必須重視檔案縮微拍攝前的準備工作

陳愛瑾

摘 要：縮微拍攝前的準備工作是提高縮微拍攝的首要任務，拍攝原件的質量、頁碼編排的準確、縮微拍攝機曝光量的正確選擇、沖洗機藥液的配制等都決定了縮微拍攝的速度的準確性。

關鍵詞：重視；檔案；縮微；拍攝

永久妥善保存自己管轄范圍內的檔案是各級檔案部門責無旁貸的本職工作，檔案縮微拍攝則是永久性保存檔案的最佳途徑。我館經過二十年的檔案縮微拍攝實踐，已經積累了較豐富的經驗，并制作出質量較高的縮微品提供利用，極大地豐富了檔案的館藏結構。

在多年的檔案縮微拍攝工作中，我們深深感到，要想快速高效地拍攝高質量的縮微品，拍攝前的準備工作至關重要。尤其拍攝原件前的準備工作，堪稱檔案縮微拍攝工作的基礎，就像深厚而堅實的地基對于支撐高樓大廈的重要作用一樣，萬萬不可掉以輕心 。

1 拍攝前檔案原件準備工作的重要意義

原件是指縮微拍攝的對象，拍攝前的原件準備，是檔案縮微攝影工作的基礎，也是檔案整理工作的繼續(xù)和延伸。準備工作做得如何，將直接影響檔案縮微拍攝的質量和進度，因此在檔案縮微拍攝之初就充分做好準備工作，顯得尤為必要。做好了準備工作，既可以加快拍攝速度，又可以減少拍攝中的差錯，保證縮微品的質量。如果原件準備工作沒有做好，拍攝人員在工作中一邊拍攝，一邊處理原件中存在的各種問題，必然會降低拍攝速度，同時增加拍攝中的失誤，就會影響縮微品的質量，甚至因縮微品的質量不合格無法使用而返工，從而造成人力、物力和財力的浪費。

2 檔案原件的準備工作

準備縮微拍攝的原件必須是經過系統(tǒng)整理的檔案；必須保持檔案形成的歷史原貌和文件間的自然聯系，不得隨意增刪；原件必須號目齊全、卷件完整、統(tǒng)計準確、質量合格、有利于縮微拍攝和縮微品的檢索。

縮微攝影是忠實于檔案原件面貌的影像記錄技術，通過縮微攝影復制的副本，保持原件的本來面貌，所反映信息，真實可靠。所以只有檔案整理達到了規(guī)范化，標準化，拍攝出來的縮微品也才能跟原件一樣，達到規(guī)范化、標準化和科學化。

原件的準備工作分為整理和編排兩部分，整理分為文書檔案整理和技術圖紙整理；編排分為對原件的拆卷、展平、破損紙張的修復、插入防背透的襯紙、插入縮微拍攝的標板、拍攝縮率的確定、曝光量的確定、縮微號的編寫等工作。

3 檔案準備工作的整理環(huán)節(jié)

1、文書檔案原件的整理要點

需要拍攝的檔案原件，應當由檔案整理部門按照檔案管理的原則，經過整理和鑒定，切實做到符合要求。其整理要點包括檢查有無全宗介紹，檢查案卷和卷內文件的排列順序是否正確、有無顛倒等混亂現象，如有要及時更正；對照案卷和卷內文件目錄，檢查文件是否齊全，以免縮拍后再進行補拍；檢查有無混入其它的文件，如有要及時剔出，并在備考表中注明；檢查檔案的卷、件、頁數是否與原統(tǒng)計的數字相符，有無錯編、漏編、重號、跳號等現象；檢查有無備考表，其內容填寫是否準確；對已裝訂的案卷，原則上應拆卷，并去掉文件上的金屬物，對成冊的精裝原件，應索取重份進行拆卷，以免造成損失。

此外，還要檢查檔案分類是否正確，歸檔范圍是否準確，是否把不應該歸檔的文件材料，如重份文件，無查考價值的事務性、臨時性文件，以及與本企業(yè)無關的文件材料都剔除出去了。這里，還涉及一個保管期限是否劃分準確的問題，我們認為以“以人為本”的標準來確定永久保存的杠桿，較為妥當。

2、技術圖紙檔案的整理要點

對于技術圖紙的整理，要檢查圖紙的文字說明材料，有無工程介紹和說明，卷冊目錄是否齊全完整，如有缺漏，還得通知有關部門補寫；對技術圖紙進行核對和登記，底圖和底圖賬核對，藍圖和底圖核對，底圖目錄和藍圖目錄核對，卡片和底圖賬核對，卡片和藍圖賬核對，做到物、賬、卡相符。如果不符，通知有關人員就地研究解決。在整理過程中，一切準備就緒的圖紙，暫不外借。

4 檔案準備工作的編排環(huán)節(jié)

檔案原件的編排，不同于檔案原件的整理，它不影響檔案原有的結構、排列和內容，它是在整理的基礎上，根據原件的特點、縮微品內容的組成和縮微攝影技術的需要，對原件進行一些必要的微調性質的技術處理。

1、首先要拆卷，展平。為了保證縮微品的質量，在拍攝前，對需要拆卷的案卷進行展平和拆卷。由于裝訂成冊的檔案，在拍攝時不容易放平，兩邊拱起來，會影響拍攝速度和質量。有些案卷的裝訂線蓋住了文件內容，不拆卷，便不能拍攝齊全，必須不厭其煩的先拆卷后拍攝。

對皺折嚴重的檔案務必先展平，后拍攝。有些卷曲、卷邊、發(fā)皺嚴重的檔案，必須先展平。用手按原件折痕反折，然后撫平，嚴重的還要予以噴濕壓平。凡是能噴濕展平的不用熨斗熨平，對于那些非用電熨斗熨平不可的檔案，可將文字面朝下，熨原件背面，這樣可降低文字受損程度。

2、對字跡模糊、破損、霉變、污染的檔案，嚴重影響縮微拍攝質量的原件，在準備時要技術加工。對原件清晰度低的檔案，可使用不改變外形特征的方法，如采取普通攝影、復印等增大原件反差，來提高原件的清晰度。這種方法速度快，復印件又能保持原件的面貌。對字跡褪變的原件，可使用字跡恢復劑或者調節(jié)曝光量的方法；對原件破損的檔案，根據破損程度進行修裱加工，視字跡材料的耐久程度，本著能修補的不托裱，能干托的不濕托，能托裱的不加膜的原則。修裱時盡量保全文字信息，減少原件上的附加物。

3、對污染嚴重的原件修復。如水斑、泥斑、臘斑、墨水斑等，必要時可事先去污，但要考慮到文字和紙張材料的承受能力，不能因去污而使原件受到新的損失。

4、對于背透紙張的修復。背透是指原件紙張背面或下頁上的文字，透過紙張而隱約可讀的現象。對于背面文字透過的背透現象，拍攝時，應在該頁紙的背面加放黑色襯紙；對于下頁文字透過的背透現象，拍攝時，應在該頁與下頁之間加放白色襯紙。加黑色襯紙在拍攝時要加大曝光量或者增加照明亮度。

5、編制縮微號。

為了減少拍攝人員拍攝時的差錯，獲得一個準確的統(tǒng)計，縮微人員增加了對檔案原件進行大流水的縮微號編制。因為每年的檔案有好幾萬畫幅，縮微拍攝機上的縮微序號只有四位數，這樣，只要達到數以萬計的縮微號就會產生重復。如果我們采用手工編制縮微號，就能有對應的方式知曉文件的原始編號，縮微人員在檢測和插片時也就能避免出錯。

5 檔案拍攝、沖洗工作的準備

1、拍攝縮率的確定和拍攝曝光量的選擇

根據原件的質量選擇縮率。原件的紙質不同，字體的大小、顏色不同，所用縮率也不相同。如果縮率過低，沒有相應的還原設備，無法還原；縮率過高，還原后可能影響辯讀效果。如果原件字跡清楚，反差較大，可采用稍高的縮率；如果原件字跡不清、反差較小，應采用低縮率。

編排時要根據檔案原件的紙張質量和文字大小，以及原件反差程度進行了解和統(tǒng)計，根據對縮微品的要求，確定拍攝縮率和曝光量的選擇，盡可能采用較大的縮小倍數拍攝，以加大信息存貯密度，減少存貯空間。另外拍攝前還應計算好每盤膠卷拍攝的畫幅數。

2、沖洗機各項功能的選擇

沖洗膠片時首先要選擇好水的質量，沖洗膠片的水必須是經過凈化或軟化處理，潔凈度要高，無泥沙雜質，若水中有雜質或細微泥沙，水洗時易附著在膠片上，會劃傷乳劑層，同時泥沙和雜質使膠片有印，降低了清晰度，閱讀效果差。

其次選擇好顯影液的溫度、預熱的時間、顯影液的溫度和沖洗機的速度、干燥溫度。干燥溫度過高，干燥過度，易出現乳劑膜龜裂，起皺；溫度過低，時間短，干燥不足，含水量過高，會造成膠片粘連。

3、對沖洗藥液的選擇

選擇顯影液和定影液要相匹配，配制比例也要適度，一般選擇1：3比例最合適。比例過大，藥液濃度降低，定影能力減弱，使用過程中藥力易于耗竭，定影效果不易控制。

6 要分清縮微拍攝前檔案準備工作的責任范圍

有些單位拍攝前的檔案原件準備工作沒有劃分職責，大部分是縮微人員自己去做，無形中加大了縮微人員的工作量。

我們認為：如去掉文件金屬物、檢查檔案的全宗介紹、案卷目錄、案卷封面及案卷標題、卷內目錄、備考表和卷內文件是否齊全，排列是否正確，頁號是否準確等等，是檔案管理人員責無旁貸的本職工作。破損的檔案應該由專門的管理人員修復后再交給縮微人員拍攝，從而有利于縮微拍攝人員集中精力做好本職工作。

縮微人員在拍攝前需要做的是：將原件拆卷、展平、修復破損的檔案、縮微設備和沖洗機的設置和調試，以及藥液的配比等工作。

只有職責分明，任務明確，才能保質保量地完成各自的本職工作。

7 總結

檔案整理工作和隨后的縮微拍攝工作就是這樣緊密相連，環(huán)環(huán)相扣。標準化、規(guī)范化的檔案整理，絕對有利于縮微拍攝，也有利于縮微品的檢索。

實踐證明：縮微拍攝的前期準備工作是提高縮微品質量的必要前提。前期準備工作做好了，拍攝的速度和縮微品的質量就有保證；反之，前期準備工作沒到位，就必然影響縮微品的質量，進而浪費人力、物力和財力；只有兩者結合珠聯璧合，才有可能拍攝出高品質的縮微品提供館藏利用。