OA公文系統(tǒng)任現(xiàn)代辦公自動(dòng)化中的高效運(yùn)用

孫靜

OA公文系統(tǒng)是指現(xiàn)代企業(yè)依托先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和寬廣的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，為滿足工作需要，特定設(shè)計(jì)編程的高端軟件，以達(dá)到科學(xué)、精準(zhǔn)、嚴(yán)謹(jǐn)、高效的管理目的。近年來，各大企業(yè)與時(shí)俱進(jìn)，積極構(gòu)建企業(yè)網(wǎng)絡(luò)，全面實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，逐漸代替了“老、舊、慢、難”的傳統(tǒng)辦公模式，與“科學(xué)精簡、快速高效”的現(xiàn)代管理理念相契合，成為現(xiàn)代企業(yè)辦公管理的必然趨勢。

OA公文系統(tǒng)中的“OA”是英文單詞“office automatic”的首字母縮寫，意為辦公自動(dòng)化。隨著社會(huì)發(fā)展和科技進(jìn)步，現(xiàn)代企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營的過程中，需要新的思維和現(xiàn)代的管理方法，才能跟上時(shí)代的步伐，需要先進(jìn)科學(xué)的辦公手段來保障企業(yè)的高速發(fā)展。傳統(tǒng)的辦公模式逐漸退出歷史舞臺(tái)，辦公自動(dòng)化在現(xiàn)代信息化社會(huì)的大潮中得到了推廣和使用，并且取得令人矚目的實(shí)踐成果。本文立足實(shí)踐工作，注重實(shí)效，對(duì)企業(yè)行政事務(wù)進(jìn)行客觀分析，將辦公自動(dòng)化與傳統(tǒng)辦公模式進(jìn)行對(duì)比，進(jìn)而闡述自動(dòng)化的在現(xiàn)代企業(yè)管理中的高效運(yùn)用。

傳統(tǒng)辦公模式回顧及弊端

傳統(tǒng)的收文。從接收一份上級(jí)文件為例，首先進(jìn)行手工登記造冊(cè)，注明時(shí)間、文號(hào)、內(nèi)容以及來文單位等等。然后經(jīng)辦公室主任進(jìn)行手寫擬辦，由文秘人員送至相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)等待批示，待領(lǐng)導(dǎo)批示完畢后再由文秘人員送至相關(guān)部門的負(fù)責(zé)人進(jìn)行閱辦，閱辦人填寫具體的閱辦結(jié)果后，這份上級(jí)來文才能返回文秘處進(jìn)行閉合，并且留存紙質(zhì)文本文件。處理一份來文，大至可劃分5個(gè)工作環(huán)節(jié)，其中涉及到的基礎(chǔ)表單為：《上級(jí)來文登記表單》、《上級(jí)文件處理表單》、《上級(jí)文件傳閱表單》等等。這種收文管理模式，不僅表現(xiàn)出繁重瑣碎的特點(diǎn)，最大的弊端是辦文時(shí)間過長，每個(gè)環(huán)節(jié)會(huì)產(chǎn)生停滯，嚴(yán)重時(shí)會(huì)延誤工作。

傳統(tǒng)的發(fā)文。從制發(fā)一份文件為例，擬稿人將稿件送至部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人同意后，由擬稿人送至辦公室文秘處，由文秘進(jìn)行對(duì)此文件的登記，并進(jìn)行報(bào)送辦公主任復(fù)核以及公司領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)，再由文秘崗位人員進(jìn)行制發(fā)、油印、蓋章、裝訂、分發(fā)等工作，共計(jì)9個(gè)環(huán)節(jié)。其中涉及到基礎(chǔ)表單為：《公司發(fā)文登記表單》、《公司發(fā)文處理表單》、《部門領(lǐng)取文件記錄表單》等等。由此看來，傳統(tǒng)模式制發(fā)、分送一份文件所耗費(fèi)時(shí)間及人力、物力可觀。

辦文效率低，精準(zhǔn)度差，占用人力，耗費(fèi)紙張。傳統(tǒng)的收文與發(fā)文，都具有效率低、精準(zhǔn)差的特點(diǎn)。主要突顯為工作量大，細(xì)化比較困難，容易混亂。員工之間、員工與領(lǐng)導(dǎo)之間的協(xié)同度比較差，公文運(yùn)轉(zhuǎn)周期較長。企業(yè)內(nèi)部之間的溝通交流不順暢，信息不能及時(shí)反饋，企業(yè)文檔收集整理較難，文檔丟失、失秘現(xiàn)象比較嚴(yán)重。多點(diǎn)辦公、異地辦公較難管理。通訊費(fèi)用、辦公耗材浪費(fèi)嚴(yán)重。人員冗雜，人為因素的干擾導(dǎo)致工作效率低。致使企業(yè)管理成本高，在很大程度拖了企業(yè)的后腿，不利于企業(yè)發(fā)展。

OA辦公自動(dòng)化企業(yè)管理中起到的作用

OA公文系統(tǒng)的前期設(shè)置。OA公文系統(tǒng)需要進(jìn)行前期設(shè)置。首先，根據(jù)企業(yè)公司的部門機(jī)構(gòu)建立網(wǎng)絡(luò)機(jī)構(gòu)，設(shè)立用戶，按角色分配權(quán)限。在每個(gè)部門科室設(shè)立專職或兼職的文秘人員進(jìn)行管理，掃描相應(yīng)負(fù)責(zé)人的電子名章，用以簽署辦文意見。根據(jù)不同文種設(shè)計(jì)制作電子的紅頭模板，掃描各級(jí)公章成電子公章，以及在電腦上安裝支持OA系統(tǒng)的的控件和插件以及安全證書等等。

OA辦公自動(dòng)化的構(gòu)成。OA辦公自動(dòng)化是Internet網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)，其整體對(duì)象為內(nèi)網(wǎng)上所有的用戶，這個(gè)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)負(fù)責(zé)所有用戶對(duì)象的管理以及網(wǎng)絡(luò)資源的分層授權(quán)與資源共享。OA公文系統(tǒng)主要推行一種無紙化辦公模式，所有紛繁瑣碎的工作都可以在網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)上完成，可有效解決多點(diǎn)與異地辦公問題。系統(tǒng)設(shè)立收文、發(fā)文、公文查詢以及個(gè)人助理應(yīng)用區(qū)塊，并且與檔案系統(tǒng)接口相連，歸檔文件可自動(dòng)歸入檔案的A6系統(tǒng)。

OA公文系統(tǒng)的功能簡介

收文區(qū)塊功能。公文的收文是一項(xiàng)日常重復(fù)發(fā)生的工作。OA公文系統(tǒng)設(shè)置了收文流程，每天可自動(dòng)接收上級(jí)的來文、來函、批復(fù)以及各類通知。流程設(shè)置分為：流程啟動(dòng)、文件登記、公文擬辦、呈送領(lǐng)導(dǎo)批閱、分送閱辦以及平行傳閱6個(gè)環(huán)節(jié)。文秘人員可根據(jù)辦公室主任的擬辦意見和領(lǐng)導(dǎo)的批示意見及時(shí)發(fā)送給閱辦部門辦文任務(wù)。另外，如果接收到非本系統(tǒng)的紙質(zhì)文件也可掃描成電子文檔后錄入登記信息，使用此收文流程。

發(fā)文區(qū)塊功能。OA公文系統(tǒng)根據(jù)企業(yè)需求可設(shè)置行政發(fā)文、黨委發(fā)文、上行請(qǐng)示發(fā)文、工會(huì)發(fā)文、黨政工聯(lián)合發(fā)文、HSE發(fā)文、專業(yè)會(huì)議紀(jì)要等等諸多文種的流程。每類發(fā)文流程都設(shè)有：擬稿、部門審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審核、辦公室秘書核稿、辦公室主任復(fù)核、公司主要領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)、發(fā)文中心制發(fā)文件、網(wǎng)絡(luò)發(fā)送、部門簽收等9個(gè)環(huán)節(jié)。在成文之前的7個(gè)環(huán)節(jié)，都可在系統(tǒng)中修改并留有修改痕跡。部門簽收后，與收文流程銜接，實(shí)現(xiàn)科室流轉(zhuǎn)。

公文查詢功能。OA公文系統(tǒng)設(shè)計(jì)了完善的公文查詢功能，涵蓋了大量文件信息。查閱區(qū)塊設(shè)置個(gè)人查詢、綜合查詢、傳閱件查詢以及公文統(tǒng)計(jì)功能。查閱人可根據(jù)自己的權(quán)限依據(jù)已知信息如：文件年份、來文單位、文件字號(hào)以及文件關(guān)鍵詞查閱個(gè)人用戶里的文件，方便快捷，并且遵守保密原則，不能越級(jí)查閱。

個(gè)人助理功能。個(gè)人助理功能是OA公文系統(tǒng)的輔助功能，設(shè)置了文件催辦、用戶關(guān)聯(lián)、常用語設(shè)置、個(gè)人授權(quán)、文件提示等功能。

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在現(xiàn)代信息社會(huì)中的占有領(lǐng)先地位，OA實(shí)現(xiàn)了公文網(wǎng)絡(luò)化、辦公自動(dòng)化和遠(yuǎn)程移動(dòng)操作等功能，便于各種資源信息共享，規(guī)范管理，提高了工作時(shí)效，為領(lǐng)導(dǎo)管理、決策提供了有力支持，OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的在現(xiàn)代企業(yè)管理中的高效應(yīng)用，在很大程度達(dá)到了“向管理要效益”的新時(shí)代的管理要求，具有深遠(yuǎn)的發(fā)展意義。