淺談“郵件合并”在學(xué)校工作中的應(yīng)用

葉生玲

【內(nèi)容摘要】工作中經(jīng)常會(huì)處理一些類似的文件，這些文件只是數(shù)據(jù)不同，對(duì)于這些文件我們可以通過(guò)軟件Word中的郵件合并功能的使用，來(lái)提高文件處理效率，事半功倍。具體步驟是：制作主文檔模板；準(zhǔn)備好數(shù)據(jù)源；進(jìn)行郵件合并。

【關(guān)鍵詞】郵件合并 應(yīng)用 Word Excel

在學(xué)校日常工作中，我們會(huì)遇到學(xué)生的錄取通知書、獎(jiǎng)狀榮譽(yù)證書、職工的個(gè)人信息、學(xué)生成績(jī)報(bào)告單、學(xué)生體檢回執(zhí)單、學(xué)生證等等，這些文件格式都相同，只是涉及到具體的個(gè)人信息、數(shù)據(jù)有變化，以往都是由人工填寫，很是費(fèi)時(shí)且不能保證正確率。如何改善這一狀況，提高工作效率呢？“郵件合并”是軟件“Word”的“工具”菜單的一項(xiàng)強(qiáng)大功能，我們要將此功能“Excel”結(jié)合使用，便能輕松、準(zhǔn)確且快速地完成這些任務(wù)。下面結(jié)合自己在工作中的使用情況，談?wù)勦]件合并是如何在學(xué)校信息管理中應(yīng)用的。

郵件合并功能不是只有收發(fā)郵件的功能，而是Office中word提供的一項(xiàng)高級(jí)功能。它把數(shù)據(jù)從指定的數(shù)據(jù)源中提取出來(lái)，放在主文檔中用戶指定的位置。首先打開Office，建立一個(gè)Word，另外再建立一個(gè)Excel信息的數(shù)據(jù)源（該源應(yīng)該包括充分的數(shù)據(jù)信息——如填寫的收件人、發(fā)件人、郵編等信息）。然后我們就可以使用此功能在主文檔中插入相關(guān)的信息，生成一個(gè)信息更加完善的文件，此外用戶可以將其保存，可以把Word文檔打印出來(lái)，或通過(guò)Email形式發(fā)出去。這個(gè)名稱是在最初批處理郵件文檔時(shí)提出來(lái)的，故名“郵件合并”。

郵件合并就這三個(gè)基本步驟，只要了解其中的操作流程，就可以利用這一功能來(lái)完成批量很多文檔。

1.主文檔模板的制作

信函、email、傳真、信封等不同的模板在Word郵件合并中都有，用戶可以根據(jù)不同的功能選擇，使用不同的模版。該文檔包含對(duì)于合并后的文檔版本都相同的文本和圖形，如果主文檔是自己設(shè)定的格式和排版樣式，選普通Word 文檔就行了。

學(xué)生證的大致樣式，也就是主文檔的模式，這里我們形象地稱之為“常量”。

2.準(zhǔn)備好數(shù)據(jù)源

如果把主文檔稱作為“常量”的話，學(xué)生姓名、性別、照片等均為要填寫的內(nèi)容便為數(shù)據(jù)源，我們可稱之為“變量”。數(shù)據(jù)源是郵件合并實(shí)現(xiàn)最重要的前提條件，是帶標(biāo)題行的數(shù)據(jù)記錄表，即數(shù)據(jù)庫(kù)表，可以是Excel格式，也可以是Access和Vfp格式。我們應(yīng)該選擇“被SQL語(yǔ)句操作控制的語(yǔ)句”作為數(shù)據(jù)源，因?yàn)猷]件合并其實(shí)就是一個(gè)數(shù)據(jù)查詢和顯示的工作。建立的“學(xué)生信息表”，我們也可稱之為變量。

做表之前我們要準(zhǔn)備相關(guān)的數(shù)據(jù)，如學(xué)生的照片，根據(jù)他們的學(xué)號(hào)重新編出新的學(xué)號(hào)，或按學(xué)號(hào)來(lái)進(jìn)行命名也可，將其存放在相關(guān)磁盤的文件夾，如“L：＼學(xué)生信息”。需要注意的是，我們要將學(xué)生的姓名、學(xué)號(hào)、班級(jí)與照片的序號(hào)一一對(duì)應(yīng)，雖然真實(shí)的圖片并不需要插入在照片一欄，但是卻需要輸入與對(duì)應(yīng)照片的磁盤地址，比如“L：＼＼照片＼＼160001.jpg”，值得注意是斜杠是雙反斜杠（＼＼），完成相關(guān)工作可將該工作簿重命名為“學(xué)生信息”以與前面的文件相區(qū)別。

3.進(jìn)行郵件合并

首先弄清兩個(gè)概念：合并域和合并文檔；合并域是指在主文檔中插入的占位符，合并文檔是指將郵件合并主文檔和地址列表合并后生成的結(jié)果文檔，結(jié)果文檔可以是打印結(jié)果文檔，也可以是包含合并結(jié)果后的新的Word文檔。

主文件生成的份數(shù)由表格中的記錄行數(shù)決定，“郵件合并向?qū)А睍?huì)幫助用戶合并完成相關(guān)任務(wù)。步驟：打開新建文檔，在“工具”欄中下拉菜單選中“信函與郵件”中子菜單之“郵件合并”選項(xiàng)，點(diǎn)擊“下一步”，選擇“使用當(dāng)前文檔”選項(xiàng)。點(diǎn)擊“選擇收件人”中的“使用現(xiàn)有列表”選項(xiàng)，將“選取數(shù)據(jù)源”的對(duì)話框打開。在該對(duì)話框里面，定位到剛才填寫的Excel2010 表格文件所在的路徑并選擇該文件。

依次點(diǎn)擊“下一步”，選取“其他項(xiàng)目”在主文檔中相應(yīng)的位置插入：“姓名、性別、班級(jí)、學(xué)生號(hào)”。特別說(shuō)明在照片一欄插入照片信息時(shí)，不能沿用以上的操作。我們?cè)谝迦雸D片的位置，插入一個(gè)域，通過(guò)域來(lái)調(diào)用Excel 數(shù)據(jù)源中的圖片地址，再通過(guò)域?qū)⑦@個(gè)地址解析成圖片——這就是插入圖片的原理。

操作步驟是：在需要插入圖片位置點(diǎn)擊鼠標(biāo)，同時(shí)Ctrl+F9，在插入域就能看到兩個(gè)“{ }”在閃爍。在光標(biāo)處輸入：INCLUDEPICTURE""（英文狀態(tài)下的雙引號(hào)），此英文狀態(tài)下的雙引號(hào)很重要，否則會(huì)造成生成的文檔中圖片解析地址錯(cuò)誤。我們將光標(biāo)點(diǎn)擊在英文雙引號(hào)中間，再次點(diǎn)擊“插入合并域”，選中圖片所在的字段，存放字段是“照片”。將其選中并點(diǎn)擊“插入”，如下圖：點(diǎn)擊生成新文檔，此時(shí)我們是看不到照片的，只有使用“Ctrl+ A”全選新生成的文檔，再按“F9”刷新域，就能得到我們預(yù)想的正確的“圖片+文檔”文件。

通過(guò)按“F9”鍵，顯示插入的域，我們就能看到插圖是否成功，效果如何。如果達(dá)到自己設(shè)計(jì)的效果，用戶點(diǎn)擊文檔。這一步非常關(guān)鍵，因?yàn)槿绻谁h(huán)節(jié)如果出問(wèn)題，我們將不得不重新操作一遍。但是軟件版本對(duì)此功能是有要求的，如果Word是2007版本，即便保存后也可以正確解析圖片地址，不會(huì)出現(xiàn)Word2003中的圖片顯示出錯(cuò)的情況。

將Word文檔與Excel等數(shù)據(jù)庫(kù)建立關(guān)聯(lián)是郵件合并的本質(zhì)所在，通過(guò)“跨界”達(dá)到相互補(bǔ)充有效混搭，從而實(shí)現(xiàn)了小型的信息管理系統(tǒng)的構(gòu)建。

（作者單位：江蘇省徐州市銅山區(qū)茅村鎮(zhèn)中心中學(xué)）