國有企業(yè)檔案工作改革要點分析

蓋艷

摘要：隨著國有企業(yè)快速發(fā)展及持續(xù)深化改革，經(jīng)濟管理活動中產(chǎn)生越來越細致的檔案門類，檔案數(shù)量與規(guī)模越來越大，載體形式也愈發(fā)豐富。在這樣的背景下國有企業(yè)傳統(tǒng)檔案管理模式逐漸顯現(xiàn)不足，需要改革創(chuàng)新檔案工作管理模式與方法，促進工作質(zhì)量提升。本文中主要探討新形勢下國有企業(yè)檔案工作改革要點。

關(guān)鍵詞：國有企業(yè)；檔案工作；創(chuàng)新方法

新形勢下國有企業(yè)傳統(tǒng)檔案管理模式與方法顯露不足，很難保證館藏資源的系統(tǒng)性與完整性。加上實際中大部分國有企業(yè)并未詳細規(guī)定電子檔案管理流程等內(nèi)容，造成新型檔案管理工作難以有效開展。面對這些問題，國有企業(yè)檔案工作者應(yīng)該結(jié)合新形勢與新需求，需求有效措施，促進檔案工作可持續(xù)發(fā)展。

一、檔案管理工作的重要性

新時期下各行業(yè)領(lǐng)域都發(fā)生著巨大改變，檔案管理工作同樣面臨著改革，以自身情況與發(fā)展為基礎(chǔ)，改革檔案管理工作，有效改變傳統(tǒng)管理方法的局限與不足。數(shù)字化時代下檔案管理工作主要記錄與整理單位工作內(nèi)容、人事資料、重大舉措及發(fā)展狀況等。檔案管理工作有助于協(xié)調(diào)內(nèi)部工作、提高工作效率，整理、歸類、統(tǒng)計及保存原始檔案信息。目前企業(yè)改制不斷深入，面臨著新機遇與新挑戰(zhàn)，相關(guān)企業(yè)要意識到檔案管理工作的重要性，不斷創(chuàng)新檔案工作機制。

二、檔案管理工作現(xiàn)狀及問題

現(xiàn)階段國有企業(yè)檔案管理工作中存在一些問題，筆者結(jié)合實際工作經(jīng)驗將這些問題歸納總結(jié)如下。

（一）資源開發(fā)度不足

隨著信息技術(shù)進步與發(fā)展，檔案管理方式向著信息化方向過渡，但大部分工作人員沒有掌握相關(guān)技術(shù)，僅會利用計算機進行信息錄入與資料保管等，再者部分管理人員的人為檔案管理就是分類整理與妥善存放現(xiàn)有檔案資料、工作者不出現(xiàn)信息遺漏或丟失情況即可。檔案管理工作人員很少深入研究與開發(fā)新資源，也很少進行現(xiàn)有檔案信息化處理，這說明檔案資源開發(fā)與利用程度不足，影響檔案信息化建設(shè)進度。

（二）設(shè)備人員的問題

檔案管理中借助先進檔案管理設(shè)施與設(shè)備提高工作效率，優(yōu)于部分不重視檔案管理工作，在資金投入與設(shè)備引入上力度不足，造成先進檔案管理設(shè)備種類與數(shù)量不足，實際中還存在部分人員將雜物堆放在檔案管理室中，部分檔案被雜物壓在下面，造成查閱與翻找難度較大，嚴重時檔案被雜物毀損。目前檔案管理人員由其他工作人員兼任的情況基本改善，安排專門人員管理檔案，但這些管理人員專業(yè)程度與職業(yè)素養(yǎng)不足，造成管理工作質(zhì)量偏低。實際中很多從業(yè)人員入職前并未接受過專業(yè)、系統(tǒng)培訓(xùn)，造成檔案管理工作中頻頻出現(xiàn)錯誤，影響工作質(zhì)量。

（三）安全意識的缺失

檔案信息化建設(shè)需要信息技術(shù)的支持，而信息技術(shù)的使用難免會遇到各種安全性問題，而在傳統(tǒng)檔案信息管理工作中，很多部門和人員都普遍缺乏必要的安全保護意識，都簡單的以為只要有了安全防護體系就能確保信息安全，必要的風險防范意識薄弱。而且很多的檔案館為了放便，都將一些數(shù)字化工作外包給相關(guān)信息企業(yè)進行，沒有嚴格的管理制度，不能進行實時監(jiān)控，容易發(fā)生信息泄密和丟失的危險。

三、國有企業(yè)檔案工作改革要點

（一）推動軟件兼容

推動信息時代檔案管理的主要內(nèi)容就是加強信息化建設(shè)，通過共享檔案資源是實現(xiàn)檔案信息化管理的主要措施，充分發(fā)揮檔案資源的作用。檔案管理部門可以引入先進信息技術(shù)創(chuàng)新檔案管理模式，促進檔案信息檢索效率的提高，如檔案資料分類存儲過程中，對管理軟件編程時可以引入信息管理系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)及ERP系統(tǒng)等，文字類檔案與圖像類方案自動識別通過計算機與多媒體技術(shù)實現(xiàn)，檔案信息庫中實現(xiàn)各類軟件兼容。利用網(wǎng)絡(luò)平臺實現(xiàn)資源傳輸，提高海量檔案資源存儲，避免紙質(zhì)文檔保存中容易出現(xiàn)的問題。

（二）完善備份管理

對于企業(yè)檔案信息，完善檔案數(shù)據(jù)的備份機制非常重要。首先，精細化檔案數(shù)據(jù)備份流程，明確檔案人員的備份工作職責。檔案人員應(yīng)當重視日常檔案數(shù)據(jù)的正確存儲、及時匯總和定期銷毀；其次，制定明確的備份規(guī)則，建立數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)方案。企業(yè)檔案數(shù)據(jù)的備份可靠性低，缺乏有效性，其主要原因在于一直以來不重視檔案數(shù)據(jù)備份的重要性，缺乏完善的備份機制；最后，制定數(shù)據(jù)一致性監(jiān)控方案。企業(yè)檔案業(yè)務(wù)日趨復(fù)雜，業(yè)務(wù)量也越來越大，檔案數(shù)據(jù)存在數(shù)據(jù)修正等情況，或是出現(xiàn)資料類型合并增減等數(shù)據(jù)屬性變更的情況，從而備份數(shù)據(jù)和生產(chǎn)數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)和數(shù)值可能有所不同。

（三）強化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

加大硬件設(shè)備投入力度。想要實驗檔案管理現(xiàn)代化離不開硬件設(shè)施的投入，劃分專項資金改進硬件設(shè)施與檔案案卷質(zhì)量，建設(shè)專門的檔案存儲房間、購置檔案專用密集架，并配備相關(guān)的打印、計算機等設(shè)備，同時安裝全天安全監(jiān)控報警系統(tǒng)；其次收集各項資料。認真整理每年生成的文化檔案、會計檔案、聲像檔案及實物檔案等，錄入微機管理；強化數(shù)據(jù)庫建設(shè)。建立全部檔案案卷級數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)了檔案微機檢索，對錄入檔案數(shù)據(jù)實行了光盤刻錄及備份。

四、結(jié)語

總而言之，在新的經(jīng)濟形勢與常態(tài)下，國有企業(yè)強化檔案管理工作具有現(xiàn)實意義。通過引入新的檔案管理方法，創(chuàng)新與優(yōu)化工作質(zhì)量，同時實現(xiàn)信息化管理，促進工作效率與質(zhì)量提升。希望通過本文論述，為持續(xù)推進國有企業(yè)檔案工作改革貢獻一份力量。

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