對數(shù)字檔案資源安全與維護問題的研究

楊曉佳

摘要：數(shù)字檔案資源是一種新的、重要且具有特色的檔案信息資源，但技術(shù)的不斷更新?lián)Q代，無法避免數(shù)字檔案資源在偶然和惡意的情況下遭到破壞。因此數(shù)字檔案資源的安全與維護問題研究顯得至關(guān)重要。本文從數(shù)字檔案資源的安全因素問題入手，提出了保障維護檔案資源的安全途徑，最終達到數(shù)字檔案資源的最優(yōu)化利用。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案資源；安全與維護

一、數(shù)字檔案資源的定義

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資源，一份檔案一般只保存于一個相符的檔案館內(nèi)，一次僅能供一個使用者使用。然而隨著網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的到來，傳統(tǒng)檔案資源已經(jīng)不再能夠滿足社會的需要。科技發(fā)展的過程中產(chǎn)生了數(shù)字檔案資源。數(shù)字檔案資源是指將傳統(tǒng)檔案信息資源數(shù)字化后形成的資源。信息與載體可分離是數(shù)字檔案資源的一大特性，檔案信息可以從其原始的紙質(zhì)載體上提取出來，根據(jù)使用者的需要，進行不同形式的顯示、輸出，例如可以通過U盤、光盤等對信息載體進行轉(zhuǎn)移，也可以通過電子郵件、通訊軟件等對檔案信息進行傳遞，最終實現(xiàn)不同使用者對同一份檔案在不同地點的隨時利用。

二、影響數(shù)字檔案資源安全的因素

（一）建設(shè)過程中影響安全的因素

建設(shè)數(shù)字檔案資源的兩種途徑都存在著安全隱患。掃描將紙質(zhì)檔案電子化形成數(shù)字檔案資源這一途徑，在掃描將紙質(zhì)檔案電子化的過程中，原件信息與電子化信息是否相同、錄入掃描形成的檔案信息是否有誤，這都影響著檔案資源的安全。數(shù)字檔案資源的安全威脅也可能來自于原始檔案資源的內(nèi)部破壞以及信息系統(tǒng)本身無意產(chǎn)生的意外事故。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案一旦數(shù)字化，必會帶來新的安全管理問題。由于檔案信息有嚴(yán)格的安全保密要求，在處理和存儲數(shù)字化檔案信息時，要首先確保檔案原件的安全性其次確保檔案原件與數(shù)字化檔案在內(nèi)容上的吻合性。

（二）管理過程影響安全的因素

目前，我國數(shù)字檔案資源建設(shè)中由于管理方面的原因所引起的安全問題主要包括信息泄露、系統(tǒng)故障等。對密碼口令的保密管理缺乏必要的監(jiān)督，管理人員責(zé)任劃分不夠清楚、責(zé)任心弱等都可能導(dǎo)致系統(tǒng)管理密碼口令的泄露，而口令密碼的泄漏就會對檔案數(shù)字資源的安全造成極大的威脅。除此之外，系統(tǒng)故障也是主要的安全問題，引起系統(tǒng)故障的原因可能是整體規(guī)劃不當(dāng)、考慮不全面等，使用不同型號的載體、設(shè)備，導(dǎo)致系統(tǒng)不能兼容進而產(chǎn)生沖突，導(dǎo)致系統(tǒng)產(chǎn)生故障最終運行失敗，這些會造成數(shù)據(jù)的丟失，從而危害檔案信息的安全。

（三）存取過程中影響安全的因素

數(shù)字資源的長期安全存取一直都是國內(nèi)外檔案界關(guān)注的重點，而解決這一問題的根本是建立統(tǒng)一的存取格式和統(tǒng)一的存取體系。目前，我國數(shù)字檔案資源在長期安全存取中面臨的主要問題有：數(shù)字檔案的長期安全存取問題、計算系統(tǒng)的安全性問題、檔案信息數(shù)字化過程中涉及的保密問題等。

科技發(fā)展日新月異，為適應(yīng)時代的發(fā)展，信息系統(tǒng)、載體介質(zhì)、存儲設(shè)備等都在不斷地更新進步，與原先的存儲格式、存取技術(shù)相符合的載體、系統(tǒng)被替換，不可避免的軟件更新?lián)Q代會帶來不斷的數(shù)據(jù)讀取風(fēng)險，這些隨時可能導(dǎo)致信息不能夠被讀取利用。因此盡可能地保障系統(tǒng)的安全，將系統(tǒng)故障發(fā)生的可能降到最低是檔案信息安全維護工作的重中之中。

三、解決安全與維護問題的主要途徑

（一）從技術(shù)層面入手解決安全與維護問題

加強技術(shù)研究，積極采用新技術(shù)。強化物理防護，因為環(huán)境各項指數(shù)超出適宜范圍或者環(huán)境大幅波動都會導(dǎo)致檔案載體發(fā)生損害。從建筑環(huán)境、設(shè)備完善及安全防護等客觀環(huán)境建設(shè)方面入手，通過配備空調(diào)、除濕機、隔離墻體、密閉窗戶及建立智能完善的滅火系統(tǒng)等，使其能迅速并且有效地控制處理水火災(zāi)等自然災(zāi)害；減少灰塵、輻射性紫外線、細(xì)菌、電磁等對載體設(shè)備的傷害，提高數(shù)字檔案載體的安全等級，使檔案信息的載體所在環(huán)境處于最優(yōu)，防止環(huán)境惡化，從而維護載體所附載的檔案信息資源的安全完整。加強介質(zhì)的管理與維護，確保存儲介質(zhì)安全，只有切實遵循數(shù)據(jù)安全存儲備份的三項基本原則：離線、異質(zhì)、異地，才能切實保證數(shù)字檔案資源的安全存儲。

（二）從管理層面入手解決安全與維護問題

采用嚴(yán)密管理措施來維護數(shù)字檔案資源及其管理系統(tǒng)的安全。首先要強化相關(guān)制度建設(shè)，必須樹立起整體全程管理的意識，將企業(yè)風(fēng)險控制的理念引進檔案數(shù)字信息建設(shè)的整個過程及檔案管理信息系統(tǒng)運行的全部環(huán)節(jié)，制定嚴(yán)格的工作流程以及規(guī)范操作程序，對于每一道工序都嚴(yán)格把關(guān)，確保每一道程序都能夠受到嚴(yán)密控制，也制定嚴(yán)格的相應(yīng)的計算機安全使用制度。

四、結(jié)語

數(shù)字檔案資源的安全與維護并不是一勞永逸的。隨著科技發(fā)展，載體介質(zhì)的更新?lián)Q代，傳輸技術(shù)的發(fā)展，計算機的不斷更新，要實現(xiàn)數(shù)字檔案資源的信息化處理，構(gòu)建體系安全，信息安全，功能完善的數(shù)字化檔案館，需要我們不斷的努力和付出，也需要國家領(lǐng)導(dǎo)給予足夠的重視和支持。才能確保數(shù)字檔案資源的安全，才能及時地對其進行維護更新，才能最大化地實現(xiàn)檔案信息的價值。

參考文獻：

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