試論高校實(shí)驗(yàn)室檔案管理和信息開發(fā)工作

寧芳

摘 要：從高校的教育角度考慮，實(shí)驗(yàn)室的檔案管理工作在其中起著至關(guān)重要的作用，然而目前檔案管理與信息開發(fā)還沒(méi)有達(dá)到成熟的地步。為了更為明確地掌握實(shí)驗(yàn)室的檔案存儲(chǔ)領(lǐng)域，形成完善的管理制度，盡可能多地增加軟硬件設(shè)備，擴(kuò)大實(shí)驗(yàn)室檔案管理的開發(fā)力度，進(jìn)一步地做好實(shí)驗(yàn)室檔案管理與信息開發(fā)工作，我們進(jìn)行了分析探討，最終得出了有效的結(jié)論。

關(guān)鍵詞：實(shí)驗(yàn)室；檔案管理；信息開發(fā)

當(dāng)前，針對(duì)實(shí)驗(yàn)室的檔案管理工作依然還缺乏相應(yīng)的規(guī)范，本文從實(shí)驗(yàn)室的收集范圍以及組織管理的角度出發(fā)，對(duì)實(shí)驗(yàn)室檔案規(guī)范化管理中存在的問(wèn)題提出了可行的建議，方便我們?cè)谶@兩個(gè)方面的完善工作的展開。

一、存在的問(wèn)題

1.缺乏足夠的檔案意識(shí)

在高校實(shí)驗(yàn)室建設(shè)階段，我們大部分關(guān)注的是實(shí)驗(yàn)教學(xué)、實(shí)驗(yàn)室規(guī)劃以及儀器采購(gòu)等，對(duì)于檔案管理還缺乏足夠的認(rèn)知。由于疏于對(duì)檔案管理工作的重視，造成實(shí)驗(yàn)室檔案配置的人員工作積極性的缺失，也給基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)帶來(lái)了一定的阻礙，檔案的接收面臨著一定的困難，給具體的歸檔工作帶來(lái)了不便。同時(shí)高校實(shí)驗(yàn)室未能科學(xué)合理地對(duì)檔案進(jìn)行分類，導(dǎo)致檔案的利用率極低，最后導(dǎo)致檔案工作的進(jìn)度變得十分遲緩。

2.急需提高檔案管理員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

出于完善高校實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作的目的，首先要確定的是工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)要足夠高，具備最基本的從業(yè)能力，掌握一定的檔案管理理論知識(shí)。同時(shí)基本的計(jì)算機(jī)與外語(yǔ)能力也是必不可少的，部分進(jìn)口的設(shè)施需要借助這些工具才能得到很好的應(yīng)用，我們對(duì)工作人員最基本的要求就是讀懂操作說(shuō)明書，然后能夠按照要求操作儀器。隨著高校實(shí)驗(yàn)室的信息化建設(shè)，實(shí)驗(yàn)室檔案的管理越來(lái)越趨向于電子化了，所以檔案管理員們還應(yīng)該掌握基本的辦公軟件以及互聯(lián)網(wǎng)的使用能力，可以獨(dú)立自主地分析處理多媒體數(shù)據(jù)，學(xué)會(huì)用信息化管理的模式來(lái)進(jìn)行檔案管理工作。

3.過(guò)于分散的存儲(chǔ)檔案

從設(shè)備的論證、立項(xiàng)以及驗(yàn)收的各個(gè)環(huán)節(jié)，各部分的負(fù)責(zé)人也許存在一定的調(diào)動(dòng)情況，這給檔案管理工作的協(xié)調(diào)組織帶來(lái)了一定的困難。有些時(shí)候我們也許要花費(fèi)很長(zhǎng)時(shí)間才可以完成資料的收集工作，而且這也有可能給實(shí)驗(yàn)教學(xué)大綱以及實(shí)驗(yàn)指導(dǎo)書的修訂環(huán)節(jié)造成不利的影響，最后反而得到不夠完善的檔案資料。

4.檔案信息服務(wù)方式過(guò)于單一

現(xiàn)在，實(shí)驗(yàn)室檔案通常存在查詢、復(fù)印以及借閱三種服務(wù)方式，缺乏檔案編研這一關(guān)鍵的組成部分，所以不能進(jìn)行有效的檔案交接工作。盡管實(shí)驗(yàn)室還存儲(chǔ)著很多的電子版資料，然而假如不能進(jìn)行開發(fā)利用，缺乏科學(xué)合理的檔案資源系統(tǒng)，那么這種電子存儲(chǔ)方式也就失去了其存在的價(jià)值。

二、解決問(wèn)題的手段

1.增強(qiáng)崗位責(zé)任感

實(shí)驗(yàn)室建設(shè)、管理以及運(yùn)行過(guò)程中會(huì)直接產(chǎn)生實(shí)驗(yàn)室檔案，實(shí)驗(yàn)室檔案可以準(zhǔn)確地記錄實(shí)驗(yàn)室發(fā)展的各個(gè)組成環(huán)節(jié)，具有毋庸置疑的舉證作用；通過(guò)信息載體的方式，結(jié)合實(shí)驗(yàn)室建設(shè)階段的成果，能夠給未來(lái)解決這類問(wèn)題提供重要的理論依據(jù)，方便科學(xué)地預(yù)測(cè)實(shí)驗(yàn)室的整體規(guī)劃與發(fā)展方向。

2.提高職業(yè)素養(yǎng)

檔案管理工作水平，是取決于檔案管理員的工作能力與基本技能的，因此，有針對(duì)性地開展職業(yè)技能培訓(xùn)十分關(guān)鍵。實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，它涵蓋了學(xué)科建設(shè)、采購(gòu)器具、實(shí)驗(yàn)教學(xué)以及實(shí)驗(yàn)室發(fā)展規(guī)劃等多個(gè)方面的內(nèi)容，因此有關(guān)的從業(yè)人員應(yīng)該在平時(shí)注重學(xué)習(xí)，讓自己的理論知識(shí)和工作能力都得到顯著的提升。與此同時(shí)，對(duì)于高校實(shí)驗(yàn)室檔案管理人員來(lái)說(shuō)，必要的信息開發(fā)以及文字寫作能力也十分關(guān)鍵，這是對(duì)每個(gè)檔案工作者的基本要求。

3.加強(qiáng)現(xiàn)代化建設(shè)

通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案管理工作，確保檔案管理的規(guī)范化，這是我們通過(guò)計(jì)算機(jī)開展檔案管理工作最基本的要求，如此一來(lái)，高校實(shí)驗(yàn)室檔案管理的基本需求就得到了極大的滿足。隨著電子檔案的趨勢(shì)越來(lái)越明顯，檔案管理工作更是走向了智能化與科學(xué)管理化，這是未來(lái)的一個(gè)大趨勢(shì)。所以，我們不僅要保留過(guò)去的存儲(chǔ)方式，還應(yīng)該將電子檔案與紙質(zhì)檔案緊密結(jié)合起來(lái)，改進(jìn)檔案的管理方式，促進(jìn)信息采集、傳輸以及服務(wù)效率的不斷提升，擴(kuò)大信息量，擴(kuò)展服務(wù)領(lǐng)域。

4.進(jìn)行開發(fā)利用

開發(fā)利用高校實(shí)驗(yàn)室的檔案，不僅可以顯示檔案的使用價(jià)值，而且可以讓檔案管理工作更加規(guī)范。在高校教師以及學(xué)生的反饋意見的基礎(chǔ)上，結(jié)合檔案管理人員的工作經(jīng)驗(yàn)，切實(shí)完成實(shí)驗(yàn)室檔案的查閱服務(wù)、借出服務(wù)、復(fù)印供應(yīng)服務(wù)、咨詢服務(wù)、信息交流以及數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，提升檔案管理水平。

三、結(jié)束語(yǔ)

在科學(xué)研究和人才培養(yǎng)階段，高校實(shí)驗(yàn)室檔案起著至關(guān)重要的作用，它不僅代表著實(shí)驗(yàn)室管理人員辛苦工作的成果，而且具有十分顯著的經(jīng)濟(jì)效益與舉證作用。通過(guò)對(duì)高校實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部的問(wèn)題進(jìn)行整體的分析總結(jié)，我們可以按部就班地完成高校實(shí)驗(yàn)室檔案管理和信息開發(fā)工作，為高校教育的蓬勃發(fā)展貢獻(xiàn)自己的一份力量。

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（作者單位：懷化學(xué)院文學(xué)與新聞傳播學(xué)院）endprint