關(guān)于社保檔案管理的思考

王靜

摘 要：社保檔案工作是社會保障事業(yè)發(fā)展的一個基礎(chǔ)前提。本文從社保檔案的特點、加強社保檔案管理工作的建議及措施方面，對如何規(guī)范社保檔案管理工作進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：社會保險；檔案管理；加強規(guī)范

黨的十八大對加強和完善我國社會保障制度建設(shè)提出了新的要求，隨著社會保險改革的不斷深化，社保工作覆蓋面的不斷擴大，參保人數(shù)及范圍的日益增加，參保人員流動性增加等，都使得社保檔案管理工作量與日俱增。因此，如何適應(yīng)形勢需要，規(guī)范社保檔案管理，提升社保檔案管理工作水平，已成為社保部門的一項重要任務(wù)。

一、社保檔案的內(nèi)容及特點

1.社保檔案的內(nèi)涵

社保檔案一般是指記錄參保人基本資料，可以全面反映參保人履行繳費義務(wù)、享受社保待遇等真實情況的文書、文件、會計憑證、音像、實物等。社保檔案是做好社保工作的最基礎(chǔ)的前提，它不僅是參保人員維護(hù)其合法權(quán)益的重要憑證，同時也是社保部門進(jìn)行科學(xué)管理、提高工作水平的必要條件。根據(jù)工作實踐，目前社保部門所管理的各類社保檔案大體可分為文書檔案、會計檔案、聲像檔案、業(yè)務(wù)檔案、基建設(shè)備檔案和實物檔案六大類。不同門類的檔案材料整理歸檔的方法也是不盡相同，比如對于文書檔案依據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》按件整理歸檔，而對于業(yè)務(wù)檔案則按照文書“立小卷”或按“件”整理歸檔等。但主要一點就是要本著利于安全保管和方便利用的原則，按照國家相關(guān)門類檔案管理規(guī)范的要求，并結(jié)合工作實際進(jìn)行整理與管理。

2.社保檔案的特點

作為一項專業(yè)的管理工作，社會保險檔案具有以下特點：一是數(shù)量龐大。隨著我國社保制度的改革，參與社保的人口已從城市覆蓋到農(nóng)村，最終實現(xiàn)全民參保，這使得社保檔案數(shù)量的龐大。二是動態(tài)變化。個人的社保檔案會隨著個人工作單位的變化，而發(fā)生關(guān)系轉(zhuǎn)移，各項社保繳費情況也會依據(jù)個人工資的增減發(fā)生變化，這就決定了社保檔案的動態(tài)變化。三是以人為本。個人是社保檔案的最基礎(chǔ)的形成單位，社保檔案是個人參與社保的原始憑證，也是維護(hù)個人利益的重要憑證。四是規(guī)范性強。具體表現(xiàn)在：其一辦理活動的規(guī)范，即各類社會保險都有統(tǒng)一的辦理程序、繳付費標(biāo)準(zhǔn)；其二形成材料的規(guī)范，即各類社會保險都規(guī)定用規(guī)范的記錄卡，登記清冊及報表，不論是哪個單位的職工，其形成的相關(guān)材料具有一致性。

二、規(guī)范社保檔案管理工作的措施

1.制訂規(guī)則，做到有章可循。加強和規(guī)范社保檔案管理，對社保檔案從檔案的立卷與歸檔、保管、利用以及社保檔案的鑒定和銷毀等流程進(jìn)行范圍，明確目標(biāo)，劃定職責(zé)，細(xì)化程序。使檔案管理人員在具體工作中有章可循，能夠在第一時間知曉應(yīng)否歸檔、誰來負(fù)責(zé)歸檔、怎么歸檔等，從而極大地提高工作效率。

2.細(xì)化流程，做到規(guī)范有序

一是確定是否歸檔。整理前按照《社保所文件材料歸檔與不歸檔范圍》的要求，把各年份的文件材料集中整理時，不論材料有多少，都要逐份文件先瀏覽一遍，然后按照一看年份、二看價值的原則，確認(rèn)是否列入歸檔內(nèi)容。一看年份：就是把相同年份的文件材料各自集中待整。一般應(yīng)以文件簽發(fā)（落款）日期為準(zhǔn)斷定所需年度。對日期未標(biāo)注或有其他情況的，要判斷文件的形成日期，歸入相應(yīng)的年份。二看價值：就是對照《社保所文件材料歸檔與不歸檔范圍》的規(guī)定，剔除不歸檔的文件材料，拿不準(zhǔn)的按歸檔處理。通過兩看過濾后，達(dá)到了剔除不歸檔件和各年份的文件材料分別集中待整的目的。

二是規(guī)范操作程序。第一步：確定“件”，并對件修整、排列、拆釘、裝訂、蓋空檔號章。第二步：確定“件”的保管期限。對已裝訂好并已蓋上空檔號章的文件材料，對照《社保所文書檔案保管期限表》逐件地確定保管期限，并填寫到檔號章中部下格內(nèi)。第三步：排列編寫室編“件”號。排編室編件號就是對在同一年度內(nèi)、同一保管期限的歸檔文件進(jìn)行排編室編號。第四步：裝盒填盒脊背。裝盒要求：（1）按件號順序排列；（2）不同年份或是不同保管期限的檔案不混裝在同一個盒內(nèi)；（3）盒內(nèi)應(yīng)放置本盒歸檔文件目錄和備考表。第五步：打印《文件目錄》和填寫備考表，并形成檢索簿。第六步：分類排列進(jìn)柜。

三、加強社保檔案管理工作的建議

1.加強領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識。加大社保檔案工作宣傳力度，利用各種宣傳手段和宣傳渠道，廣泛宣傳社保檔案工作的重要性，提高公民的社會保障意識；積極爭取各級黨委、政府領(lǐng)導(dǎo)對社保檔案工作的重視與支持，加大資金及人力投入，切實解決社保檔案工作中存在的人員匱乏、資金短缺、庫房緊張等現(xiàn)實問題。

2.健全制度，規(guī)范程序。理順社保檔案工作管理機制。依據(jù)《檔案法》《保密法》等法規(guī)政策，制定社保檔案分類大綱和保管期限。對每一類檔案制定出相應(yīng)的管理制度，做到有章可循，照章辦事，依法建檔。對各門類檔案的收集、整理、保管、移交、存檔等要有一個明確的程序，做到既符合工作進(jìn)程，又符合檔案管理要求。平時工作中形成的文書材料、業(yè)務(wù)報表、臺帳、圖表、會記賬簿等，要及時立卷歸檔，遵循集中統(tǒng)一管理的原則，實現(xiàn)社保檔案的集中管理。

3.“軟”“硬”兼施，提升水平。實現(xiàn)社保檔案的微機一體化管理。應(yīng)著力進(jìn)行檔案管理的軟件開發(fā)工作，管理軟件應(yīng)包括以下幾大功能：一是可以實現(xiàn)檔案的自動快速編目，可以自動編出各種目錄和索引；二是可以實現(xiàn)檔案及檔案信息的自動檢索；三是可以實現(xiàn)對檔案資料的快速統(tǒng)計。如對檔案的分類統(tǒng)計、綜合數(shù)字統(tǒng)計、相關(guān)信息資料統(tǒng)計等；四是可以進(jìn)行檔案借閱的自動化管理，以便對借用者的情況、借用時間、歸還時間等進(jìn)行全面掌握；五是可以實現(xiàn)系統(tǒng)的網(wǎng)上互聯(lián)。要積極推廣運用計算機技術(shù)，推動社保檔案盡快實現(xiàn)數(shù)字化管理。

4.注重培訓(xùn)，提高素質(zhì)。加強檔案管理工作人員隊伍建設(shè)是搞好社保檔案管理工作的前提，要定期開辦檔案管理培訓(xùn)班，提高檔案管理人員的專業(yè)理論素質(zhì)和實際工作能力，造就一支業(yè)務(wù)精湛的社保檔案管理隊伍。要加強檔案管理人員的系統(tǒng)培訓(xùn)，培養(yǎng)能夠熟練微機操作技能的檔案管理人員，為實現(xiàn)社保檔案管理的網(wǎng)上互聯(lián)，共享數(shù)據(jù)和信息，打下堅實基礎(chǔ)。要定期開展經(jīng)驗交流，不斷開闊視野，總結(jié)教訓(xùn)，取長補短。

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