扶貧檔案整理方法芻議

王富忠

扶貧檔案是指在精準(zhǔn)扶貧工作中形成的對國家、社會和個人有保存價值的文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等各種形式和載體的歷史記錄。筆者以河南省濮陽縣為例，依據(jù)兩年的扶貧工作實(shí)踐，結(jié)合扶貧檔案資料產(chǎn)生的來源、種類、特點(diǎn)等特征，對縣、鄉(xiāng)、村三級的扶貧檔案的分類、歸檔范圍、整理方法、保管期限等略作論述。

1 扶貧檔案的種類劃分

在整個精準(zhǔn)扶貧工作運(yùn)行中，從中央到村，都會產(chǎn)生很多檔案資料，本文對中央、省、市級扶貧檔案不作論述，僅對縣、鄉(xiāng)、村三級在扶貧工作中產(chǎn)生的各種門類、各種載體的檔案資料進(jìn)行調(diào)研與解析。

1.1 產(chǎn)生扶貧檔案資料的主體。以河南省濮陽縣為例，為做好扶貧工作，該縣成立有精準(zhǔn)扶貧工作領(lǐng)導(dǎo)小組，屬于領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，精準(zhǔn)扶貧工作指揮部，成員單位有十多個，下設(shè)辦公室，辦公室設(shè)在縣扶貧辦，屬于日常辦事機(jī)構(gòu)，工作中的文件來源多數(shù)是扶貧辦或各個成員單位部門，但基本上都是以精準(zhǔn)扶貧工作領(lǐng)導(dǎo)小組或精準(zhǔn)扶貧工作指揮部的名義下發(fā)的。由此可見，就縣級來看，產(chǎn)生扶貧檔案材料的主體是：精準(zhǔn)扶貧工作指揮部下屬的縣扶貧辦及各個成員單位。鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）政府亦設(shè)有鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）扶貧攻堅(jiān)指揮部，負(fù)責(zé)全鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）的扶貧攻堅(jiān)工作，在整個扶貧攻堅(jiān)工作中，也會產(chǎn)生各種門類和不同載體的扶貧檔案。村級也設(shè)有扶貧攻堅(jiān)指揮部，在整個扶貧攻堅(jiān)工作中，同樣也會產(chǎn)生各種門類和不同載體的扶貧檔案。因此說，精準(zhǔn)扶貧檔案在縣級（含縣級）以下可以分縣、鄉(xiāng)、村三級整理、分別保管。

1.2 扶貧檔案資料的種類。在整個扶貧工作中，既有國家、省、市下發(fā)的文件材料，也有縣、鄉(xiāng)、村三級產(chǎn)生的文件材料；既有扶貧工作計劃、方案、總結(jié)等，也有各種扶貧統(tǒng)計報表；既有扶貧資金使用方面的文件材料，也有扶貧項(xiàng)目開發(fā)、建設(shè)等方面的文件材料；既有紙質(zhì)載體的檔案材料，也有聲像、電子等特殊載體的檔案材料；既有綜合性檔案材料，也有特指性文件（主要是針對貧困戶或者貧困戶個人的文件材料）材料。從不同載體的角度來劃分，可分為紙質(zhì)類檔案和特殊載體類檔案。在紙質(zhì)檔案材料中，按照檔案材料形成的性質(zhì)來劃分，可以再劃分出項(xiàng)目類和會計檔案類，其余的各種檔案材料，再劃分為綜合管理類和一戶一檔類。由此可見，縣級扶貧檔案的種類可以分為綜合管理類、項(xiàng)目類、會計檔案類和特殊載體類四個類別；鄉(xiāng)級扶貧檔案的種類可以分為綜合管理類、項(xiàng)目類、會計檔案類和特殊載體類四個類別；村級扶貧檔案種類可分為綜合管理類、項(xiàng)目類、特殊載體類和一戶一檔類四個類別。需要特別說明的是，鄉(xiāng)級扶貧檔案中，完全可以把村級扶貧檔案的一戶一檔類，作為備份保存在鄉(xiāng)級扶貧檔案中，也就是說，鄉(xiāng)級扶貧檔案可以是四類，也可以是五類。

2 扶貧檔案的收集范圍

2.1 綜合管理類扶貧檔案的收集范圍。

2.1.1 縣、鄉(xiāng)兩級的扶貧檔案材料收集范圍。大致可分為以下十個方面：①上級部門制定的扶貧政策性文件材料；②上級領(lǐng)導(dǎo)到本級檢查、視察精準(zhǔn)扶貧工作形成的文件材料；③本級成立扶貧工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)及其責(zé)任分工的文件材料；④本級精準(zhǔn)扶貧工作中召開的各種會議性材料，包括領(lǐng)導(dǎo)小組會、黨組會、辦公會、聯(lián)席會等各種會議產(chǎn)生的紀(jì)要、記錄、請示、批復(fù)、通知、名單、日程、報告、講話、總結(jié)、決議、決定、典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡報等；⑤本級精準(zhǔn)扶貧工作中產(chǎn)生的業(yè)務(wù)性文件材料，包括政策性和業(yè)務(wù)性的計劃、總結(jié)、實(shí)施方案、統(tǒng)計、意見等文件材料以及向上級部門的請示和上級的批復(fù)等；⑥表彰類文件材料；⑦扶貧資金、資產(chǎn)管理等文件材料，包括資金使用、資金落實(shí)等方面的文件材料；⑧本級精準(zhǔn)扶貧培訓(xùn)方面的材料；⑨督導(dǎo)、督查方面形成的材料；⑩下級報送的各種文件材料。

2.1.2 村級扶貧檔案材料收集范圍。大致可分為以下六個方面：①上級部門制定的扶貧政策性文件材料；②上級領(lǐng)導(dǎo)到本級檢查、視察精準(zhǔn)扶貧工作形成的文件材料；③本村脫貧攻堅(jiān)工作中召開的各種會議性材料；④本村在精準(zhǔn)識別當(dāng)中產(chǎn)生的各種文件材料；⑤本村在精準(zhǔn)幫扶當(dāng)中產(chǎn)生的各種文件材料，包括幫扶工作計劃、規(guī)劃、總結(jié)、各種統(tǒng)計報表等；⑥本村在精準(zhǔn)脫貧當(dāng)中產(chǎn)生的各種文件材料。

2.2 特殊載體類扶貧檔案的收集范圍。分以下四個方面：①上級領(lǐng)導(dǎo)到本地檢查、指導(dǎo)扶貧工作的錄音、錄像、照片、電子數(shù)據(jù)等材料；②本級在扶貧工作中產(chǎn)生的錄音、錄像、照片、電子數(shù)據(jù)等材料；③在精準(zhǔn)扶貧工作中形成的實(shí)物檔案；④扶貧工作網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)文件、元數(shù)據(jù)。

2.3 項(xiàng)目類扶貧檔案的收集范圍。大致可分以下七個方面：①項(xiàng)目的立項(xiàng)、請示、批復(fù)、實(shí)施方案等文件材料；②項(xiàng)目可行性報告等文件材料；③項(xiàng)目實(shí)施合同、協(xié)議等文件材料；④招投標(biāo)形成的文件材料及簽訂的合同、保密責(zé)任書、廉政責(zé)任書、保密承諾書等；⑤項(xiàng)目設(shè)計、施工、監(jiān)理和設(shè)備儀器等方面的文件材料；⑥項(xiàng)目竣工驗(yàn)收等文件材料；⑦項(xiàng)目資金分配方案、計劃的批復(fù)等方面的文件材料。

2.4 一戶一檔類檔案的收集范圍。大致可分為以下十個方面：①貧困戶申請書；②對貧困戶家庭的信息采集方面的各種材料，包括貧困戶家庭成員的戶口本、身份證、殘疾證、銀行卡（銀行存款單）等復(fù)印件，信息采集表、明白卡等；③在識別過程中形成的紙張或其他載體的照片；④在識別過程中形成的其他有關(guān)檔案材料；⑤在幫扶過程中，針對貧困戶形成的幫扶計劃、方案、總結(jié)以及幫扶過程中形成的各種統(tǒng)計報表；⑥在幫扶過程中，針對貧困戶形成的各種統(tǒng)計報表；⑦在幫扶過程中形成的紙張或其他載體的照片；⑧在幫扶過程中形成的其他檔案材料；⑨在脫貧過程中形成的小組申請、核算表等材料；⑩在脫貧過程中形成的其他材料。

3 扶貧檔案的整理

3.1 綜合管理類檔案的整理方法。綜合管理類檔案的整理可以參照歸檔文件整理的方法整理，整理標(biāo)準(zhǔn)按照《文書檔案案卷格式》（GB/T9705-2008）和《歸檔文件整理規(guī)則（DA/T22-2000）實(shí)施細(xì)則（試行）》（豫檔發(fā)【2001】9號）規(guī)范整理。屬類別設(shè)類、保管期限劃分、文件的排列、裝訂等問題本文不予議論。

3.2 項(xiàng)目類檔案的整理方法。項(xiàng)目類檔案的整理可以參照科學(xué)技術(shù)檔案整理的方法整理。具體整理標(biāo)準(zhǔn)按照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-2008）規(guī)范整理，其分類方案的設(shè)置、保管期限的劃分、卷內(nèi)文件的排列等問題，本文亦不再贅述。

3.3 會計檔案類的整理方法。會計檔案類的整理參照國家財政部、國家檔案局第79號令《會計檔案管理辦法》整理。

3.4 一戶一檔類檔案的整理方法?？梢园匆韵聝煞N方法整理：一是采用軟卷皮裝訂，以檔案盒為保管單位，可一盒多卷，也可一盒一卷；二是以檔案袋為保管單位，散裝在檔案袋內(nèi)，一戶一袋一個檔案號。兩種整理方法都需要有案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、備考表（軟卷皮封面格式見表1；卷內(nèi)文件目錄見表2；備考表見表3；案卷目錄格式見表4）。卷內(nèi)文件排列，可以采用兩種排列方法：一是按照卷內(nèi)文件產(chǎn)生時間先后順序排列；二是把一戶一檔的所有檔案資料分為精準(zhǔn)識別、精準(zhǔn)幫扶、精準(zhǔn)脫貧三個屬類別，再在三個屬類別內(nèi)按照文件資料產(chǎn)生的時間先后順序排列。編寫頁碼采用在有效文字頁面正面的右上角，反面的左上角編寫，采用碳素墨水筆書寫。如果按照案卷整理的話，去掉金屬物，采用“三孔一線”的裝訂方法在案卷的左側(cè)裝訂。排卷是一個行政村一個大流水號，其順序按扶貧工作中的習(xí)慣排列順序。

表1軟卷皮封面格式

參考文獻(xiàn)：

國家檔案局、國務(wù)院扶貧開發(fā)領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室頒發(fā)的“檔發(fā)【2016】13號”文件（國家檔案局 國務(wù)院扶貧開發(fā)領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室關(guān)于印發(fā)《精準(zhǔn)扶貧檔案管理辦法》的通知）.

（作者單位：濮陽縣檔案局 來稿日期：2017-04-15）