行政事業(yè)單位存貨管理問題與對策

劉月芝

摘要：存貨是行政事業(yè)單位在開展行政和事業(yè)活動中為滿足消耗需要而儲備的各項(xiàng)資產(chǎn)，如辦公用品、用具、器具等。由于行政事業(yè)單位不以盈利為目的，對存貨管理的力度要明顯弱于企業(yè)單位。本文分析了行政事業(yè)單位存貨管理存在的問題，并提出了對策和建議。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位；存貨管理；問題；對策

存貨是行政事業(yè)單位在開展行政和事業(yè)活動中因消耗而儲備的各項(xiàng)資產(chǎn)，如辦公用品、用具、器具等，占用了大量的資金。因此，加強(qiáng)對存貨的管理，對于提高行政事業(yè)單位財務(wù)管理水平，加快資金周轉(zhuǎn)，提高預(yù)算資金的使用效率具有重要的意義。然而由于行政事業(yè)單位不以盈利為目的，只核算資金收支，不進(jìn)行成本核算，因而不利于對存貨的核算和管理，所以，這就要求各行政事業(yè)單位必須提高對存貨管理重要性的認(rèn)識，加強(qiáng)對存貨的核算和管理，以提高預(yù)算執(zhí)行的財務(wù)績效。

一、行政事業(yè)單位存貨管理的特殊性

（一）存貨核算方法簡單化

與企業(yè)單位不同，行政事業(yè)單位執(zhí)行的是收付實(shí)現(xiàn)制會計，對于存貨核算而言，只核算與存貨有關(guān)的資金收支，而不核算其執(zhí)行的結(jié)果。例如，存貨購進(jìn)之后，便形成了一項(xiàng)支出，而沒有形成存貨資產(chǎn)。這一會計確認(rèn)基礎(chǔ)，致使行政事業(yè)單位對于存貨的管理與企業(yè)單位存在明顯的不同。行政事業(yè)單位可以在購進(jìn)存貨時直接將其列為支出，而不必經(jīng)過驗(yàn)收入庫和領(lǐng)用等控制程序。而企業(yè)單位在購進(jìn)存貨時，必須要經(jīng)過嚴(yán)格的計量和驗(yàn)收程序，并將其列為企業(yè)的資產(chǎn)，經(jīng)過領(lǐng)用之后，才能將其轉(zhuǎn)為成本費(fèi)用。由于收入與費(fèi)用配比的需要，客觀上決定了企業(yè)單位必須將資產(chǎn)的采購和領(lǐng)用兩個環(huán)節(jié)分開核算，以分別提供資產(chǎn)和費(fèi)用信息。

（二）存貨管理程序簡單化

由于行政事業(yè)單位存貨的采購和使用程序可以合為一個程序，購進(jìn)的物品不進(jìn)“存貨”科目，并不辦理入庫登記手續(xù)。這就決定了行政事業(yè)單位對于存貨的會計核算比較簡單，普遍不設(shè)置存貨明細(xì)賬，不進(jìn)行明細(xì)核算，也沒有專門的倉庫和專人對存貨進(jìn)行保管。有些單位雖然建立了存貨明細(xì)賬，也經(jīng)常不進(jìn)行盤點(diǎn)。

（三）存貨核算和管理職能分散化

行政事業(yè)單位對于存貨的管理大多實(shí)行“歸口管理”的原則，即各職能部門負(fù)責(zé)本部門的存貨管理工作，配備存貨管理人員。但是存貨的會計核算工作則集中在單位財務(wù)部門核算。

二、行政事業(yè)單位存貨管理存在的問題

相對于固定資產(chǎn)，行政事業(yè)單位的存貨資產(chǎn)在整個資產(chǎn)中所占的比例不大，價值比較低，因此，行政事業(yè)單位普遍對存貨的會計核算和管理重視不夠，在存貨采購和使用中管理比較粗放，控制不嚴(yán)，極易出現(xiàn)存貨流失和浪費(fèi)的現(xiàn)象。

（一）對存貨管理重要性的認(rèn)識不到位

行政事業(yè)單位存貨采購的經(jīng)費(fèi)來源主要是財政撥款、財政補(bǔ)助、事業(yè)收入，具有無償性的特征。因而行政事業(yè)單位對于存貨管理普遍沒有企業(yè)單位重視，這是導(dǎo)致存貨核算方法和管理程序簡單粗放，產(chǎn)生資金損失和浪費(fèi)等問題的重要原因。

（二）存貨內(nèi)部控制制度薄弱

存貨種類繁多，采購收發(fā)頻繁，對于任何單位而言，建立完善和有效的內(nèi)部控制制度對于保證存貨安全，避免資金的損失和浪費(fèi)都具有十分重要的意義。然而，行政事業(yè)單位有關(guān)存貨的內(nèi)部控制制度不是過于簡單，就是流于形式。例如，行政事業(yè)單位受人員編制的限制，常常一人多崗，不相容職務(wù)分離程序很難貫徹到存貨管理的具體環(huán)節(jié)當(dāng)中。例如存貨采購業(yè)務(wù)的審批、經(jīng)辦、保管等一般都沒有真正的職務(wù)分離，形不成有效的互相制約和互相牽制的機(jī)制。

（三）會計核算不細(xì)，存貨管理基礎(chǔ)工作薄弱

行政事業(yè)單位往往疏于存貨的日常管理，新增存貨往往不能及時登記入賬，游離于會計監(jiān)督和管理之外；有時候存貨雖然進(jìn)入了財務(wù)賬冊，但是實(shí)物管理部門卻鮮有建立相應(yīng)的賬卡，賬實(shí)不符和現(xiàn)象經(jīng)常發(fā)生。由于會計核算不健全，會計信息失真，因此不能如實(shí)地反映存貨的實(shí)際數(shù)量和增減變化情況。

（四）存貨預(yù)算控制不嚴(yán)密，存貨存在積壓現(xiàn)象

長期以來，行政事業(yè)單位并沒有形成完整的存貨盤點(diǎn)制度，各預(yù)算單位在編報下一年度預(yù)算支出指標(biāo)時，由于“家底不清”，常常重復(fù)編制預(yù)算，重復(fù)采購，從而造成財政資金的嚴(yán)重浪費(fèi)。

（五）存貨收發(fā)制度不完善，存在存貨流失風(fēng)險

行政事業(yè)單位存貨收發(fā)制度不完善主要表現(xiàn)在以下兩個方面。一是存貨采購驗(yàn)收程序不規(guī)范，導(dǎo)致存貨的質(zhì)量達(dá)不到要求；存貨不能及時驗(yàn)收入庫登記入賬，造成存貨信息不準(zhǔn)確；存貨賬目混亂，存貨流失風(fēng)險比較大。二是存貨領(lǐng)用手續(xù)不完善，審核不嚴(yán)格，發(fā)出存貨登記不完善，可能導(dǎo)致存貨流失。

三、加強(qiáng)行政事業(yè)單位存貨管理的建議

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視，強(qiáng)化存貨管理意識

行政事業(yè)單位要自上而下地提高對存貨管理的認(rèn)識，特別是單位領(lǐng)導(dǎo)人和財務(wù)部門首先要帶頭樹立對存貨管理重要性的認(rèn)識。要增強(qiáng)行政事業(yè)單位存貨管理意識，需要借助一定的制度手段，例如對于違反存貨管理制度的行為要予以處罰等，只有這樣才能把對存貨管理重要性的認(rèn)識貫徹到行政事業(yè)單位的每一項(xiàng)具體業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)當(dāng)中。

（二）建立不相容崗位分離制度，完善存貨內(nèi)部控制制度

行政事業(yè)單位要明確各相關(guān)部門和崗位職責(zé)權(quán)限，確保存貨業(yè)務(wù)不相容崗位職責(zé)的相互分離、相互制約和相互監(jiān)督。特別要保證存貨采購計劃的提出、審批、執(zhí)行、保管、使用等職能的崗位分離。即采購、驗(yàn)收和付款崗位相分離；銷售與收款崗位相分離；業(yè)務(wù)申請與審批相分離；審批與執(zhí)行相分離等。要建立授權(quán)批準(zhǔn)制度，明確審批人員對存貨業(yè)務(wù)授權(quán)批準(zhǔn)的權(quán)限、方式和程序，嚴(yán)禁未授權(quán)的人員辦理存貨采購。財務(wù)部門要堅持原則，對經(jīng)辦人員超越職責(zé)權(quán)限范圍的業(yè)務(wù)要拒絕辦理。

（三）細(xì)化存貨會計核算，為存貨管理提供充分的會計信息

對于存貨的收發(fā)領(lǐng)退，要設(shè)置“存貨”科目進(jìn)行賬務(wù)處理，并準(zhǔn)確把握與區(qū)分“存貨”與“事業(yè)支出”科目的邊界，大額的存貨采購都應(yīng)當(dāng)列入“存貨”科目核算，只有零星的存貨采購才可以直接列入當(dāng)期的“事業(yè)支出”科目。

（四）加強(qiáng)存貨日常管理，保證賬實(shí)相符

加強(qiáng)日常管理是保證存貨內(nèi)部控制制度有效執(zhí)行的重要基礎(chǔ)。一是要建立完整和有效的存貨內(nèi)部控制制度，建立健全完整的存貨物資收發(fā)、領(lǐng)用手續(xù)，定期與總賬進(jìn)行核對，從制度上保證存貨物資賬賬相符、賬實(shí)相符。二是建立定期的存貨清查制度，各行政事業(yè)單位至少要在每年的年末對其存貨進(jìn)行一次全面的清查核實(shí)，對于發(fā)生的存貨盤盈、盤虧情況，要及時查明原因，以便明確事故的相關(guān)責(zé)任人，并按現(xiàn)行的規(guī)章制度及時處理。三是對行政事業(yè)單位的存貨占用狀況和結(jié)構(gòu)進(jìn)行合理的分析，核實(shí)存貨的規(guī)模，防止存貨積壓。四是對于存貨清查成績顯著的單位和個人要予以表彰，對存貨管理不到位的單位和個人要予以批評，以督促內(nèi)部各單位加強(qiáng)對存貨的內(nèi)部管理。

（五）提高信息化水平，為存貨管理提供信息平臺

信息化是存貨管理的必要平臺。行政事業(yè)單位要建立起包括計劃管理和核算管理等內(nèi)容的信息系統(tǒng)，將存貨的采購、入庫、領(lǐng)用等各項(xiàng)業(yè)務(wù)全部通過系統(tǒng)加以反映，并按照管理權(quán)限的原則設(shè)置相應(yīng)的系統(tǒng)管理權(quán)限，以實(shí)現(xiàn)對存貨的電子化管理與實(shí)時監(jiān)控。

（六）建立責(zé)任追究機(jī)制，強(qiáng)化各部門存貨管理責(zé)任

要改變“重采購、輕管理”的現(xiàn)象，財務(wù)部門、存貨管理部門應(yīng)定期或不定期地對存貨進(jìn)行盤點(diǎn)，核對賬、表、卡、物，以確保賬賬、賬表、賬卡、賬物的相符；要進(jìn)一步明確資產(chǎn)保管者、使用者的職責(zé)，強(qiáng)化管理責(zé)任；要加強(qiáng)對各部門存貨管理責(zé)任的監(jiān)督和檢查，將資產(chǎn)管理工作納入部門和個人績效考核的內(nèi)容，以確保存貨的安全和完整。對于疏于管理，造成存貨流失的部門和個人，要分清責(zé)任，并進(jìn)行追究。

綜上，行政事業(yè)單位存貨是國有資產(chǎn)的重要組成部分，行政事業(yè)單位的特點(diǎn)決定了其存貨管理的特殊性，比如存貨常常表現(xiàn)為賬外資產(chǎn)等。因此，這也決定了其存貨管理會存在較大隱患，需予以高度重視，需領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員的密切配合和相關(guān)制度的進(jìn)一步完善。

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