檔案管理中現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用與研究

毛羽豐

【摘要】作為先進的現(xiàn)代化技術(shù)之一，超媒體技術(shù)因其自身的優(yōu)勢與特點受到全社會的青睞與廣泛使用，該技術(shù)不僅能夠為相關(guān)部門提高工作效率，同時也有效促進檔案管理水平，為企事業(yè)單位的檔案管理部門長期發(fā)展及工作水平提升起到重要作用。因此，本文對該技術(shù)進行分析，并對如何將該先進技術(shù)有效運用到檔案管理工作中展開討論與研究。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；現(xiàn)代化技術(shù)；超媒體技術(shù)；應(yīng)用

作為我國企事業(yè)單位中重要的部門之一，檔案管理工作不僅能夠?qū)ζ笫聵I(yè)單位發(fā)展過程及其歷史進行充分收集與管理，同時也是企事業(yè)單位發(fā)展的重要依據(jù)和基本保障。隨著我國科學(xué)技術(shù)水平的不斷提升，我國已全面進入科技時代，各企事業(yè)單位為了能夠堅持走可持續(xù)發(fā)展道路，紛紛采用先進的現(xiàn)代化技術(shù)并將其應(yīng)用到檔案管理部門中，其中具有代表性的技術(shù)包括新媒體技術(shù)。

一、超媒體技術(shù)及其特點

（一）超媒體技術(shù)概念。當(dāng)信息載體不限于文本時，稱之為超媒體。超媒體技術(shù)是一種典型的數(shù)據(jù)管理技術(shù)，它是由稱之為結(jié)點（node）和表示結(jié)點之間聯(lián)系的鏈（link）組成的有向圖（網(wǎng)絡(luò)），用戶可以將包括多媒體在內(nèi)的各種信息的數(shù)據(jù)化、存儲管理、查詢和發(fā)布集成在一起，并將這些信息在網(wǎng)上傳播。超媒體技術(shù)是多媒體技術(shù)和超文本的結(jié)合，它既有超文本靈活、非線性的信息管理優(yōu)勢，又有多媒體生動、自然的表現(xiàn)特點。超媒體與其說是一種新技術(shù)，不如說是信息管理的一種新思想的體現(xiàn)。

（二）超媒體技術(shù)的特點。1.科學(xué)性。超媒體技術(shù)合理應(yīng)用主要依賴于科技水平及計算機運營速度，因此，在運用超媒體技術(shù)時主要體現(xiàn)出檔案管理部門整體工作網(wǎng)絡(luò)及計算機系統(tǒng)的先進性與科學(xué)性，同時超媒體技術(shù)自身具備的較高科學(xué)性系統(tǒng)及運行方式也體現(xiàn)出該技術(shù)的整體科學(xué)水平。2.多元化。超媒體是在超文本的基礎(chǔ)上加入多媒體形式后形成的一種文本處理技術(shù)，其形式多元化、豐富化，與傳統(tǒng)文本技術(shù)相比較而言，更加適應(yīng)當(dāng)今社會及各企事業(yè)單位的需求與要求，因此，該技術(shù)不僅是科技時代的象征，也是當(dāng)今社會的必然產(chǎn)物，是我國文本處理科學(xué)技術(shù)發(fā)展的必然趨勢。3.形象化、動態(tài)化。上文提到，超媒體中包含多媒體技術(shù)，因此其自身能夠?qū)Χ嗝襟w文件及檔案進行處理及管理，同時也能夠利用其多媒體優(yōu)勢，將現(xiàn)代檔案更加形象地利用動態(tài)形式表現(xiàn)出來，使其更加結(jié)構(gòu)化、形象化，滿足現(xiàn)代檔案管理形式的基本需求，同時也因其自身具備的網(wǎng)絡(luò)一體化使具有大容量、實時交換以及高度集成等特點的現(xiàn)代管理模式逐漸變?yōu)榭赡堋?/p>

二、有關(guān)超媒體技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的研究

現(xiàn)如今我國部分企事業(yè)單位已經(jīng)廣泛應(yīng)用超媒體技術(shù)，而該技術(shù)中的音頻、多媒體及超文本等內(nèi)容的應(yīng)用不僅為檔案管理部門工作了提供便利，降低了工作壓力，同時也使整體管理效率水平及準確程度得到大幅度提升，也使我國整體檔案管理水平得到提高。具體包括以下幾點：

（一）多媒體檔案的處理及應(yīng)用。首先，該技術(shù)能夠?qū)σ纛l等多媒體檔案進行處理。在現(xiàn)代檔案管理中，早已不再大范圍使用紙張檔案，而是利用計算機系統(tǒng)對檔案進行數(shù)據(jù)管理，但由于部分檔案內(nèi)容較為抽象，部分部門難以直接使用這類檔案，因此可將其轉(zhuǎn)換為直觀、形象的多媒體檔案形式。其次，通過利用超媒體技術(shù)，能夠使抽象的文字、精致的圖像轉(zhuǎn)換為具有動態(tài)效果的影音視頻信息，而通過增加聲音等使其成為聲像檔案，而檔案部門在對其管理時只需歸類、保存、備份即可，其他部門或本部門需要調(diào)用時可直接將其播放出來，快速且便捷，符合現(xiàn)代企事業(yè)單位工作速率及需要。例如博物館中的部分展品如果只利用文字檔案難以將其完美地展現(xiàn)出來，而通過對超媒體技術(shù)的投入使用，可使檔案內(nèi)容直觀地展現(xiàn)出來，且因其完美配音使檔案內(nèi)容更加清晰，同時也使其內(nèi)容變得更加豐富，并使檔案庫房擁擠的局面得到改善。

（二）應(yīng)用流媒體技術(shù)實現(xiàn)超媒體檔案瀏覽。超媒體載體在Internet中使用流式（Stream）傳輸技術(shù)傳輸音頻、視頻等連續(xù)性的多媒體數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)經(jīng)高清編解碼和流暢的多媒體編輯操作，用戶對這些數(shù)據(jù)進行解碼后，便可在線利用。

（三）交互式遠程多媒體信息服務(wù)系統(tǒng)的應(yīng)用。在線利用文本、圖像、圖形、視頻等檔案數(shù)據(jù)時，運用異步通信技術(shù)，對實時數(shù)據(jù)進行異步通信輸入、查詢、刷新等信息操作。數(shù)據(jù)進行實時交互，提高了利用和服務(wù)之間的數(shù)據(jù)交互量，從而提高了工作效率。

（四）一體化網(wǎng)絡(luò)需求的實現(xiàn)。現(xiàn)如今網(wǎng)絡(luò)一體化已不再是天方夜譚，而是各企事業(yè)單位在社會及其發(fā)展長流中的必然基本條件。而在一體化中，主要包括網(wǎng)絡(luò)及通信技術(shù)。一方面，一體化包括以電子郵件、遠程管理及控制以及Web等以文本為主的數(shù)據(jù)通信；另一方面，其中包括以聲像點播、協(xié)同工作以及電視會議等多媒體網(wǎng)絡(luò)通信。而檔案部門在利用網(wǎng)絡(luò)一體化技術(shù)進行管理時，則需要對上述內(nèi)容進行整合，利用網(wǎng)絡(luò)使這些檔案資源轉(zhuǎn)換成數(shù)據(jù)形式進行保存及管理，實現(xiàn)檔案管理工作的具體價值。

而在具體管理過程中，可利用超媒體技術(shù)的網(wǎng)絡(luò)一體化優(yōu)勢通過遠程協(xié)作技術(shù)可以實現(xiàn)異地協(xié)同工作、協(xié)作研究。這就使得處在不同地域位置的檔案同行們同時進行學(xué)術(shù)探討、經(jīng)驗交流及協(xié)同工作等，在充分體現(xiàn)出超媒體技術(shù)作用的同時進一步達到促進檔案管理工作穩(wěn)定進行的目的。

【參考文獻】

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