人力資源和社會(huì)保障部門檔案管理工作的實(shí)踐與認(rèn)識(shí)

張玲玲

摘 要：人力資源和社會(huì)保障部門的檔案管理對(duì)社會(huì)穩(wěn)定和個(gè)人利益而言，都具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。就國家的角度上而言，進(jìn)行檔案管理不僅能夠保證對(duì)社會(huì)全方位的管理，保證社會(huì)的穩(wěn)定，更能夠促使社會(huì)服務(wù)的落實(shí)。

關(guān)鍵詞：新形勢；人力資源；社會(huì)保障；檔案管理

檔案管理是能夠影響到廣大人民的切身利益和社會(huì)穩(wěn)定和諧的重要環(huán)節(jié)之一，人力資源和社會(huì)保障部門的檔案管理更是相當(dāng)于我國公民的法律身份證明，這一類的檔案的管理具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。它不僅需要管理文字和圖像，有時(shí)也會(huì)管理聲音資料，從搜集整理到編目檢索各環(huán)節(jié)都需要嚴(yán)格的管理，同時(shí)也有為國家的社會(huì)管理提供資料的功能，因此檔案的檢索和統(tǒng)計(jì)也是一項(xiàng)重要的工作。為此，不斷優(yōu)化檔案管理的方式方法，從而更好的為廣大公民提供社會(huì)服務(wù)，進(jìn)而維持社會(huì)平穩(wěn)運(yùn)行。

一、傳統(tǒng)人力資源和社會(huì)保障部門的檔案管理方法

（一）計(jì)件處理的方法

傳統(tǒng)的人力資源和社會(huì)保障部門的檔案管理方法，主要分為計(jì)件處理和按卷處理兩種。計(jì)件處理顧名思義，就是按“件”為單位進(jìn)行管理的方式?，F(xiàn)階段的檔案管理普遍采取了計(jì)算機(jī)的管理方式，但檔案涵蓋了全社會(huì)的公民檔案，“件”的數(shù)量極為龐大，無論是整理、調(diào)用還是歸類都是異常繁瑣的，工作量極為龐大。而按“件”來計(jì)算，也非常容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，進(jìn)行交接工作時(shí)，排架太長所導(dǎo)致的檔案散落和遺失，更是極大地增加了管理的工作量。

（二）按卷處理的方法

另一種方法是按“卷”進(jìn)行處理，是我國比較傳統(tǒng)且應(yīng)用范圍更廣的管理方式之一。它能夠?qū)⒕哂邢嚓P(guān)性的一部分文件整理成一個(gè)“卷”，按卷進(jìn)行管理能夠在一定程度上減少管理工作量，但組卷的過程本身就比較繁瑣，而由于每個(gè)人的組卷標(biāo)準(zhǔn)不同，編輯的名目和命名方式不同，導(dǎo)致不同管理人員整理的卷宗也有較大差別。立卷的內(nèi)容本身存在不確定的問題，而手工裝訂的工作量巨大，調(diào)查時(shí)會(huì)不可避免地看到卷宗中其他的內(nèi)容，保密性不足也不便于攜帶，因此也很難取得良好的效果。

二、傳統(tǒng)檔案管理方法中存在的問題

（一）對(duì)社會(huì)保障檔案關(guān)注不足

在傳統(tǒng)的檔案管理中，存在一個(gè)比較明顯的問題，就是對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)方面的檔案關(guān)注度有所不足。人力資源和社會(huì)保障部門的檔案管理中，不僅包括了地區(qū)的工作、醫(yī)療、社會(huì)保險(xiǎn)等方面的檔案，也包括了人口流動(dòng)、求學(xué)等多方面的內(nèi)容，而且在很大程度上，檔案的管理無法完全信息化，對(duì)紙質(zhì)檔案的管理仍然是不可能完全摒棄的重要管理環(huán)節(jié)。這就導(dǎo)致了在管理的過程中，檔案的歸檔問題比較嚴(yán)峻，尤其是在某些經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)的地區(qū)，檔案的保管工作往往存在一定的問題。包括社會(huì)保險(xiǎn)在內(nèi)的某些類型的檔案，有時(shí)會(huì)發(fā)生丟失甚至損壞的現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案的服務(wù)質(zhì)量存在問題。

（二）對(duì)檔案管理機(jī)制完善不足

人力資源和社會(huì)保障部門的檔案管理在很大程度上管理的屬于求職和社會(huì)保障等方面的內(nèi)容。而社會(huì)保險(xiǎn)方面的檔案數(shù)量眾多，在管理方面，往往根據(jù)檔案的性質(zhì)和類別，歸屬不同的部門進(jìn)行分類的管理。這種管理方式確實(shí)能夠在一定程度上確保管理的秩序性，但不同部門之間的溝通卻存在一定的問題。一個(gè)人的不同類型的檔案，如求學(xué)和工作的檔案就會(huì)分屬不同的工作人員進(jìn)行管理，在交流溝通存在問題的前提下，就直接導(dǎo)致檔案的完整性受到了影響。這一問題從根本上來說源自于管理機(jī)制的不完善，導(dǎo)致了管理上存在疏漏。

（三）對(duì)檔案資料搜集不夠完整

檔案資料搜集存在不足的情況，也是導(dǎo)致檔案管理存在問題的主要原因之一。這種問題最主要的部分體現(xiàn)在某些自由職業(yè)者方面，尤其是某些就業(yè)比較靈活，甚至每個(gè)月都會(huì)換工作的職業(yè)者。這一類職業(yè)者由于工作改變非常頻繁，會(huì)直接導(dǎo)致在參保后，其檔案無法得到及時(shí)準(zhǔn)確的建檔或者歸檔，進(jìn)而導(dǎo)致相關(guān)資料的查詢變得非常困難。另一方面，也存在一部分單位，為求方便查詢員工的資料，將某些必須的檔案資料扣留一段時(shí)間，導(dǎo)致經(jīng)辦人無法及時(shí)地對(duì)檔案進(jìn)行移交，原版的材料更是分散到了承辦部門的管理下，甚至某些資料還在當(dāng)事人個(gè)人手里。這會(huì)直接導(dǎo)致檔案資料的整理無法做到全面，甚至降低檔案的實(shí)際價(jià)值，導(dǎo)致出現(xiàn)某些服務(wù)方面的糾紛。

三、新形勢下檔案管理方法的應(yīng)用

（一）強(qiáng)化檔案規(guī)范化意識(shí)

加強(qiáng)檔案管理的能力，首先要從強(qiáng)化檔案管理的規(guī)范意識(shí)方面入手。需要從管理人員和部門領(lǐng)導(dǎo)的角度，加強(qiáng)對(duì)檔案的深度管理，令工作人員認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的社會(huì)價(jià)值，提升其風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)和對(duì)工作的熱愛，促使管理能力得到提升。完善工作流程，促使檔案管理工作有固定的流程，加強(qiáng)不同部門之間的交流，降低出現(xiàn)錯(cuò)誤的可能性。另外也可以加強(qiáng)監(jiān)管，通過完善監(jiān)督方面的制度的方式，促使檔案管理的工作人員能夠謹(jǐn)慎對(duì)待檔案管理工作，自主進(jìn)行檢查核實(shí)，從而不斷提高檔案管理的效果。

（二）檔案管理劃分類別

由于紙質(zhì)檔案仍然無法完全退出歷史舞臺(tái)，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理仍然是必要的方式，因此可以將人力資源和社會(huì)保障部門的檔案分為辦公室的文書檔案，以及必要的務(wù)檔案兩個(gè)部分。將辦公室的工作檔案單獨(dú)拿出來進(jìn)行管理，這一部分檔案數(shù)量相對(duì)較少，而且大多數(shù)都是只要存放良好就足夠的資料，將這一類資料單獨(dú)拿出來進(jìn)行管理，能夠有效的降低工作人員的工作量。

（三）完善信息化建設(shè)

信息化建設(shè)是減少檔案管理工作的最主要的方式之一，而伴隨著信息技術(shù)的發(fā)展，促使檔案管理的信息化轉(zhuǎn)變，也正在成為檔案管理的發(fā)展方向。在這一方面，需要國家政府提供幫助，對(duì)企業(yè)和各個(gè)學(xué)校的檔案管理提供信息化建設(shè)的幫助，促使醫(yī)療保險(xiǎn)等方面的檔案資料全方位的電子化、信息化，不斷減少紙質(zhì)檔案的數(shù)量，從而提高檔案管理的可靠性和便捷性。而人力資源和社會(huì)保障部門本身也需要加強(qiáng)信息化建設(shè)，提高員工的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，保證信息化的檔案管理能力得到提高，促使檔案管理的信息化管理水平得到保證。

四、結(jié)論

綜上所述，人力資源和社會(huì)保障部門的檔案，也關(guān)系到個(gè)人的就業(yè)和升職等各方面的問題，因而需要格外重視。根據(jù)傳統(tǒng)檔案管理方法中存在的對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案關(guān)注不足、對(duì)檔案管理機(jī)制完善不足、對(duì)檔案資料搜集不夠完整、檔案管理人員素質(zhì)不足等問題，采取強(qiáng)化檔案規(guī)范化意識(shí)、檔案管理劃分類別、完善信息化建設(shè)、注重人才的培養(yǎng)方式，不斷提高檔案管理的能力和效果，最終促使檔案管理能夠更加有效地為廣大公民提供社會(huì)服務(wù)。

（作者單位：人力資源和社會(huì)保障局；黑龍江省大興安嶺地區(qū)）