淺析衛(wèi)生計生監(jiān)督檔案管理

趙紅新

摘要：檔案管理現(xiàn)代化是新時期檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是檔案事業(yè)生存和發(fā)展的內(nèi)在要求，也是擺在全體檔案管理人員面前的緊迫的課題。衛(wèi)生計生監(jiān)督檔案具有內(nèi)容系統(tǒng)、形式多樣等特點，在衛(wèi)生計生監(jiān)督工作管理中具有重要作用。因此，遵循檔案管理原則，明確檔案管理理念和目標，提升檔案管理的現(xiàn)狀，加強檔案管理的措施，才能為衛(wèi)生計生監(jiān)督工作的持續(xù)性發(fā)展保駕護航。

關(guān)鍵詞：衛(wèi)生計生；檔案管理；監(jiān)督檔案；管理

一、檔案的現(xiàn)代化管理概念

檔案現(xiàn)代化管理就是運用現(xiàn)代化的信息技術(shù)和科學(xué)理念，對目前我國檔案進行有效的管理保存，使得工作效率成倍提高，繼而減少人力、物力的投入，獲得更高的經(jīng)濟效益。檔案的現(xiàn)代化管理一般包含三個含義：在檔案的管理中使用現(xiàn)代信息技術(shù)；使檔案管理人員掌握了解現(xiàn)代信息技術(shù)；制定建立現(xiàn)代信息技術(shù)檔案管理體系。目前電子信息技術(shù)仍然飛速發(fā)展，大數(shù)據(jù)、云技術(shù)的應(yīng)用更使得數(shù)據(jù)的傳輸儲存變得更加高效方便，電子信息檔案的管理之路已逐漸開始，傳統(tǒng)的人工、手工管理模式逐步被代替，現(xiàn)代化科技的應(yīng)用使得檔案的管理更加高效、準確、方便，極大的促進檔案的現(xiàn)代化管理發(fā)展，同時檔案的現(xiàn)代化管理發(fā)展也會對國民經(jīng)濟、人民生活水平的提高產(chǎn)生相應(yīng)助力。

二、檔案的現(xiàn)代化建設(shè)原則

衛(wèi)生計生監(jiān)督檔案建設(shè)的原則主要包括質(zhì)、真、全三方面，具體表現(xiàn)在：所謂質(zhì)、真、全就是質(zhì)量控制、真實性控制和全程控制的簡稱。首先，質(zhì)量控制是指相關(guān)的檔案管理部門要對成為衛(wèi)生計生監(jiān)督檔案的文件在規(guī)格、內(nèi)容設(shè)計等方面提出相應(yīng)的要求、標準，一定要運用科學(xué)管理方法，將大量的信息資料予以全面性的系統(tǒng)收集、整理、登記與編制，從而有效地控制衛(wèi)生計生監(jiān)督檔案的質(zhì)量。其次，檔案管理的真實性控制，是指我們在進行管理過程中一定要注重真實性的控制，尤其是構(gòu)建相關(guān)的歸檔制度和質(zhì)量檢查制度，從而實現(xiàn)衛(wèi)生計生監(jiān)督檔案的有效監(jiān)督與控制。最后，全程控制就是指在管理的過程中應(yīng)將衛(wèi)生計生監(jiān)督檔案文件的鑒定、整理、歸檔及衛(wèi)生計生監(jiān)督檔案的各環(huán)節(jié)中的業(yè)務(wù)進行統(tǒng)一設(shè)計，統(tǒng)一資源的配置，并成立相應(yīng)的監(jiān)控小組以實現(xiàn)整體優(yōu)化的管理目標。

三、檔案的現(xiàn)代化管理目的

檔案管理需要達到的目標、標準。一是需要檔案管理相關(guān)人員管理保存好各種各樣的實體檔案資料，以達到最長時間限度保存實體檔案，保證檔案的完整性、準確性、安全性。二是逐步加深檔案的現(xiàn)代化管理即信息化管理檔案的技術(shù)和實際發(fā)展，以便更好地為現(xiàn)代化國民經(jīng)濟的發(fā)展和人民生活水平的提高做出貢獻。從而一步一步地開展實現(xiàn)檔案管理的文字搜索、運用多媒體信息技術(shù)對檔案的資料和數(shù)據(jù)信息進行傳輸、運用電子技術(shù)數(shù)據(jù)庫對檔案資料進行儲存、不同的檔案館資料需要互相交換更新，以進一步實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)檔案信息資料的共享，建立一個大型的信息現(xiàn)代化檔案管理體系。

四、衛(wèi)生計生監(jiān)督檔案管理的現(xiàn)狀

（一）重視程度不夠。目前，衛(wèi)生計生監(jiān)督部門對與檔案管理有關(guān)的信息化制度建設(shè)還未展開，尤其是對電子檔案的規(guī)章制度制定幾近為空。因此，衛(wèi)生計生監(jiān)督檔案所需要的相關(guān)配套設(shè)施和環(huán)境，如數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)、檔案存儲與檔案數(shù)字化等硬件設(shè)備都需要大量的資金投入，因重視程度不夠，衛(wèi)生計生監(jiān)督部門檔案信息化建設(shè)存在制度建設(shè)不完善、資金投入不充足的問題。

（二）檔案管理軟件落后。目前，衛(wèi)生計生監(jiān)督部門所使用的檔案管理軟件幾乎都是各行業(yè)的通用版本，并沒有針對衛(wèi)生計生監(jiān)督業(yè)務(wù)的特點進行優(yōu)化、研發(fā)，導(dǎo)致很多軟件提供的功能用不上，同時又有很多業(yè)務(wù)檔案所需要用到的功能軟件不提供，而且相關(guān)的業(yè)務(wù)檔案還需要檔案管理人員進行專門的整理歸檔，造成了極大的人力、財力的浪費。

（三）人員素質(zhì)較低。從目前各級衛(wèi)生計生的檔案管理人員隊伍來看，無論是工作能力還是思想意識，都較為滯后。多數(shù)管理人員缺乏對計算機有關(guān)軟件和系統(tǒng)的熟練操作，容易導(dǎo)致檔案出現(xiàn)安全問題；而檔案管理專業(yè)人員缺乏對衛(wèi)生計生監(jiān)督等方面的專業(yè)知識了解，在對檔案進行收集分檔和整理時，往往不能快速準確的進行專業(yè)數(shù)據(jù)處理，缺乏“全才”直接影響到衛(wèi)生計生檔案信息化管理的效率和效果。

五、加強衛(wèi)生計生監(jiān)督檔案管理的具體措施

（一）注重衛(wèi)生計生監(jiān)督檔案的組織建設(shè)。衛(wèi)生計生監(jiān)督的檔案應(yīng)集中統(tǒng)一管理，建立主要領(lǐng)導(dǎo)負總責、分管領(lǐng)導(dǎo)負全責，專職人中負直接責任的制度。成立由2名專職檔案管理人員負責，各職能部門1名作為兼職檔案管理人員，為具體責任人，配合專職檔案管理人員的管理工作模式。衛(wèi)生計生監(jiān)督管檔案管理人員每年召開例會，對存在的問題提出解決的辦法，匯總本年度檔案歸檔情況。同時還積極爭取上級部門領(lǐng)導(dǎo)支持，邀請上級主管部門的專業(yè)人員到檔案室進行工作指導(dǎo)，并將檔案管理納入了衛(wèi)生計生監(jiān)督綜合目標管理考核中，使衛(wèi)生計生監(jiān)督檔案管理工作人人都重視、層層抓落實、件件有保障。

（二）落實安全管理制度，強化檔案管理安全技術(shù)。解決檔案管理的安全問題必須從安全管理制度這方面加強檔案管理人員的培訓(xùn)，并從落實責任制根本入手，堅持賞罰分明原則，對于系統(tǒng)安全運作，可以實施雙人負責原則或最大權(quán)限原則外，還應(yīng)該對各類衛(wèi)生計生文件進行按級別劃分，對機密檔案可以實施物理隔離、與外網(wǎng)隔絕，對網(wǎng)絡(luò)檔案或內(nèi)部傳輸檔案，加強對密鑰的管理，對有關(guān)系統(tǒng)的運行實行跟蹤制度，自動生成系統(tǒng)日志。最后，還應(yīng)重視各類系統(tǒng)軟件的日常維護和病毒防范。

（三）加強衛(wèi)生計生檔案管理人員培養(yǎng)，引進復(fù)合型人才。檔案信息管理人員的道德水平和專業(yè)素養(yǎng)的高低對衛(wèi)生計生監(jiān)督檔案信息化工作有著重要的影響。因此，引進、培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)人員是當務(wù)之急。針對擁有衛(wèi)生計生專業(yè)知識背景，但缺乏計算機有關(guān)技術(shù)的檔案管理人員，通過開展定時系統(tǒng)培訓(xùn)的方法提高其操作能力；對擁有檔案管理能力及計算機能力的人員來說，可以通過衛(wèi)生計生監(jiān)督部門舉辦的知識講座、學(xué)術(shù)討論等科研活動，增加衛(wèi)生計生監(jiān)督的法律法規(guī)知識，同時經(jīng)常性的與各業(yè)務(wù)部門進行交流溝通。此外，加大對具有專業(yè)化背景及具有信息技術(shù)人才的引進，也是衛(wèi)生計生監(jiān)督檔案信息化人才建設(shè)的重要渠道。

（四）注重管理，加強衛(wèi)生計生檔案的開發(fā)利用。服務(wù)是工作的主題，做好服務(wù)工作始終是衛(wèi)生計生監(jiān)督檔案管理部門的宗旨。檔案管理，為衛(wèi)生計生監(jiān)督的建設(shè)和發(fā)展提供了信息支持，這樣才能顯示檔案的重要價值和實際意義。因此，加強衛(wèi)生計生監(jiān)督檔案的開發(fā)利用，是目前檔案工作的重點和根本。因此，必須在今后的工作中，加強衛(wèi)生計生監(jiān)督檔案管理的工作，最大限度地發(fā)揮檔案信息資源的作用，有效促進衛(wèi)生計生監(jiān)督管理水平全面提高，牢固樹立管理就是服務(wù)的意識，確保衛(wèi)生計生監(jiān)督工作的可持續(xù)發(fā)展。

總之，衛(wèi)生計生監(jiān)督檔案管理的主要目的是為衛(wèi)生計生監(jiān)督工作服務(wù)，隨著國家的各項衛(wèi)生計生事業(yè)的體制改革，衛(wèi)生計生監(jiān)督管理工作者必須與時俱進，不斷創(chuàng)新檔案現(xiàn)代化管理新模式，做好檔案管理工作，不僅需要檔案工作者嚴謹、科學(xué)的工作精神，也需要單位領(lǐng)導(dǎo)、職能部門和廣大職工的大力支持，使檔案的信息盡可能客觀、真實、系統(tǒng)、全面，使其發(fā)揮最大化的利用效力。

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