淺析如何提高學校檔案管理水平

劉俊英

[摘 要] 檔案的管理工作在實際操作工作中會遇到很多挑戰(zhàn)，如何有效地采取措施應對挑戰(zhàn)，盡最大可能地發(fā)揮檔案的作用，并使檔案在利用過程中將損耗率降到最低，著重提出觀點，提高高校檔案管理工作水平。

[關 鍵 詞] 學校；檔案管理；問題；現代化

[中圖分類號] G717 [文獻標志碼] A [文章編號] 2096-0603（2017）35-0230-01

學校檔案是學校教育系統(tǒng)中不可缺少的重要部分，它匯聚了學校教職人員在教育、教學、教研活動及學生管理過程中的教育經驗和現有成果，是具有保存和參考價值的檔案資料。學校檔案客觀記錄了學校在各個歷史時期的工作進展和活動情況，分析利用學校檔案，對弘揚學校優(yōu)良傳統(tǒng)、提高教學質量和教育管理水平具有十分重要的意義。因此，提高學校檔案管理水平，確保檔案管理系統(tǒng)的完整性和系統(tǒng)性，使學校檔案管理向信息資源現代化方向發(fā)展變得尤為重要。

不過我們要看到，當前學校的檔案管理工作環(huán)節(jié)還很薄弱，存在諸多不足：檔案保管硬件設施落后、基礎條件差，達不到基本的通風、防潮、防火標準；檔案意識較低，歸檔隨意，導致檔案資料雜亂不全，查閱不便；檔案管理人員素質有限，檔案管理崗位多是臨時崗或由教職工兼職，檔案系統(tǒng)化管理難度大，歸檔記錄甚至還存在手抄現象，更別提檔案管理的現代化、自動化和數字化建設了。

因此，我認為，有效提高學校檔案管理水平應從以下幾個方面著手努力。

一、要提高思想認識和責任意識

當前，相當一部分學校領導干部及教職人員對檔案重要性的認識不夠，將檔案收集作為教學工作的伴隨動作，認為只要將檔案集合歸類能查閱就好，學校檔案管理水平嚴重脫節(jié)現代檔案多樣化要求。針對上述問題，學校領導應增強全員思想認識和責任意識，加強全員對《檔案法》的學習，經常組織檔案法學習講座和知識競賽，使廣大教職工認識到檔案工作同其他工作一樣對學校發(fā)展具有很大影響；其次，制定計劃、規(guī)范制度，從源頭上確保學校檔案管理工作的順利開展。明確檔案管理目標，將學校行政管理、教職工管理、學生管理、教育教學管理、安全管理、校園文化建設管理以及財務管理等方面的文字材料和音像資料等的檔案管理工作歸到學校工作計劃中。建立檔案的收編、分類歸檔和查閱制度，真正實現資源的及時共享，從而對促進學校教學改革，提高教學質量，改善科學管理機制發(fā)揮應有的積極作用。

二、提升檔案人員的專業(yè)素質，強化標準化建設

目前，學校檔案管理的科學化水平不高，檔案管理人員的業(yè)務素質有待提高，一般學校沒有設立專職檔案管理崗，多是圖書管理員兼職或臨時配備。另外，檔案管理員多不是檔案管理專業(yè)出身或不經過專業(yè)系統(tǒng)培訓就上崗，檔案管理方法落后。而面對新時期的檔案發(fā)展趨勢，學校必須加大檔案管理人員隊伍專業(yè)化建設力度。檔案管理人員自身須加強專業(yè)素質建設，學習掌握相關專業(yè)知識，精通檔案管理各環(huán)節(jié)的流程和整理方法，識別各類檔案和載體的檔案管理方法，并進一步拓寬知識層面，特別是要加強對信息技術等方面的學習，不斷提高自身信息技術水平，進而為實現檔案的信息化管理奠定堅實的基礎，實現檔案管理現代化還必須開闊視野，將檔案管理專業(yè)知識同其他專業(yè)知識靈活運用于自己的實踐工作，從而增長技能，提高工作能力。除此之外，檔案管理人員還應具備良好的政治思想素質和職業(yè)道德操守，培養(yǎng)強烈的責任意識和愛崗敬業(yè)精神，更好地服務于檔案管理工作。

三、加大投入，完善基礎設施

檔案的管理工作在實際操作工作中會遇到很多挑戰(zhàn)，如何有效地采取措施應對挑戰(zhàn)，盡最大可能地發(fā)揮檔案的作用，并使檔案在利用過程中可以將損耗率降到最低，目前全球的檔案工作水平隨著科技的不斷發(fā)展，新的技術和互聯(lián)網的應用逐漸出現在檔案管理工作當中來，很多高校利用互聯(lián)網向公眾提供檔案信息資源服務，在檔案現代化建設中起到了重要的作用，所以，為做好檔案工作，學校要進一步加強檔案部門設施建設，把檔案室列入學校基本建設的總體規(guī)劃中，配備足夠的檔案庫房，購置專業(yè)檔案柜。檔案室應裝設專業(yè)設施，還可適當配備基本設備；對聲像、實物、電子文件等有特殊保管要求的檔案，設立專門庫房按照特種材料檔案的保存要求配置必要的設施設備。

此外，創(chuàng)新是信息時代下檔案管理工作發(fā)展的必然要求。新形勢下對檔案管理工作提出了更高要求，檔案管理工作要適應這個要求，必須與時俱進，進行創(chuàng)新，在繁榮文化事業(yè)的大環(huán)境中不斷獲得發(fā)展。將創(chuàng)新與現代檔案管理工作有機結合，無論是總結教育工作經驗，還是研究教育改革的深入發(fā)展和學校辦學事業(yè)的不斷壯大，一定要將檔案管理的信息化建設有機結合在一起，促進檔案信息管理基礎設施的建立，加快檔案管理信息化的建設步伐，真正實現信息化檔案管理工作的創(chuàng)新，從而進一步提高檔案管理水平，更好地為學校的管理、教育教學服務。

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