淺談人事檔案管理

牛麗君

摘要：隨著社會(huì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，特別是我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的不斷完善和人事制度改革的進(jìn)一步深入，舊的規(guī)章制度條例無法解決新出現(xiàn)的問題，舊的管理模式不能對(duì)應(yīng)新形式的發(fā)展，所以在管理上出現(xiàn)了一些混亂的狀況，其中存在的許多問題，不能跟隨社會(huì)的發(fā)展需求，需要人們加以解決。

關(guān)鍵詞：檔案 人事 管理

一、檔案的含義

（一）檔案是直接形成的歷史紀(jì)錄

檔案“直接形成”說明是繼承了文件的原始性，在繼承文件的原始性同時(shí)“歷史記錄”也說明了文件的記錄性。是恢復(fù)歷史面貌的原始記錄。正是因?yàn)闄n案不但能記錄文件的原始性，還能還原歷史，所以檔案起著憑證價(jià)值的屬性，更是區(qū)別于圖書情報(bào)資料和文物。

（二）檔案來源于文件

廣義上的文件即由文字、圖表、聲像形成，隨之轉(zhuǎn)化成檔案材料。

二、檔案管理存在的問題

（一）人事檔案管理混亂

人事檔案本身的缺陷就不斷突出，非規(guī)范化的操作，致使檔案的社會(huì)信度和效度大大降低，傳統(tǒng)人事檔案以控制人和制約人為根本出發(fā)點(diǎn)，強(qiáng)調(diào)的是“檔隨人走、人檔不分”的封閉式管理，舊式的管理模式中涉及的是個(gè)人的思想品質(zhì)、家庭背景、社會(huì)關(guān)系等方面的內(nèi)容較多，涉及工作能力、專業(yè)特長(zhǎng)的方面較少。重學(xué)歷、輕能力、重歷史、輕現(xiàn)實(shí)，檔案材料收集不全、新材料補(bǔ)充不及時(shí)、不能反映個(gè)人的真實(shí)面貌，涂改和偽造的非法行為日益突出。傳統(tǒng)人事檔案缺乏行政控制，加深了行政的“隨意性”。

人事部門利用檔案管理在工作中經(jīng)常憑借領(lǐng)導(dǎo)喜好來進(jìn)行人事裁定，只管人，不管事，在品行和工作鑒定中，經(jīng)常把稱職寫成不稱職，把不稱職寫成稱職。隨自己心意而定，故而檔案管理就成了一種權(quán)利的象征，成為了一種壓制人的手段。在思想品德上，更是領(lǐng)導(dǎo)干部一人說了算。特立獨(dú)行的“定性描述”更加深了在行政中的“隨意性”

（二）管理人員配置不足

管理是一項(xiàng)專業(yè)性、政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作。人事檔案材料需要專人管理，單獨(dú)存放。但是，由于人事管理人員編制不足，人事管理工作量大，人事檔案管理大多數(shù)是由人事處的工作人員兼職，屬于非專業(yè)人員管理，并且人員變動(dòng)較頻繁，管理水平不高，管理手段落后，對(duì)檔案工作精力投入不足，因此嚴(yán)重影響了檔案管理水平。

（三）人事檔案的“克隆現(xiàn)象”嚴(yán)重

一個(gè)人只能在檔案遺失或者損壞的情況下，才能重建檔案。如果因?yàn)闄n案無法轉(zhuǎn)檔而重建檔案，是違背人事檔案原則的。在一些非正常情況下，因原工作單位不肯放人，不能轉(zhuǎn)擋，無法從正規(guī)渠道調(diào)走檔案，新的用人單位又不能放棄人才，想出的緩兵之計(jì)，高級(jí)人才的爭(zhēng)奪戰(zhàn)現(xiàn)象源于“檔案克隆”為了能留住人才，才不惜做“克隆檔案”這種情況一般存在與事業(yè)單位的技術(shù)型人才。

三、檔案管理問題形成的原因

（一）收集的對(duì)象范圍太窄

人事相關(guān)部分只對(duì)高層干部和領(lǐng)導(dǎo)人的材料進(jìn)行收集，而對(duì)其他普通職工的材料收集較少，這就導(dǎo)致了普通職工資料少，高層干部的材料多的現(xiàn)象。但是，人事檔案不是人物檔案或者名人記錄。收集范圍不應(yīng)該只局限于高層領(lǐng)導(dǎo)干部，而應(yīng)該是每一個(gè)普通的員工。無論員工是否有突出的工作業(yè)績(jī)，或是任職何崗位，都應(yīng)該作為單位寶貴的人力資源，個(gè)人材料，也是單位的財(cái)富，人事部門都應(yīng)對(duì)其收齊。

（二）不規(guī)范整理

整理人事檔案是一項(xiàng)細(xì)致的技術(shù)性較強(qiáng)的工作，在《干部檔案整理工作細(xì)則》中曾明確要求整理工作做到“認(rèn)真鑒別、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊”?！巴ㄟ^整理使每一個(gè)檔案達(dá)到完整、真實(shí)、精練、實(shí)用的目的”。同樣，對(duì)于人事檔案工作來說也應(yīng)如此。把個(gè)人材料歸檔成冊(cè)是人事檔案規(guī)范化的基本前提，許多單位在這個(gè)方面做得非常欠缺。材料混雜、散亂，甚至根本沒有清理，有些單位檔案隨已立卷成冊(cè)，但沒按要求的格式進(jìn)行分類處理，給檔案利用帶來了諸多不便。

四、人事檔案管理對(duì)策

檔案室雖然是一個(gè)龐大的信息庫(kù)，但它是種原生的信息資源，各種信息零散地儲(chǔ)存在眾多的雜亂堆積的資料中，只有根據(jù)需要，把相關(guān)信息系統(tǒng)地、規(guī)范地整理出來，通過加工整理才能更好地發(fā)揮檔案的信息作用，實(shí)現(xiàn)其價(jià)值。

1.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)。建立健全的領(lǐng)導(dǎo)管理小組，定期或不定期的進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督、發(fā)現(xiàn)問題立刻解決。并按照相關(guān)規(guī)定，完善和制定人事檔案管理的整體規(guī)劃，使檔案管理工作有序進(jìn)行。

2.加大對(duì)硬件設(shè)施的投入，進(jìn)一步夯實(shí)檔案工作基礎(chǔ)。按照人事檔案管理規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，配置足夠面積的檔案室、閱檔室、辦公室、微機(jī)室、檔案柜或檔案密集架、電腦、空調(diào)、去濕機(jī)、滅火器、溫濕度計(jì)等硬件設(shè)施。搞好通風(fēng)、采光、防蟲、防潮等配套保護(hù)措施。

總之，檔案管理的目的，在于服務(wù)和利用，因此要增強(qiáng)檔案工作與生產(chǎn)發(fā)展的貼近度，更好地發(fā)揮檔案的服務(wù)作用和應(yīng)盡的職能，為生產(chǎn)部門提供更好的服務(wù)。通過人事檔案管理工作的不斷完善，使人事檔案煥發(fā)新的生機(jī)與活力，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障。