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      簡(jiǎn)單高效 Excel空白行列增減有道

      2017-08-31 01:58:58俞木發(fā)
      電腦愛(ài)好者 2017年16期
      關(guān)鍵詞:行列原始數(shù)據(jù)內(nèi)置

      俞木發(fā)

      就地取材 用好Excel的內(nèi)置功能

      對(duì)于空白行列的添加,用Excel已經(jīng)內(nèi)置的一些組件可以快速實(shí)現(xiàn)。比如在制作單詞列表數(shù)據(jù)時(shí),為了便于查看和遮擋背誦,現(xiàn)在需要在原來(lái)的單詞列表中插入空白行進(jìn)行間隔,此時(shí)利用Excel內(nèi)置功能就可以輕松實(shí)現(xiàn)(圖1)。

      首先在E2、F3輸入1、2數(shù)值,接著選中“E2:F3”數(shù)組向下填充到原始數(shù)據(jù)的末行,使得數(shù)據(jù)和E列、F列輸入的數(shù)值錯(cuò)開(kāi)排列。選中E2:F11,按下F5點(diǎn)擊“定位條件”,定位條件選擇“空值”(圖2)。

      這樣E2:F11的所有空白單元格都會(huì)被選中,點(diǎn)擊“開(kāi)始→插入→單元格→插入工作表行”,Excel就會(huì)在每行的間隔插入空行了,最后將E、F輔助列刪除即可(圖3)。

      上述方法是添加插入空白行,如果要插入空白列,同上先在原始數(shù)據(jù)最后一行輸入輔助數(shù)據(jù),比如本例是A12→D12,依次輸入1、2、3、4,E12→H2輸入1.1、2.1、3.1、4.1(圖4)。

      點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)→排序和篩選→自定義排序”,在打開(kāi)的排序窗口中點(diǎn)擊“選項(xiàng)→按行排序”,主要關(guān)鍵字選擇“行12”(即自定義的輔助行),排序依據(jù)為“數(shù)值”,排序的方式選擇為“升序”(圖5)。

      這樣完成數(shù)據(jù)的排序后就會(huì)自動(dòng)在每列之間添加一個(gè)空白列,按提示將輔助行刪除即可(圖6)。

      通過(guò)上述操作可以看到,空白行列的添加主要是借助添加輔助行、列的方法實(shí)現(xiàn),對(duì)于行的添加是通過(guò)在原始數(shù)據(jù)的列尾添加錯(cuò)開(kāi)輔助數(shù)據(jù),然后通過(guò)排序?qū)崿F(xiàn),如果要插入多行則錯(cuò)開(kāi)相應(yīng)行數(shù)據(jù)即可??瞻琢袆t在原始數(shù)據(jù)的行尾添加對(duì)應(yīng)列數(shù)的輔助行數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)。大家可以根據(jù)自己的數(shù)據(jù)實(shí)際情況完成空白行列的添加。

      一步到位 VBA腳本快速實(shí)現(xiàn)行列添加

      上述增加輔助行列的方法雖然操作簡(jiǎn)單,但是對(duì)于很多追求效率的朋友來(lái)說(shuō),還是略顯繁瑣。對(duì)于這類朋友,還可以借助VBA腳本實(shí)現(xiàn)空白行列的一鍵添加。

      要在上述示例中插入空白列,點(diǎn)擊“開(kāi)發(fā)工具→VB→插入→模塊”,在打開(kāi)的窗口中將下列代碼粘貼到空白處,這樣保存后就會(huì)添加一個(gè)名為“插入空白列”的宏腳本(圖7):

      Sub 插入空白列()

      For i = 1 To 3

      Cells(1, 2 * i).Select

      Selection.EntireColumn.Insert

      Next i

      End Sub

      代碼解釋:

      For i = 1 To 3 :本例表示只插入3列空白列,具體數(shù)值請(qǐng)根據(jù)自己的實(shí)際數(shù)據(jù)選擇。

      Cells(1, 2 * i).Select:表示在第一行,2*i列處插入空白列進(jìn)行間隔

      S e l e c t i o n . E n t i r e C o l u m n . I n s e r t:EntireColumn表示插入的是列,如果是插入行則使用EntireRow代碼。

      保存后返回原始數(shù)據(jù)窗口,點(diǎn)擊“開(kāi)發(fā)工具→宏→插入空白列→執(zhí)行”,執(zhí)行這個(gè)宏后就會(huì)在原來(lái)的列之間插入一個(gè)空白列了(圖8)。

      如果是插入空白行,輸入下列的代碼即可:

      Sub 插入空白行()

      For i = 1 To 10 ,表示插入10個(gè)空行

      Cells(2 * i, 1).Select

      Selection.EntireRow.Insert ,表示插入的是空行

      Next i

      End Sub

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