試論新形勢下檔案管理與創(chuàng)新

李永紅

摘 要：本文主要通過對當(dāng)前檔案管理存在的不足進(jìn)行分析，結(jié)合新形勢下對檔案管理工作的新的需要，給出創(chuàng)新檔案管理的方式。

關(guān)鍵詞：新形勢；檔案管理；創(chuàng)新方式

檔案作為人們資料的載體，對于整個社會的發(fā)展有著重要的意義，在人類社會發(fā)展的過程中，每一階段都有著自己獨特的檔案管理機(jī)制，不同的檔案反映出不同時期的社會特征，透過檔案，可以看出時代發(fā)展的特征，對于風(fēng)景區(qū)來說，其檔案記載著整個景區(qū)的發(fā)展變化史，承載著整個景區(qū)的發(fā)展歷史，對于檔案的科學(xué)管理是必要的工作，檔案工作的科學(xué)開展對于整個景區(qū)的持續(xù)發(fā)展有著重要的影響，應(yīng)該加強(qiáng)對檔案管理工作的重視程度，保證整個景區(qū)管理適應(yīng)新的形勢需要。

一、當(dāng)前檔案管理存在的問題

（一）檔案管理的封閉化

對于很多檔案管理部門來說，檔案工作的保密性、神秘性特色太過濃重，與社會的接觸太少，對真正的市場需要了解不充分，對于景區(qū)來說，其主要獲益方式就是通過吸引大量的游客獲取利益，但是對于檔案管理的神秘化會使得游客對整個景區(qū)的了解不到位，甚至?xí)档途皡^(qū)的吸引力，所以，在進(jìn)行檔案管理工作時，工作方式的單一封閉，使得檔案管理工作不能發(fā)揮其真正意義。

（二）對于檔案資料的挖掘不夠

很多檔案管理部門對于檔案工作的處理僅限于管理，沒有進(jìn)行充分的挖掘利用，活得檔案應(yīng)該用活，將檔案中的資料進(jìn)行靈活運用，轉(zhuǎn)變?yōu)楦鼮槲蛻舻男问?，使得游客對景區(qū)的好感度增加，從而增加景區(qū)的利潤。

（三）珍貴資料的保管不到位

很多檔案管理部門對檔案管理的重視度不高，對于資料實行不聞不問的政策，對于出現(xiàn)問題的檔案資料不及時采取補(bǔ)救措施，使得大量的珍貴資料流失，給景區(qū)造成的損失是不可估量的。

二、新形勢下對檔案管理新的要求

（一）檔案立卷是新時期的客觀要求

以前的檔案立卷制度在我國的檔案規(guī)范整理方面發(fā)揮了重要的作用，使得我國檔案管理制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，但是，隨著時代的發(fā)展，原有的檔案管理制度存在著立卷過程繁瑣、復(fù)雜的弊端，工作量大，使得檔案管理的效率很難提高，而且檔案管理工作的主觀隨意性大，很難對所有檔案進(jìn)行掌握。此外，各機(jī)關(guān)的立案人員的而流動性很大，使得立卷方法常常需要重新教給新的工作人員，使得檔案管理工作的質(zhì)量得不到保證。新形勢下，要求對檔案管理工作進(jìn)行立卷，傳統(tǒng)的封閉式檔案管理模式逐漸向開放式方向發(fā)展，對檔案的深化利用需要通過檔案開放、編研等形式來實現(xiàn)，這也是目前最為先進(jìn)的檔案管理模式。

（二）注重對資料的平時收集

為了保證檔案內(nèi)容的齊全、準(zhǔn)確、原始，對檔案資料的平時收集顯得尤為重要，檔案管理過程中存在的問題隨著時代的發(fā)展逐漸暴露出來，新時期為了解決這一問題，提出了對資料的平時收集的要求。首先，需要對崗位責(zé)任進(jìn)行強(qiáng)化，將責(zé)任落實到個人，使得工作的質(zhì)量得到保證，改變檔案管理人員的消極對待工作的態(tài)度，改變傳統(tǒng)的別人交什么就接收什么的情況，采取有效的措施將檔案進(jìn)行規(guī)劃分類，使得檔案管理不僅可以滿足機(jī)構(gòu)的內(nèi)部需要，還能夠適應(yīng)時代的發(fā)展，使得檔案管理的平時收集工作做到責(zé)任到人。其次，應(yīng)該加強(qiáng)對檔案的質(zhì)量的重視，應(yīng)該遵循材料形成的規(guī)律和特點，保證檔案材料之間的有機(jī)聯(lián)系，在規(guī)定的時間內(nèi)進(jìn)行整理、立卷，定期向相關(guān)的檔案管理工作室移交，保證檔案信息可以及時更新。最后，對于數(shù)據(jù)的收集主要采用自動化電子掃描的方法，進(jìn)行輸入、校對和管理工作可以更好的保證檔案的質(zhì)量。保證原始資料的完整性、準(zhǔn)確性和時效性，以期適應(yīng)全面網(wǎng)絡(luò)化管理的新要求。

（三）適應(yīng)檔案編研工作的新要求

檔案編研是對檔案文獻(xiàn)進(jìn)行研究和編撰，向客戶提供檔案的信息利用服務(wù)，是現(xiàn)代信息加工產(chǎn)業(yè)的分支，注重檔案編研工作的質(zhì)量是新形勢下對檔案管理工作的又一新要求。對于檔案編研的理論與時代發(fā)展脫節(jié)這一現(xiàn)狀進(jìn)行最快的扭轉(zhuǎn)，當(dāng)前，檔案管理的理論研究主要集中在檔案基礎(chǔ)理論和宏觀管理，對于檔案編研的理論研究很少，且深度不夠，內(nèi)容較單薄，檔案編撰工作主要是對論述史料的一次文獻(xiàn)進(jìn)行編撰，對于二次文獻(xiàn)和三次文獻(xiàn)的編研工作缺乏系統(tǒng)專業(yè)的理論指導(dǎo)，編研成果缺乏科學(xué)性實用性。

三、如何創(chuàng)新檔案管理方式

（一）加大對檔案管理法案的執(zhí)行力度

在開展檔案管理工作的過程中依照法定程序來開展是根本，必須符合相關(guān)的法律法規(guī)，促進(jìn)各檔案管理法規(guī)的平衡發(fā)展，在開展工作時應(yīng)該建立在各項規(guī)章制度都健全的基礎(chǔ)上，為檔案部門解決實際問題，對于單位庫房的安全防范工作必須要到位，保證檔案資料的完整和安全。應(yīng)該實施統(tǒng)一的檔案管理措施，對各種類別、各種載體的檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理。檔案立卷是新形勢下應(yīng)該重視的工作，在進(jìn)行檔案立卷工作的開展時，應(yīng)該嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定實施，應(yīng)該加大對檔案管理的監(jiān)督力度，保證各單位可以按時移交檔案。

（二）實施檔案管理開放透明化

對于大部分人而言，檔案具有神秘特質(zhì)，包括對政府、社會團(tuán)體等各方面的文件資料，在眾多檔案中，檔案有政治、經(jīng)濟(jì)、文化等方面的宏觀史料，檔案將人們原始的資料保存下來，在過去很多單位的檔案都實行只對內(nèi)部人員開放，隨著時代的發(fā)展，檔案既要服從保密的原則，還應(yīng)該有一定的開放性，任何檔案文獻(xiàn)的價值主要對其承載的信息進(jìn)行開發(fā)利用，以滿足社會各界的需要，主要是為老百姓服務(wù)，所以，檔案管理工作面向百姓，給予一定的開放性，可以讓人民更好地了解工作，配合工作。

（三）緊跟時代步伐加強(qiáng)檔案編研

要想做好工作，工作人員的態(tài)度是基礎(chǔ)要素，應(yīng)該加強(qiáng)編研意識，提高編研人員的素質(zhì)，把檔案編研工作納入整個企業(yè)的工作日程之內(nèi)，對已經(jīng)設(shè)立的科室進(jìn)行整改，使得編研人員切實履行其職責(zé)，對編研人員的政治素養(yǎng)、文化素養(yǎng)和身體素質(zhì)進(jìn)行全面提高。編研工作的開展也是建立在一定的資料之上的，所以，加強(qiáng)對檔案管理的資料的收集也是至關(guān)重要的，編研工作主要是對檔案內(nèi)容進(jìn)行研究，然后進(jìn)行充實，所以，基礎(chǔ)必須打牢。對編研工作實行多功能管理，適應(yīng)當(dāng)前社會的競爭機(jī)制。首先需要滿足編研成果可以在一定程度上促進(jìn)社會進(jìn)步。其次，應(yīng)該實現(xiàn)一定的經(jīng)濟(jì)效應(yīng)，以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心，不斷編研出促進(jìn)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的成果。

四、總結(jié)

結(jié)合時代需要，對檔案管理工作不斷進(jìn)行創(chuàng)新，結(jié)合計算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)，使得檔案管理工作實現(xiàn)全面的網(wǎng)絡(luò)化管理，在新形勢下不斷克服檔案管理存在的問題，結(jié)合新的形勢需要進(jìn)行創(chuàng)新，使得檔案管理工作的質(zhì)量得到提高，促進(jìn)景區(qū)的可持續(xù)發(fā)展。

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