學校檔案資源整合的策略探討

張小平

【摘要】學校進行檔案資源整合是提高學校檔案管理效率、充分發(fā)揮學校檔案信息作用的有益探索，也成為衡量學校檔案事業(yè)發(fā)展的新指標。本文探討學校檔案資源整合的重要意義，提出三點策略，以期提升學校檔案管理工作的針對性和時效性，促進學校檔案資源的開發(fā)和共享，充分發(fā)揮監(jiān)督綜合信息的優(yōu)勢。

【關鍵詞】學校檔案；資源整合；策略

學校檔案真實記錄了學校在各類教學、科研及管理活動中形成的各種資源，不僅是學校重要的信息資源，而且是學校寶貴的管理資源和文化資源，其信息量大，涉及內容廣，只有加強管理，有效整合，才能切實發(fā)揮出學校檔案資源的價值。

一 學校檔案資源整合的意義

現代信息技術的飛速發(fā)展和普及應用在很大程度上改變了信息的產生、傳播、保存、利用等方法及渠道，人們對各類社會資源的優(yōu)化配置有了更大更高的追求，各類社會資源只有實現高效的整合，才能滿足現代社會對資源配置的需要。學校檔案資源信息為學校事業(yè)的順利開展、學校決策的制定提供了有力的依據，是促進學校健康發(fā)展的前提，而長期以來，學校檔案管理受到硬件投入不足、管理人員匱乏等方面的影響，管理的水平不高，檔案資源較為分散，檔案信息質量不高，檔案管理部門條塊獨立等現象比比皆是，使檔案資源難以實現有效整合，不僅極大地制約了學校檔案信息作用的發(fā)揮，而且造成管理及學校硬件建設上的浪費重復，有悖于學校各個部門的職能精簡、統一、效能原則，難以實現檔案資源的最大最優(yōu)利用。

學校進行檔案資源整合是提高學校檔案管理效率、充分發(fā)揮學校檔案信息作用的有益探索，也成為衡量學校檔案事業(yè)發(fā)展的新指標。對分散的學校檔案資源進行有效整合、集成，有利于提升學校檔案管理工作的針對性和時效性，促進學校檔案資源的開發(fā)和共享，充分發(fā)揮學校監(jiān)督綜合信息的優(yōu)勢，加快發(fā)展戰(zhàn)略的建設發(fā)展進程。學校資源的整合需依托互聯網，充分利用信息化的手段才得以實現。

當前學校檔案資源的整合主要包括數據資源的整合、系統資源的整合、管理資源的整合三個方面。其中，數據資源的整合需通過數據復制、聚集與數據接口等技術化方式，將物理位置相分離的數據有效地整合起來，實現學校檔案資源的共享；系統資源的整合則需要充分集結學校各部門的力量，構建起統一的檔案資源管理平臺，避免出現檔案數據的重復建設、數據不一致等現象；而學校檔案資源的整合歸根結底是為了更好地開展檔案管理工作，因而還需通過整合檔案管理資源，充分提高檔案資源的利用率。

二 學校檔案資源整合的策略

（一）加強對學校檔案資源整合的重視。學校檔案資源整合工作涉及的范圍較廣，沒有具體的實例可供借鑒，且具有極強的原則性和政策性，有眾多條文的約束，實施起來并非易事，需要領導予以高度的重視，給予資金、技術方面的有力支持，方能順利實施。因此，學校的主要負責人應加強對學校檔案資源整合的重視，認真聽取檔案資源整合情況匯報，根據學校實際修改并實施方案，親自抓管，將這項工作納入學校的重要工作議事日程中，切實予以安排、部署、檢查、考核，召開檔案資源整合工作領導組會議，解決整合過程中遇到的各種具體情況，并成立科學有效的領導管理制度，層層分布落實，做好檔案資源整合工作的人員落實工作，實現責任到人、責任到崗，抓好各項工作的開展執(zhí)行情況，提升部門的工作面貌，使職工關系更和諧，環(huán)境更美好，工作更認真，為學校檔案資源的整合提供良好的氛圍及環(huán)境。同時加大資金投入，為學校檔案資源的整合撥付專項經費，配置學校檔案管理及資源整合工作所需的各項硬件設備及軟件設備，保證在人力、物力、財力方面的投入能夠滿足學校檔案資源的需要。

（二）從技術層面促進學校檔案的資源整合。適當、成熟、先進且通用性強的技術方法是有效推進檔案信息資源整合的必要條件，而當前學校檔案資源整合過程中，技術選擇不當、成熟度不夠、過時、數據庫異構，系統軟件五花八門，信息資源孤島等現象仍是影響學校檔案資源整合的突出問題?，F代信息技術發(fā)展迅猛，為學校檔案的資源整合提供了較多的新方法和技術，學校檔案管理人員可以利用諸如數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等方法及手段，將傳統介質的文獻資源和已經歸檔保存的電子檔案進行系統有序的保存、整合。同時采用諸如Java B/S等先進的開發(fā)技術，建立學校檔案資源整合系統的多層架構，包括系統層、平臺層、應用層、決策層，其中系統層涵蓋操作系統、數據庫和應用服務器，是整個系統的軟件支撐平臺；平臺層包括系統管理平臺、中文數據庫平臺、報表平臺和安全平臺，是資源整合軟件的架構基礎，保證技術軟件的穩(wěn)定性、可維護性、安全性、擴展性和集成性；應用層涵蓋用戶注冊、數據采集和轉換、權限控制、系統維護等多個功能模塊，處理學校同檔案資源整合過程中的各項業(yè)務功能；決策層提供學校檔案的信息輔助決策與服務。諸如XML等先進的計算機接口技術也為學校檔案資源的整合實現數據的匯總和轉換提供了路徑，促進學校檔案資源系統結構的統一發(fā)展，為學校檔案資源的便利、快捷、有效使用奠定基礎。

（三）推進學校檔案的信息化進程。隨著計算機技術和互聯網的快速發(fā)展和普及，信息化的網絡技術在我國各行各業(yè)廣泛分布，包括政府辦公、醫(yī)院看病、企業(yè)生產和學校教育等方面，尤其在學校檔案方面更為明顯。檔案信息化建設是一種新的發(fā)展趨勢，是社會經濟與社會發(fā)展的寶貴信息資源，可以說此檔案信息化是檔案事業(yè)跟隨信息時代社會發(fā)展的必然方向。學校檔案作為國家檔案的重要組成部分，推進學校檔案的信息化進程，需要從以下幾個方面進行：一是提高檔案管理員工的綜合素質。信息時代下學校檔案人員除了要掌握學校檔案管理的專業(yè)知識外，還需要有過硬的計算機技術應用的基本技能，利用現有知識和信息進行分析、綜合、加工成利用者所需信息的內容，并通過信息技術發(fā)布或采用其他服務方式提供利用。同時還可以培訓檔案管理人員運用電子計算機管理學校檔案，掌握微機管理的相關知識和操作技能等方面的知識，加強學校檔案人員的綜合能力。二是建立全面的檔案安全體制，建立和完善各類信息資源安全保障體系是推進學校檔案的信息化進程非常重要的舉措，建立電子歸檔制度和文件管理的記錄系統，設立檔案信息系統的防火墻，采取重要文件異地備份保存制度，同時嚴格執(zhí)行保管制度，落實專人負責，做到規(guī)范操作軟件，有序利用檔案。三是建立完善的電子文件管理體系和網絡系統。電子文件管理體系需要依靠多部門來完成，如網絡技術部門和檔案部門互相傳送文件可以借助管理網絡，選擇建立依附在信息管理網上的專用系統來傳送文件。同時建立檔案完備網絡系統，計算機和數字化操作的綜合應用，涉及的部門眾多，包括部門內部的服務器網和社會服務網等局域網相結合的整個網絡體系，需要大家共同維護處理。

三、結束語

實現學校檔案資源的整合，是現代信息化社會對學校教育及檔案工作的必然要求，需要學校有關部門及檔案管理人員提高意識，轉變工作認識，加強對學校檔案資源整合的重視，從技術層面促進學校檔案的資源整合，積極推進學校檔案的信息化進程，以科學、合理的方式實現檔案資源的整合，從而為學校的管理工作、教學科研工作等提供優(yōu)質服務。

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