關(guān)于社會(huì)保險(xiǎn)數(shù)字化檔案管理的探索與思考

畢玉琳

摘要：傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案是形成于社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)經(jīng)辦活動(dòng)的第一手材料，及時(shí)的記錄以及反應(yīng)了社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)經(jīng)手辦理過程中的細(xì)則。但是，正是由于這種傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，大量數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)過程中管理成本高、占地面積大，隨著時(shí)間的推移，資料保存性差，后期調(diào)閱查詢困難。因此，及時(shí)的開展社會(huì)保險(xiǎn)數(shù)字化檔案管理的新模式，這不僅不適應(yīng)信息化飛速發(fā)展的要求，更制約了社保管理水平的進(jìn)一步提高。

關(guān)鍵詞：社會(huì)保險(xiǎn)；檔案管理；現(xiàn)代數(shù)字化詞文關(guān)鍵字網(wǎng) http：//www.xzbu.com/3/view-4743015.htm

一、社保業(yè)務(wù)紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理的優(yōu)點(diǎn)

（一）標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，要求規(guī)范

將社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)紙質(zhì)檔案的范圍、分類、收集、立卷、歸檔、使用等要求以軟件的形式編制在社會(huì)保險(xiǎn)檔案電子管理系統(tǒng)中，不按規(guī)定流程整理便無法歸檔，從而使社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)紙質(zhì)檔案化管理標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，要求規(guī)范。解決了目前紙質(zhì)檔案管理中的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、內(nèi)容不齊全，整理的規(guī)格不統(tǒng)一、質(zhì)量不高等問題。

（二）即時(shí)采集，隨時(shí)歸檔

實(shí)行電子檔案管理可以在參保對象業(yè)務(wù)辦結(jié)后立即將紙質(zhì)資料掃描錄入微機(jī)，不僅避免了手工錄入造成的差錯(cuò)，提高了工作效率，而且解決了有些單位平時(shí)不注意紙質(zhì)資料的收集整理，造成資料散失遺漏的問題。同時(shí)，電子檔案不需要裝訂，因此可隨時(shí)編號歸檔，解決了紙質(zhì)資料平時(shí)無法歸檔，必須等到年底才能整理歸檔的問題，保證了紙質(zhì)資料的歸檔率和完整率。

（三）易于管理，查閱方便

電子檔案是以電子數(shù)據(jù)的形式存儲(chǔ)紙質(zhì)檔案資料，幾百甚至幾千本紙質(zhì)資料用一張光盤便可輕而易舉地容納下，而無需固定的庫房、檔案架、防霉防蟲等設(shè)施，節(jié)約了人力和財(cái)力，管理起來十分方便。聯(lián)機(jī)后凡是在經(jīng)過授權(quán)的微機(jī)上，都可以方便、快捷地查閱自己想要的各類社會(huì)保險(xiǎn)檔案資料，提升了社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)基礎(chǔ)管理水平，解決了多年來傳統(tǒng)檔案管理一直處于封閉式的局面，提高了資料檔案利用價(jià)值。

（四）監(jiān)控前移，方便考核

由于采用高清晰度掃描，參保人的簽名、章印、審核人意見、文書中的法律條款等，每一個(gè)細(xì)節(jié)你都看得清清楚楚，在微機(jī)中審核社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)資料，可以方便地找出哪些申報(bào)表未審核簽字，哪些報(bào)表審核不認(rèn)真，哪些登記表填寫或資料不全等，將監(jiān)控工作前移到受理錄入環(huán)節(jié)，有效地提高了各項(xiàng)基礎(chǔ)工作的質(zhì)量。同時(shí)為內(nèi)部考評提供了新的途徑和依據(jù)，想查書面資料情況直接在計(jì)算機(jī)上就可實(shí)現(xiàn)，無需再到業(yè)務(wù)員或檔案室調(diào)取資料檢查。

二、實(shí)現(xiàn)社保業(yè)務(wù)紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理的可行性

（一）取材容易，采集便捷

對于社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理來說，需要的是將紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)換成電子數(shù)據(jù)。紙質(zhì)資料可通過掃描儀掃描進(jìn)入微機(jī)，只需要設(shè)計(jì)出實(shí)用的社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)資料檔案管理軟件將它們組合、分類、存儲(chǔ)起來，再配以適當(dāng)?shù)牟樵儜?yīng)用系統(tǒng)便可順利運(yùn)行。

（二）投資不大，技術(shù)不難

社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理的難點(diǎn)是軟件的編寫，雖然一般單位缺乏熟練的程序員，但通過“借腦”的辦法，結(jié)合本身社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案工作的要求，借助外部技術(shù)人員的力量，可以成功地解決這一難題。同時(shí)，高速掃描儀的價(jià)格不高。

（三）容易普及，實(shí)用性強(qiáng)

軟件的前臺應(yīng)用十分簡潔，通俗易懂，先用掃描儀將紙質(zhì)檔案掃描進(jìn)計(jì)算機(jī)保存，再用檔案管理軟件將已保存的電子資料進(jìn)行整理歸檔，然后便可按使用者的需求檢索資料，使用方法十分簡單。同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)版的社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理軟件，通過授權(quán)可以實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)網(wǎng)中的任何一臺計(jì)算機(jī)都可以方便地檢索和查閱社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案資料，實(shí)現(xiàn)真正的資源共享，根本不需要再到指定的檔案室去，十分實(shí)用而又容易普及。其中工作量最大的是初期資料的掃描錄入，但使用高速掃描儀可解決這一問題。

三、實(shí)行社保業(yè)務(wù)紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理應(yīng)注意的幾個(gè)問題

（一）加強(qiáng)紙質(zhì)資料審核

資料整理是檔案數(shù)字化工作中的一個(gè)基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，準(zhǔn)備不充分會(huì)造成數(shù)據(jù)錄入內(nèi)容與名稱不對應(yīng)或資料殘缺不全等現(xiàn)象。這要求在檔案掃描前，必須加強(qiáng)審核，對裝訂物影響掃描工作進(jìn)行的檔案，應(yīng)拆除裝訂物，拆除裝訂物時(shí)應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害，不允許裁切檔案紙張。破損嚴(yán)重?zé)o法直接進(jìn)行掃描的檔案，應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)；折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行處理（壓平或熨平）后再進(jìn)行掃描。

（二）加強(qiáng)數(shù)據(jù)質(zhì)量控制與管理

對于掃描好的數(shù)據(jù)信息，由質(zhì)量檢查人員把關(guān)，檢查掃描數(shù)據(jù)質(zhì)量是否符合最終存儲(chǔ)歸檔標(biāo)準(zhǔn)。對在高速掃描過程中出現(xiàn)的不合格數(shù)據(jù)，做人工處理。如果發(fā)現(xiàn)漏頁、重張等問題，要求及時(shí)補(bǔ)掃或在系統(tǒng)中刪除重張那頁。對于掃描數(shù)據(jù)不清晰的，在數(shù)據(jù)信息問題記錄單上記錄并重新掃描。當(dāng)發(fā)現(xiàn)不符合規(guī)則的數(shù)據(jù)，利用系統(tǒng)提供的功能，對掃描好的數(shù)據(jù)進(jìn)行修改或更正。

數(shù)據(jù)檔案信息雖然不怕蟲蛀、霉?fàn)€，但也有其缺點(diǎn)，一旦發(fā)生中毒、計(jì)算機(jī)硬盤損壞等情況，將會(huì)造成數(shù)據(jù)的丟失。因此要加強(qiáng)對已錄入的數(shù)據(jù)的保存，在加強(qiáng)對計(jì)算機(jī)安全管理的同時(shí)，可定期對數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)不丟失；還要加強(qiáng)數(shù)據(jù)的保密處理，防止人為破壞。

（三）加大相關(guān)人員的培訓(xùn)

隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，檔案管理由過去的勞動(dòng)密集型轉(zhuǎn)變?yōu)橐袁F(xiàn)代化辦公設(shè)備為依托的知識密集型的工作模式，檔案數(shù)字化建設(shè)的過程與新知識、新技術(shù)的普及和應(yīng)用密不可分，所以，人才隊(duì)伍是關(guān)系到檔案數(shù)字化建設(shè)成敗的關(guān)鍵因素。因此，應(yīng)加大有關(guān)人員的崗位培訓(xùn)力度，重點(diǎn)學(xué)習(xí)與信息化相關(guān)的系統(tǒng)開發(fā)與維護(hù)、數(shù)據(jù)化加工與管理、數(shù)據(jù)庫運(yùn)行管理等，以適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的需要。

數(shù)字化檔案的產(chǎn)生，結(jié)束了上千年來紙張記錄信息等人類發(fā)展進(jìn)程的歷史。數(shù)字化檔案憑借其記錄存儲(chǔ)信息巨大、查詢檢索高效準(zhǔn)確、保管節(jié)省空間等許多優(yōu)于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的特點(diǎn)，很快成為檔案現(xiàn)代化管理的必然趨勢。美國是信息化和法律化高度發(fā)達(dá)的國家，其社會(huì)保險(xiǎn)檔案已實(shí)現(xiàn)了數(shù)字信息化管理。因此，從我國社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)紙質(zhì)檔案的特點(diǎn)來看，數(shù)字化檔案逐步取代紙質(zhì)檔案將成為歷史的必然，從而極大提升社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理水平。

參考文獻(xiàn)：

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