關(guān)于檔案數(shù)字化建設(shè)工作的探討

梁麗麗

摘 要：近年來信息技術(shù)取得了較快的發(fā)展，信息技術(shù)與檔案工作有效結(jié)合，加快了推動了檔案數(shù)字化的建設(shè)進程。隨著檔案數(shù)字化建設(shè)進程的不斷加快，檔案管理工作開始朝著智能化和自動化的方向發(fā)展，檔案信息資源也越加復雜，這就對檔案管理工作帶來了較大的挑戰(zhàn)，因此需要針對檔案數(shù)字化建設(shè)重要性進行深入分析，從而采取切實可行的措施推動檔案數(shù)字化建設(shè)的步伐。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化；建設(shè)；數(shù)據(jù)庫；管理模式；安全

當前檔案信息建設(shè)和管理加快了數(shù)字化的轉(zhuǎn)化，在檔案工作中，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)得以應用，有效的提高了檔案管理工作的質(zhì)量和效率。但在當前檔案數(shù)字化建設(shè)過程中還存在許多不足之處，需要采取有效的措施來促進檔案數(shù)字化建設(shè)進程，更好的推動檔案事業(yè)的健康、有序發(fā)展。

1 檔案數(shù)字化建設(shè)概述

（一）檔案數(shù)字化的含義和內(nèi)容

檔案數(shù)字化建設(shè)工作離不開先進的科學技術(shù)和設(shè)備的支持，其是一種將現(xiàn)實中的文字和圖片向計算機二進制變化的過程，通過運用數(shù)字化信息處理系統(tǒng)來轉(zhuǎn)換計算機中的編碼。相較于紙質(zhì)檔案，檔案數(shù)字化需要借助于計算機來對紙質(zhì)檔案信息進行掃描，并將檔案中的文字和圖片掃描、收集和校對后，輸入到檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)中，輸入的信息要保證具有較好的準確性。

（二）檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性

在當前社會經(jīng)濟快速發(fā)展的新形勢下，檔案信息量不斷增加，檔案的種類和形式也呈不斷增長的態(tài)勢，這就導致傳統(tǒng)的檔案管理模式已無法滿足信息時代檔案工作的需求。因此需要運用到先進的計算機技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)和多媒體技術(shù)來對檔案信息進行管理、開發(fā)和利用，通過加快推動檔案數(shù)字化建設(shè)進程，以此來全面提高檔案的綜合服務水平。而且計算機信息技術(shù)對各行各業(yè)帶來了深刻的影響和改變，檔案工作也不例外，大量電子檔案的產(chǎn)生，必然要求檔案工作要與時代發(fā)展相適應，可以說檔案數(shù)字化作為信息時代的必然產(chǎn)物，同時也是時代對檔案工作的必然要求。相較于實體檔案，檔案數(shù)字化具有無法比擬的優(yōu)勢，因此通過加從推進檔案數(shù)字化建設(shè)，使檔案工作能夠與時代發(fā)展要求相適應。當前人們對檔案信息獲取的時效性和便捷性更為關(guān)注，數(shù)字化檔案為人們對檔案信息的利用提供了更為便捷的條件，不僅實現(xiàn)了對檔案原件的有效保護，而且有效的提高了檔案信息的利用效率。另外，通過檔案數(shù)字化建設(shè)，還能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息資源的有效共享，使人們能夠快速獲取到所需要的檔案信息，有利于檔案服務水平的大幅度提升，實現(xiàn)檔案信息資源的高效利用。

2 加強檔案數(shù)字化建設(shè)的具體措施

（一）強化檔案管理者的數(shù)字化意識

通過加強檔案數(shù)字化建設(shè)，可有效的將檔案管理工作與互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)進行融合。但檔案數(shù)字化建設(shè)作為一項系統(tǒng)工程，并不能在短時間內(nèi)完成，這是一個漫長的過程。因此需要進一步強化檔案管理人員的數(shù)字化意識，加大對檔案數(shù)字化建設(shè)工作的宣傳力度，使檔案管理人員樹立良好的檔案數(shù)字化管理理念，從而對檔案數(shù)字化建設(shè)工作給予充分的重視，在與現(xiàn)代檔案信息管理客體不斷磨合過程中全面提高檔案數(shù)字化的水平。

（二）加大檔案數(shù)字化建設(shè)的資金和技術(shù)投入

當前各行各業(yè)都需要對檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性給予深入的認識，并在實踐工作中加大人力、物力和財力的投入，為檔案數(shù)字化建設(shè)配備完善的設(shè)備和設(shè)施，做好檔案數(shù)字化建設(shè)過程中硬件和軟件的配置。注重先進技術(shù)的引進，從而打造一個良好的工作環(huán)境，全面提高檔案工作的效率，積極調(diào)動檔案管理人員工作的積極性，通過做好檔案數(shù)字化建設(shè)來加快推動檔案事業(yè)的更快更好發(fā)展。

（三）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

一是要強化自身的計算機網(wǎng)絡知識，提高計算機應用水平，充分發(fā)揮數(shù)字化檔案建設(shè)的優(yōu)越性。管理者不僅要熟練地操作計算機，還必須懂得如何利用數(shù)字化檔案管理軟件，加密隱私和設(shè)置計算機防火墻，識別和防范計算機病毒，安全清除計算機病毒，保證檔案數(shù)字化建設(shè)的安全性。

二是要熟悉檔案管理知識，將檔案管理知識充分應用到計算機管理中；能用檔案數(shù)字化管理軟件識別檔案信息的正確性、完整性以及數(shù)字的邏輯性，使檔案數(shù)字化建設(shè)質(zhì)量高、效率好。

三是要努力提高管理者的職業(yè)道德素質(zhì)。不管是對紙質(zhì)版檔案還是數(shù)字化檔案來說，管理者的業(yè)務素質(zhì)和道德素質(zhì)都至關(guān)重要。其管理水平和責任態(tài)度決定了檔案管理的質(zhì)量以及檔案數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量。因此，有關(guān)部門必須加強管理者的道德修養(yǎng)，嚴格做好對檔案管理者的管理。

（四）加強數(shù)據(jù)庫建設(shè)和管理

數(shù)字化信息技術(shù)的發(fā)展促使檔案管理工作不斷取得了新的成績。但是，仍有一部分工作做得不到位，即目前還沒有建立一個完備的數(shù)據(jù)庫。檔案數(shù)字化建設(shè)的關(guān)鍵問題就是數(shù)據(jù)庫的建設(shè)和管理。有關(guān)部門應該應用當前快速發(fā)展的信息技術(shù)，不斷建設(shè)和完善數(shù)據(jù)庫；數(shù)據(jù)庫的建立是一個漫長的、由單個到群體的循序漸進的過程。要加強數(shù)據(jù)庫建設(shè)和管理，有關(guān)領(lǐng)導就必須要求單位上下統(tǒng)一認識，充分認識數(shù)據(jù)庫建設(shè)的重要性；堅持計算機技術(shù)人員同檔案業(yè)務人員協(xié)同配合，遇到問題共同探討和解決。此外，在建設(shè)數(shù)據(jù)庫的過程中要突出重點，打破傳統(tǒng)思想的束縛，實現(xiàn)由單一的數(shù)據(jù)庫向系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫發(fā)展；在數(shù)據(jù)庫的管理過程中，要能夠重點面向應用、建立活庫，應用數(shù)據(jù)庫的使用頻率和效率來考核數(shù)據(jù)庫的活性等。

（五）建設(shè)新的檔案管理模式和系統(tǒng)

在檔案數(shù)字化管理模式下進行檔案管理，就不能讓那個運用以前的管理系統(tǒng)和制度。在檔案管理的領(lǐng)導層人員，要及時采取符合數(shù)字化管理的模式，對工作人員和設(shè)備進行管理。比如，給工作人員進行技能分級，促使工作人員積極提高自己的技能和素質(zhì)，把檔案數(shù)字化設(shè)備日常的維護和保養(yǎng)具體落實到每個責任人。

（六）加強檔案數(shù)字化的安全工作

檔案數(shù)字化建設(shè)在給人們帶來諸多方便的同時，也要對檔案數(shù)字化的工作給予充分的重視。由于網(wǎng)絡具有較強的開放性特點，在檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，管理人員需要重視系統(tǒng)和網(wǎng)絡入口的安全工作，對于計算機系統(tǒng)要定期進行殺毒和更新病毒庫。同時檔案管理人員還要簽訂保密協(xié)議，做好保密檔案的管理工作，同時還要設(shè)置訪問權(quán)限，對保密檔案進行加密保護，以此來保護檔案信息資源的安全。

3 結(jié)束語

隨著檔案數(shù)字化建設(shè)進程的不斷加快，當前檔案管理工作朝著智能化、數(shù)字化和自動化的方向發(fā)展，檔案管理工作的質(zhì)量和效率有了大幅度的提升。檔案數(shù)字化建設(shè)對檔案管理人員提出了更高的要求，檔案管理人員不僅要提高自身的數(shù)字化意識，同時還要全面提升綜合素質(zhì)，充分的運用先進的技術(shù)手段來推進檔案的數(shù)字化建設(shè)工作，促進檔案數(shù)字化建設(shè)水平的不斷提高，為檔案事業(yè)的健康、持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

參考文獻

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