重大建設(shè)項(xiàng)目檔案精細(xì)化管理初探

韓宇歆

摘要：建設(shè)項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目建設(shè)的真實(shí)反映和記錄，具有重要的利用價(jià)值和實(shí)際意義，對(duì)建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理展開研究十分必要。

關(guān)鍵詞：建設(shè)項(xiàng)目；檔案管理；精細(xì)化；管理措施

隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，建設(shè)項(xiàng)目的投資規(guī)模日益增加，其科學(xué)技術(shù)水平也越來越高，對(duì)建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理工作提出了更高的要求。建設(shè)項(xiàng)目檔案是建設(shè)項(xiàng)目管理和工程建設(shè)等工作的重要依據(jù)，與項(xiàng)目建設(shè)的質(zhì)量息息相關(guān)，并對(duì)后續(xù)的管理與改建具有十分重要的意義。

一、開展建設(shè)項(xiàng)目精細(xì)化檔案管理的意義

精細(xì)化管理是當(dāng)前比較先進(jìn)的管理理念，其以普通管理方式為基礎(chǔ)，并將其進(jìn)一步細(xì)化后形成全新的管理模式，該種模式強(qiáng)調(diào)責(zé)任的落實(shí)，通過將責(zé)任細(xì)分的方式，把責(zé)任劃分到每一工作人員、部門身上，也要求管理者做到盡職盡責(zé)，當(dāng)建設(shè)中出現(xiàn)問題時(shí)，馬上進(jìn)行糾正。精細(xì)化管理以現(xiàn)代化管理方式為主，盡可能將事情變得更加簡(jiǎn)單，并設(shè)置對(duì)應(yīng)的流程，以定量與定性的標(biāo)準(zhǔn)評(píng)價(jià)工作。

進(jìn)行建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的主要目的為準(zhǔn)確記錄項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工等過程所發(fā)生的事情，以規(guī)范項(xiàng)目的管理工作，為企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)、經(jīng)營(yíng)提供可靠的參考資料。把精細(xì)化管理方式納入檔案管理過程中，確定將檔案工作落到實(shí)處，使得項(xiàng)目的檔案管理工作變得更加規(guī)范化、制度化?；诂F(xiàn)實(shí)的角度分析，項(xiàng)目工程在驗(yàn)收之前，必須在驗(yàn)收檔案合格的前提下，才可申請(qǐng)其他施工工程的驗(yàn)收。通過精細(xì)化管理檔案，能夠使得檔案更加完整、規(guī)范，進(jìn)而提升檔案的整體價(jià)值，也有利于項(xiàng)目工程更容易被通過；基于長(zhǎng)遠(yuǎn)的角度分析，檔案資料能夠直接記錄建設(shè)項(xiàng)目的施工環(huán)節(jié)，反映出項(xiàng)目不同建設(shè)階段的情況，為建設(shè)單位提供資料服務(wù)

二、建設(shè)項(xiàng)目檔案實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理的措施

（一）精細(xì)管理源于制度的細(xì)化

制定的規(guī)章制度具有較強(qiáng)的可操作性。《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料暫行規(guī)定》指出：“建設(shè)單位、工程總承包單位、工程現(xiàn)場(chǎng)指揮機(jī)構(gòu)、施工單位、勘察設(shè)計(jì)單位必須由一位負(fù)責(zé)人分管檔案資料工作，并建立與工程檔案資料工作任務(wù)相適應(yīng)的管理機(jī)構(gòu)，配備檔案資料管理人員，制定管理制度，統(tǒng)一管理建設(shè)項(xiàng)目的檔案資料?！痹摋l款對(duì)建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)單位和參建單位檔資料案管理做出了明確規(guī)定，但是具體落實(shí)到各相關(guān)單位，由于檔案管理制度沒有細(xì)化，檔案工作職責(zé)不明確，導(dǎo)致執(zhí)行力度下降。建設(shè)項(xiàng)目檔案管理制度的細(xì)化，主要是解決各建設(shè)項(xiàng)目流程由誰具體負(fù)責(zé)分管檔案資料工作，配備的檔案資料管理人員應(yīng)做什么事，完成的效果如何。建立的建設(shè)項(xiàng)目文件材料工作組織與職責(zé)，應(yīng)具有較強(qiáng)的可操作性，要合理細(xì)化建設(shè)單位、勘察設(shè)計(jì)單位、項(xiàng)目施工單位、項(xiàng)目監(jiān)理單位和檔案管理部門的職責(zé)和操作流程，要求各單位在文件資料的收集、歸檔工作中應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的職責(zé)。

（二）精細(xì)管理源于檔案收集與整理標(biāo)準(zhǔn)的制定

建設(shè)項(xiàng)目檔案工作由多各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)組成，檔案資料收集與整理又是個(gè)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的最基礎(chǔ)核心工作之一，建設(shè)項(xiàng)目檔案收集與整理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范具有重要的作用。首先檔案部門要把建設(shè)項(xiàng)目檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的重點(diǎn)放在通過調(diào)研制定的標(biāo)準(zhǔn)上，如制定建設(shè)單位、勘察設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位等，建設(shè)項(xiàng)目檔案文件資料歸檔范圍、保管期限、案卷組卷和卷內(nèi)文件排列順序等一系列標(biāo)準(zhǔn)。制定的標(biāo)準(zhǔn)要做到，分類層次清晰，歸檔范圍覆蓋檔案資料的收集對(duì)象，保管期限劃分準(zhǔn)確，案卷編目與裝訂規(guī)范，檢索工具齊全，便于有效利用。檔案部門對(duì)基層建設(shè)項(xiàng)目檔案收集與整理中存在的問題，要盡量避免不同的業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員對(duì)同一個(gè)問題，提出自相矛盾意見的情況出現(xiàn)，要用制定的標(biāo)準(zhǔn)解決問題。

（三）加強(qiáng)重大建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)過程中項(xiàng)目檔案的過程控制

按照《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔要求與檔案整理規(guī)范》和《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》等的要求，項(xiàng)目檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)在不同的階段加強(qiáng)對(duì)檔案工作的審核與監(jiān)督，明確各個(gè)階段項(xiàng)目檔案的收集進(jìn)度，嚴(yán)把過程質(zhì)量關(guān)，可以按照“誰形成，誰負(fù)責(zé)”的原則對(duì)文件的歸檔提出質(zhì)量、移交時(shí)間等要求，使檔案工作真正滲透到項(xiàng)目建設(shè)的各個(gè)環(huán)節(jié)，使建設(shè)項(xiàng)目檔案始終處于受控狀態(tài)，克服由于工作時(shí)間長(zhǎng)、工作量大等問題而出現(xiàn)的拖沓、麻痹等現(xiàn)象，確保重大建設(shè)項(xiàng)目檔案的齊全完整。可以通過階段檢查、預(yù)驗(yàn)收等形式對(duì)整個(gè)項(xiàng)目過程的檔案管理情況進(jìn)行控制，做好項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收和檢查工作。

（四）加強(qiáng)重大建設(shè)項(xiàng)目檔案工作隊(duì)伍建設(shè)

重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理人員的素質(zhì)直接決定著項(xiàng)目檔案工作完成的質(zhì)量，項(xiàng)目檔案管理人員需要具備很強(qiáng)的責(zé)任心和溝通能力。項(xiàng)目建設(shè)單位可以配備專業(yè)理論水平和檔案管理水平較高的專兼職檔案人員從事項(xiàng)目檔案的全過程管理。項(xiàng)目檔案管理人員從項(xiàng)目建設(shè)初期開始參與項(xiàng)目建設(shè)的全過程，包括開箱驗(yàn)收、專題會(huì)議、合同簽訂等，同時(shí)向每個(gè)參建單位明確自己的職責(zé)和要求，明確項(xiàng)目檔案需要達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)等等，使各參建單位工作人員對(duì)項(xiàng)目檔案工作能夠做到心中有數(shù)，以便后續(xù)檔案工作的順利開展。在各參建單位中明確兼職檔案人員，對(duì)他們進(jìn)行項(xiàng)目檔案知識(shí)的培訓(xùn)和經(jīng)驗(yàn)傳授，使他們能夠熟悉和掌握項(xiàng)目檔案相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)。

三、結(jié)束語

綜上所述，加強(qiáng)重大建設(shè)項(xiàng)目檔案精細(xì)化管理是提高檔案管理的有效手段。通過精細(xì)化管理大大提高了建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的水平，保證了建設(shè)項(xiàng)目的順利進(jìn)行。

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