加強(qiáng)重點建設(shè)項目檔案管理，提高重點建設(shè)項目檔案歸檔率

劉婷婷

摘要：目前在我國相關(guān)單位對于重點建設(shè)工程中有關(guān)檔案管理工作中存在的缺陷認(rèn)識還不夠清楚，致使有些重點建設(shè)項目檔案歸檔率較低，在項目檔案工作中檔案的完整性和成套性保存還存在很大的缺陷。本文結(jié)合我國現(xiàn)有的有關(guān)重點建設(shè)檔案管理工作中存在的弊端，就如何加強(qiáng)重點建設(shè)項目檔案管理，提高重點建設(shè)項目檔案歸檔率進(jìn)行相關(guān)研究，提出解決這些現(xiàn)狀的整改措施。

關(guān)鍵詞：重點建設(shè)項目；檔案管理；檔案法

在一定時期內(nèi)對社會發(fā)展，國民經(jīng)濟(jì)，人民幸福安康起決定作用和保障的重點工程項目被稱為重點建設(shè)項目。一般來說重點建設(shè)項目關(guān)乎國本民生，所以重點建設(shè)項目中檔案與保存管理環(huán)節(jié)對于重點建設(shè)項目的實施和維護(hù)有著很重要的意義。重點建設(shè)項目檔案應(yīng)該包括在重點建設(shè)項目的提出、管理、建設(shè)環(huán)節(jié)中逐步形成的具有歷史保存意義的文件、圖紙、表格、照片等形式的相關(guān)電子文件。重點建設(shè)項目檔案體現(xiàn)了重點工程建設(shè)的真實性和原始性，項目檔案一般都能夠真實的記錄項目實施的過程，如實的反應(yīng)項目建設(shè)成果，這對于項目工程竣工后查閱當(dāng)時項目信息或后期對項目實體的整修有著重要的作用。

一、重點建設(shè)項目的檔案特點

重點建設(shè)項目檔案具有如下建設(shè)項目檔案的一般屬性：

（一）信息記錄的原始性

從重點建設(shè)項目的立項審批到竣工驗收等一系列活動過程中，會形成和使用不同形式的文件材料，為確保保存檔案的錄實性，就要求各主管、業(yè)主，參建單位應(yīng)該闡明各自的目的，并且相互溝通與聯(lián)系，將其中形成的具有保存和利用價值的文件經(jīng)過系統(tǒng)化、規(guī)范化、科學(xué)化的整理操作后成為重點建設(shè)項目的竣工檔案。

（二）重點建設(shè)項目檔案保存價值與意義

重點建設(shè)項目因其自身對社會和民眾生活的重要性，則重點建設(shè)項目檔案也有著特殊的保存價值。其中竣工文件是決定項目檔案保存是否有價值與意義的重要元素之一?！爸攸c”二字就意味著項目本身對社會、經(jīng)濟(jì)、民生、的發(fā)展有著強(qiáng)有力的推動與促進(jìn)作用。

（三）重點建設(shè)項目檔案形成的階段性和檔案文件的成套性

重點建設(shè)項目的建設(shè)周期一般都較長，一般都包含設(shè)計階段﹑施工階段﹑竣工驗收階段，三個階段形成的文件種類與數(shù)量都有所不同。在重點建設(shè)項目檔案管理工作中項目檔案管理與重點工程建設(shè)同步進(jìn)行是有效的促使形成項目建設(shè)檔案具有階段性特點的關(guān)鍵步驟。檔案整理工作人員充分意識到階段性這一特點，做好各部門整理人員之間的交接工作。項目檔案的成套性特點的形成是從重點建設(shè)項目的申報開始直至項目竣工驗收過程中各階段匯總所形成一系列具有保存價值的工程文件材料。這些文件材料即緊密銜接形成一個整合體，又在各自之間區(qū)別于不同的階段。

二、我國重點建設(shè)項目檔案管理現(xiàn)況

重點建設(shè)項目檔案管理工作在我國目前的現(xiàn)況評價普遍不高。在我國雖然已經(jīng)有相應(yīng)的文件和法案頒布，但都沒能引起項目檔案管理相關(guān)單位的重視。在現(xiàn)有的重點建設(shè)項目檔案工作中存在檔案文件質(zhì)量參差不齊、不準(zhǔn)確、歸檔滯后、數(shù)據(jù)損壞、數(shù)據(jù)丟失、媒介的惡化，且已整理保存的檔案不能確保其缺乏真實性和完整性的情況普遍存在；在項目檔案整理工作中很少應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，同時很少有建筑商在項目檔案管理信息化過程中投入資金去配套相應(yīng)的高端IT產(chǎn)品，并且項目檔案管理制度也較為松散。重點項目檔案管理工作中存在的另一現(xiàn)況就是檔案管理人員對檔案重要性意識不強(qiáng)，工作人員不穩(wěn)定、交接不規(guī)范。

《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》是在2006年由國家發(fā)改委和國家檔案局為了規(guī)范和明確重點建設(shè)項目檔案管理工作頒布的。該《辦法》明確規(guī)定了驗收的時間和要求，但是沒有強(qiáng)調(diào)作為主管部門對項目建設(shè)單位監(jiān)督的重要性，也沒有針對在驗收復(fù)查不合格的情況下提出相關(guān)處罰措施。

三、關(guān)于提高重點建設(shè)項目檔案工作與歸檔率的措施

（一）著力加強(qiáng)日常國家檔案管理法規(guī)宣傳，提高國民對重點建設(shè)項目檔案管理的重視

目前相關(guān)單位或部門還是沒有意識到檔案管理具有的重大意義，致使重點建設(shè)項目檔案管理在制度建設(shè)、管理方式、監(jiān)督機(jī)制、人員素質(zhì)等方面都存在較大的缺陷。因此要提升重點建設(shè)項目檔案管理現(xiàn)有的水平就需要各級政府的相關(guān)部門相互配合并且結(jié)合各自的現(xiàn)狀與特點宣傳國家檔案局發(fā)布有關(guān)管理法規(guī)，以便促進(jìn)《檔案法》的貫徹落實，讓相關(guān)人員從思想上對項目檔案工作加深認(rèn)識。另外相關(guān)部門可以聯(lián)合成立專門的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)與監(jiān)督小組，以便對區(qū)域內(nèi)的重點建設(shè)項目進(jìn)行全方位的監(jiān)督管理，最大程度的保證檔案資料的完整性、客觀性、真實性，并確保檔案管理為工程建設(shè)提供有益的幫助。

（二）充分明確各部門工作與職責(zé)，使各部門通力合作且各司其職

多個部門的系統(tǒng)合作才能有效的完成重點項目，因此檔案管理也要充分體現(xiàn)出多部門合作的特點，為了確保檔案管理工作有序進(jìn)行，應(yīng)該嚴(yán)格規(guī)定和落實各部門職責(zé)，可通過設(shè)置有效的監(jiān)督機(jī)制和管理方式保證統(tǒng)一協(xié)調(diào)、明確職責(zé)、各司其職。一般有效的重點建設(shè)項目檔案管理工作應(yīng)做如下兩點：1.項目建設(shè)主管部門需進(jìn)行定期的檢查指導(dǎo)并且全程進(jìn)行監(jiān)督；2.為了讓設(shè)計、建設(shè)、管理單位等各個環(huán)節(jié)的活動進(jìn)度有著真實完整的相關(guān)記錄，就應(yīng)促使加強(qiáng)各建設(shè)部門之間的溝通與銜接能力﹑提高項目的信息整合力度。

（三）著重加強(qiáng)重點建設(shè)項目檔案信息工作中數(shù)字化的應(yīng)運

隨著當(dāng)代計算機(jī)科學(xué)快速發(fā)展，計算機(jī)技術(shù)已經(jīng)完全滲入所有檔案整理的日常工作中。目前重點工程項目檔案整理工作應(yīng)該趨向于實現(xiàn)“一體化、全程化”的信息管理平臺。通過形成“全程化、一體化”信息管理平臺可實現(xiàn)信息的快速查詢與同步信息更改，從而有效的保證項目檔案的真實性和可靠性。在此過程中要求建立具有聚集項目建設(shè)中的關(guān)于招投標(biāo)、目標(biāo)成本、進(jìn)度、合同、質(zhì)量與安全、現(xiàn)場、設(shè)備和文件等多個功能模塊的重點工程項目建設(shè)智能化管理平臺。同時也要求把在建設(shè)過程中所形成的具有保存價值的電子文件歸入到檔案數(shù)據(jù)庫中。

四、小結(jié)

本文列舉了我國目前重點建設(shè)項目檔案管理工作中存在的諸多弊端，針對現(xiàn)有項目檔案工作中出現(xiàn)的各種缺陷，理論性的提出改進(jìn)辦法融入與實際檔案管理工作中，使重點建設(shè)項目檔案工作能有突破性的進(jìn)展。

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