解讀檔案室基本情況年報編制七大流程與策略

田煜

摘 要：文章以現(xiàn)行《全國檔案事業(yè)統(tǒng)計年報制度》為依據(jù)，以《檔案室基本情況年報》檔基3表編制實踐為例，解讀年報編制的基本流程和策略，對編制中的一些技術(shù)問題進行界定，消除歧義，并將其系統(tǒng)化、條理化，為檔案統(tǒng)計年報編制工作提供參考。

關(guān)鍵詞：檔案統(tǒng)計；統(tǒng)計年報；流程；策略

1 流程一：編制準備

1.1 明確要求

1.1.1 及時。及時指檔案統(tǒng)計工作的時效性，應做到“四及早”“兩確?！?。即：及早準備、及早部署、及早編制、及早報送，確保在規(guī)定日期之前報送，確保不影響整體統(tǒng)計工作進度。

1.1.2 準確。準確是檔案統(tǒng)計工作的生命線，應做到統(tǒng)計態(tài)度端正、方法科學、隸屬關(guān)系明確。避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)造假、數(shù)據(jù)錯誤、漏報或多頭報送等導致數(shù)據(jù)失真的情況。

1.1.3 全面。全面是檔案統(tǒng)計工作的范圍，包括統(tǒng)計覆蓋地區(qū)和統(tǒng)計指標的全面性。[1]另外，可根據(jù)統(tǒng)計目的，增加異地異質(zhì)備份等統(tǒng)計指標。

1.1.4 科學?？茖W是貫穿整個檔案統(tǒng)計工作的基本思路，從統(tǒng)計指標、統(tǒng)計方法、統(tǒng)計分析到統(tǒng)計結(jié)論等都應建立在科學的基礎(chǔ)上，避免統(tǒng)計結(jié)果與客觀事實發(fā)生重大偏離。

1.2 把握要點

1.2.1 目的。了解統(tǒng)計目的，提前對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進行篩選、甄別，做到有的放矢。

1.2.2 范圍。明確統(tǒng)計范圍和口徑，確定報表編制涉及的單位和部門，以便及早溝通、協(xié)調(diào)，確定編制人員。

1.2.3 指標。厘清橫向統(tǒng)計與縱向統(tǒng)計、相對指標與絕對指標等統(tǒng)計要素的內(nèi)涵與外延、準確界定指標間的邏輯關(guān)系。

1.2.4 時間。根據(jù)工作量、報送形式、審核流程等要求倒排日程，確保如期完成。

1.3 精心組織

1.3.1 工作部署。以公文、會議、郵件等多種形式，統(tǒng)一部署，分解任務(wù)，明確主辦協(xié)辦，落實專人專崗。

1.3.2 專題培訓。對參與編制人員進行形式多樣的專題培訓，做到職責清、要求明、業(yè)務(wù)精。

1.3.3 業(yè)務(wù)指導。編制業(yè)務(wù)指導手冊，明確專人以電話、郵件、微信等方式答疑解惑，及時提供指導。

2 流程二：核查存量數(shù)據(jù)

2.1 歷史數(shù)據(jù)核查。規(guī)模小、成立時間短的單位，可以集中人力對存量數(shù)據(jù)進行全面核查；規(guī)模大、歷史長的單位，可以根據(jù)情況分年度抽樣核查。發(fā)現(xiàn)錯誤應及時糾正，對核查結(jié)果簽字確認，并將正確數(shù)據(jù)錄入年報管理系統(tǒng)。

2.2 異常數(shù)據(jù)校驗。對一些超出合理波動范圍的異常數(shù)據(jù)進行校驗，注明檔案移交、移出、銷毀、接收、統(tǒng)計錯誤等異常變動原因。

2.3 匯總數(shù)據(jù)核實。在對歷史數(shù)據(jù)核查、異常數(shù)據(jù)校驗的基礎(chǔ)上，對匯總結(jié)果進行核實，可采用兩人以上獨立匯總后對標、人機互校等方式，確保匯總數(shù)據(jù)準確無誤。

3 流程三：積累新增數(shù)據(jù)

3.1 優(yōu)化臺賬欄目。臺賬欄目設(shè)計應以檔案統(tǒng)計年報為基礎(chǔ)，優(yōu)化欄目內(nèi)容，將統(tǒng)計指標分解到各工作環(huán)節(jié)。例如，檔案查閱登記表將利用目的、查閱檔案所屬歷史分期等涵蓋進去，既對日常工作內(nèi)容詳細記載，又為年報編制積累了素材。

3.2 加強部門協(xié)作。應加強部門協(xié)作，以便及時、準確、全面地進行數(shù)據(jù)統(tǒng)計。與編纂部門聯(lián)系，收集利用檔案資料編寫出版年鑒、組織沿革、大事記等情況；與資產(chǎn)管理部門協(xié)作，掌握檔案庫房、設(shè)備購置情況；與人力部門聯(lián)系掌握專兼職檔案人員的年齡、學歷、職稱情況等。

3.3 定期更新數(shù)據(jù)。年初檔案部門應牽頭，及時將各業(yè)務(wù)部門積累、更新的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進行匯總，為年報編制奠定基礎(chǔ)。

4 流程四：編制年報

4.1 檔案機構(gòu)。指單位內(nèi)部負責檔案管理的檔案處（科、室、中心），聯(lián)合檔案室由一個牽頭單位負責編制報送，與本單位具有檔案業(yè)務(wù)關(guān)系的檔案寄存中心、文件中心等非單位內(nèi)設(shè)機構(gòu)，以及由人事部門管理的人事檔案室不計算在內(nèi)。[2]

4.2 現(xiàn)有全部專職人員。指檔案機構(gòu)內(nèi)崗位職責以檔案工作為主的在編職工，不包括以其他工作為主、臨時聘用、借調(diào)、空編人員等。

4.3 現(xiàn)有全部專職人員情況。以職工花名冊或人事部門提供的數(shù)據(jù)為準，年齡按公歷、周歲計算；文化程度以畢業(yè)（學位）證書記載的最高學歷（學位）為準，無證書的參照干部履歷登記表進行統(tǒng)計；檔案專業(yè)程度指取得檔案專業(yè)的學歷（學位）；專業(yè)技術(shù)職務(wù)指專職檔案人員評聘的專業(yè)技術(shù)職務(wù)，非檔案系列的按照相應級別填入對應欄目，已調(diào)離檔案部門的人員評聘的檔案系列專業(yè)技術(shù)職務(wù)及兼職檔案人員評聘的專業(yè)技術(shù)職務(wù)都不計算在內(nèi)；在職培訓教育，指在職專職檔案人員參加的崗位、業(yè)務(wù)、專題培訓或繼續(xù)教育等形式的非學歷教育。[3]

4.4 兼職人員。指本單位兼做檔案工作的在職職工，崗位職責應包含檔案工作內(nèi)容，但臨時聘用、借調(diào)的非在編職工不計算在內(nèi)。

4.5 本年經(jīng)費投入。指用于檔案工作的資金投入，包括檔案設(shè)備、耗材購置，技術(shù)咨詢，修復搶救費用等，不包括檔案人員工資福利及其他非直接投入檔案工作的費用。

4.6 室存檔案。室存案卷數(shù)量指以案卷為保管單位的全部檔案數(shù)量；案卷排架長度指檔案疊放排列的厚度總和，測量方法：①數(shù)量較少的直接用尺子測量。②柜架存放飽滿的通過柜架的規(guī)格計算。③案卷數(shù)量統(tǒng)計準確的以平均每卷1.5cm的厚度計算，通過四舍五入保留整數(shù)。以件為保管單位的檔案數(shù)量指按“件”整理的檔案數(shù)量，不包括案卷內(nèi)的文件數(shù)量；以件為保管單位的檔案排架長度，參照案卷排架長度的計算方法。錄音磁帶、錄像磁帶、影片檔案的數(shù)量以實際盤數(shù)為準。照片檔案的張數(shù)，指紙質(zhì)照片檔案的數(shù)量，與其他檔案一起立卷保管的照片檔案不計在內(nèi)。底圖指為復制藍圖而繪制的圖樣?？s微膠片指截至填報年度的全部縮微膠片，包括接收來的縮微膠片檔案和庫存檔案的縮微復制件。[4]其中平片、開窗卡的計量單位為張，卷片的計量單位為萬幅。實物檔案指獎杯、獎狀、證書、錦旗、紀念品、題詞、字畫、印章、牌匾等。endprint

4.7 室存永久、長期（30年）檔案。指室存永久、長期、30年以上（含30年）檔案數(shù)量之和，期限為3年、5年、10年、15年、25年等30年以下的定期檔案不計入此項。

4.8 本年接收檔案。指本年度接收的本年度或以前年度形成的檔案數(shù)量，根據(jù)檔案類型分別按卷、件、盤、張等進行統(tǒng)計。

4.9 本年向檔案館移交檔案。指根據(jù)《檔案法實施辦法》第十三條規(guī)定，分別將形成滿20年、10年的檔案向同級國家檔案館移交的數(shù)量。下級單位向上級單位檔案部門移交檔案的數(shù)量不計在內(nèi)。

4.10 本年移出檔案。指本年度因部分庫存檔案所有者發(fā)生變化，而移交給有關(guān)單位的檔案，[5]不包括向國家檔案館移交的檔案。

4.11 本年銷毀檔案。指經(jīng)過鑒定、按照程序銷毀的保管期滿檔案，整理時無保存價值的文件材料的銷毀不計在內(nèi)。

4.12 室存檔案的歷史分期。建國前檔案指1949年10月1日前的全部檔案，其中明清以前檔案指1368年以前的檔案，明清檔案指1368-1911年形成的檔案，民國檔案指1911-1949年形成的檔案（革命歷史檔案除外），革命歷史檔案指“1919年‘五四運動至1949年10月1日前，中國共產(chǎn)黨（包括其前身共產(chǎn)主義小組）和它領(lǐng)導的人民政權(quán)、青年團、軍隊及其他革命群眾團體所形成的檔案”。[6]建國后檔案指中華人民共和國成立后的檔案。

4.13 室存資料。指已編目并作為資料保存的古籍、圖書、期刊、報紙、技術(shù)資料、編研資料、不歸檔文件等。按實有冊數(shù)統(tǒng)計，期刊以年合訂本為一冊，報紙以月合訂本為一冊。

4.14 檔案編目情況。指以全宗為單位編制的各種檢索工具，其中案卷目錄指案卷名冊；全引目錄指案卷及卷內(nèi)文件目錄名冊；歸檔文件目錄指以件為保管單位的目錄名冊；專題目錄指按照特定專題以一定次序編排而成的檔案目錄名冊；重要文件目錄指將重要文件信息按一定次序編排而成的目錄名冊。計算機可讀目錄，指輸入計算機并通過計算機進行編制和檢索的檔案目錄，以萬條為計量單位。

4.15 本年利用檔案。利用人次以檔案查詢借閱登記表為依據(jù)，按絕對查檔人數(shù)累計填報。同一個利用者連續(xù)多天查檔，1天算1人次；若將檔案按借閱規(guī)定借走多天，按1人次計算。利用卷（件）次按統(tǒng)計年度內(nèi)查閱檔案的絕對數(shù)量累計填報。同一個利用者連續(xù)多天查閱同一卷（件）檔案， 1天算1卷（件）次；一卷（件）檔案按借閱規(guī)定借出若干天，按1卷（件）次計算。[7]利用檔案的歷史分期參照4.12。檔案利用目的以查詢借閱登記信息為準，其中學術(shù)研究指用于歷史、經(jīng)濟學等研究及地方志、專業(yè)志的編修等。經(jīng)濟建設(shè)指直接用于工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)或基建工程等方面。宣傳教育指用于舉辦展覽以及通過報刊、廣播、電視等開展的宣傳教育工作。工作查考指用于行政事務(wù)等日常工作，如制訂計劃、案件處理、人事工作等。無法劃入上述類別的歸入其他類。

4.16 本年利用資料。統(tǒng)計方式參考4.15。

4.17 陳列室。指以檔案原件或復制品、仿制品的陳列展出為手段，揭示單位發(fā)展史，對內(nèi)開展愛崗敬業(yè)教育，對外作為接待、宣傳窗口，內(nèi)容相對固定的場所。如單位榮譽室、陳列館、文物館等。

4.18 本年編研檔案資料。指利用本單位檔案編寫的文件匯集、參考資料、檔案文化產(chǎn)品等，[8]一個名稱為一種。其中，“公開出版”指當年由出版社正式出版的書籍（包括公開發(fā)行和內(nèi)部發(fā)行），“內(nèi)部參考”指當年編纂完畢但未公開出版、留作內(nèi)部使用的參考資料。利用檔案資料編輯出版的電子刊物也應統(tǒng)計在內(nèi)。

4.19 檔案室總建筑面積。包括辦公、閱覽、技術(shù)用房、庫房等與檔案工作相關(guān)的房屋建筑面積；檔案庫房建筑面積專指保管檔案場所的建筑面積。建筑面積以竣工圖標注的數(shù)據(jù)或房產(chǎn)管理部門提供的數(shù)據(jù)為準，而非使用面積。

4.20 檔案室設(shè)備。服務(wù)器指用于檔案數(shù)據(jù)及應用程序存儲、傳輸、讀取、服務(wù)等的文件服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、應用程序服務(wù)器、WEB服務(wù)器等，僅承擔少量檔案管理功能的服務(wù)器不計算在內(nèi)；微機指填報單位檔案部門所有能正常使用的臺式機、筆記本電腦。復印機指檔案部門為利用者提供復印服務(wù)的復印機、一體機等具有復印功能的設(shè)備；集中式空調(diào)機指單位安裝使用的空調(diào)機組數(shù)量，一般單位只有一套，分散式空調(diào)機指檔案室安裝的窗機、掛機、柜機等空調(diào)設(shè)備；去濕機指檔案庫房使用的調(diào)節(jié)濕度的設(shè)備；消毒設(shè)備指檔案消毒柜、滅菌機、殺蟲機等消毒設(shè)備。

4.21 檔基3表附表。文書類電子檔案專指作為文書檔案歸檔保存的電子檔案，不包括紙質(zhì)文書檔案數(shù)字化副本，件數(shù)的統(tǒng)計與紙質(zhì)文書檔案件數(shù)的計算方式一致，具體方法參照《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22-2015）5.1.1條款內(nèi)容。數(shù)碼照片指經(jīng)過鑒定、整理后歸檔保存的數(shù)碼照片，張數(shù)統(tǒng)計不包括沖洗出來歸檔保存的紙質(zhì)照片檔案，以及不具備保存價值的作為資料保管的數(shù)碼照片。數(shù)字錄音、數(shù)字錄像指歸檔保存的原始素材，不包括剪輯加工后的部分，以正常播放實際小時數(shù)為準。室存檔案數(shù)字化副本指原有的紙質(zhì)檔案、照片檔案、錄音磁帶、錄像磁帶、影片檔案及其他非電子檔案，經(jīng)過數(shù)字化加工后形成的副本，其中紙質(zhì)檔案數(shù)字化前后的計量單位分別為卷（件）、副。上述電子檔案的存儲容量以GB為計量單位，保留整數(shù)。[9]

5 流程五：報表審核

5.1 內(nèi)容審核。對所屬單位報送數(shù)據(jù)、本單位統(tǒng)計數(shù)據(jù)、匯總數(shù)據(jù)分別進行審核，并通過橫向、縱向?qū)Ρ龋耘袛鄶?shù)據(jù)波動的合理性，數(shù)據(jù)的全面性，數(shù)據(jù)間邏輯關(guān)系的正確性、計量單位的準確性等。

5.2 形式審核。審核報表形式的完整性，有無漏填漏報，漏項空項，缺章少頁等，重點審核單位類別代碼是否與單位性質(zhì)一致，組織機構(gòu)代碼、統(tǒng)一社會信用代碼等的填寫是否完整無誤。

5.3 手續(xù)審核。審核填表人、統(tǒng)計負責人、單位負責人簽名，聯(lián)系電話、報出日期、報出單位名稱和公章等法定手續(xù)是否完備。endprint

6 流程六：報表報送與歸檔

6.1 報表報送。將經(jīng)審核的檔案統(tǒng)計報表紙質(zhì)版、電子版或數(shù)據(jù)包，[10]按照報送時間和方式及時上報。報送年報應采用公務(wù)郵箱、機要方式或?qū)?shù)據(jù)進行加密，預防失密泄密事故發(fā)生。

6.2 報表復制。為便于后續(xù)統(tǒng)計分析和研究，減少對原件的損害，通常將經(jīng)審核用印后的紙質(zhì)報表復制以備日常查考使用。

6.3 報表歸檔。將審核人簽字并加蓋報送單位公章的紙質(zhì)報表、電子報表、數(shù)據(jù)包及具有保存價值的過程材料歸檔保存。

7 流程七：統(tǒng)計分析及應用

7.1 統(tǒng)計數(shù)據(jù)分析。根據(jù)需要對年報中的統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分類整理、分析研究，并根據(jù)橫向差異分析、縱向趨勢分析、內(nèi)部結(jié)構(gòu)性分析的需要，分別將統(tǒng)計數(shù)據(jù)以條形圖、扇形圖、折線圖等不同方式進行直觀化呈現(xiàn)，以便撰寫匯報材料、調(diào)查報告等使用。

7.2 撰寫調(diào)查報告。報表編制完成后，切勿將耗費大量人力、物力編制的統(tǒng)計報表束之高閣，應對統(tǒng)計數(shù)據(jù)和一些補充調(diào)查數(shù)據(jù)進行分析研究，形成基于統(tǒng)計數(shù)據(jù)的調(diào)查報告，客觀面對問題，理性探尋對策。

7.3 統(tǒng)計數(shù)據(jù)應用

7.3.1 展示工作。用翔實的統(tǒng)計數(shù)據(jù)、生動的表現(xiàn)形式把工作成果進行系統(tǒng)展示，逐步改變檔案工作者“只干不說、只說不寫”的傳統(tǒng)，逐步扭轉(zhuǎn)檔案工作清閑無為的舊觀念。

7.3.2 爭取權(quán)益。利用檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行橫向、縱向?qū)?，為檔案職工定編定崗、職稱待遇、職務(wù)晉升等權(quán)益向有關(guān)部門提出建設(shè)性意見和建議。

7.3.3 塑造形象。以統(tǒng)計數(shù)據(jù)為支撐，對開發(fā)利用檔案信息資源創(chuàng)造的社會經(jīng)濟效益，為經(jīng)濟建設(shè)、工作查考、學術(shù)研究、宣傳教育等提供的支撐和服務(wù)進行宣傳報道，提高說服力和認同感，塑造良好形象。

參考文獻：

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[3][4][5][6][7] 國家檔案局，國家統(tǒng)計局.全國檔案事業(yè)統(tǒng)計年報制度[DB/OL].[ 2017-01-12].http：//www.saac.gov.cn/xxgk/2017-01/12/content_172640.htm.

[8] 賈文麗.檔案事業(yè)統(tǒng)計年報制度的問題與建議[J].中國檔案，2013（2）：34～35.

[9] 崔麗.如何構(gòu)建檔案事業(yè)統(tǒng)計年報制度的研究[J].山東檔案，2013（3）：33～34.

[10]李冬梅.《全國檔案事業(yè)統(tǒng)計年報制度》解讀[J].北京檔案，2012（1）：32～34.

（作者單位：中國聯(lián)通河南省分公司檔案館 來稿日期：2017-06-18）endprint