中小學(xué)?；n案科學(xué)化管理探析

楊凱

摘要：通過查閱中小學(xué)?；n案，采訪中小學(xué)?；n案管理者和檔案管理部門相關(guān)人員，結(jié)合自身從事基建檔案工作的經(jīng)驗(yàn)，提出中小學(xué)?；n案的特點(diǎn)，找出目前中小學(xué)校基建檔案管理中存在的問題，并參考相關(guān)文獻(xiàn)和某些地區(qū)的做法，提出推進(jìn)中小學(xué)校基建檔案科學(xué)化管理的措施。

關(guān)鍵詞：中小學(xué)校；基建檔案；科學(xué)化；管理

近年來，隨著國家經(jīng)濟(jì)水平的快速發(fā)展，中小學(xué)?；ㄍ度氩粩嘣黾樱绕涫?009年至2012年實(shí)施的“全國中小學(xué)校校安工程”，更是將中小學(xué)校校園建設(shè)推向了高潮。同時，伴隨著中小學(xué)校校園如火如荼的建設(shè)，學(xué)?；n案管理工作也在摸索和實(shí)踐之中不斷規(guī)范和改進(jìn)。中小學(xué)?；n案，是指中小學(xué)校的各種建筑物、構(gòu)筑物及地上、地下管線等基本建設(shè)工程的規(guī)劃、設(shè)計、施工和使用、維修活動中形成的檔案，它記錄了學(xué)校建設(shè)的整個過程，反應(yīng)學(xué)校的前世、今生和未來，推進(jìn)中小學(xué)?；n案科學(xué)化管理至關(guān)重要。

一、中小學(xué)?；n案的特點(diǎn)

1、多樣性。一方面，中小學(xué)基建項(xiàng)目類型多樣，有教學(xué)樓、實(shí)驗(yàn)樓、圖書館、報告廳、行政樓等；另一方面，學(xué)?；?xiàng)目性質(zhì)有新建、改擴(kuò)建、維修等；同時，基建檔案中又包括紙質(zhì)檔案、照片檔案、實(shí)物檔案等；所以，中小學(xué)?；n案種類繁多。

2、專業(yè)性。中小學(xué)校基建檔案主要由工程準(zhǔn)備階段文件、施工文件、竣工驗(yàn)收文件和竣工圖等組成，各階段的文件的內(nèi)容和類型都不同，較為詳細(xì)地反應(yīng)了項(xiàng)目進(jìn)展的過程，具有明顯的特點(diǎn)。

3、周期長。完整的基建項(xiàng)目需要經(jīng)過立項(xiàng)、規(guī)劃、設(shè)計、招投標(biāo)、施工、竣工驗(yàn)收、審計等階段，涉及單位眾多，時間跨度較長。

4、實(shí)用性。中小學(xué)?；n案主要記錄工程建設(shè)過程中的信息，在建筑較長的使用期限內(nèi)，能為學(xué)校改造維修、危房鑒定、地質(zhì)勘察等提供依據(jù)。

二、中小學(xué)校基建檔案管理存在的問題

1、基建檔案管理人員力量薄弱?；n案管理人員力量薄弱主要體現(xiàn)在兩個方面，一是管理人員少，教育管理部門內(nèi)部科室和學(xué)校檔案室人員較少，一般學(xué)校均只有一位檔案員，檔案員既要負(fù)責(zé)學(xué)校的基建檔案，又要負(fù)責(zé)其他檔案，有的檔案員同時還兼顧其他工作；二是檔案管理人員專業(yè)知識薄弱，基建檔案制作有較強(qiáng)的專業(yè)性，但是學(xué)校檔案員多數(shù)都未系統(tǒng)地學(xué)習(xí)過基建檔案的制作方法，不熟悉各類工程資料的來源和編排順序，只是按照以往的經(jīng)驗(yàn)制作檔案。

2、基建檔案完整性低。中小學(xué)?；n案種類復(fù)雜，數(shù)量較多，一個完整的項(xiàng)目檔案包括工程前期資料、監(jiān)理文件、施工文件、竣工驗(yàn)收文件、竣工圖及決算審核報告等，檔案不完整的情況時有發(fā)生。究其主要原因，一是前期及工程管理人員的檔案管理意識不強(qiáng)，工程管理人員更加注重的是對工程安全、質(zhì)量、投資和進(jìn)度等的控制，忽視工程檔案的重要性，隨意堆放和外借資料，造成資料遺失，遺失較多的資料主要為紅線圖、圖紙會審記錄、設(shè)計變更記錄等；二是相關(guān)手續(xù)不齊全，項(xiàng)目前期階段，為領(lǐng)取施工許可證，一般手續(xù)都比較齊全，但是在項(xiàng)目后期階段，許多項(xiàng)目未按規(guī)范組織單項(xiàng)驗(yàn)收，缺乏的資料較多，比如消防驗(yàn)收意見書、測繪成果資料、總平面竣工圖、室外管線竣工圖等。同時需要注意的是，基建檔案中缺乏照片檔案、實(shí)物檔案等特殊檔案，這也是基建檔案的重要組成部分。

3、基建檔案數(shù)字化程度不高。在檔案管理部門的大力指導(dǎo)和督查下，目前中小學(xué)?；n案均已采用人機(jī)結(jié)合的管理模式，所有基建檔案目錄均錄入專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，基建檔案的信息化水平已經(jīng)有了明顯的提高，但是基建檔案數(shù)量多，種類雜，數(shù)字化需要耗費(fèi)大量的人力、物力和財力，所以，相較于文書檔案，基建檔案的數(shù)字化程度還不高[1]。

三、推進(jìn)中小學(xué)?；n案科學(xué)化管理的措施

1、統(tǒng)籌規(guī)劃，完善中小學(xué)校基建檔案管理體系。中小學(xué)校基建檔案管理主體應(yīng)認(rèn)識到基建檔案的重要性，把檔案工作與其他業(yè)務(wù)工作放到同等位置，完善基建檔案管理體系。基建檔案管理單位應(yīng)制定符合本單位實(shí)際情況的檔案管理辦法，在檔案管理辦法中明確基建檔案的管理辦法，由于中小學(xué)?；n案的專業(yè)性和特殊性，基建檔案不能和其他檔案混為一談，同時，可在基建檔案管理辦法中明確人員的職責(zé)，分工到位，由主管基建工作的領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)籌負(fù)責(zé)基建檔案工作，相關(guān)工程管理人員擔(dān)任兼職檔案員，配合專職檔案員做好基建檔案工作。

2、步步為營，理順基建項(xiàng)目管理流程。要嚴(yán)格遵循基建項(xiàng)目管理流程，妥善保管項(xiàng)目每個階段產(chǎn)生資料。筆者認(rèn)為，應(yīng)從以下幾個下面加以改進(jìn)。在項(xiàng)目前期階段，應(yīng)及時辦理臨時土地證和消防設(shè)計審核等手續(xù)，由于目前部分地區(qū)辦理施工許可證不需要提供臨時土地證和消防設(shè)計審核意見等資料，這些手續(xù)常常被忽略，為后期的驗(yàn)收及檔案搜集制造麻煩；在項(xiàng)目施工階段，應(yīng)及時通知相關(guān)單位進(jìn)行中間驗(yàn)收，如規(guī)劃驗(yàn)線、基礎(chǔ)防雷驗(yàn)收等，形成中間驗(yàn)收資料；在竣工驗(yàn)收階段，及時組織各類單項(xiàng)驗(yàn)收及綜合驗(yàn)收，如規(guī)劃、環(huán)保、消防、國土等部門的驗(yàn)收，特別需要注意的是檔案驗(yàn)收，此外，基建檔案應(yīng)送城建檔案館備案。

3、加大投入，提高基建檔案數(shù)字化水平。推進(jìn)基建檔案的數(shù)字化水平，離不開資金的支持，對于檔案規(guī)模較大的學(xué)校，應(yīng)配備必要的計算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代辦公設(shè)備，由于每個項(xiàng)目形成的基建檔案數(shù)量都很多，筆者認(rèn)為，沒有必要對基建檔案的所有內(nèi)容都進(jìn)行數(shù)字化處理，因?yàn)椴糠謾n案的參考價值較低，同時也耗費(fèi)大量人力、物力和財力，筆者建議，可篩選出基建檔案中比較重要的內(nèi)容，對其進(jìn)行數(shù)字化處理，方便以后的查閱和利用。

4、厚積薄發(fā)，加強(qiáng)檔案理論及工程基礎(chǔ)知識學(xué)習(xí)。檔案管理人員在平時應(yīng)加強(qiáng)工程和檔案這兩方面知識的學(xué)習(xí)，深入工地了解工程的基本情況，多參加檔案局及相關(guān)單位組織的交流學(xué)習(xí)活動，在工作中遇到問題時積極翻閱書籍或請教有經(jīng)驗(yàn)的同志；同時，也可以以檔案專業(yè)中級或高級職稱為目標(biāo)，夯實(shí)基礎(chǔ)，強(qiáng)化知識，通過不斷的學(xué)習(xí)和研究提升業(yè)務(wù)水平[2]。

參考文獻(xiàn)

[1] 潘冬梅. 中小學(xué)校舍檔案的管理及運(yùn)用[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報，2015，（17）：194+196.

[2] 張海濤.學(xué)校基建檔案管理中的常見問題及對策[J].中國科技投資，2016，（24）：189-189.