多維發(fā)力降低可控辦公費(fèi)用對策

雷渝+袁黎寒

【摘要】筆者總結(jié)長期從事辦公室費(fèi)用預(yù)算與辦公用品采購的工作經(jīng)驗(yàn)，通過分析采購中的浪費(fèi)環(huán)節(jié)和管控要點(diǎn)，通過細(xì)化采購措施、強(qiáng)化合同管理、擬清采購流程、設(shè)計(jì)控制標(biāo)準(zhǔn)等措施，從采購行為、預(yù)算執(zhí)行、流程控制等多維度發(fā)力，降低辦公費(fèi)用，并提出持續(xù)降費(fèi)控本的對策與思路。

【關(guān)鍵詞】辦公費(fèi)用；減工降本；對策

筆者單位辦公費(fèi)用控制及辦公用品采購長期通過公開招標(biāo)選定一家定點(diǎn)服務(wù)單位，由辦公室統(tǒng)一預(yù)算管理、其余科室（部門）及下屬基層單位按需申購、辦公室統(tǒng)一結(jié)算的方式進(jìn)行辦公現(xiàn)場服務(wù)與用品采購?？偟膩碚f，總量可控，服務(wù)需求可滿足。但隨著業(yè)務(wù)量、服務(wù)需求的增加，單位的辦公費(fèi)、服務(wù)費(fèi)連續(xù)遞增，據(jù)統(tǒng)計(jì)，單位辦公費(fèi)從2013年18萬元，增至2014年22萬元，再增至2015年37萬元，維修服務(wù)費(fèi)從2013年7.2萬元，增至2014年8.2萬元，再增至2015年的10.05萬。2016年，筆者通過全年實(shí)施多維度的措施，最終將辦公費(fèi)控制在26萬元，同比下降30%，維修服務(wù)費(fèi)控制6.5萬元，同比下降35%。筆者持續(xù)追蹤至2017年，費(fèi)用產(chǎn)生控制趨勢良好，可總結(jié)成以下持續(xù)降本的措施和思路。

一、以分類分標(biāo)段招標(biāo)降低成本

改變以往一個(gè)標(biāo)段定服務(wù)商的做法。將招標(biāo)細(xì)分為“辦公用品、設(shè)備耗材、印刷廣告服務(wù)、設(shè)備維修服務(wù)”四個(gè)標(biāo)段分別招標(biāo)，按歷史數(shù)據(jù)比例對2016年辦公費(fèi)所涉及的費(fèi)用進(jìn)行分割到每個(gè)標(biāo)段。從而，挑選出更加專業(yè)化的供應(yīng)商，降低因非專業(yè)供應(yīng)商從第三方采購供貨造成的成本費(fèi)用增加。

二、以細(xì)化合同采購目錄降低成本

改變以往采購合同只規(guī)定一個(gè)品牌或一個(gè)類別的用品報(bào)價(jià)，采購合同報(bào)價(jià)按同一用品至少“低、中、高”三個(gè)類別或品牌的報(bào)價(jià)，供單位所屬部門選擇。一是消除“供非所需”的尷尬。二是為下屬部門科學(xué)合理地滿足辦公需求提供選擇。三是降低由于目錄不清重復(fù)采購的浪費(fèi)。

三、以分類分割預(yù)算降低成本

將辦公室總預(yù)算實(shí)行縱橫分割、統(tǒng)一調(diào)配。橫向按科室（部門）的歷史申報(bào)數(shù)據(jù)進(jìn)行分割，縱向按采購標(biāo)段具體內(nèi)容實(shí)施分割，將以往的一項(xiàng)總預(yù)算分割成：“科室部門數(shù)×標(biāo)段數(shù)”項(xiàng)（如單位9個(gè)科室，4個(gè)標(biāo)段，分割成36項(xiàng)預(yù)算）。通過細(xì)化預(yù)算分割實(shí)施精準(zhǔn)調(diào)控，更利于總量調(diào)控降低成本。

四、以強(qiáng)化流程審批降低成本

糾正單位下屬科室（部門）“先使用，后手續(xù)”的流程缺陷，建立“科室（部門）申請—辦公室審核標(biāo)準(zhǔn)和預(yù)算—分管領(lǐng)導(dǎo)審批確認(rèn)—辦公室向供應(yīng)商確認(rèn)購買物資—供貨商發(fā)貨并聯(lián)系申請部門驗(yàn)收—供貨商搜集申請及驗(yàn)收單交辦公室—辦公室完成登記、報(bào)賬，并定期公示”的完整審批流程。大大降低了“無序采購、無序服務(wù)”造成的浪費(fèi)，杜絕了財(cái)務(wù)報(bào)銷不清現(xiàn)象。由于供應(yīng)商在整個(gè)審批流程中傳遞物資和單據(jù)的作用，本單位采購效率并未因此流程而降低。

五、以平臺討論確定使用標(biāo)準(zhǔn)降低成本

為解決“供貨單價(jià)由招投標(biāo)產(chǎn)生，使用數(shù)量一直無法確定”的控本難題，單位建立采購討論平臺。具體操作辦法為：辦公室統(tǒng)計(jì)并下發(fā)各科室（部門）采購歷史數(shù)據(jù)、相關(guān)研究依據(jù)等文件； 各科室（部門）就資料列出的項(xiàng)目，自我梳理歷來的操作辦法與控制節(jié)點(diǎn)；辦公室做好相關(guān)依據(jù)搜集匯總，財(cái)務(wù)科做好數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析，提供決策材料；最后，按“歷史數(shù)據(jù)法”“零機(jī)測算法”等財(cái)務(wù)方法應(yīng)用，交平臺會議形成各科室、各類物資的采購控制清單標(biāo)準(zhǔn)。（此標(biāo)準(zhǔn)如：駕駛員1人/月配備24瓶礦泉水等）辦公室在采購流程中嚴(yán)格執(zhí)行形成的標(biāo)準(zhǔn)審核。

六、以宣傳教育氛圍營造降低成本

一是召開全員宣講會，加強(qiáng)培訓(xùn)，深入學(xué)習(xí)習(xí)近平總書記《關(guān)于厲行勤儉節(jié)約反對鋪張浪費(fèi)》重要批示，向廣大員工群發(fā)“節(jié)約光榮、浪費(fèi)可恥”的短信、微信、QQ消息倡議書，積極開展“向浪費(fèi)說不”的主題活動，增強(qiáng)節(jié)約意識，厲行節(jié)約，深化全員、全過程、全方位的精益管理。二是通過張貼各種節(jié)約資源的標(biāo)語，提醒大家節(jié)約從身邊做起。如將“節(jié)約用紙雙面打印”的標(biāo)語張貼在每個(gè)打印機(jī)上。

七、以考核評比降低成本

以往辦公費(fèi)用只考核不評比，雖然能將費(fèi)用控制在定額內(nèi)，考核指標(biāo)過于單一，考核手段過于強(qiáng)硬，完全按定額標(biāo)準(zhǔn)上限執(zhí)行，缺乏主動降本增效的意識。建立單位內(nèi)《成本費(fèi)用控制及評比制度實(shí)施方案》，以指標(biāo)管理、過程控制、量化考核為實(shí)施步驟，通過金額定額、數(shù)量定額、比率定額、開支限額、臺賬管理5種方法對可控費(fèi)用項(xiàng)目進(jìn)行定額量化和評比，依次對前三名進(jìn)行考核加分，從而達(dá)到降本目的。

八、以充分利用閑置降低成本

一是在滿足各科室（部門）按標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行配置的前提下，辦公室將多余辦公用品進(jìn)行統(tǒng)一搜集、登記，實(shí)行臺賬管理。二是在審批采購需求時(shí)，辦公室對閑置物品統(tǒng)一派發(fā)代替采購。三是充分調(diào)研閑置物品，分為可用、不可用、可臨時(shí)替代使用3類，對完全不可用的物品實(shí)施統(tǒng)一處理，收回報(bào)廢。

九、結(jié)語

總的來說，筆者通過實(shí)踐，在解決本單位辦公費(fèi)控本難題的時(shí)候，提出了一整套持續(xù)降低可控辦公費(fèi)用的對策思路。當(dāng)然，措施應(yīng)當(dāng)是系統(tǒng)的、多維的，如建立審批流程而不解決審批標(biāo)準(zhǔn)，審批流程也會變得毫無意義。所以，多維度采取措施解決系統(tǒng)的辦公費(fèi)的控制問題，是本對策的關(guān)鍵所在。在保障企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的情況下，通過“多維措施”控制辦公費(fèi)用，也是實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)、提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的有效途徑。