關(guān)于加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的幾點思考

陳常軍?孫張峰

[摘 要]檔案信息化是國家信息化戰(zhàn)略在檔案領(lǐng)域的具體體現(xiàn)，是檔案事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)。現(xiàn)代社會已進(jìn)入信息的高速公路時代，電腦、多媒體逐漸走進(jìn)各行各業(yè)，成為各項工作中不可缺少的好助手，檔案工作的信息化管理已是必然趨勢，采用現(xiàn)代化信息技術(shù)改造傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)，不斷適應(yīng)數(shù)字環(huán)境下檔案活動的發(fā)展變化、提升檔案管理水平和服務(wù)效率，最大限度地滿足社會檔案需求，是檔案信息化工程建設(shè)的主要目的。

計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展促進(jìn)了檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，數(shù)據(jù)庫技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)存儲等各種信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，為檔案信息資源的科學(xué)保管和開發(fā)利用創(chuàng)造了前所未有的技術(shù)條件，網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施不斷改進(jìn)完善也為檔案信息化建設(shè)創(chuàng)造了良好的硬件環(huán)境；同時實現(xiàn)檔案信息資源共享，為社會提供全面、準(zhǔn)確、快速、方便的檔案信息服務(wù)提供保障。

[關(guān)鍵詞]計算機(jī)；信息化建設(shè)人才

一、領(lǐng)導(dǎo)重視群眾參與是檔案管理信息化建設(shè)的根本保證

近年來，要求“協(xié)同政務(wù)”、“一站式服務(wù)”的群眾呼聲日益高漲，通過政府自上而下的大力推進(jìn)信息化建設(shè)，各級領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)識水平得到很大提高，特別是一些直接涉及民生領(lǐng)域，如人力資源和社會保障等政府民生部門，業(yè)務(wù)種類多，覆蓋面大，要讓領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識檔案信息化的重要性，認(rèn)識到檔案信息化對企業(yè)各項事業(yè)創(chuàng)新與發(fā)展的重要性，切實把檔案信息化提高到政府改革的高度來對待，把檔案工作落實到實處，把檔案工作納入主要領(lǐng)導(dǎo)的議事日程，納入部門的考核，納入檔案人員的職責(zé)范圍。做到領(lǐng)導(dǎo)保證、人員保證、時間保證、經(jīng)費保證。

二、發(fā)展信息管理平臺的一體化建設(shè)是檔案管理信息化的必要條件

文件、檔案一體化管理的技術(shù)保障是計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為代表的信息技術(shù)。數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用和推廣簡化了文件、檔案管理的工作程序、提高了文件、檔案管理的工作效率，并且也改變了文件的生成方式和載體性質(zhì)。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的出現(xiàn)改變了文件運轉(zhuǎn)的的方式和特點。這些都使得文檔一體化管理有了實現(xiàn)的技術(shù)基礎(chǔ)。

針對檔案數(shù)量的增加，檔案部門面臨著沉重的庫房壓力，檔案人員工作量加大以及檔案自然老化和人為損害的難題，這就需要使用大容量的檔案存儲載體和依靠網(wǎng)絡(luò)共享檔案資源。利用計算機(jī)的磁盤存儲系統(tǒng)和光盤存儲系統(tǒng)，特別是光盤存儲系統(tǒng)，可以解決檔案信息存儲難的問題。采用高容量的存儲載體不但可減輕管理人員的工作量，而且能提高檔案工作效率。

五蓮縣人社局統(tǒng)一檔案管理平臺。以“OA”為基礎(chǔ)，在OA辦公系統(tǒng)平臺中，文件承辦完后，通過一個數(shù)據(jù)接口，將需歸檔的文件材料自動轉(zhuǎn)入檔案管理系統(tǒng)中，實行文件和檔案一體化管理。OA辦公系統(tǒng)平臺是一個功能完善，操作簡單，兼容性和安全保密性強(qiáng)的檔案管理系統(tǒng)，對硬件設(shè)備要求相對較低，具有管理實體文件、檔案目錄和電子文件、檔案原文的雙重功能，能根據(jù)單位的自身職能特點和專業(yè)信息要求制定數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，并隨著業(yè)務(wù)處理平臺的變化而改變工作方法，提高工作效率。各科室可以通過本單位局域網(wǎng)，對本單位的文件及檔案資料進(jìn)行查詢利用，充分借助OA辦公系統(tǒng)平臺的基礎(chǔ)，實現(xiàn)文件數(shù)據(jù)庫和檔案數(shù)據(jù)庫的信息資源共享，提供給各級領(lǐng)導(dǎo)及業(yè)務(wù)人員利用，并從系統(tǒng)的角度出發(fā)，對文件工作和檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃和科學(xué)管理，使之實現(xiàn)系統(tǒng)化和規(guī)范化，以期發(fā)揮各自及總體最大效能，從而提高各類機(jī)構(gòu)管理效能。

三、強(qiáng)檔案信息化人才隊伍建設(shè)是信息化檔案建設(shè)的保障。

檔案管理信息化對檔案管理人員來說是一個全新的領(lǐng)域，需要學(xué)習(xí)計算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)，需要學(xué)習(xí)檔案管理信息化規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)，需要和計算機(jī)系統(tǒng)管理人員溝通，并參與到管理系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)用中去。加強(qiáng)對檔案業(yè)務(wù)人員應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法的培訓(xùn)，普及信息技術(shù)知識，提高檔案業(yè)務(wù)人員掌握和運用現(xiàn)代化技術(shù)的技能，堅持把檔案信息化建設(shè)相關(guān)的計算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)知識、數(shù)字化技術(shù)知識、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識、現(xiàn)代管理技術(shù)知識等列入培訓(xùn)計劃，是強(qiáng)化檔案信息化人才隊伍建設(shè)的前提和保障。根據(jù)檔案管理信息化進(jìn)程的需要，要通過培養(yǎng)人才、引進(jìn)一些素質(zhì)高、熱愛檔案事業(yè)、專業(yè)技術(shù)知識和實踐經(jīng)驗豐富的人才來從事檔案事業(yè)，做好收集和分析檔案利用效果的信息工作，為了解社會和生產(chǎn)部門對檔案的需求的走向，分析掌握檔案利用動態(tài)，不斷改進(jìn)和加強(qiáng)自身工作奠定基礎(chǔ)，同時也是提高服務(wù)質(zhì)量的一條重要途徑。

四、積極充分利用好現(xiàn)有信息化資源是重要的過渡

要利用現(xiàn)有信息化資源克服“等”的思想。要利用現(xiàn)有計算機(jī)設(shè)備已可以把現(xiàn)有的檔案資料從“零”開始，不能因為檔案管理高科技的信息化設(shè)備不到位便將現(xiàn)在的所有檔案材料藏于“死庫”，把檔案資源逐步推廣信息化，如通過普通的辦公軟件也可以實現(xiàn)按類儲存、實現(xiàn)方便的查詢、提高案卷的質(zhì)量、建立檔案目錄數(shù)據(jù)文件管理等工作。

五、加強(qiáng)檔案信息化的安全管理

電子檔案的網(wǎng)絡(luò)共享服務(wù)要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識，以確保生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動記錄的完整性與信息的安全性。

1.建立規(guī)范的管理機(jī)制。在檔案信息化建設(shè)過程中，為明晰相關(guān)責(zé)任，保障網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)的安全運行，還需要從實際出發(fā)建立規(guī)范的管理機(jī)制。

2.創(chuàng)新檔案管理制度。檔案管理部門應(yīng)該根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應(yīng)信息化建設(shè)的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟；二是制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。

總之，在高科技、信息技術(shù)迅猛發(fā)展的今天，對檔案管理的要求也就會更高，對檔案管理人員的要求也會越來越高。為管理好檔案，就要使管理者與現(xiàn)代技術(shù)二者更好結(jié)合，不斷提高操作、探索、掌握信息技術(shù)的能力。運用嫻熟信息技術(shù)管理檔案，不斷提高檔案管理的質(zhì)量和效率，使它真正成為檔案管理的有效工具，實現(xiàn)它的最大效能。

參考文獻(xiàn)：

[1] 高朝霞.檔案的一體化管理模式淺探[j]《科技創(chuàng)新導(dǎo)報》2011年第18期.