房產(chǎn)檔案信息化管理探索

莫秀琳

摘 要：隨著建筑行業(yè)的快速發(fā)展，房地產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展有目共睹，同時也對房產(chǎn)檔案管理工作提出了更高的要求。本文先對目前國內(nèi)房產(chǎn)檔案信息化管理問題以及發(fā)展桎梏進行分析，并在此基礎(chǔ)上就如何加強檔案信息化管理，談一下個人的觀點和認識，以供參考。

關(guān)鍵詞：檔案；房產(chǎn)；管理；信息化；研究

房產(chǎn)檔案管理工作的專業(yè)性以及統(tǒng)一性等都非常的強，其作為房屋登記工作的重要內(nèi)容，在房屋登記以及產(chǎn)籍產(chǎn)權(quán)管理過程中，也是一種非常重要的工具。隨著科技水平的不斷提高，房產(chǎn)檔案管理工作逐漸朝著信息化方向發(fā)展。

1 目前國內(nèi)房地產(chǎn)檔案信息化管理過程中存在的問題與發(fā)展桎梏

1.1 缺乏專項資金

對于房產(chǎn)檔案管理工作而言，其信息化建設(shè)過程非常的復(fù)雜，尤其是軟件開發(fā)時需要大量的資金投入；對于一些地區(qū)而言，房產(chǎn)檔案管理工作中所應(yīng)用的網(wǎng)絡(luò)速度相當較慢，信息資料的傳送不暢，很多工作仍然依賴手工方式來查閱信息，這說明部分房產(chǎn)檔案管理工作，無法保持與時俱進。實踐中可以看到，房產(chǎn)檔案管理部門行政色彩顯著，通常是政府部門，主要的開支來源于財政，信息化建設(shè)乏力。

1.2 管理人員的綜合數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)技能有待提高

房地產(chǎn)檔案管理過程中，信息化建設(shè)的是一個非常重要的要求，同時也是現(xiàn)代房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)中的治理要求最高的工內(nèi)容之一。房產(chǎn)檔案信息化管理過程中，人員的素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能，直接關(guān)系著房產(chǎn)檔案管理工作。由此可見，房產(chǎn)檔案管理人員的個人情況，直接關(guān)系著信息化建設(shè)程度。據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，目前國內(nèi)房產(chǎn)檔案管理人員的結(jié)構(gòu)組成非常的廣泛，研究生、本科學(xué)歷的從業(yè)人員占比相對較小，其中主要的從業(yè)人員是大中專等學(xué)歷。從上述分析可以看出，目前國內(nèi)房產(chǎn)檔案管理工作水平偏低，信息化建設(shè)和發(fā)展不夠，嚴重制約了房產(chǎn)檔案管理質(zhì)量和效率，并且不利于房產(chǎn)檔案管理工作的順利進行。

1.3 檔案信息收集與檢索手段不斷改進和創(chuàng)新

實踐中可以看的，目前國內(nèi)部分地區(qū)的房地產(chǎn)檔案管理工作中，信息收集和管理方式方法非常的落后。具體而言，就是采用傳統(tǒng)的管理模式進行檔案信息采集和檢索，整個操作流程如同物流倉管，未能將書面檔案信息進行電子化處理，以致于檔案信息大量積累，計算機檢索功能難以有效發(fā)揮作用。對于國內(nèi)很多地區(qū)而言，房地產(chǎn)檔案管理工作中的信息化建設(shè)，需要有質(zhì)的改進，加強房地產(chǎn)檔案信息化管理以及檢索更新，勢在必行。

2 加強房產(chǎn)檔案信息化管理的有效策略

基于以上對當前房產(chǎn)檔案信息化管理過程中存在的主要問題分析，筆者認為要想加強信息化建設(shè)，提高管理水平，可從以下幾個方面著手。

2.1 從思想上真正的重視起來

對于房產(chǎn)檔案信息化管理工作而言，實際操作過程中，說到底還是要依賴檔案管理人員，他們對信息化管理工作的重要以及責任意識的高低，直接關(guān)系著檔案管理工作的信息化建設(shè)成效。就房產(chǎn)檔案管理工作而言，通常比較枯燥、乏味，工作人員的積極性和熱情不容易保險，因此思想上容易放松。針對這一問題，筆者認為應(yīng)當讓管理人員及時更新思想觀念，重新審視和定位現(xiàn)階段的檔案管理工作；信息化技術(shù)手段，已滲入到每一個領(lǐng)域，房產(chǎn)檔案工作也不例外，信息化管理已成必然之勢。在當前的形勢下，我們應(yīng)當立足實際，正視新時代的挑戰(zhàn)，真正的從思想認識上重視起來，樹立現(xiàn)代化、科技化檔案管理意識，將房產(chǎn)檔案管理工作與各項社會活動有機地結(jié)合在一起，并在此基礎(chǔ)上加快檔案管理模式轉(zhuǎn)向，由原來的封閉型模式逐漸轉(zhuǎn)向開放型模式。與此同時，還要對檔案管理人員加強計算機方面的技能管理，尤其在當前通信技術(shù)日新月異的時代背景下，房產(chǎn)檔案管理人員應(yīng)當具備網(wǎng)絡(luò)技能知識，準確了解和把握電子化、網(wǎng)絡(luò)信息傳遞等方面的知識。檔案管理人員不能只是滿足于簡單的知識與技能學(xué)習(xí)，而是應(yīng)當不斷拓寬知識面，加強綜合分析能力培養(yǎng)，對房產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展前沿動態(tài)全面把握。加強個人計算機網(wǎng)絡(luò)方面的知識和技能培訓(xùn)，能夠獨立而又熟練的操作檔案管理軟件，對檔案資料的收集以及存檔和查閱等方面的技術(shù)進行熟悉掌握，能夠根據(jù)客戶需要快速、準確和及時查找到所需的信息資料。

2.2 建立健全房產(chǎn)檔案信息化管理系統(tǒng)

房產(chǎn)檔案信息化管理，并非單純的將手工管理模式直接搬到計算機上，相反其主要是以數(shù)據(jù)或者數(shù)字化的技術(shù)手段，對儲存的信息數(shù)據(jù)進行存儲和應(yīng)用。房地產(chǎn)檔案資料的信息化管理過程中，應(yīng)當構(gòu)建完善的檔案資源共建共享體系，基于互聯(lián)互通的服務(wù)通道，使房地產(chǎn)檔案信息資料實現(xiàn)及時共享。同時，房產(chǎn)檔案管理部門應(yīng)當不斷加強對檔案信息資料的收集管理，房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)應(yīng)當密切結(jié)合其交易系統(tǒng)，其中產(chǎn)生的房地產(chǎn)信息能夠有效進入到房產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)，以此來確保房產(chǎn)資源得以合理應(yīng)用。值得一提的是，對于傳統(tǒng)的房產(chǎn)檔案資源，也應(yīng)當采用現(xiàn)代化的技術(shù)手段進行處理，比如掃描、錄入等，都歸入到房地產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)；在收集到海量的信息資源以后，還應(yīng)當合理分類與組合，并在此基礎(chǔ)上建立科學(xué)合理的信息數(shù)據(jù)庫。目前國內(nèi)房地產(chǎn)市場不穩(wěn)定，頻繁變動的市場行情，要求房產(chǎn)信息必須及時的調(diào)整與更新，房產(chǎn)檔案管理部門的工作壓力非常的大；為了跟上時代的發(fā)展步伐，房產(chǎn)檔案管理部門的管理軟件需及時進行升級換代，房產(chǎn)信息與房屋產(chǎn)權(quán)變動之間應(yīng)當保持同步。

2.3 房產(chǎn)檔案管理工作應(yīng)當朝著全方位以及多元化方向發(fā)展

現(xiàn)階段房產(chǎn)檔案管理工作中，應(yīng)當及時改進服務(wù)模式，以此來確保檔案資料的利用朝著多元化方向發(fā)展，真正體現(xiàn)出現(xiàn)代房產(chǎn)檔案信息化管理的功能和作用。第一，優(yōu)化房產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)，及時更新網(wǎng)站信息，致力于為房產(chǎn)檔案資料利用者提供順暢的信息共享與交流平臺。房產(chǎn)檔案管理部門網(wǎng)站建設(shè)過程中，應(yīng)當多采用一些可直接從網(wǎng)上閱讀的圖文形式，使需求者能夠直接接觸到原始房產(chǎn)檔案，并且查詢某個具體房產(chǎn)檔案信息，比如房屋的坐落地點、建筑面積和布局平面圖等，而且可以根據(jù)要求進行打印。在房產(chǎn)檔案管理過程中，為需求提供服務(wù)，應(yīng)當不受空間和時間的限制，而且能夠多人同時對某個具體檔案信息進行查詢。檔案資料的利用者，可對實踐中遇到的疑問進行網(wǎng)站留言，檔案管理人員可以及時收到反饋信息并進行解答，以此來提高檔案服務(wù)水平。需要強調(diào)的是，房產(chǎn)檔案信息的查詢并非全部開放，其中一些需要深入查詢或者專題檢索以及下載和打印等內(nèi)容，應(yīng)當提供有償服務(wù)；按國家政策和規(guī)定，不能公之于眾的房產(chǎn)資料和信息，應(yīng)當設(shè)置訪問權(quán)限，只有內(nèi)部局域網(wǎng)可以查詢和應(yīng)用。同時，房產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)，還應(yīng)當設(shè)置檢索與搜索功能，這樣有利于使用者及時收集房產(chǎn)信息，而且房產(chǎn)信息的各個要素均可作為檢索點，從而使模糊條件下的檢索功能得以實現(xiàn)。比如，某個房屋的產(chǎn)權(quán)人、坐落位置以及房屋的建筑面積和產(chǎn)權(quán)性質(zhì)等，均可找到準確信息。實踐中可以看到，因房產(chǎn)使用者的主體相對比較復(fù)雜，而且時常面臨著司法查封、房屋租賃以及抵押登記等業(yè)務(wù)信息搜索，所以檔案檢索功能設(shè)置時，應(yīng)當多視角檢索，不僅可以游戲滿足產(chǎn)權(quán)交易需求，而且方便檔案管理部門工作。

3 結(jié)束語

總而言之，房產(chǎn)檔案管理工作關(guān)系著國計民生，在當前的時代背景下，我們應(yīng)當加強檔案信息化建設(shè)，采用現(xiàn)代技術(shù)手段和平臺，提高房產(chǎn)檔案管理水平。

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