Office“審閱”你真的會(huì)用嗎

小凌

Office中的Word和PowerPoint都有“審閱”功能，方便我們對(duì)文檔進(jìn)行各種修改批注，但是很多人只知道審閱的基本用法，一些獨(dú)特實(shí)用的審閱功能卻被忽略了。如某一文檔被反復(fù)修改多次，以至于到最后搞不清到底改了哪些細(xì)節(jié)，這時(shí)該怎么辦？跨語(yǔ)言跨區(qū)域的人審批文檔，如何打通不同語(yǔ)言關(guān)？這些我們都可以通過(guò)審閱功能來(lái)解決（適用于Office 2013及以上版本）。

一鍵定位文檔的修改

有些重要的文檔，比如簽訂的合同，可能會(huì)被多個(gè)人做過(guò)多次的審閱批改，以至于到最后自己都弄不清到底哪些地方被改過(guò)了，這時(shí)審閱的對(duì)比功能就派上用場(chǎng)了。

首先將審閱前后的文檔分別保存，比如一個(gè)存為“審閱前”，一個(gè)存為“審閱后”。然后在Word中，切換到“審閱”選項(xiàng)卡，點(diǎn)擊工具欄上的“比較”，從下拉菜單中選擇“比較”打開(kāi)對(duì)話框。點(diǎn)擊“原文檔”右側(cè)下拉按鈕，可以直接選擇最近編輯的文檔，也可以點(diǎn)擊其后的文件夾圖標(biāo)，瀏覽選擇其他文檔。用同樣的方法選擇修訂后的文檔。點(diǎn)擊左下方的“更多”按鈕（點(diǎn)擊后將變成“更少”）展開(kāi)對(duì)話框，還可以設(shè)置各種不同的比較選項(xiàng)。注意，這一功能不只能比較文字的修改，對(duì)于格式設(shè)置、頁(yè)眉頁(yè)腳等的變化，同樣也能檢測(cè)出來(lái)（圖1）。

設(shè)置完畢，點(diǎn)擊“確定”返回，這時(shí)將同時(shí)出現(xiàn)三個(gè)文檔，右側(cè)分別為原文檔及修訂的文檔，中間則是比較文檔，它通過(guò)紅色粗線顯示修改的大致位置。左側(cè)則顯示具體的修改內(nèi)容，雙擊某一項(xiàng)，則可以精確定位到文檔中修改的位置點(diǎn)。這樣一來(lái)，對(duì)他人所做的任何修改，你都可以做到一目了然（圖2）。

給審閱批注的文字加大號(hào)

默認(rèn)設(shè)置下，Word批注的字體要比正文小一號(hào)，對(duì)于視力不好的人來(lái)說(shuō)，看起來(lái)比較費(fèi)力。通過(guò)幾步設(shè)置，我們可以統(tǒng)一調(diào)整批注字體的大小。

首先切換到“開(kāi)始”選項(xiàng)卡，點(diǎn)擊工具欄“樣式”右下角的小箭頭展開(kāi)樣式列表，在列表中選中“批注文字”項(xiàng)。如果列表中沒(méi)有此項(xiàng)，可先點(diǎn)擊列表下方的“選項(xiàng)”，在打開(kāi)的對(duì)話框中，選擇顯示“所有樣式”（圖3）。確定后返回樣式列表，就可以找到“批注文字”項(xiàng)了，點(diǎn)擊其右側(cè)的下拉箭頭，從彈出的菜單中選擇“修改”，再在打開(kāi)的對(duì)話框中為批注樣式設(shè)置大一號(hào)的字體就可以啦（圖4）。

審閱打通語(yǔ)言關(guān)

如果審閱批注文檔的人來(lái)自不同的地方，他們可能會(huì)使用不同的語(yǔ)言，如簡(jiǎn)體漢字、繁體漢字、英文等，這時(shí)有可能會(huì)造成閱讀障礙（圖5）。好在Word審閱提供了翻譯轉(zhuǎn)換工具，可以助我們打通語(yǔ)言關(guān)。

如果批注是外語(yǔ)，選中之后，點(diǎn)擊工具欄上的“翻譯”按鈕，選擇“翻譯所選文字”（圖6），即可在右側(cè)打開(kāi)信息窗格，給出翻譯信息了。在這個(gè)窗格中，可以為幾十種不同的語(yǔ)言進(jìn)行互譯（圖7）。

簡(jiǎn)繁互轉(zhuǎn)相對(duì)來(lái)說(shuō)就更簡(jiǎn)單，切換到“審閱”選項(xiàng)卡后，選中要轉(zhuǎn)換的批注文字，然后點(diǎn)擊工具欄上的“繁轉(zhuǎn)簡(jiǎn)”或“簡(jiǎn)轉(zhuǎn)繁”，即可秒轉(zhuǎn)換。這一技巧，有時(shí)可用于PPT的美化中，制作PPT的過(guò)程中使用簡(jiǎn)體編輯文字非常方便，等編輯完成，為了美觀，有時(shí)可以將簡(jiǎn)體轉(zhuǎn)換成繁體。按Ctrl鍵不放，全選PPT中的文字（圖8），再切換到“審閱”選項(xiàng)卡中，點(diǎn)擊“簡(jiǎn)轉(zhuǎn)繁”即可得到不一樣美觀的幻燈片了（圖9）。

去掉煩人的審閱波浪線

Office有一項(xiàng)智能技術(shù)，對(duì)疑似錯(cuò)誤的文字會(huì)用波浪線標(biāo)示出來(lái)，紅色波浪線表示錯(cuò)誤，藍(lán)色波浪線表示不是很正確。不過(guò)Office經(jīng)?！白宰髀斆鳌?，比如在Word中打開(kāi)《紅樓夢(mèng)》，會(huì)看到滿篇的紅藍(lán)波浪線，非常煩人。雖然可以一一右擊，選擇“忽略一次”，但下次打開(kāi)文檔它們還會(huì)出現(xiàn)。

這里有一個(gè)一勞永逸的方法解決它。在Word中（如無(wú)特殊說(shuō)明，所有方法在PowerPoint中也通用），點(diǎn)擊切換到“審閱”選項(xiàng)卡中，再點(diǎn)擊工具欄中的“語(yǔ)言”，從下拉菜單中選擇“設(shè)置校對(duì)語(yǔ)言”，在打開(kāi)的對(duì)話框中，勾選“不檢查拼寫(xiě)或語(yǔ)法”，點(diǎn)擊“設(shè)為默認(rèn)值”，并在彈出的提示框中點(diǎn)擊“是”確認(rèn)即可（圖10）。現(xiàn)在回到文檔中，所有的波浪線都沒(méi)有了，清爽多了吧。當(dāng)需要恢復(fù)的時(shí)候，同上操作，進(jìn)行反向選擇即可。