淺談檔案整理工作的內(nèi)容和原則

郝東生

摘要：檔案整理工作是其最為基礎(chǔ)的一項工作，通過整理可以更有利于檔案的保存和利用，有利于檔案管理水平的提升。本文從檔案管理工作的程序和內(nèi)容上入手，檔案整理工作的基本原則進行了分析，并進一步對歸檔文件的整理原則進行了具體的闡述。

關(guān)鍵詞：檔案管理；原則；內(nèi)容

通過對所收集來的檔案利用科學(xué)的手段來進行組織和整理，使其更具有條理性和系統(tǒng)化。通常所收集來的檔案較為零亂，而且數(shù)量也較大，材料成分非常復(fù)雜，在這種情況下，通過對檔案進行整理，可以更好的實現(xiàn)對檔案的日常管理和利用，為檔案保管、統(tǒng)計、檢索和利用奠定良好的基礎(chǔ)，確保檔案價值鑒定的準確性、全面性和系統(tǒng)性。

一、檔案整理工作的程序和內(nèi)容

在檔案整理工作中，需要對整理工作的基礎(chǔ)程序和主要步驟進行掌握，分別對檔案全宗組織和排列、宗內(nèi)檔案的分類、案卷的編立和排列、案卷目錄的編制等各項工作由不同部門和人員進行分別整理，這幾項工作在整理工作中并沒有一定的順序，可以在實際工作中根據(jù)工作的需要進行。

（一）日常檔案室的工作中，需要接收文書和業(yè)務(wù)部門所遞交上來的案卷，這樣就需要檔案室在更大范圍內(nèi)對所接收到的檔案進行系統(tǒng)的整理，通過對全宗和案卷進行排列、對案卷目錄進行加工等，從而做好檔案的整理工作。

（二）一些檔案已被檔案室進行入室保存，但由于在具體實踐工作中或是在質(zhì)量檢查工作中發(fā)現(xiàn)一些檔案與規(guī)定的要求不相符，在這種情況下，需要對檔案進一步進行加工，對不合理的檔案進行局部調(diào)整，從而更好的提高檔案整理的質(zhì)量。同時一些檔案由于保存時間較長，對于這些檔案需要對其進行重新調(diào)整，使其自身和檔案整理體系更加完善。

（三）檔案室在日常工作中也會接收到一些較為零散的文件，這就需要對檔案進行全過程的整理。

目前在我國大部分檔案室檔案整理工作中，最為常見的形式為第一種情況，后兩種情況偶爾也會出現(xiàn)，所以作為檔案工作人員也需要對整個整理程序進行有效的掌握。

二、檔案整理工作的基本原則

（一）保持文件之間的歷史聯(lián)系。檔案作為對歷史事件及人物的真實情況的記錄，所以對于所收集到的檔案文件，各文件之間必然存在一定的歷史聯(lián)系，不僅在文件來源和形成時間上存在著一定的關(guān)聯(lián)性，而且檔案內(nèi)容和形式也具有一定的歷史聯(lián)系，所以在整理工作中，不對將文件之間的歷史聯(lián)系進行分割開來，需要將具有歷史聯(lián)系的各個文件組合在一起，這樣才能更好的反映出檔案形成的背景、形成規(guī)律及對有形成時的真實情況進行全面的反映，使檔案能夠更好的將自身的作用發(fā)揮出來。

（二）利用原有基礎(chǔ)進行整理。在檔案整理工作中，特別是一些先前整理的檔案，再進行整理時不能對其原有整理基礎(chǔ)進行打亂，需要在原有基礎(chǔ)上進行整理。而且在整理工作中，也需要對原來整理的成果進行充分的利用，對于以前整理和保存的歷史狀況不能輕易進行破壞，需要利用原來的整理基礎(chǔ)，這樣才能更好的體現(xiàn)出對檔案來源的尊重。

（三）在檔案整理工作中，需要時刻遵循利用檔案保管和利用的原則進行。在整理過程中，需要保持文件之間的歷史聯(lián)系及尊重檔案來源的原則下，還需要充分的考慮到檔案的保管和利用的方便性，所以需要采用有效的整理方法使其能夠更好的滿足檔案保管和利用需求。

三、歸檔文件的整理原則

（一）保持文件之間的有機聯(lián)系。文件之間的有機聯(lián)系體現(xiàn)了文件的形成規(guī)律和特點，要求我們在文件整理過程中盡量保持這種聯(lián)系，不得人為地任意割裂?！兑?guī)則》所規(guī)定的按照年度、組織機構(gòu)、問題分類法就是從文件的形成時間、來源、內(nèi)容來集中相關(guān)的歸檔文件，尊重了文件在時間、來源、內(nèi)容方面的聯(lián)系。此外，《規(guī)則》規(guī)定歸檔文件在分類方案的最低一級類目內(nèi)排列時，按事由結(jié)合時間、重要程序等排列，也體現(xiàn)了對同一事由或問題文件集中排列的要求。

（二）區(qū)分不同價值。區(qū)分不同價值是指分析文件的保存價值，劃定保管期限，原則上對于不同保管期限的檔案文件分別集中，區(qū)別對待，體現(xiàn)了檔案分級保管的思想。例如：《規(guī)則》將保管期限作為歸檔文件的分類標準之一，充分體現(xiàn)了區(qū)分文件不同價值，分別集中文件的管理方式。此外《規(guī)則》規(guī)定，短期保存的歸檔文件可以不拆訂，允許在最低一級類內(nèi)直接按文件的形成時間或文號排列。區(qū)分不同價值管理歸檔文件，意味著對價值大、保管期限長的檔案文件重點整理和保管，而對于價值小、保管期限短的檔案文件可以根據(jù)實際情況，采取適當(dāng)?shù)墓芾泶胧?。這樣既有利于節(jié)約文書人員和檔案人員的勞動強度和有限的資源，也有利于提高具有長久保存價值的檔案的整理質(zhì)量，為其創(chuàng)造更好的管理和保管條件。

（三）便于保管和利用

檔案整理的根本目的，是為了方便其保管和利用。當(dāng)然，不能孤立地追求保管和利用的方便性，其前提是保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同的價值。如不少單位完全按文件的形成時間或文號對文件進行排列，編制大流水號，不強調(diào)事由原則，利用計算機進行關(guān)鍵詞檢索。這樣確實很省事，能夠暫時滿足一定的現(xiàn)實利用需要。但若干年以后，當(dāng)檔案文件移交進館后，這種做法的不足之處就會顯現(xiàn)：同一事由的文件被分散，關(guān)鍵詞檢索并不能保證百分百的查全率和查準率。因此，文書人員和檔案人員在整理文件和檔案時應(yīng)盡量保持檔案文件之間固有的聯(lián)系，不宜隨意分散文件，割裂這種聯(lián)系。

對于各單位檔案室來講，檔案整理工作是其最為基礎(chǔ)的一項工作，通過整理可以更有利于檔案的保存和利用，有利于檔案管理水平的提升。特別是在當(dāng)前新形勢下，檔案數(shù)量不斷增加，在檔案整理工作中需要利用新技術(shù)和新方法來提高檔案整理的質(zhì)量，確保檔案更好的發(fā)揮其應(yīng)用價值。