高校政府采購部門微信公眾平臺的應(yīng)用

吳冠儀

(上海交通大學(xué) 招投標(biāo)與政府采購辦公室，上海 200240)

·儀器設(shè)備供應(yīng)與管理·

高校政府采購部門微信公眾平臺的應(yīng)用

吳冠儀

(上海交通大學(xué) 招投標(biāo)與政府采購辦公室，上海 200240)

為提高高校政府采購信息化應(yīng)用水平和服務(wù)教學(xué)的質(zhì)量，針對“互聯(lián)網(wǎng)+政府采購”時(shí)代高校政府采購現(xiàn)狀，利用微信公眾平臺的優(yōu)勢，將微信公眾平臺應(yīng)用于高校政府采購，從微信公眾平臺在推介部門服務(wù)信息、提高儀器設(shè)備政府采購工作質(zhì)量、實(shí)現(xiàn)部門信息服務(wù)多元化等方面探索、實(shí)踐微信公眾平臺的應(yīng)用；指出微信公眾平臺運(yùn)行中存在的不足，提出打造優(yōu)良微信服務(wù)團(tuán)隊(duì)、提供特色服務(wù)、加強(qiáng)智能化建設(shè)和豐富平臺功能等建議，完善高校政府采購部門的微信公眾平臺，從而全面提高政府采購部門的服務(wù)質(zhì)量。

高校; 微信公眾平臺； 政府采購； 招投標(biāo)

0 引 言

高校政府采購是國家財(cái)政政策和政府采購的重要組成部分，2003年末我國高校啟動了政府采購程序[1]。在中央和地方財(cái)政的支持下，高校年新增設(shè)備投入金額不斷增多，推動高校政府采購工作向信息化方向發(fā)展。面對“互聯(lián)網(wǎng)+政府采購”時(shí)代，微信和微信公眾平臺以其獨(dú)特的優(yōu)勢融入人們的日常生活，淡化了工作和休息的界限。這種工作和生活一體化特點(diǎn)，延長了上班族工作的時(shí)空，是政府采購部門改進(jìn)工作的良機(jī)。學(xué)校落實(shí)財(cái)政部辦公廳2016年政府采購工作要點(diǎn)，“加快推進(jìn)政府采購信息化建設(shè)”、“做好政府采購宣傳和研究工作”[2]，探索微信公眾平臺在高校政府采購部門的應(yīng)用,以全面提高政府采購的服務(wù)質(zhì)量。

1 高校政府采購部門工作的特點(diǎn)

高校不同于國家政府機(jī)關(guān)，其根本任務(wù)是培養(yǎng)人，高校的一切活動應(yīng)當(dāng)以育人為中心，政府采購工作也不例外。由于高校組織結(jié)構(gòu)層級多、管理權(quán)限相對分散、資金來源多元化[3]、編制政府采購預(yù)算和采購計(jì)劃難度大、會計(jì)核算體系復(fù)雜等因素[4]，決定了高校政府采購的特殊性。如儀器設(shè)備采購過程中審批過程繁瑣、需追蹤審批進(jìn)程、采購后需評價(jià)反饋[5]、工作時(shí)效性強(qiáng)、計(jì)劃性差、采購的設(shè)備種類規(guī)格繁多[6]，儀器設(shè)備層次多、非定型、非標(biāo)準(zhǔn)儀器設(shè)備多[7]，面大量小、科技含量高、相同品種規(guī)格需求量少、采購總量大、采購批次多、采購周期長、不同品種和金額的采購時(shí)間不同、專業(yè)性強(qiáng)等特點(diǎn)[8-9]。教學(xué)急需物品能否及時(shí)采購和供應(yīng)，是政府采購始終致力解決的問題。教學(xué)、科研一線師生參與采購一定程度上可以提高儀器設(shè)備的專業(yè)性能，較為快速地確定專用儀器設(shè)備的性能、指標(biāo)，但采購涉及環(huán)節(jié)多、業(yè)務(wù)涉面廣，教學(xué)、科研一線的師生受時(shí)間、精力、經(jīng)驗(yàn)和相關(guān)專業(yè)商務(wù)知識及對國家政策把握等限制，完成采購工作勢必要耗費(fèi)大量的寶貴時(shí)間[10]。為此，以加強(qiáng)信息化應(yīng)用為契機(jī)，利用微信公眾平臺工作-休閑一體化，可消除地域障礙和時(shí)間限制的特點(diǎn)[11]，創(chuàng)新服務(wù)方式，優(yōu)化管理服務(wù)，保證國家經(jīng)費(fèi)使用的規(guī)范性，購進(jìn)滿足國家重點(diǎn)科研項(xiàng)目和教學(xué)發(fā)展需求、質(zhì)優(yōu)價(jià)廉、質(zhì)保放心的儀器設(shè)備、提高采購效率是高校政府采購工作改革[12]的方向。

2 高校政府采購部門微信公眾平臺應(yīng)用現(xiàn)狀

根據(jù)《教育部政府采購管理暫行辦法》，政府采購的組織形式分為“政府集中采購”“部門集中采購”和部屬各單位“分散采購”，采購方式包括公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、單一來源采購、詢價(jià)等其他采購方式[13]。據(jù)此可知，“招投標(biāo)”已為政府采購部門的關(guān)鍵詞，“招采辦”和“招標(biāo)辦”已為政府采購機(jī)構(gòu)的高頻詞。利用智能手機(jī)分別將“招投標(biāo)”“招采辦”和“招標(biāo)辦”作為微信公眾號的查找詞，搜索相關(guān)公眾號、剔除重復(fù)的公眾號，截止到2016年7月25日，共有包含以上三個(gè)字段的微信公眾號190個(gè)，其中高校微信公眾號有7個(gè)，分別是“天津大學(xué)招投標(biāo)管理辦公室”、廣東財(cái)經(jīng)大學(xué)的“廣財(cái)大招投標(biāo)”、西安建筑科技大學(xué)的“西建大招標(biāo)辦”、西安石油大學(xué)的“西石大招標(biāo)辦”“同濟(jì)大學(xué)采購與招標(biāo)管理辦公室”“哈工大威海招標(biāo)辦”和“上海交大招采辦”。

通過查看歷史消息可知成立時(shí)間最早的是創(chuàng)建于2013年12月14日的“西建大招標(biāo)辦”，最晚的是“上海交大招采辦”，其創(chuàng)建于2016年7月1日。閱讀各公眾號發(fā)布的信息可以看出除了“上海交大招采辦”發(fā)布綜合信息外，其余6個(gè)“老牌”招采公眾號仍維持著原來的單一功能：僅發(fā)布校內(nèi)招標(biāo)公告。而“哈工大威海招標(biāo)辦”和“同濟(jì)大學(xué)采購與招標(biāo)管理辦公室”分別在2014年12月和2015年9月后未見更新。從發(fā)帖頻率看,上海交大招采辦每天發(fā)2條推送消息，內(nèi)容從招投標(biāo)信息到行業(yè)動態(tài)均有涉及；從閱讀量看,上海交大招采辦閱讀量低，每篇文章的閱讀量為5人左右,主要因?yàn)槟壳胺劢z數(shù)量只有35人左右。

通過功能介紹可以看出，多數(shù)微信公眾平臺首頁上“功能介紹”的語言表述是從部門導(dǎo)向出發(fā)，而不是從用戶視角出發(fā)[14]。

根據(jù)以上情況可知：將微信公眾平臺應(yīng)用于政府采購部門至今還未引起高校相關(guān)部門的重視；已經(jīng)使用微信公眾平臺的高校，還沒有擺脫“微信公眾號辦成網(wǎng)絡(luò)黑板報(bào)”[15]的情況，平臺建設(shè)方面還有很大的提升空間。因此，實(shí)踐和探究微信公眾平臺在高校政府采購部門的應(yīng)用，是促進(jìn)部門信息化應(yīng)用、提高工作質(zhì)量的一個(gè)值得研究的重要課題。

3 微信公眾平臺的應(yīng)用

微信公眾平臺在高校政府采購部門應(yīng)用的文章至今還未見報(bào)道，但在高校圖書館、政務(wù)、媒體和企業(yè)等多個(gè)領(lǐng)域的應(yīng)用較多[16]。借鑒前人的經(jīng)驗(yàn)，從用戶視角出發(fā)將微信公眾平臺應(yīng)用在高校政府采購部門。

3.1推介部門服務(wù)信息

高校政府采購部門負(fù)責(zé)教學(xué)、科研儀器設(shè)備等的購進(jìn)工作，其作用相當(dāng)于“第三方服務(wù)平臺”，創(chuàng)新服務(wù)方式、提升服務(wù)內(nèi)涵、簡化工作程序、提高服務(wù)效率是服務(wù)教學(xué)的落腳點(diǎn)。

(1) 巧用“自動回復(fù)數(shù)字”鍵。目前我國各高校負(fù)責(zé)政府采購機(jī)構(gòu)的名稱尚不統(tǒng)一，負(fù)責(zé)政府采購的部門名稱各不相同。給儀器設(shè)備的“需求側(cè)”和“供給側(cè)”雙方，查找政府采購管理部門的服務(wù)信息帶來一定程度上的不便。這就要求相當(dāng)于“第三方服務(wù)平臺”的政府采購部門，通過有效推介方式主動告知“求、供”雙方本部門服務(wù)信息，網(wǎng)站是常用的方式，但對于高校機(jī)構(gòu)設(shè)置中非獨(dú)立設(shè)置的采購部門，用戶查找并不方便。微信公眾平臺強(qiáng)大的社交網(wǎng)絡(luò)特點(diǎn)可彌補(bǔ)其不足。針對以往工作的“第三方服務(wù)平臺”主要以文件、通知、郵件等為信息傳遞方式，無法避免信息傳遞延時(shí)性不足，容易造成“求、供”雙方因特殊原因不能在第一時(shí)間獲得政府采購部門發(fā)布的信息，由此造成因準(zhǔn)備時(shí)間不足而影響儀器設(shè)備的采購。利用微信公眾平臺通訊即時(shí)性的優(yōu)勢推介部門服務(wù)功能可解決上述問題。如用戶首次關(guān)注公眾號時(shí)，在歡迎詞后面設(shè)置指定數(shù)字來引導(dǎo)咨詢?；貜?fù)“1”，獲知辦公地點(diǎn)；回復(fù)“2”，獲知聯(lián)系電話。微信公眾平臺服務(wù)的突出優(yōu)勢是節(jié)省用戶獲知通過何機(jī)構(gòu)、找何人聯(lián)系、采購起止時(shí)間、具體操作流程等基礎(chǔ)信息的時(shí)間，通過即時(shí)提示用戶注意事項(xiàng)，提高期限內(nèi)完成采購的效率。

(2) 善用“自定義菜單”。針對政府采購過程中審批過程繁瑣、不同品目和金額的儀器設(shè)備采購時(shí)間不同、時(shí)效性強(qiáng)等特點(diǎn)，在“自定義菜單”中設(shè)置“業(yè)務(wù)流程模塊”，以簡潔明了的形式讓用戶盡快明晰業(yè)務(wù)流程。如點(diǎn)擊“業(yè)務(wù)流程模塊”下拉菜單，即可獲知校內(nèi)政府集中采購的具體操作辦法、不同業(yè)務(wù)的招投標(biāo)流程、招標(biāo)時(shí)間以及分類別繪制的流程圖、時(shí)間運(yùn)行表等。提高“采、購”雙方在線獲取業(yè)務(wù)信息的效率，做好提高采購效率的基礎(chǔ)性工作。

3.2提高儀器設(shè)備政府采購工作質(zhì)量

高質(zhì)量、如期購進(jìn)儀器設(shè)備保證教學(xué)和科研有序進(jìn)行，是高校政府采購部門一項(xiàng)重要工作，細(xì)致做好各項(xiàng)基礎(chǔ)性工作、提供針對性強(qiáng)的優(yōu)質(zhì)服務(wù)是提高儀器設(shè)備采購效率的基礎(chǔ)。

(1) 重視客戶留言，提高在線服務(wù)的針對性。采取個(gè)別在線服務(wù)和統(tǒng)一在指定的時(shí)間段內(nèi)在線服務(wù)相結(jié)合。個(gè)性的問題采取單獨(dú)回復(fù)，對教師或供應(yīng)商遇到的普遍性問題予以統(tǒng)一解答，如通過微信與儀器設(shè)備供應(yīng)商進(jìn)行個(gè)別在線服務(wù)，強(qiáng)調(diào)用戶的實(shí)際要求，讓供應(yīng)商充分了解采購儀器設(shè)備的性能、參數(shù)，以滿足教學(xué)和科研的實(shí)際需要。為逐步建立上海交通大學(xué)“一門式”服務(wù)的電子采購與招標(biāo)投標(biāo)綜合信息系統(tǒng)打好基礎(chǔ)，以便多渠道、高質(zhì)量服務(wù)教學(xué)和科研。

(2) 建好、用好評標(biāo)專家?guī)?，提高購進(jìn)儀器設(shè)備質(zhì)量。評標(biāo)專家是高校招投標(biāo)與政府采購活動中不可或缺的因素之一，數(shù)量充足、質(zhì)量過硬的評標(biāo)專家隊(duì)伍在保證高校評標(biāo)質(zhì)量和采購質(zhì)量中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。利用微信公眾平臺定期發(fā)送征集專家的圖文消息，通過該平臺實(shí)現(xiàn)校內(nèi)、外專家在線申報(bào)和填寫相關(guān)信息，建立學(xué)校評標(biāo)專家信息庫。由于校內(nèi)專家大都是學(xué)校教學(xué)、科研的資深學(xué)者，承擔(dān)大量的教學(xué)和科研任務(wù)，一些專家甚至需要離開學(xué)校到現(xiàn)場進(jìn)行科研工作，或者在假期參加學(xué)術(shù)會議，不可避免造成評標(biāo)的時(shí)間與專家的時(shí)間發(fā)生沖突。利用微信公眾平臺和郵件，提前告知各位專家評標(biāo)的具體時(shí)間，以保證評標(biāo)工作中專家的數(shù)量和質(zhì)量；對于因特殊情況不能參加評標(biāo)的專家，通過“郵件+微信公眾平臺”來征求專家的意見和建議。利用該平臺對專家進(jìn)行建議截止日期的溫馨提示，充分發(fā)揮評標(biāo)專家在儀器設(shè)備政府采購中的行家作用。

(3) 恰用信息管理、簡化工作程序。高校儀器設(shè)備政府采購普遍存在流程環(huán)節(jié)多、手續(xù)繁雜、效率不高、周期長等問題[17]，特別是種類多、數(shù)量小的儀器設(shè)備購進(jìn)周期過長影響教學(xué)和科研。如果將政府采購目錄按高校設(shè)備管理分類進(jìn)一步細(xì)化，列表明確列出政府采購的項(xiàng)目、限額及采購時(shí)間，通過微信公眾平臺的消息管理進(jìn)行發(fā)布，讓高校儀器設(shè)備需求方和供應(yīng)方知曉采購方案，及早做好申報(bào)和投標(biāo)工作，避免因倉促申報(bào)影響采購。將沒有列入政府采購的項(xiàng)目發(fā)布于微信公眾平臺，據(jù)此校內(nèi)儀器設(shè)備需求方可免去層層報(bào)批而浪費(fèi)時(shí)間，提高教學(xué)科研儀器的采購效率。

(4) 建立供應(yīng)商信息庫、凝聚優(yōu)秀設(shè)備供應(yīng)商。誠信優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商是做好政府采購工作的關(guān)鍵，微信平臺中設(shè)置“供應(yīng)商報(bào)名入口”以及管理后臺，對于服務(wù)師生口碑好、效率高的供應(yīng)商可列入“白名單”；對于信用記錄不好的供應(yīng)商將其拉入“黑名單”。通過大數(shù)據(jù)的篩選和整合供應(yīng)商信息庫，可有效地凝聚優(yōu)秀供應(yīng)商，從而為師生提供質(zhì)價(jià)比高的產(chǎn)品和服務(wù)。

3.3實(shí)現(xiàn)部門信息服務(wù)多元化

高校政府采購具有很強(qiáng)的政策性、專業(yè)性、規(guī)范性，及時(shí)掌握國家政策和動態(tài)、提高工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，是進(jìn)一步做好和深入研究政府采購工作的前提。

(1) 恰用微信素材，宣傳國家最新政策法規(guī)。平臺要對國家最新政策時(shí)刻保持敏銳性和發(fā)布的及時(shí)性。按照李克強(qiáng)總理2016年6月1日主持召開的國務(wù)院常務(wù)會議精神要求，積極應(yīng)對中央高校的政府集中采購自主權(quán)下放帶來的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，采購管理人員更應(yīng)確保接得住、管得好。比如，微信公眾平臺在第一時(shí)間發(fā)布財(cái)政部辦公廳2016年政府采購工作要點(diǎn)、2015-2016年政府集中采購目錄及標(biāo)準(zhǔn)等，提高政府采購人員的政策和理論水平。

(2) 優(yōu)選經(jīng)典案例，提高管理者業(yè)務(wù)能力。招投標(biāo)管理人員是采購實(shí)務(wù)中的具體工作者，其業(yè)務(wù)能力和豐富的經(jīng)驗(yàn)在幫助師生采購到滿意的產(chǎn)品，同時(shí)，可威懾行跡惡劣的供應(yīng)商。為此，在微信公眾平臺定期推送理論知識、實(shí)用經(jīng)驗(yàn)，如，怎樣編制標(biāo)書，如何防止圍標(biāo)串標(biāo)行為等。開展在線業(yè)務(wù)培訓(xùn)，通過泛在學(xué)習(xí)方式促進(jìn)管理者業(yè)務(wù)提升。

(3) 透明招投標(biāo)過程，做好陽光招標(biāo)工作。如微信公眾平臺隨時(shí)更新校內(nèi)采購和招標(biāo)信息，通過微信公眾平臺與郵箱的互聯(lián)、與文件的互補(bǔ)，“線上+線下”發(fā)布招標(biāo)公告，跟進(jìn)招標(biāo)結(jié)果報(bào)道，將采購和招標(biāo)工作向“公開、公平、公正”進(jìn)一步深入，為學(xué)校廉政建設(shè)做好基礎(chǔ)性工作。

4 存在問題和建議

微信公眾平臺應(yīng)用前景雖好，但就目前應(yīng)用情況來看還不夠完善，存在一些不盡人意的地方，將應(yīng)用中遇到的問題進(jìn)行梳理、逐一完善，對提高微信公眾平臺的應(yīng)用水平大有裨益。

4.1存在的問題

微信公眾平臺在高校政府采購部門應(yīng)用中存在的問題，是目前微信公眾號普遍存在而又沒能解決的問題。①缺少原創(chuàng)性文章。大多數(shù)文章為轉(zhuǎn)載，僅有的原創(chuàng)文章也只是本校校內(nèi)的招標(biāo)公告、征集專家等信息。②發(fā)布形式單一。盡管操作后臺有多種形式可供選擇，如，語音、視頻、圖文并茂等類型，然而在實(shí)際操作中，幾乎沒有人選擇形式豐富多樣的語音、視頻等推送。③智能化不足。目前國內(nèi)的招采公眾號還沒有實(shí)現(xiàn)與校園門戶網(wǎng)站的對接，導(dǎo)致師生無法用微信客戶端隨時(shí)隨地地查看自己的招投標(biāo)與政府采購進(jìn)展。④服務(wù)局限于已有的功能，如推送消息、在線客服、投標(biāo)管理等，拓展功能開發(fā)有待加強(qiáng)。

4.2建議

微信公眾平臺只有通過不斷解決應(yīng)用中出現(xiàn)的問題，才能促進(jìn)平臺的完善，提高應(yīng)用水平。為此，針對上述問題提出以下建議：①加強(qiáng)微信平臺團(tuán)隊(duì)建設(shè)。高校的政府采購部門應(yīng)設(shè)立專人專崗維護(hù)微信公眾平臺，打造優(yōu)良的微信服務(wù)團(tuán)隊(duì)，撰寫、推薦有價(jià)值的文章，鼓勵(lì)原創(chuàng)，以含金量高的原創(chuàng)性文章促進(jìn)平臺服務(wù)內(nèi)涵的提升。②提供特色服務(wù)。有針對開展特色化、個(gè)性化服務(wù)，如增加60 s語音解讀服務(wù)、招投標(biāo)工作經(jīng)驗(yàn)交流、部門良好服務(wù)形象展示等。③加強(qiáng)智能化建設(shè)。與網(wǎng)站、微博、QQ互聯(lián)共享，與校內(nèi)網(wǎng)站“打通”，建立微媒體環(huán)境下“一門式”服務(wù)的電子采購與招標(biāo)投標(biāo)綜合信息系統(tǒng)，為師生實(shí)時(shí)和移動式地辦理相關(guān)業(yè)務(wù)提供保障。④開發(fā)業(yè)務(wù)功能。鑒于微信公眾平臺的應(yīng)用不應(yīng)局限于已有的功能[18]，拓展微信公眾平臺的專業(yè)服務(wù)功能，如增加授權(quán)采購管理、實(shí)現(xiàn)與其他系統(tǒng)數(shù)據(jù)對接等功能，推動高校政府采購不斷向?qū)I(yè)化、規(guī)范化、信息化、效能化方向發(fā)展。

5 結(jié) 語

綜上所述，高校政府采購部門微信公眾平臺的應(yīng)用順應(yīng)高?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+政府采購”大勢，是對2016年7月27日中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)的《國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略綱要》目標(biāo)中強(qiáng)調(diào)的“著力提高信息化應(yīng)用水平”的具體實(shí)踐。其應(yīng)用為部門開辟了便捷、在線、即時(shí)等工作新渠道，在主動告知用戶咨詢信息、明晰部門服務(wù)流程、提高在線服務(wù)針對性、提高購進(jìn)儀器設(shè)備質(zhì)量、采購效率、質(zhì)價(jià)比和促進(jìn)辦公室文化建設(shè)等方面特有的優(yōu)勢，是傳統(tǒng)辦公途徑不可比擬的。隨著平臺的不斷完善，將為高校政府采購部門提供更加專業(yè)的服務(wù)技術(shù)、廣泛的服務(wù)內(nèi)容、特色的服務(wù)手段和個(gè)性化的服務(wù)功能，成為國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略中高校政府采購部門效率管理的重要手段。

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Application of WeChat Public Platform of Government Procurement Department in Colleges and Universities

WUGuanyi

(Bidding and Procurement Administration,Shanghai Jiao Tong University,Shanghai 200240,China)

In order to enhance the level of information technology application and to improve the service quality that government procurement provide for teaching,in view of the present situation of government procurement in colleges and universities,in the Internet plus era,the paper takes the advantages of WeChat public platform.In detail,the paper introduces the application of WeChat public platform in three aspects,such as promotion of service information,improvement of government procurement quality,diversification of service management.It points out the shortages in operation and puts forward suggestions such as building excellent team,providing special service,building and enriching intelligent platform functions.These will be helpful to further consummate WeChat public platform and to comprehensively improve the service quality in the government procurement department.

colleges and universities; WeChat public platform; government procurement; bidding

2016-11-18

吳冠儀(1988-)，女，黑龍江人，碩士，職員九級，主要研究方向?yàn)檎型稑?biāo)與政府采購管理。

Tel.:13701993346,021-54747337; E-mail:wuguanyi@sjtu.edu.cn

G 482.0

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1006-7167(2017)07-0292-04