文書檔案管理的現(xiàn)狀及對策探究

褚婧萌

【摘要】隨著時代發(fā)展，企事業(yè)單位在運行管理中產(chǎn)出的文書檔案數(shù)量不斷增多，與此同時，企事業(yè)單位的文書檔案管理環(huán)境和方式也發(fā)生了明顯的變化。這些，都給企事業(yè)單位的文書檔案管理工作提出了新的要求。文章結(jié)合事業(yè)單位文書檔案管理現(xiàn)狀，指出了事業(yè)單位文書檔案管理存在的問題，然后就如何解決這些問題提出了相應(yīng)的解決對策。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；文書檔案；管理；對策

一、當前我國事業(yè)單位文書檔案管理現(xiàn)狀及問題

1.檔案意識淡薄，保管條件差

檔案意識指人們主觀上對于檔案、檔案工作的了解、認知和重視水平，檔案意識強弱會給檔案事業(yè)發(fā)展、檔案管理工作帶來直接影響。雖說近年來，隨著我國政府管理體制改革不斷深入，事業(yè)單位在人、事管理上也施行了一系列新的管理制度，檔案工作面貌有所改善。但是，許多事業(yè)單位對檔案管理工作仍存在錯誤的看法，如許多人都認為檔案管理無法給單位帶來直接效益，因此根本不用在上面投入太多。受此影響，許多事業(yè)單位的檔案保管環(huán)境非常簡陋，文書檔案管理制度、管理隊伍建設(shè)都發(fā)展緩慢，水平較低。如有的單位的文書檔案都是與其他東西一起放在儲物室的，文書檔案管理工作被當作擺設(shè)，單位相關(guān)部門在用到文書檔案時，也難以在較短的時間內(nèi)找到自己所需的材料，文書檔案管理和服務(wù)效率都較低。

2.管理制度不健全

健全的文書檔案管理制度，是事業(yè)單位文書檔案管理工作的基礎(chǔ)。但是，受傳統(tǒng)的“重建設(shè)、輕管理”思想影響，許多事業(yè)單位的各項管理工作都缺少對應(yīng)的工作制度，文書檔案管理工作亦是如此。如在人事工作和人事檔案管理上，由于事業(yè)單位的工資福利、社會保險、各項支出全部來自于國家財政。因此，在支出有保障的情況下，許多事業(yè)單位都沒有建立激勵與約束相結(jié)合的人事管理制度。在人事檔案管理上，許多單位的管理工作還處于經(jīng)驗管理、分散管理和手工管理階段，人事檔案管理工作根本無法為單位人事調(diào)動、職務(wù)評定提供可靠依據(jù)。由于在檔案管理制度不健全，許多事業(yè)單位的檔案管理都很不規(guī)范，檔案管理工作經(jīng)常是漏洞百出，檔案資料不完整、目錄混亂、編號錯誤和檔案損壞、盜竊、涂改等問題等問題也極其常見。有的單位雖然在檔案管理上已經(jīng)建立了完善的工作制度，但是檔案人員管理制度欠缺，所以即便是有了制度，但是在文書檔案管理中，管理人員也不一定會按照制度要求去辦事，單位檔案管理也處于自由形成、自由處理的狀態(tài)。

3.檔案管理形式單一，效率低下

事業(yè)單位的文書檔案除了包括一些文字資料、圖表外，可能還會有一些寶貴的照片、錄音、影像資料等，在新時期，事業(yè)單位電子檔案的數(shù)量也會不斷增多。這些，都給事業(yè)單位的檔案管理工作提出了較高的要求。事業(yè)單位只有積極探索文書檔案管理新方法、新路徑，創(chuàng)新檔案載體和管理形式，才能滿足新時期單位檔案信息需求。但是，結(jié)合實際來看，許多事業(yè)單位至今在檔案管理上采用的仍舊是人工檔案管理法，檔案信息收集、整理、歸檔、保管、查閱等工作效率不高。在信息時代，部分事業(yè)單位雖然在檔案信息化管理方面早已起步，但是，文書檔案信息化管理范圍僅限于檔案搜集和整理方面，檔案查閱、保管還距離信息化有一定的距離，信息化的優(yōu)勢沒有得到充分體現(xiàn)。導(dǎo)致事業(yè)單位文書檔案管理形式單一、效率低下的原因非常多，有制度方面的原因，也有管理方面的原因，其中，檔案人員素質(zhì)較低是一個主要原因。如許多事業(yè)單位的檔案人員都沒有接受過專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)和教育，加上缺乏危機意識和進取心，一些檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和職業(yè)素養(yǎng)也長期處于一個較低的層次。

二、解決文書檔案管理問題的對策

1.重視檔案管理，加強基礎(chǔ)工作指導(dǎo)

文書檔案是事業(yè)單位開展生產(chǎn)、科研、管理工作的重要參考資料，事業(yè)單位的文書檔案管理工作具有現(xiàn)行性強、機密性高、內(nèi)容復(fù)雜等特點。事業(yè)單位的文書檔案管理工作順利開展，離不開單位領(lǐng)導(dǎo)的高度關(guān)注和大力支持。因此，在新時期，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)班子、領(lǐng)導(dǎo)干部要就文書檔案管理工作以高度關(guān)注，就檔案工作條件建設(shè)、檔案管理工作開展以高度關(guān)注，以推動文書檔案管理工作不斷向前發(fā)展。具體來說，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)干部要結(jié)合新時期事業(yè)單位發(fā)展現(xiàn)狀，加大檔案管理工作規(guī)律討論和研究。然后，擺脫傳統(tǒng)觀念，解放思想，實事求是，將檔案管理工作提上工作日程，納入單位發(fā)展計劃，并給予檔案管理工作以足夠的人、財、物支持。如加大資金投入，為檔案管理工作配備掃描儀、計算機、除濕器等現(xiàn)代化設(shè)施和專業(yè)管理人員，加強檔案室建設(shè)，提供檔案整理、保管水平，為檔案管理工作尤其是檔案信息化管理提供良好的條件。在此基礎(chǔ)上，利用單位官網(wǎng)、微信公眾號、集體活動等，在單位范圍內(nèi)開展檔案法規(guī)宣傳教育，普及檔案基礎(chǔ)知識，以提高全體人員的檔案意識，使大家養(yǎng)成愛護檔案、科學(xué)利用檔案的好習慣。

2.完善文書檔案管理制度

文書檔案管理制度建設(shè)，是促使事業(yè)單位文書檔案管理工作順利開展的根本。因此，在新形勢下，事業(yè)單位要重視和加強文書檔案管理制度建設(shè)，通過制度建設(shè)為文書檔案管理工作提供有力支持。確切來說，事業(yè)單位要立足于國家檔案管理法規(guī)制度，完善單位文書檔案安全保護制度，就文書檔案保護工作標準和要求做出明確規(guī)范。與此同時，建立健全文書檔案查閱制度、保管制度、統(tǒng)計工作制度、銷毀制度、保密制度，為文書檔案管理各個環(huán)節(jié)提供明確的參考依據(jù)，確保文書檔案收集、形成、保管、查閱工作等有法可依，有章可循。在此基礎(chǔ)上，結(jié)合單位實際情況，制定完善的文書檔案管理工作制度、監(jiān)管制度、考核制度和教育宣傳制度，完善檔案法規(guī)和標準體系，加強文書檔案管理隊伍、機構(gòu)建設(shè)，以滿足單位文書檔案信息資源需求。在信息時代，事業(yè)單位還要就單位文書檔案信息化建設(shè)以關(guān)注和引導(dǎo)，并以電子檔案管理為重點完善檔案管控制度，實施統(tǒng)一的檔案監(jiān)管標準，以實現(xiàn)單位文書檔案管理信息化、現(xiàn)代化目標。

3.統(tǒng)一檔案標準，創(chuàng)新管理形式

隨著經(jīng)濟和社會發(fā)展，事業(yè)單位文書檔案管理工作的重要性日顯重要。統(tǒng)一檔案標準，對文書檔案管理進行規(guī)范管理，顯得尤為重要。如隨著廣大職工群眾養(yǎng)老保險意識的提高，社會保障檔案的社會功能日漸凸顯，這也要求事業(yè)單位重視和主動開展文書檔案管理工作，以改變文書檔案管理落后、被動的局面。因此，文書檔案管理數(shù)字化管理，已經(jīng)成為事業(yè)單位文書檔案管理的必然選擇。因此，事業(yè)單位要迎合時代發(fā)展步伐，建立健全與行業(yè)、單位檔案管理相關(guān)的制度，統(tǒng)一電子檔案管理標準，就檔案管理所用軟件標準、文件格式、檔案查詢接口等進行統(tǒng)一管理，為單位檔案管理與其他部門尤其是社保部門、民政部門的有效銜接創(chuàng)造條件。在此基礎(chǔ)上，事業(yè)單位管理部門要積極進行文書檔案管理創(chuàng)新，走檔案信息化管理之路。這就要求檔案部門站在全局高度，一方面將信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)引入到文書檔案管理中去，借助安全訪問技術(shù)和數(shù)字化管理做好檔案保密工作，提高檔案管理效率，保存雙套檔案，實現(xiàn)文書檔案管理工作的規(guī)范化。一方面要根據(jù)單位實際情況，為檔案用戶提供個性化、訂單式的檔案信息資源服務(wù)，切實發(fā)揮文書檔案在單位管理中的積極作用。

4.注重檔案管理隊伍培養(yǎng)和管理

從社會發(fā)展趨勢來看，企事業(yè)單位的檔案管理工作正逐漸朝著智能化、數(shù)字化、多元化方向發(fā)展，單純的只擁有檔案管理知識或者只懂得計算機操作的檔案管理人員，已經(jīng)無法滿足企事業(yè)單位檔案管理工作的需要。因此，在新時期，事業(yè)單位要重視和加強檔案管理隊伍建設(shè)，通過培養(yǎng)或引進復(fù)合型檔案管理人才推動單位文書檔案管理工作全面進步。這就要求事業(yè)單位在人力資源管理中，給予檔案管理隊伍建設(shè)以高度關(guān)注，引進高素質(zhì)的檔案管理人才，把好人才選聘質(zhì)量關(guān)，然后做好職前培訓(xùn)，要求文書檔案管理人員持證上崗。事業(yè)單位還要立足于內(nèi)部思想政治制度和學(xué)習制度，狠抓文書檔案管理隊伍的思想政治工作，定期開展文書檔案管理隊伍理論學(xué)習和職業(yè)技能培訓(xùn)活動，突出思想政治教育、檔案影像化培訓(xùn)、信息化管理技能學(xué)習的重要地位，以提高文書檔案管理隊伍的職業(yè)能力和技術(shù)水平。在此基礎(chǔ)上，嚴格崗位職責規(guī)范，實施目標責任制，將崗位監(jiān)督、管理和考核貫穿到文書檔案管理整個工作流程，引導(dǎo)文書檔案管理人員在工作中積累經(jīng)驗，形成有效的工作方法，不斷提高檔案管理和服務(wù)能力，以建設(shè)一支高素質(zhì)的精英管理團隊，從根本上提高單位文書檔案管理水平。

總之，文書檔案管理是事業(yè)單位運營管理中的一個老話題，文書檔案管理創(chuàng)新是時代發(fā)展的要求。因此，事業(yè)單位在文書檔案管理中，要完善檔案管理制度，創(chuàng)新管理途徑，以提升文書檔案管理效率，為單位后續(xù)發(fā)展打下堅實的基礎(chǔ)。

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