淺談基層單位如何開發(fā)檔案資源和做好檔案管理工作

曹保

摘 要：結(jié)合實(shí)際，針對(duì)基層單位如何開發(fā)檔案資源和做好檔案管理工作進(jìn)行了論述。

關(guān)鍵詞：基層單位；開發(fā)檔案資源；檔案管理

1 開發(fā)檔案信息必須樹立服務(wù)意識(shí)

為經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會(huì)進(jìn)步、構(gòu)建和諧社會(huì)服務(wù)，是檔案工作的根本出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。只有搞好服務(wù)，基層檔案工作才能創(chuàng)造更大的發(fā)展空間。因此，基層檔案工作要做到“三個(gè)必須”。

1.1 必須樹立服務(wù)意識(shí)，明確服務(wù)是檔案工作的根本宗旨，一切檔案的保管與保護(hù)都是為了利用服務(wù)。

1.2 必須緊跟中心全力服務(wù)，基層單位的檔案部門要及時(shí)了解和掌握本單位中心工作、主要業(yè)務(wù)工作的內(nèi)容和進(jìn)度，緊緊圍繞中心工作和主要業(yè)務(wù)工作開展檔案收集、管理和服務(wù)，做到中心工作和主要業(yè)務(wù)工作開展到哪里，檔案工作就跟進(jìn)到哪里、服務(wù)到哪里，充分發(fā)揮檔案的作用。

2 開發(fā)檔案信息必須發(fā)揮主觀能動(dòng)性

檔案信息以“動(dòng)態(tài)”形式來源于社會(huì)實(shí)踐，又以“靜態(tài)”形式存貯于檔案部門，人們獲取和保存檔案信息的目的，不是以完成由“動(dòng)態(tài)”到“靜態(tài)”的轉(zhuǎn)變?yōu)榻K點(diǎn)，而是利用檔案信息為社會(huì)服務(wù)才是其根本出發(fā)點(diǎn)。發(fā)揮主觀能動(dòng)性，按照科學(xué)的方法把大量的檔案信息由存貯的“靜態(tài)”形式轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)信息，投放到社會(huì)中去發(fā)揮經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，就是檔案信息的開發(fā)過程。檔案信息開發(fā)工作，必須以社會(huì)環(huán)境對(duì)檔案信息的需求為依據(jù)。要滿足這種要求，檔案工作者必須充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，改變傳統(tǒng)的提供利用方式，實(shí)現(xiàn)創(chuàng)造性的開發(fā)。目前，檔案事業(yè)自身的發(fā)展及社會(huì)環(huán)境對(duì)檔案信息的需求，為檔案部門發(fā)揮主觀能動(dòng)性、表現(xiàn)創(chuàng)造力提供了條件和機(jī)會(huì)。只要我們不失時(shí)機(jī)地開發(fā)檔案信息，實(shí)現(xiàn)人們獲取信息的根本目的，就會(huì)給社會(huì)帶來效益，給檔案事業(yè)注入新的生機(jī)和活力。

3 開發(fā)檔案信息必須創(chuàng)造開發(fā)條件

開發(fā)檔案信息必須依賴于一定的物質(zhì)基礎(chǔ)。檔案部門如果沒有檔案作為物質(zhì)基礎(chǔ)，發(fā)揮主觀能動(dòng)性、開發(fā)檔案信息將是一句空話。檔案部門必須通過多條渠道，采取多種辦法收集、存貯大量而豐富的檔案作為物質(zhì)基礎(chǔ)，為開發(fā)檔案信息、服務(wù)社會(huì)所存貯的大量檔案信息不可能自動(dòng)發(fā)揮作用，要使檔案信息得到發(fā)掘，變“死”材料為“活”信息，就要求檔案部門既要具備傳統(tǒng)的檢索工具，又要以最快的速度向現(xiàn)代化檢索手段邁進(jìn)，這是大力開發(fā)檔案信息的客觀要求。在開發(fā)檔案信息過程中，檔案工作者必須尊重客觀規(guī)律，增強(qiáng)科學(xué)的開發(fā)意識(shí)。必須分析室藏內(nèi)容，研究室藏結(jié)構(gòu)，從中找出其規(guī)律性的東西，使檔案信息開發(fā)工作建立在尊重客觀規(guī)律的基礎(chǔ)之上。

4 開發(fā)檔案信息必須探索有效途徑

檔案部門如何將大量而豐富的館藏信息開發(fā)出來，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)提供有效服務(wù)，是檔案部門面臨的重要任務(wù)。我們既要根據(jù)檔案室所存檔案信息的數(shù)量、內(nèi)容等來考慮開放方式，又要根據(jù)檔案部門的實(shí)際能力，采取不同的開發(fā)對(duì)策。首先，系統(tǒng)開發(fā)。一個(gè)檔案室所存檔案，從宏觀上看，它具有反映一個(gè)單位全面情況的相對(duì)整體性；從微觀上看，它又具有反映某一方面情況的多類性和層次性。在開發(fā)檔案信息過程中，我們注意分析、研究，進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計(jì)、組織實(shí)施，以發(fā)揮信息最大效益。其次，定項(xiàng)性開發(fā)。就是根據(jù)某一項(xiàng)工作的要求，對(duì)檔案室信息的部分開發(fā)。實(shí)踐證明，某一項(xiàng)工作搞好檔案信息的定項(xiàng)性開發(fā)，是符合現(xiàn)代化信息管理準(zhǔn)確、適用、經(jīng)濟(jì)的總體要求的。最后，尋求合作。聯(lián)合開發(fā)前，檔案部門的人力、財(cái)力等是有限的，要大力開發(fā)檔案信息必須積極尋求與開發(fā)檔案信息有關(guān)的某些力量，密切合作，共同開發(fā)。實(shí)踐證明，尋求合作，解決了檔案部門力量弱的實(shí)際問題，增強(qiáng)了開發(fā)能力，擴(kuò)大了信息開發(fā)量，能夠使檔案更好地為社會(huì)服務(wù)。

5 人事檔案管理創(chuàng)新措施

5.1 更新基層事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理觀念

檔案的綜合管理屬于現(xiàn)代化管理的一個(gè)重要組成部分，雖然它只是單位管理的一個(gè)輔助部分，但是基層事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)行決策時(shí)，都以它為依據(jù)。因此，這就需要基層事業(yè)單位中的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)不斷更新自己的管理觀念，逐步提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，使檔案管理從單純的收集、整理紙質(zhì)資料變?yōu)槔糜?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化對(duì)檔案進(jìn)行管理中來，使檔案在基層事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策與整體信息化建設(shè)中的作用得到充分發(fā)揮。只有領(lǐng)導(dǎo)大力支持檔案管理的創(chuàng)新，并通過檔案管理人員的努力與學(xué)習(xí)，才能夠早日實(shí)現(xiàn)基層事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新。

5.2 完善相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)與政策

檔案管理的依據(jù)是統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，在基層事業(yè)單位檔案管理的過程中，統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)能夠推動(dòng)標(biāo)準(zhǔn)化工作的開展。相關(guān)的制度、法規(guī)與法律為檔案工作的開展提供了法律依據(jù)，促進(jìn)檔案信息資源的開發(fā)與利用。因此，在基層事業(yè)單位檔案管理信息化的過程中，基層事業(yè)單位要制定統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，如果在檔案管理中出現(xiàn)了問題，就可以以此為依據(jù)進(jìn)行處理。

5.3 大力推動(dòng)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備建設(shè)

網(wǎng)絡(luò)設(shè)備建設(shè)是基層事業(yè)單位檔案管理信息化的基礎(chǔ)?，F(xiàn)階段，基層事業(yè)單位都普遍建設(shè)了微機(jī)局域網(wǎng)，但是微機(jī)局域網(wǎng)的建設(shè)起點(diǎn)相當(dāng)高，它的建設(shè)不僅要能夠滿足內(nèi)部信息交流的需要，而且需要配備打印、拷貝、掃描等系列化的配套設(shè)備來進(jìn)行信息的輸出利用。因此，基層事業(yè)單位在創(chuàng)新檔案管理的過程中，要大力推動(dòng)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的建設(shè)，并連接各方面的資源，滿足微機(jī)局域網(wǎng)建設(shè)的需求，推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展。

5.4 加大對(duì)檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)

現(xiàn)階段，隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，尤其是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普遍應(yīng)用，傳統(tǒng)的檔案管理模式也得到了改變。傳統(tǒng)檔案管理模式的改變要求管理人員能夠在網(wǎng)上完成統(tǒng)計(jì)、借閱、檢索、編目、整理、收集等工作。在現(xiàn)代化檔案管理的工作過程中，要求檔案管理人員不僅具備檔案管理的專業(yè)知識(shí)，而且要擁有良好的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)運(yùn)用以及操作能力。所以，要大力加強(qiáng)對(duì)檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)，以適應(yīng)飛速發(fā)展的信息化社會(huì)發(fā)展需求。