淺談信息化時(shí)代檔案管理人員應(yīng)具備的素質(zhì)

劉延平

【摘 要】目前信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化已經(jīng)逐漸滲透到各個(gè)領(lǐng)域的工作中，尤其是在國(guó)家檔案局要求的全面實(shí)行檔案信息化政策的推動(dòng)下檔案管理工作走向信息化管理已經(jīng)成為其必然的發(fā)展方向，在此條件下原有的檔案管理隊(duì)伍必須要從強(qiáng)化自身知識(shí)、掌握最新技能、熟悉管理內(nèi)容來保證自身擁有信息化檔案管理所需要具備的專業(yè)素質(zhì)，這種紙質(zhì)檔案向電子文件過渡的管理工作發(fā)展模式雖然為相關(guān)工作人員帶來了挑戰(zhàn)，但是在實(shí)際中也為其帶來了新的發(fā)展機(jī)遇。

【關(guān)鍵詞】信息時(shí)代；檔案人員；素質(zhì)

一、信息時(shí)代下的電子檔案

人類已快步走人信息時(shí)代，信息時(shí)代給人們的工作生活都帶來了巨大的變化。生活在信息的世界里，我們?cè)诨ヂ?lián)網(wǎng)中享受著信息快速傳播的便利，享受著便捷獲取信息的福利。電子檔案是檔案工作中的新模式，它是信息時(shí)代的產(chǎn)物。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作必然走向電子化，電子檔案是檔案工作順應(yīng)潮流、與時(shí)代接軌的媒介，同時(shí)我們也意識(shí)到，只有提高個(gè)人素質(zhì)才能跟上時(shí)代發(fā)展的腳步。

（一）電子檔案的特點(diǎn)

電子檔案具有收集迅速高效、查詢利用方便、系統(tǒng)依賴性等特點(diǎn)。首先，依靠著互聯(lián)網(wǎng)及信息技術(shù)，檔案工作人員可以利用掃描、微縮、攝影等方式將有價(jià)值的信息快速錄人，計(jì)算機(jī)的智能可以有效降低人工錄人的錯(cuò)誤率，保證錄人信息的真實(shí)與完整，為檔案的利用工作提高了可靠的前提保證。電子信息技術(shù)能為檔案的鑒別工作提供高效鑒別的服務(wù)，這也為檔案管理人員的篩選工作減少了負(fù)擔(dān)、提高了效率。其次，電子檔案錄人信息載體后，版式統(tǒng)一，便于查詢利用，電子信息系統(tǒng)具備的搜索功能更是為查詢工作節(jié)省了不必要的翻閱時(shí)間。脫離了紙質(zhì)載體，信息的傳遞更具有靈活性，利用互聯(lián)網(wǎng)的傳遞也更快捷便利。再次，電子檔案也存在一定的局限性，它必須依賴信息載體，如電子計(jì)算機(jī)、uBS閃存盤等工具，才能實(shí)現(xiàn)信息的讀取與傳遞，另一方面，“計(jì)算機(jī)識(shí)讀不相兼容的應(yīng)用系統(tǒng)生成的電子檔案時(shí)必須借助轉(zhuǎn)換程序，有時(shí)可能造成原文件格式的丟失，有時(shí)這種轉(zhuǎn)換時(shí)相當(dāng)困難的”，若設(shè)備受限則會(huì)影響檔案信息的利用。

（二）電子檔案與傳統(tǒng)檔案的區(qū)別與優(yōu)勢(shì)

古代記錄信息的方式有打繩結(jié)、刻甲骨、刻竹簡(jiǎn)等，造紙術(shù)發(fā)明后，紙張這一載體成了人類記錄信息的主要方式，而走人信息時(shí)代后，電子式的記錄則顯示出了更大的優(yōu)勢(shì)。傳統(tǒng)檔案依賴紙張，記錄在紙張上的檔案脆弱、厚重，缺乏電子檔案易保存、易復(fù)制、易傳遞的優(yōu)點(diǎn)：紙張檔案若管理不善，則會(huì)遭遇如臺(tái)北故宮文物被雨水侵蝕的打擊，可為需要檔案的人群提供完整的信息，而非公開的電子檔案則可以在信息技術(shù)的支持與保護(hù)下實(shí)現(xiàn)更好的保密，利于機(jī)密檔案的保管；需要獲取異地檔案時(shí)，紙張需要通過實(shí)體物流轉(zhuǎn)運(yùn)，而電子文檔則僅依靠互聯(lián)網(wǎng)便可以輕松快速地完成傳遞，節(jié)省了時(shí)間與財(cái)力消耗。

（三）電子檔案的發(fā)展趨勢(shì)

信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)是主導(dǎo)國(guó)家、世界經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要產(chǎn)業(yè)，軟件技術(shù)、軟件產(chǎn)品的迅猛開發(fā)給檔案管理工作開辟了高效便捷的工作道路。展望電子檔案的發(fā)展前景，電子檔案以其自身獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)逐漸成為檔案管理中的重頭戲之一，隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，電子檔案將向自動(dòng)化、系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，將會(huì)被更廣泛、更高效、更便捷地利用，掌握電子檔案管理技術(shù)的檔案管理從業(yè)人員將會(huì)更多，為電子檔案服務(wù)的軟件、信息平臺(tái)也會(huì)更完善，電子檔案工作將會(huì)穩(wěn)定地、持續(xù)地發(fā)展。

二、信息化背景下對(duì)檔案管理人員素質(zhì)提出的新要求

（一）政治素質(zhì)

檔案工作的政治機(jī)要性和強(qiáng)，但這也往往是企事業(yè)單位檔案管理部門容易忽略的地方。檔案管理人員必須講政治，因?yàn)樗麄冎苯庸芾碇h和國(guó)家、單位的重要機(jī)密，沒有一定的政治覺悟和工作責(zé)任感是無法做好檔案保密和管理工作的。隨著信息化時(shí)代的到來，檔案管理人員掌握檔案信息的方式更加靈活，而檔案信息的泄露途徑更加多樣，一旦由于檔案管理人員工作疏忽或者“口不把門”，有意或者無意造成檔案信息的泄露，將可能會(huì)給國(guó)家、單位或相關(guān)關(guān)系人帶來不可估量的傷害或損失，也會(huì)是單位相關(guān)工作變得被動(dòng)。因此，政治素質(zhì)是信息化背景下檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備的首要素質(zhì)。

（二）專業(yè)素質(zhì)

信息化時(shí)代的到來簡(jiǎn)化了檔案管理的程序和內(nèi)容，一些原本需要人工處理的管理項(xiàng)目交由網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)處置，大大減輕了人工的投入，也提高了檔案管理的效能。因而有些檔案管理人員出錯(cuò)誤的認(rèn)為，現(xiàn)在的工作都交由電腦去做，自己不需要再想過去那樣掌握檔案的收集、編排、歸檔、存放等工作，也日漸疏忽了專業(yè)技能尤其是基礎(chǔ)性的理論知識(shí)和專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)和訓(xùn)練，這種想法是萬不可取的。相反，信息化背景下的檔案管理人員需要進(jìn)一步提高自身的專業(yè)素質(zhì)，不僅需要掌握傳統(tǒng)的檔案編排管理的方式方法，還應(yīng)當(dāng)掌握一些網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代的檔案信息管理新手段、新辦法，只有如此，才能更好地適應(yīng)信息化時(shí)代給檔案管理工作提出的新要求和新挑戰(zhàn)。

（三）信息化素質(zhì)

檔案管理信息化要求檔案管理人員除具備一定的檔案管理基礎(chǔ)理論與方法外，還應(yīng)當(dāng)具備較高的計(jì)算機(jī)知識(shí)和信息化操作水平，只有這樣才能順利的適應(yīng)檔案信息化管理的要求，更好地為企事業(yè)單位服務(wù)，因此，檔案管理人員不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高自身的信息化素質(zhì)尤為重要。具體來說，首先應(yīng)當(dāng)掌握基本的檔案管理信息化理論和知識(shí)，知曉信息化管理的各個(gè)環(huán)節(jié)要求和操作規(guī)程，能夠正確使用本單位的檔案信息化管理系統(tǒng)。其次，在正確使用、熟練掌握的基礎(chǔ)上，還應(yīng)當(dāng)具備一定的技術(shù)創(chuàng)新能力。由于各個(gè)單位的檔案管理情況不同，檔案使用的要求也不盡相同，在檔案管理的過程中，檔案管理人員可能會(huì)遇到很多新的問題，面臨很多新的挑戰(zhàn)，這就需要檔案管理人員善于闡發(fā)思想、重組知識(shí)結(jié)構(gòu)，主動(dòng)的尋找解決問題的方法和途徑，以便更好地做好檔案的管理和使用工作。

（四）道德素質(zhì)

由于檔案管理部門長(zhǎng)期處在局限性和封閉性的環(huán)境中，與外部接觸有限，直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)價(jià)值的機(jī)會(huì)很少，因而很容易被單位領(lǐng)導(dǎo)忽視。因此，需要不斷加強(qiáng)檔案管理人員的思想道德素質(zhì)，使其樹立堅(jiān)定的理想信念和良好的職業(yè)道德。這是單位實(shí)施人才競(jìng)爭(zhēng)、增強(qiáng)單位活力的客觀要求，但也往往造成檔案管理人員的不滿，因此單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)及時(shí)關(guān)注這一問題，發(fā)現(xiàn)并理解檔案管理人員的苦衷，在政策上給予一定的優(yōu)惠，而作為檔案管理人員，也應(yīng)當(dāng)正確認(rèn)識(shí)這一客觀事實(shí)，提高自身的道德素質(zhì)，以強(qiáng)烈的事業(yè)心和高度的責(zé)任感繼續(xù)做好檔案管理工作，發(fā)揚(yáng)愛崗敬業(yè)精神，不計(jì)較個(gè)人得失。只有這樣，才能更好地提高自我，爭(zhēng)取更大的進(jìn)步。

三、小結(jié)

綜上所述，在信息化時(shí)代背景下的檔案管理員要具有良好政治素質(zhì)、信息化素質(zhì)以及道德素質(zhì)，這是面對(duì)信息化時(shí)代檔案管理工作各種問題的必然選擇。檔案管理人員只有提升自身的素質(zhì)，并適應(yīng)新的要求，才能更好完成檔案工作，為未來檔案發(fā)展做出應(yīng)有貢獻(xiàn)。

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