如何以檔案管理為載體推進(jìn)企業(yè)文化的建設(shè)

吳綺文

摘 要：企業(yè)檔案承載著一個企業(yè)的過去，通過深挖企業(yè)檔案的文化資源，提煉企業(yè)文化的精髓，將大大有利于企業(yè)文化的培育與發(fā)展。本文立足于企業(yè)檔案與企業(yè)文化的關(guān)系，闡述如何從深度和廣度上開發(fā)企業(yè)檔案，為企業(yè)文化建設(shè)作更大的貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵字：檔案；文化；利用；開發(fā)；資源

企業(yè)文化是一個企業(yè)獨有的、為全體職工普遍接受和共同奉行的理想、價值觀念和行為準(zhǔn)則。作為企業(yè)的“軟實力”，企業(yè)文化體現(xiàn)了一個組織的個性、經(jīng)營戰(zhàn)略及內(nèi)在的價值觀。在企業(yè)文化的各個組成部分中，企業(yè)歷史承載著其自身在發(fā)展中沉淀下來的價值觀、精神、制度等等，是企業(yè)文化的基石，而企業(yè)歷史的依歸則是企業(yè)檔案。它一方面記錄和反映了企業(yè)文化的建設(shè)歷史，可為新時期企業(yè)文化建設(shè)提供借鑒和依據(jù)；另一方面，對企業(yè)檔案加強管理的本身就是企業(yè)文化建設(shè)的重要組成部分。企業(yè)文化與企業(yè)檔案相輔相成，利用好檔案、發(fā)揮好檔案的最大效用，將大大有利于企業(yè)文化從深度及廣度的發(fā)展。

1 企業(yè)檔案和企業(yè)文化的關(guān)系

企業(yè)檔案是企業(yè)在各項活動中形成的全部檔案的總和，同企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營、銷售、管理、技改、培訓(xùn)等有著直接的密不可分的聯(lián)系，一些有遠(yuǎn)見卓識的企業(yè)家們，往往把企業(yè)檔案看作是企業(yè)生存和發(fā)展的“命根子”，當(dāng)作企業(yè)的珍寶貯備起來，使企業(yè)在市場競爭中能更好地站穩(wěn)腳跟，求得發(fā)展，贏得信譽。企業(yè)檔案以其具體的物質(zhì)形態(tài)而存在，企業(yè)文化則以其外在的精神而昭示，二者之間有著一種內(nèi)存的必然聯(lián)系。

（一）企業(yè)檔案中的文化因素。檔案是人類文化的記錄者，其中蘊含著豐富的歷史文化知識，是人類必需的文化營養(yǎng)和精神財富，是人類文明進(jìn)步的階梯。企業(yè)檔案作為檔案的一個門類、一個分支，同樣具有這種文化性質(zhì)。管理也是一種文化，企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理的一項基礎(chǔ)工作內(nèi)容。企業(yè)檔案的文化因素從十個基本大類中可以反映出來：如經(jīng)營管理類中的產(chǎn)品銷售檔案，近年來人們更加注重了它的文化內(nèi)涵，有商家進(jìn)一步提出，我們銷售的不是產(chǎn)品，而是文化。企業(yè)的名牌產(chǎn)品必定是企業(yè)最珍貴的檔案內(nèi)容，而名牌產(chǎn)品則與文化有著不解之緣，就如中遠(yuǎn)海運的航運文化，在形成的各種船舶資料中，我們可以看見一個企業(yè)由幾艘拖輪到今天超級巨輪的發(fā)展歷程，更加清晰地感受到帶“海味”的企業(yè)文化。

（二）企業(yè)文化中的檔案依托。企業(yè)文化實踐告訴我們，企業(yè)文化作為支配一切管理活動的靈魂，在現(xiàn)代經(jīng)濟大潮中顯示著它獨具的文化管理魅力，這種文化管理正在形成企業(yè)檔案的新內(nèi)容——文化管理檔案。企業(yè)文化一詞的概念雖然興起于近年，但企業(yè)早已有文化內(nèi)容融入其中了。這些企業(yè)文化財富的傳播正是依托在企業(yè)檔案之中。企業(yè)文化是現(xiàn)代企業(yè)管理的重要組成部分，一個企業(yè)從它創(chuàng)立之初就不斷地積累著企業(yè)檔案，企業(yè)的文化思想忠實可靠地記錄在企業(yè)的全部檔案之中，是企業(yè)產(chǎn)生與發(fā)展的歷史長卷。在建設(shè)現(xiàn)代企業(yè)文化的過程中，我們要從檔案中梳理出企業(yè)文化發(fā)展思路與方向，反思文化進(jìn)程中出現(xiàn)的各種問題和弊端，古有明鏡可以正衣冠，而今天的檔案正是不偏不倚反映企業(yè)文化的“明鏡”。

2 利用檔案推進(jìn)企業(yè)文化建設(shè)

（一）企業(yè)文化的深度推廣。企業(yè)文化的深度，指能滲入到員工精神層面的價值觀、行為準(zhǔn)則的文化氛圍。檔案在企業(yè)文化的深度上，可以發(fā)揮這兩方面的作用：

1、加強各種與企業(yè)文化有關(guān)的具有歷史價值的資料累積，形成以企業(yè)文化為主題的檔案系列。企業(yè)文化的形成是有一定的時間積淀，在這一過程中，往往容易形成大量的有形或無形的檔案。雖然傳統(tǒng)的檔案類別一定程度上也能反映企業(yè)文化，如船舶檔案、實物檔案、人事檔案等，但相對于整個企業(yè)文化的內(nèi)涵，這些檔案的累積還是比較零散和片面。企業(yè)文化并不是看得見摸得著的實體，因此對于所收集的資料還需要一個提取整合的過程，要從各種的文字圖片中整理出企業(yè)文化的脈絡(luò)。而在這個過程中，檔案工作者本身就感受了一次文化的熏陶，而提供原始資料的一方也加強了對企業(yè)文化信息的觸覺。

2、加強企業(yè)人事檔案工作，實現(xiàn)以人為本的企業(yè)人力資源管理文化。企業(yè)以人為本，造就一支高素質(zhì)的職工隊伍是企業(yè)文化建設(shè)的出發(fā)點和落腳點。人事檔案是個人社會經(jīng)歷和實踐活動的全部記載，較為全面地反映了個人的業(yè)務(wù)能力、職業(yè)道德和文化素質(zhì)等基本內(nèi)容。利用記錄完整的人事檔案，建立企業(yè)人才庫有助于企業(yè)更有效地挖掘員工的潛能，更加合理地配置人力資源，最大化地發(fā)揮每個員工的才能，提高企業(yè)的核心競爭力。

（二）、企業(yè)文化的廣度推廣。成功的企業(yè)文化建設(shè)是一個由內(nèi)至外擴散的過程，它能讓企業(yè)員工表現(xiàn)出具有企業(yè)特點的工作態(tài)度或模式，讓客戶或合作伙伴感受企業(yè)文化的魅力。從檔案層面出發(fā)，企業(yè)文化的廣度可以通過兩方面開展：

1、加強企業(yè)檔案管理，樹立企業(yè)良好形象。企業(yè)檔案與企業(yè)形象宣傳，是企業(yè)管理文化的不同層面，它們都對企業(yè)管理起到了積極的促進(jìn)作用。良好的企業(yè)形象，不僅能推動企業(yè)內(nèi)部的生產(chǎn)經(jīng)營管理活動，還能在企業(yè)外部產(chǎn)生巨大的形象推動力，給企業(yè)帶來不可估量的經(jīng)濟效益和社會效益。企業(yè)檔案中記載的企業(yè)在成長、發(fā)展歷程中所榮獲的各種獎項和成果，都是樹立企業(yè)形象的典型素材。

企業(yè)檔案與企業(yè)形象宣傳有著極其密切的關(guān)系，企業(yè)檔案與企業(yè)形象宣傳都是企業(yè)的寶貴財富，都能為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟效益和社會效益。因此，檔案信息中心應(yīng)當(dāng)主動與企業(yè)宣傳部門合作，積極開發(fā)深層次的檔案信息資源，為企業(yè)的發(fā)展做好專題服務(wù)工作。企業(yè)檔案機構(gòu)可以收集企業(yè)榮譽檔案，對榮譽檔案實行集中統(tǒng)一保管，通過整理榮譽檔案，提取出最能代表企業(yè)精神和價值觀念的典型代表，樹立能代表企業(yè)經(jīng)營理念的形象，成為企業(yè)的無形資產(chǎn)。

2、建立企業(yè)信用檔案，弘揚企業(yè)誠信精神文化。企業(yè)誠信文化，作是企業(yè)文化經(jīng)營哲學(xué)的重要內(nèi)容，是企業(yè)文化精神層面的直接體現(xiàn)，企業(yè)信用檔案是企業(yè)誠信文化的載體，企業(yè)誠信文化則是企業(yè)信用檔案的表現(xiàn)形式，二者相互依存，構(gòu)成了企業(yè)文化建設(shè)的重要組成部分。企業(yè)誠信文化的建立離不開對企業(yè)信用的管理與監(jiān)督，而對企業(yè)信用的監(jiān)督與管理是建立在對企業(yè)信用檔案的規(guī)范化管理基礎(chǔ)之上的。從企業(yè)檔案工作的基本屬性來看，系統(tǒng)、全面地收集并管理企業(yè)的信用數(shù)據(jù)，保證企業(yè)信用數(shù)據(jù)的真實可靠性，保證企業(yè)信用數(shù)據(jù)的原始憑證性，正是企業(yè)信用檔案管理的基本原則。因此，建立一套規(guī)范的企業(yè)信用檔案，是構(gòu)建企業(yè)信用監(jiān)督與管理機制必不可少的重要環(huán)節(jié)，即企業(yè)信用檔案的建立是企業(yè)誠信文化建設(shè)的重要內(nèi)容和根本保證。

綜上所述，企業(yè)檔案作為企業(yè)文化建設(shè)的歷史借鑒和參考，作為某些企業(yè)文化建設(shè)的直接依據(jù)，在企業(yè)文化建設(shè)中有著不可替代的重要作用。隨著越來越多的企業(yè)開始重視企業(yè)文化建設(shè)，其建設(shè)力度將越來越大，方式也越來越多樣化，內(nèi)容也越來越寬廣。所以這要求廣大企業(yè)檔案工作者既要在思想上高度重視，又要在行動上主動探索，更要在實踐上積極創(chuàng)新，使企業(yè)檔案工作跟上形勢的發(fā)展，在企業(yè)文化建設(shè)中發(fā)揮出新的作用。

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