理、醫(yī)療工作流程制度，明確工作范圍和職責(zé)，使醫(yī)療工作的開(kāi)展有相應(yīng)的制度保障。但是對(duì)于檔案管理卻沒(méi)有相應(yīng)的制度進(jìn)行保障，同時(shí)在醫(yī)院日常工作的開(kāi)展過(guò)程中未能將檔案管理納入工作考核范圍，檔案管理未能與醫(yī)院醫(yī)療工作協(xié)調(diào)發(fā)展，使得檔案管理的效率不高，沒(méi)有為醫(yī)院相關(guān)工作的開(kāi)展提供支持。

4 檔案管理問(wèn)題在新時(shí)期醫(yī)院的具體解決措施

4.1 提高檔案管理意識(shí)

醫(yī)院醫(yī)療工作以及其他相關(guān)工作開(kāi)展的過(guò)程中，為提高工作人員檔案管理意識(shí)，首要的工作就是加強(qiáng)檔案管理宣傳工作。將檔案管理工作納入到醫(yī)院日常工作的管理以及考評(píng)當(dāng)中，強(qiáng)調(diào)檔案管理在醫(yī)院日常工作開(kāi)展過(guò)程中的重要作用，與醫(yī)院醫(yī)療業(yè)務(wù)的建設(shè)以及醫(yī)療業(yè)務(wù)的發(fā)展同步進(jìn)行，使檔案管理意識(shí)深入到每一位醫(yī)院工作人員的心里[2]。只有這樣，醫(yī)院檔案管工作開(kāi)展過(guò)程中才會(huì)更加具有針對(duì)性，才會(huì)為醫(yī)院日常管理工作和醫(yī)療工作的順利進(jìn)行提供有力的支持。

4.2 加強(qiáng)管理人員的培訓(xùn)工作

通常情況下，檔案管理工作實(shí)施的主體是人，只要管理人員的專(zhuān)業(yè)水平和工作效率得到了保障，檔案管理工作的開(kāi)展才會(huì)更加順利。所以在檔案管理工作開(kāi)展的過(guò)程中，為保證檔案管理工作效率，檔案管理人員就應(yīng)該學(xué)習(xí)新知識(shí)、新理論和新技能，使自己工作綜合能力得到有效提高，更好開(kāi)展相應(yīng)的管理工作。同時(shí)醫(yī)院還應(yīng)該將檔案管理人員技能培訓(xùn)納入到長(zhǎng)期發(fā)展計(jì)劃當(dāng)中，投入技術(shù)和資金定期開(kāi)展檔案管理人員的培訓(xùn)工作，通過(guò)技能培訓(xùn)以及專(zhuān)業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)使檔案管理人員能夠全方位、深層次、多角度的掌握檔案管理的相關(guān)知識(shí)，比如管理理論、計(jì)算機(jī)技術(shù)等，同時(shí)做好檔案管理后備人才的培養(yǎng)工作，提高醫(yī)院檔案管理工作的水平。

4.3 完善管理制度

在醫(yī)院檔案工作開(kāi)展的過(guò)程中，建立完善的管理制度是開(kāi)展一系列工作的基礎(chǔ)和前提。通常情況下，管理制度涉及的范圍十分廣泛，比如保管制度、利用制度以及考評(píng)制度等，完善檔案管理制度能夠有效促進(jìn)相應(yīng)工作的順利開(kāi)展。所以醫(yī)院應(yīng)該結(jié)合醫(yī)療工作以及管理工作開(kāi)展的實(shí)際要求制定符合自身發(fā)展的檔案管理制度，同時(shí)明確檔案管理的責(zé)任并落實(shí)到每一個(gè)工作人員身上，建立健全檔案管理考評(píng)機(jī)制，明確考評(píng)的內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)，做好檔案收集和保管工作。

4.4 實(shí)施信息化管理

在工作具體開(kāi)展的過(guò)程中，一方面要保證檔案管理的設(shè)備以及其他硬件設(shè)施，比如計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備以及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等，這些硬件設(shè)施是實(shí)施檔案信息化管理的重要基礎(chǔ)和前提；另一方面要實(shí)施微機(jī)管理，利用計(jì)算機(jī)相關(guān)技術(shù)對(duì)檔案資料進(jìn)行管理和存儲(chǔ)，通過(guò)這種管理模式不僅能夠節(jié)省管理的空間、長(zhǎng)時(shí)間保存檔案資料，而且檔案管理的效率以及工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度也會(huì)得到相應(yīng)地提高和降低。比如利用計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠很快地對(duì)檔案資料進(jìn)行搜索、編輯以及統(tǒng)計(jì)，在這樣的工作模式下，優(yōu)化了檔案管理的工作流程，從而也實(shí)現(xiàn)了提高效率、降低勞動(dòng)強(qiáng)度的目標(biāo)。

具體來(lái)說(shuō)就是要在檔案管理的前提之下建立規(guī)范的檔案管理科室，明確管理職責(zé)，劃分管理人員的工作范圍，將醫(yī)院各個(gè)科室、各個(gè)部門(mén)的檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一管理，同時(shí)根據(jù)檔案管理工作開(kāi)展的情況進(jìn)行統(tǒng)一考核，使檔案管理能夠適應(yīng)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展。

5 結(jié)語(yǔ)

在現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理過(guò)程中，由于相關(guān)因素的影響，對(duì)檔案管理工作的正常開(kāi)展造成了一定的影響。為有效解決檔案管理存在的問(wèn)題，醫(yī)院管理部門(mén)應(yīng)在實(shí)際工作開(kāi)展的基礎(chǔ)之上制定有針對(duì)性的措施，比如提高檔案管理意識(shí)、完善管理制度、實(shí)施信息化管理等，從而提高檔案管理的針對(duì)性和有效性，推動(dòng)醫(yī)院的醫(yī)療工作以及其他管理工作的順利進(jìn)行。

【參考文獻(xiàn)】

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【2】王晶，周潔.檔案管理在新時(shí)期醫(yī)院中的問(wèn)題和改進(jìn)措施[J].中國(guó)繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育，2017（03）：32-34.endprint