探究提升檔案管理工作科學(xué)化水平的途徑

李慧芬

摘 要：時(shí)代的發(fā)展下，信息技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于各種領(lǐng)域，我國(guó)的檔案管理工作也不例外，而就檔案管理工作的現(xiàn)狀分析，受傳統(tǒng)檔案管理工作的影響，其科學(xué)化的管理仍處于初級(jí)階段。該文就以提升檔案管理工作科學(xué)化水平為目的，針對(duì)目前我國(guó)檔案管理工作現(xiàn)狀提出幾點(diǎn)針對(duì)性意見(jiàn)。

關(guān)鍵詞：檔案管理 管理工作 科學(xué)水平

中圖分類號(hào)：R71 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2017）07（a）-0122-02

檔案管理，是組成我國(guó)檔案事業(yè)最基本也是最重要的部分，即指對(duì)我國(guó)和社會(huì)的信息資源進(jìn)行必要的整理和歸納，并提供相應(yīng)的利用服務(wù)。隨著發(fā)展，檔案管理工作已具有一定的規(guī)模性，但是隨著新時(shí)代的不斷更新，現(xiàn)有檔案管理工作已無(wú)法滿足新時(shí)代下對(duì)于檔案管理工作的要求。

1 我國(guó)檔案管理存在的問(wèn)題分析

1.1 缺乏對(duì)檔案管理的重視，觀念陳舊

一方面是人們對(duì)于檔案管理工作的不重視，存在誤解，認(rèn)為其工作就是歸納、收集、整理、保管和統(tǒng)計(jì)等日常工作，是和經(jīng)濟(jì)效益無(wú)關(guān)的工作。檔案管理工作最后成了只要保證檔案正常使用，無(wú)丟失、無(wú)遺漏即可。所以，造成了工作人員消極散漫、無(wú)積極性的現(xiàn)象。另一方面，是單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理工作的不重視，致使大部分檔案管理工作停滯不前。另外，我國(guó)現(xiàn)有檔案管理工作的理念過(guò)于傳統(tǒng)陳舊，造成檔案無(wú)利用性，喪失了檔案應(yīng)有的價(jià)值。用戶的需求是檔案管理機(jī)構(gòu)得以繼續(xù)發(fā)展的導(dǎo)向，但各檔案管理機(jī)構(gòu)并沒(méi)有重視這一點(diǎn)，機(jī)構(gòu)之間也缺乏相應(yīng)的溝通和合作，這在很大程度上限制了檔案管理工作的效率，也成為其長(zhǎng)期發(fā)展的阻礙。

1.2 缺乏健全的檔案管理制度

不健全的檔案管理制度造成了目前管理工作上的不嚴(yán)謹(jǐn)，過(guò)于的隨意性。就現(xiàn)有的檔案管理制度而言，內(nèi)容上過(guò)于籠統(tǒng)，缺乏細(xì)節(jié)性，只針對(duì)大面積的工作范圍，細(xì)節(jié)上缺乏明確的規(guī)定，如責(zé)任追究制度、獎(jiǎng)勵(lì)懲罰制度的不足，尤其是針對(duì)某些基層單位的檔案管理，其標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量要求是最為薄弱的環(huán)節(jié)。不健全和標(biāo)準(zhǔn)的管理制度，很容易造成龐大數(shù)量的檔案數(shù)據(jù)丟失，加上存放的無(wú)秩序，也浪費(fèi)了大量的查詢時(shí)間。另外，由于缺乏完善的管理制度，導(dǎo)致有些基層單位對(duì)檔案不重視，存在隨意篡改或破壞的嚴(yán)重問(wèn)題。

1.3 缺乏高綜合素質(zhì)的檔案管理工作人員

信息資源的儲(chǔ)備是檔案的主要工作內(nèi)容，而基于時(shí)代的不斷發(fā)展，推動(dòng)了檔案信息更新的速度，這對(duì)檔案管理工作人員提出了更高、更多的要求，在具備較高專業(yè)技能的同時(shí)，良好的綜合素質(zhì)在檔案管理工作中越發(fā)體現(xiàn)出重要性，是直接影響檔案信息質(zhì)量的關(guān)鍵。與目前的科學(xué)化發(fā)展相比，我國(guó)的檔案管理隊(duì)伍的綜合情況仍然存在很多問(wèn)題，具體為：首先，專業(yè)人員的匱乏，現(xiàn)有工作人員缺乏系統(tǒng)專業(yè)的知識(shí)和技術(shù)，普遍存在文化程度較低的情況；其次，創(chuàng)新能力匱乏，對(duì)信息技術(shù)的操作技術(shù)較低，缺乏較高的外語(yǔ)水平；最后，思想觀念落后，現(xiàn)有管理水平較低，無(wú)法滿足發(fā)展需求。以上的問(wèn)題都在很大程度上制約著檔案管理工作的發(fā)展，嚴(yán)重影響到其效率的提高。此外，時(shí)代的發(fā)展推動(dòng)新技術(shù)新方法不斷出現(xiàn)，而有限的水平造成了學(xué)習(xí)掌握力不從心，這些都是制約著檔案管理工作長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展和創(chuàng)新的主要問(wèn)題。

2 針對(duì)檔案管理工作科學(xué)化水平的提升途徑

2.1 提升檔案管理工作觀念，做到與時(shí)俱進(jìn)

轉(zhuǎn)變檔案管理工作的工作觀念，并給以應(yīng)有的重視。首先，檔案管理人員要做到緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，更新觀念與時(shí)俱進(jìn)，正視自己的工作，做到細(xì)致服務(wù)。其次，充分利用檔案信息，發(fā)揮檔案信息應(yīng)有的服務(wù)價(jià)值，提高可利用率。最后，收集檔案資料時(shí)，要遵循做到“整理應(yīng)系統(tǒng)，分類應(yīng)科學(xué)，歸檔應(yīng)分類分主題”，將檔案的價(jià)值最大化地發(fā)揮出來(lái)。此外，加大對(duì)檔案管理工作的重視度，建立資源共享網(wǎng)站，讓各檔案管理機(jī)構(gòu)為用戶提供更加全面和系統(tǒng)的服務(wù)。

2.2 建立健全的檔案管理制度

維持單位可持續(xù)發(fā)展的核心就是要有健全的管理制度，管理制度的存在是管理單位每個(gè)員工的基本法則，反之，沒(méi)有或不健全的管理制度則很容易造成人心渙散，當(dāng)有問(wèn)題出現(xiàn)，就可看出管理制度的重要性。所以，管理制度在任何一個(gè)企業(yè)單位中都一直居于高位，檔案管理也不例外，它可以讓檔案管理工作順利有序地開(kāi)展，而檔案管理制度的健全和完善，則可以保證檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性、有效性及完整性。

（1）針對(duì)實(shí)際情況和細(xì)節(jié)制定管理制定，每項(xiàng)工作中都進(jìn)行落實(shí)和跟進(jìn)，通過(guò)日常實(shí)踐，對(duì)不足和不當(dāng)之處加以改善。

（2）側(cè)重于獎(jiǎng)懲制度的制定，規(guī)定應(yīng)詳細(xì)、明確、有力，提高獎(jiǎng)勵(lì)，檔案信息管理要細(xì)心、整齊有序，堅(jiān)決禁止出現(xiàn)檔案信息篡改、遺漏、丟失等現(xiàn)象。

（3）為防止出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)出現(xiàn)責(zé)任推卸問(wèn)題，應(yīng)制定明確的責(zé)任追究制度，提高工作人員的責(zé)任感。

（4）加大執(zhí)行力度，盡全力將制度落實(shí)，杜絕流于形式，只做擺設(shè)而無(wú)用處。

2.3 強(qiáng)化技能學(xué)習(xí)，提升綜合素質(zhì)

信息資源不管對(duì)于單位來(lái)說(shuō)還是國(guó)家來(lái)說(shuō)，都是至關(guān)重要的，這就是檔案管理的工作，也就是說(shuō)檔案信息具有一定的保密性，檔案管理人員的綜合素質(zhì)高低關(guān)系到檔案信息的丟失或者泄露，導(dǎo)致嚴(yán)重后果的產(chǎn)生。所以說(shuō)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)至關(guān)重要。在信息化時(shí)代的背景下，推動(dòng)了檔案管理工作更為科學(xué)化，而現(xiàn)代科學(xué)化檔案管理工作具有更加豐富的內(nèi)容、更加科學(xué)先進(jìn)的技術(shù)、更加專業(yè)系統(tǒng)的分工等，這就要有檔案管理工作人員具有較高的專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)。不僅要有單純、扎實(shí)的理論知識(shí)，更要有熟練、靈活的實(shí)踐技能，同時(shí)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，了解時(shí)事，不斷提高自己的文化水平和操作技術(shù)，以便可以更快地掌握科學(xué)先進(jìn)的新技術(shù)，只有如此，操作管理技術(shù)才能更加有效靈活，以此提高檔案管理效率。才因此，作為檔案管理工作中的一員，應(yīng)加強(qiáng)自我學(xué)習(xí)，提高管理能力和綜合素質(zhì)，成為符合檔案管理要求的綜合性工作者。

科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，使得信息化技術(shù)已經(jīng)深入到人們的生活和工作當(dāng)中，不同領(lǐng)域中信息化技術(shù)的運(yùn)用也得到了超乎預(yù)期的效果，所以，檔案管理工作也應(yīng)跟隨發(fā)展需求，培養(yǎng)檔案管理人員成為既有專業(yè)知識(shí)，又懂得操作信息化技術(shù)，同時(shí)具備綜合素質(zhì)的全方面的科技人才，推動(dòng)檔案管理工作更加科學(xué)化地開(kāi)展，穩(wěn)定其長(zhǎng)期發(fā)展，并提供有力的技術(shù)和人才支持，使我國(guó)檔案管理更加健康長(zhǎng)遠(yuǎn)地發(fā)展。

2.4 提升檔案管理的信息化水平

受傳統(tǒng)管理方式的影響，我國(guó)還有很多地區(qū)延續(xù)這種方式，相對(duì)于信息化的管理方式，是比較落后的。由于缺乏統(tǒng)一性的標(biāo)準(zhǔn)作為衡量，所以，盡管檔案管理系統(tǒng)軟件不少，仍然無(wú)法跟上信息技術(shù)的發(fā)展腳步。基于信息化的迅速發(fā)展，現(xiàn)有的檔案管理方式已無(wú)法滿足現(xiàn)在的管理需求，這就推動(dòng)了管理方法上的更新，所以說(shuō)，為滿足信息化管理的新要求，必須提高檔案管理信息的水平。另外，檔案工作的發(fā)展和科學(xué)化水平的提高，都與其信息化水平的高低有著莫大的關(guān)聯(lián)。

（1）加大對(duì)檔案管理硬件的投入力度，首先就是要對(duì)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行完善和優(yōu)化。

（2）加大信息技術(shù)的應(yīng)用范圍，推動(dòng)檔案電子化和自動(dòng)化水平的提高，構(gòu)建計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)。

（3）利用網(wǎng)絡(luò)傳遞檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化、為大眾帶來(lái)更多便捷的服務(wù)。

（4）提高保密性，開(kāi)放利用檔案的同時(shí)，加大監(jiān)督力度，提高管理人員對(duì)于保密性的重視度。

參考文獻(xiàn)

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