SAP系統(tǒng)中項目管理輔助控制功能的應(yīng)用

孟維

摘要：在SAP系統(tǒng)中主要體現(xiàn)項目管理的業(yè)務(wù)層面是WBS主數(shù)據(jù)、計劃、預(yù)算等方面，但在眾多的項目執(zhí)行過程中越來越多的體現(xiàn)出項目主體控制之下各輔助功能的控制作用。由此趨勢看出項目的輔助管理工具亦不可忽視，具體到SAP系統(tǒng)中PS模塊主要是項目狀態(tài)、項目預(yù)留、里程碑等工具的系統(tǒng)功能的控制及實現(xiàn)。

關(guān)鍵詞：項目管理 輔助功能 SAP PS

中圖分類號：TU229 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號1672-3791（2017）05（c）-0000-00

SAP系統(tǒng)引入中國海油已有10多年的時間。在10多年時間里，無論應(yīng)用的業(yè)務(wù)類型、還是應(yīng)用的企業(yè)數(shù)量看，各類從業(yè)人員到目前已達(dá)到前所未有的水平。SAP項目系統(tǒng)（Project System，以下簡稱PS）模塊作為傳統(tǒng)模塊之一，在最近幾年也得到較為廣泛的應(yīng)用。大到復(fù)雜的大型工程建設(shè)項目，小到只用一個或幾個WBS輔助結(jié)算的單位紛紛把PS模塊作為企業(yè)內(nèi)部以項目管理為運(yùn)作方式的業(yè)務(wù)管理利器。

在SAP系統(tǒng)中主要體現(xiàn)項目管理的業(yè)務(wù)層面是WBS主數(shù)據(jù)、計劃、預(yù)算等方面，但在眾多的項目執(zhí)行過程中越來越多的體現(xiàn)出項目主體控制之下各輔助功能的控制作用。由此趨勢看出項目的輔助管理工具亦不可忽視，具體到SAP系統(tǒng)中PS模塊主要是項目狀態(tài)、項目預(yù)留、里程碑等工具的系統(tǒng)功能的控制及實現(xiàn)。

在SAP系統(tǒng)中PS模塊的項目狀態(tài)管理是基于WBS主數(shù)據(jù)的系統(tǒng)應(yīng)用。SAP系統(tǒng)中PS的狀態(tài)分為兩個層面，即系統(tǒng)狀態(tài)和用戶狀態(tài)。系統(tǒng)狀態(tài)是ERP系統(tǒng)固有的項目狀態(tài)，它體現(xiàn)在項目管理的全生命周期里，利用系統(tǒng)狀態(tài)可以滿足部分項目的管理需求。

（1）項目創(chuàng)建-CRTD：“項目創(chuàng)建”狀態(tài)表示項目在系統(tǒng)中處于初始階段，是創(chuàng)建項目、項目架構(gòu)后自動獲得的狀態(tài)，項目進(jìn)行到其他狀態(tài)的起點(diǎn)。

（2）部分下達(dá)-PREL：可以只對部分WBS下達(dá)進(jìn)入“部分下達(dá)PREL” 狀態(tài)。

（3）預(yù)算激活-ACAV：“預(yù)算激活A(yù)CAV”表示項目預(yù)算可用性控制已激活，將對項目的物資/服務(wù)需求、采購申請、采購訂單、收貨發(fā)貨、其他費(fèi)用記賬等預(yù)算耗用情況進(jìn)行事前、事中、事后的全過程管理。

（4）項目下達(dá)-REL：“下達(dá)”表示系統(tǒng)中的項目或者WBS已經(jīng)被激活，WBS被下達(dá)后對應(yīng)的工作才可以開始進(jìn)行，因為只有下達(dá)狀態(tài)的WBS才可以產(chǎn)生實際的費(fèi)用。

（5）項目鎖定-LKD；“項目鎖定”表示W(wǎng)BS有部分信息在系統(tǒng)中被鎖定，無法修改。在系統(tǒng)中可對WBS的描述、日期、計劃、預(yù)算等信息分別進(jìn)行鎖定，使其無法被不相關(guān)的人員修改。

（6）技術(shù)關(guān)閉-TECO：“技術(shù)性關(guān)閉”表示從項目實施的角度已經(jīng)完成，但是會發(fā)生財務(wù)費(fèi)用后續(xù)處理的項目狀態(tài)。當(dāng)項目結(jié)算完成但是財務(wù)尚未進(jìn)行決算轉(zhuǎn)資、置于“技術(shù)性關(guān)閉狀態(tài)”時，無法在系統(tǒng)中進(jìn)行合同的創(chuàng)建、確認(rèn)、付款等相關(guān)的操作，只能進(jìn)行財務(wù)上的調(diào)整。

（7）關(guān)閉標(biāo)志-CLSD：“關(guān)閉標(biāo)志”表示項目轉(zhuǎn)資已經(jīng)完成，進(jìn)行項目關(guān)閉后將無法對此項目進(jìn)行任何修改操作了。

不能用系統(tǒng)狀態(tài)滿足的管控需求，我們采用可定制的用戶狀態(tài)來滿足。用戶狀態(tài)具備較高的靈活性，可根據(jù)客戶的特殊需要通過配置實現(xiàn)管控。把用戶狀態(tài)與系統(tǒng)狀態(tài)相結(jié)合，就能滿足項目全生命周期狀態(tài)管理的需求，不但在系統(tǒng)中明確顯示了項目所處的各個階段，也可以設(shè)置是否允許發(fā)生費(fèi)用、是否允許調(diào)整架構(gòu)等配置，實現(xiàn)了項目各階段的管控要求。

在SAP系統(tǒng)中PS模塊的項目預(yù)留主要是基于WBS的預(yù)留和基于網(wǎng)絡(luò)的預(yù)留。WBS元素的預(yù)留是項目專用預(yù)留，意味著專買專用，也就是說不會去考慮正常庫存中是否能滿足這個需求，一定要進(jìn)行專門的采購或生產(chǎn)，這種方式適用于項目的專用物資。例如項目上往往需要很多物資及備品備件，不同項目上需求的型號規(guī)格不一樣，由于型號規(guī)格太多了又不能窮舉，因此無法通過編碼來區(qū)分不同的物資。這時候通過WBS元素預(yù)留可以明確這個物資是某項目專用的，是要單獨(dú)進(jìn)行采購或生產(chǎn)的，這樣即使庫存有存貨，也不會去考慮。

網(wǎng)絡(luò)預(yù)留則是通用預(yù)留，就是說這個需求只要正常庫存有，就不需要進(jìn)行采購或生產(chǎn)了，直接從庫存領(lǐng)用就可以了，適用于通過物料編碼可以直接對應(yīng)到實際物品的這種模式。對于網(wǎng)絡(luò)作業(yè)下掛接組件生成的預(yù)留，如果需要預(yù)留計劃值占用預(yù)算，可以對以下配置點(diǎn)進(jìn)行配置。配置路徑 ：項目系統(tǒng)->結(jié)構(gòu)->網(wǎng)絡(luò)->網(wǎng)絡(luò)的設(shè)置->維護(hù)網(wǎng)絡(luò)類型；當(dāng)勾選“計劃”復(fù)選框時，網(wǎng)絡(luò)預(yù)留的計劃值不占用預(yù)算；當(dāng)不勾選“計劃”復(fù)選框時，網(wǎng)絡(luò)預(yù)留的計劃值占用預(yù)算。該計劃占用預(yù)算是在物料組建一掛接網(wǎng)絡(luò)時，物料主數(shù)據(jù)帶入的價格就已占用預(yù)算。那么后續(xù)發(fā)貨價格不符時，關(guān)閉網(wǎng)絡(luò)才釋放多余計劃價格占用的預(yù)算。關(guān)于物料計劃價格，應(yīng)該用標(biāo)準(zhǔn)價，這樣實際成本不變，預(yù)算管控比較準(zhǔn)。用移動平均價，變化大，實際成本耗用預(yù)算差異大，預(yù)算管控不準(zhǔn)。網(wǎng)絡(luò)計劃值可以通過CN41N里更改布局選取需要的字段信息查看，或是通過S_ALR_87013556 - 資金概覽報表進(jìn)行查詢。

在SAP系統(tǒng)中PS模塊對項目中重大事件或節(jié)點(diǎn)的觸發(fā)及管控可以通過WBS和里程碑相結(jié)合，更好地實現(xiàn)項目重大事件和節(jié)點(diǎn)的信息化控制。在SAP的項目管理中，里程碑常被用于標(biāo)識一個重要階段的事件。例如完成一個項目的特定狀態(tài)，可以通過維護(hù)里程碑的描述性的短文本實現(xiàn)。如果需要還可以在里程碑上維護(hù)一個長文本和計劃日期，這些數(shù)據(jù)信息是用來補(bǔ)充里程碑的目地或功能。當(dāng)實際日期被輸入后這些信息就會形成系統(tǒng)憑證，輸入了實際日期就代表對里程碑進(jìn)行了一次確認(rèn)。但需要注意在SAP PS中，里程碑不能用于控制WBS元素和作業(yè)的時間計劃。

在標(biāo)準(zhǔn)結(jié)構(gòu)和實施結(jié)構(gòu)中，可以創(chuàng)建任意數(shù)量的里程碑在WBS和作業(yè)上，系統(tǒng)會自動分配一個唯一的號碼在每個里程碑上。系統(tǒng)提供了用CN11來創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)里程碑的功能，在正式項目中可以方便的復(fù)制標(biāo)準(zhǔn)里程碑。創(chuàng)建好里程碑后，我們可以把里程碑分配給WBS。一旦分配完成并保存，系統(tǒng)就可以顯示里程碑分配到WBS后的詳細(xì)信息。當(dāng)里程碑信息被分配到WBS后，系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)報表可以通過“用途”來分析這些里程碑?dāng)?shù)據(jù)，可以通過顏色的高亮來提醒這些里程碑的計劃日期已經(jīng)過去了還是將要到期或者馬上觸發(fā)。

當(dāng)用里程碑創(chuàng)建開票計劃在WBS或銷售訂單上或發(fā)票計劃在作業(yè)上時，系統(tǒng)將提供里程碑的時間和計劃百分比集成功能（要求SALES DOC DATE的標(biāo)識是被勾選上的）。當(dāng)里程碑維護(hù)完成后，這個日期可以自動傳遞到開票或發(fā)票計劃中去。在此基礎(chǔ)之上，如需要更詳細(xì)的說明收入和成本計劃，可以采用里程碑的用戶自定義字段功能來實現(xiàn)。

具體到項目里程碑用于做開票計劃時，先要維護(hù)里程碑用途。自己定義一個用途，比如維護(hù)一個開票計劃，同時維護(hù)計劃類型和日期類別。完成基礎(chǔ)設(shè)置之后，要在前臺的項目構(gòu)造器中創(chuàng)建一個里程碑，注意用途選擇我們剛剛定義的那個開票計劃，同時要將銷售憑證日期的鉤打上。維護(hù)基本固定日期，這個日期會被帶到銷售訂單中成為開票計劃日期。在SAP系統(tǒng)中銷售分銷模塊的銷售訂單中維護(hù)發(fā)票計劃，通過VA02打開銷售訂單后，雙擊行項目，選中出具發(fā)票計劃，第一次進(jìn)入時系統(tǒng)會根據(jù)你在賬戶分配里面維護(hù)的WBS自動彈出選擇界面。點(diǎn)擊對勾后會把你的里程碑計劃帶出來，選擇復(fù)制后會自己完成發(fā)票計劃。這時候發(fā)票計劃是處于‘02凍結(jié)狀態(tài)，當(dāng)我們在項目構(gòu)造器對此里程碑維護(hù)了實際日期后，凍結(jié)標(biāo)識會自動刪除，允許進(jìn)行實際開票了。

關(guān)于里程碑的趨勢分析功能要求在SAP PS中啟用項目里程碑版本，并且勾選“趨勢分析”這個標(biāo)識后，可以通過表格和圖形的方式分析追述里程碑節(jié)點(diǎn)。里程碑上的計劃時間和計劃完成的百分比可以用于確認(rèn)完成的計劃時間和計劃完成百分比，當(dāng)里程碑記錄了實際時間，就可以用完工百分比功能體現(xiàn)實際完工百分比了。在用戶使用過程中可以通過“固定日期”這個字段指定里程牌的計劃日期，并傳遞到被分配的WBS元素的計劃時間。在這種情況下，系統(tǒng)中可以選擇里程碑的時間是被傳遞到開始時間或結(jié)束時間。同時如果參考了WBS的時間區(qū)間，那么當(dāng)WBS的時間變化時里程碑的時間也會跟著自動變化，但是固定日期是不會隨WBS的時間變化而變化的。

在啟動工作流任務(wù)功能中必須指明這個參數(shù)用于觸發(fā)工作流啟動，前提是要定義好工作流。在里程碑中系統(tǒng)允許通過選擇“字段”來確認(rèn)使用哪一個功能，當(dāng)維護(hù)好里程碑的實際時間或狀態(tài)后，系統(tǒng)會自動觸發(fā)已選擇的功能。若想接合系統(tǒng)狀態(tài)變化觸發(fā)功能時，要求用戶必須指明是設(shè)置狀態(tài)還是撤銷狀態(tài)，或者兩種方式都會觸發(fā)功能。

由此可見，無論是項目狀態(tài)、項目預(yù)留還是里程碑功能都是基于項目管理模塊WBS主數(shù)據(jù)為使用基礎(chǔ)的項目結(jié)構(gòu)和參數(shù)配置保障下PS模塊的重要輔助功能。他們不僅是在系統(tǒng)上豐富了項目管理的信息化使用手段，更為項目管理與物資管理、銷售分銷、工作流等SAP系統(tǒng)的其他模塊和功能提供了更為廣闊的集成空間。

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