企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)公文審核的常見(jiàn)問(wèn)題

李建兵

【摘要】隨著企業(yè)現(xiàn)代化管理理念的逐漸推行和深入實(shí)施，公文的重要性也日益顯現(xiàn)，在企業(yè)公文流轉(zhuǎn)、信息傳遞、企業(yè)形象宣傳等方面起到重要作用。因此，無(wú)論是從事專(zhuān)業(yè)性事業(yè)的人還是從事行政性事業(yè)的人都必須要學(xué)會(huì)用公文來(lái)告知和通知上級(jí)與下屬，以此提高工作的效率和執(zhí)行力。但由于公文的格式和內(nèi)容要求嚴(yán)格，所以企業(yè)辦公自動(dòng)化公文審核中遇到許多問(wèn)題。本文將具體指出遇到的問(wèn)題，并提出相關(guān)的解決辦法，希望對(duì)公文審核工作者能起到一些幫助。

【關(guān)鍵詞】辦公自動(dòng)化；公文審核；常見(jiàn)問(wèn)題；解決辦法

一、公文審核對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的重要意義

因?yàn)楣陌恼呔哂袝r(shí)效性以及定向性，因此公文審核工作必須要實(shí)事求是，嚴(yán)格保密。所以審核工作就變得十分重要，這使得一系列問(wèn)題也不斷地暴露出來(lái)。我國(guó)公文發(fā)展歷程比較久遠(yuǎn)，國(guó)家都有嚴(yán)格的統(tǒng)一的規(guī)范要求，國(guó)家公文處理機(jī)構(gòu)——中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳對(duì)公文格式、種類(lèi)、行文規(guī)范等方面都有明確的規(guī)定。目前執(zhí)行的是2012年7月1日發(fā)布的《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（GB-T9704-2012）標(biāo)準(zhǔn)，其內(nèi)容包括：內(nèi)容和程序的合法性。公文的具體內(nèi)容和制定程度必須按照國(guó)家法律法規(guī)規(guī)章的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，不能越界，否則是無(wú)效的；形式上和格式上的標(biāo)準(zhǔn)化；公文主題突出鮮明、規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)，文字莊重合規(guī)；對(duì)機(jī)關(guān)工作的依賴(lài)性。公文的形成是以企業(yè)日常事務(wù)性工作為出發(fā)點(diǎn)的，是企業(yè)從事日常管理工作、交流、上傳下達(dá)的重要工具、主要手段。隨之公文制度的改革，傳統(tǒng)的文書(shū)文字、電信書(shū)報(bào)、聲像資料、圖形文書(shū)等也逐漸深入企業(yè)管理工作中。并且隨著現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)技術(shù)的提升，企業(yè)開(kāi)始引入現(xiàn)代化辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，既為企業(yè)節(jié)約了成本，大大節(jié)約了紙張等，節(jié)約環(huán)保，也提高了交流溝通效率，通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化公文流轉(zhuǎn)，讓企業(yè)管理者隨時(shí)隨地掌握所學(xué)的訊息、處理各種事務(wù)，克服了時(shí)間和空間上的局限性。

綜上所述，公文審核在文件的流轉(zhuǎn)工程中處于非常重要的位置，因此要落實(shí)公文審核，要實(shí)現(xiàn)合法化和規(guī)范化。

二、企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)公文審核存在的問(wèn)題

企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)公文審核，為企業(yè)公文流轉(zhuǎn)提供了更加便利的手段，優(yōu)化資源提升效率方面功能尤為突出，但同時(shí)我們也要清晰地看到企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)公文審核存在的問(wèn)題。公文審核的重點(diǎn)是：第一，把好行文關(guān)；第二，把好政策、法規(guī)關(guān)；第三，把好程序、格式關(guān)；第四，把好文字關(guān)；第五，把好數(shù)字、標(biāo)點(diǎn)關(guān)?？偨Y(jié)企業(yè)在實(shí)際運(yùn)行工作中可以發(fā)現(xiàn)，與上述要求重點(diǎn)相比，企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)公文審核存在的問(wèn)題主要有以下幾方面：

（一）公文的格式不合乎規(guī)范。公文的格式都有嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，必須按照公文基本構(gòu)成要素，包括標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、正文等十二大基本構(gòu)成要件組成，當(dāng)然也可以視具體情況進(jìn)行刪減，省去一些不必要的規(guī)范，比如秘密等級(jí)等。而在公文審核的過(guò)程中出現(xiàn)了發(fā)文字號(hào)缺失、秘密級(jí)別錯(cuò)亂、附件缺失、發(fā)文時(shí)間不準(zhǔn)確等一系列問(wèn)題。例如，公文的字體要求比較多，這導(dǎo)致了一些公文一律使用宋體，還有序號(hào)的使用順序不恰當(dāng)。除此之外，Word的內(nèi)置字體和行距和公文的格式要求不一樣，但在實(shí)際操作中，卻忽視了這一點(diǎn)。

（二）公文的文體使用不規(guī)范、內(nèi)容繁瑣。一方面，常見(jiàn)的文體有錯(cuò)用、亂用、混用。舉個(gè)具體的例子來(lái)說(shuō)，上下行文的文體要求不同，但在公文中常常發(fā)現(xiàn)其文體的混用，向上的應(yīng)該是報(bào)告、請(qǐng)示等等，向下的應(yīng)該是通知、決定等等。另一方面，公文行為沒(méi)有充分遵循實(shí)事求是的特點(diǎn)，內(nèi)容繁雜。公文的基本要求是一文一事，不可以為了方便而一文多事，但是在實(shí)際操作中總是會(huì)在一個(gè)公文中混雜著其他許多的事情，使公文的重點(diǎn)不突出，內(nèi)容繁瑣，沒(méi)有用最簡(jiǎn)潔的話(huà)最清晰的表達(dá)方式行文，這樣形成的公文，文稿質(zhì)量不達(dá)標(biāo)，立意不明確、主旨不分明，情況概述不全面，分析不到位，沒(méi)有實(shí)際指導(dǎo)意義，增加閱讀困難。

（三）企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)公文審核監(jiān)督機(jī)制沒(méi)有有效建立。企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)公文審核過(guò)程中，由于公文從起草、審閱、簽批、封發(fā)等環(huán)節(jié)都需要一定的時(shí)間，所以在公文流轉(zhuǎn)過(guò)程中每個(gè)環(huán)節(jié)都要進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，明確具體責(zé)任人，而在實(shí)際流轉(zhuǎn)過(guò)程中，有時(shí)出現(xiàn)因?yàn)闀r(shí)間倉(cāng)促對(duì)公文審核把關(guān)不嚴(yán)的現(xiàn)象，有時(shí)出現(xiàn)公文起草時(shí)受專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平的限制，很多公文撰寫(xiě)人不了解具體實(shí)際的工作，形成公文內(nèi)容不全、針對(duì)性不強(qiáng)；再一個(gè)對(duì)于公文的具體寫(xiě)作規(guī)范，比如標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、文字、數(shù)字等的使用沒(méi)有嚴(yán)格按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定進(jìn)行編制，企業(yè)內(nèi)容也沒(méi)有形成具體統(tǒng)一的公文寫(xiě)作規(guī)范，影響了公文審核效率和質(zhì)量。綜上所述，這些是企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)公文審核所遇到的比較尖銳的一些問(wèn)題，公務(wù)審核者必須要采取相關(guān)的措施，盡快解決這些問(wèn)題，讓公文能夠真正發(fā)揮它的作用。

三、出現(xiàn)的問(wèn)題及解決對(duì)策

（一）提高公文形式上的規(guī)范性。要嚴(yán)格按照國(guó)家公文相關(guān)要求規(guī)范行文，結(jié)合企業(yè)實(shí)際按流程開(kāi)展公文流轉(zhuǎn)，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)公文行文規(guī)范的培訓(xùn)，讓每一名與公文行為有關(guān)的人都能了解公文行文基本規(guī)范，提高行文質(zhì)量和流轉(zhuǎn)效率。

（二）提高公文文體上的規(guī)范性和內(nèi)容的全面性、科學(xué)性。隨著“中央八項(xiàng)規(guī)定”要求的出臺(tái)，精簡(jiǎn)文件作為一項(xiàng)重要內(nèi)容列入公文處理事務(wù)中。因此，企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)公文審核必須要注重公文的格式、數(shù)量、內(nèi)容等方面的內(nèi)容，做到簡(jiǎn)練、高效，以達(dá)到提高公文質(zhì)量的目標(biāo)。（下轉(zhuǎn)第9頁(yè)）（上接第7頁(yè)）要實(shí)現(xiàn)這個(gè)，企業(yè)需要關(guān)注抄襲、戴高帽等等問(wèn)題，嚴(yán)格依照事實(shí)和實(shí)際情況簡(jiǎn)潔、客觀、翔實(shí)地行文。

（三）加強(qiáng)對(duì)公文流轉(zhuǎn)的全過(guò)程監(jiān)督。要充分加強(qiáng)對(duì)公文寫(xiě)作和管理者的培訓(xùn)，提高公文審核工作的監(jiān)督把關(guān)力度。企業(yè)自動(dòng)化系統(tǒng)公文審核工作者必須要提高責(zé)任意識(shí)，認(rèn)真對(duì)待公文審核工作，確保公文的質(zhì)量，把好公文審核的關(guān)。除此之外，各個(gè)部門(mén)還要相互協(xié)作，做好自己的工作，嚴(yán)格按照公文處理辦法來(lái)要求公文的格式、質(zhì)量、內(nèi)容。只有這樣，才能讓公文審核后出現(xiàn)的問(wèn)題減少，提高發(fā)文的效率。此外，要將公文監(jiān)督審核工作貫穿于公文行文的整個(gè)過(guò)程中，每個(gè)節(jié)點(diǎn)做到嚴(yán)格審核和監(jiān)督，切實(shí)加強(qiáng)具體公文寫(xiě)作、流轉(zhuǎn)、審核者的具體職責(zé)。擬稿人要把好起始關(guān)，要明確發(fā)文的目的，確定發(fā)文的內(nèi)容，選擇恰當(dāng)?shù)奈捏w；核稿人要統(tǒng)籌全局，高度概括，對(duì)最終發(fā)言進(jìn)行最后定奪和把關(guān)；會(huì)簽人、辦公室審核人及簽批領(lǐng)導(dǎo)等審核環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)，盡可能減少和消除文稿在各個(gè)環(huán)節(jié)的錯(cuò)誤，提高文稿質(zhì)量。除了要切實(shí)加強(qiáng)責(zé)任心以外，具體工作人員還要對(duì)國(guó)家政策方針、企業(yè)實(shí)際情況進(jìn)行全面了解，鋪下身子去學(xué)習(xí)、去研究，多到基層去開(kāi)展公文寫(xiě)作，培養(yǎng)良好的職業(yè)道德，切實(shí)增強(qiáng)公文處理的嚴(yán)肅性、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

四、結(jié)束語(yǔ)

公文作為企業(yè)傳達(dá)政策、下達(dá)命令的重要方式，必須要注重對(duì)它的嚴(yán)格審核，只有這樣才能提高公文的質(zhì)量，使得公文發(fā)布后所出現(xiàn)的問(wèn)題更少，從而讓公文的執(zhí)行效率提高，最終促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展，讓企業(yè)的內(nèi)部運(yùn)轉(zhuǎn)更為順利。當(dāng)前公文審核還存在一系列的問(wèn)題，我們要堅(jiān)信，只要努力，這些問(wèn)題都能很好地解決，使得公文的質(zhì)量提高。

【參考文獻(xiàn)】

[1]檀瑾，劉百順.談?wù)劰膶徍酥械某Ｒ?jiàn)問(wèn)題和解決辦法[J].秘書(shū)之友，2017（02）：27-28.

[2]郭楊.試析公文審核中的幾種常見(jiàn)問(wèn)題及相應(yīng)對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（19）：202.

[3]韓燕萍.企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)公文審核的常見(jiàn)問(wèn)題[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（18）：9+8.

[4]李軍.公文審核中的常見(jiàn)問(wèn)題及對(duì)策研究[J].秘書(shū)之友，2010（02）：10-12.

[5]黃鵬.淺析辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)安全[J].信息與電腦（理論版），2010（01）：1-2.