提升事業(yè)單位檔案信息化管理的幾點(diǎn)思考

張劍橋

摘 要：隨著時(shí)代和經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，對事業(yè)單位檔案管理工作提出更多的要求，為了更好的滿足相關(guān)要求，實(shí)現(xiàn)信息化管理的目標(biāo)，事業(yè)單位需要對此項(xiàng)管理工作產(chǎn)生更多的重視。但是當(dāng)前一些事業(yè)單位在檔案信息化管理方面仍然存在不同的問題，導(dǎo)致管理效率和效果較低，此篇文章對現(xiàn)存問題進(jìn)行分析，并且提出幾點(diǎn)有效措施，希望為事業(yè)單位提供可供參考的建議。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案信息化管理；問題；對策；分析

檔案管理是事業(yè)單位管理工作中的內(nèi)容之一，其管理效果對事業(yè)單位發(fā)展有著一定的影響，在信息時(shí)代背景下相關(guān)部門提出檔案信息化管理的要求，但是通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)在實(shí)際管理過程中存在檔案管理體系不完善、管理人員素質(zhì)參差不齊以及信息化應(yīng)用范圍有限等問題，上述問題導(dǎo)致事業(yè)單位工作效率和效果明顯降低。為了對上述情況進(jìn)行合理解決事業(yè)單位需要針對相關(guān)問題進(jìn)行深入研究，下面對現(xiàn)存問題及處理措施進(jìn)行分析。

1 事業(yè)單位檔案信息化管理現(xiàn)存問題分析

第一，檔案信息化管理體系缺乏完整性。檔案信息化管理體系是保證管理工作順利展開的前提所在，合理且完整的管理體系可以為管理人員提供一定的指導(dǎo)和依據(jù)，對提高管理工作的效果有著重要的意義。但是當(dāng)前一些事業(yè)單位在檔案信息化管理體系上存在不完善且不合理的通病，具體體現(xiàn)在：其一，未制定相應(yīng)的管理制度，無法對管理人員的行為進(jìn)行規(guī)范和約束，在實(shí)際管理過程中敷衍了事的情況時(shí)有發(fā)生；其二，一些管理人員仍然使用陳舊、落后的管理方法和管理理念進(jìn)行實(shí)際管理，管理時(shí)間較長且工作效率較差；其三，管理內(nèi)容不全面，在實(shí)際管理過程中漏管情況比較常見，上述問題使檔案管理工作不能更好的取得預(yù)期效果，嚴(yán)重時(shí)甚至?xí)κ聵I(yè)單位發(fā)展帶來一定負(fù)面影響。

第二，檔案管理人員專業(yè)水平和素質(zhì)偏低。專業(yè)水平和素質(zhì)較高的管理人員對檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化管理的目標(biāo)有著較大的積極作用，但是當(dāng)前一些事業(yè)單位在檔案管理人員設(shè)置上存在一定問題，并且在專業(yè)水平和素質(zhì)等方面存在參差不齊的情況，一些管理人員未經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)便上崗進(jìn)行實(shí)際工作，其對檔案管理工作的認(rèn)識和理解較為粗淺，在實(shí)際管理過程中無法投入更多的精力和時(shí)間，導(dǎo)致檔案管理工作落實(shí)程度較差，同時(shí)因?yàn)槠鋵I(yè)知識有限有時(shí)無法及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案中存在的相關(guān)問題，上述幾種情況導(dǎo)致檔案管理工作完全落實(shí)的目標(biāo)無法實(shí)現(xiàn)，并且使管理效果有所降低。

第三，信息化利用率較低。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，一些新穎的技術(shù)和設(shè)備等在各行各業(yè)中得到廣泛應(yīng)用，對其進(jìn)行合理應(yīng)用后各項(xiàng)工作的效率和效果均明顯提升，對企業(yè)發(fā)展有一定的推動(dòng)作用。但是當(dāng)前一些事業(yè)單位對新技術(shù)和新設(shè)備的利用率較低，紙質(zhì)檔案仍然較為常見，實(shí)際管理工作難度較大，并且在管理過程中出現(xiàn)損壞或者丟失的情況較多，無法保證檔案的完整性。

2 提高事業(yè)單位檔案信息化管理效果的對策

對當(dāng)前一些新技術(shù)和設(shè)備進(jìn)行合理應(yīng)用對提高檔案管理工作效果有著較大的積極作用，如何實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案信息化管理目標(biāo)已經(jīng)成為當(dāng)前研究的重點(diǎn)，下面筆者根據(jù)自身經(jīng)驗(yàn)且結(jié)合相關(guān)資料提出如下合理對策。

2.1 建立健全的檔案管理體系

為了更好的實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的目標(biāo)，事業(yè)單位需要對自身現(xiàn)有檔案管理體系不完整的問題進(jìn)行解決，將國家相關(guān)規(guī)定的要求同實(shí)際情況進(jìn)行有機(jī)結(jié)合重新構(gòu)建檔案管理體系，事業(yè)單位工作人員可以從如下幾方面進(jìn)行：

其一，對管理內(nèi)容、方法及理念等進(jìn)行更新。根據(jù)新時(shí)代的要求對原有管理內(nèi)容中的不合理部分進(jìn)行刪減，對缺失的進(jìn)行添加，并且對陳舊、落后的管理方法和理念進(jìn)行替換，為管理人員實(shí)際管理過程提供可靠的依據(jù)，從而保證檔案管理工作順利展開，逐漸向信息化管理的方向發(fā)展。

其二，對管理制度進(jìn)行合理制定。俗語說“無規(guī)矩不成方圓”，為此事業(yè)單位需要對管理制度的制定工作產(chǎn)生足夠重視，根據(jù)國家檔案管理的法律法規(guī)和條例對管理制度進(jìn)行制定，利用管理制度使管理人員日常管理行為更加趨于規(guī)范化和合理化，可以將管理過程中敷衍了事情況出現(xiàn)的機(jī)率降至最低，管理人員能夠認(rèn)真的對待每一項(xiàng)工作內(nèi)容，以高度負(fù)責(zé)的態(tài)度進(jìn)行工作。

其三，制定責(zé)任制度。事業(yè)單位檔案管理工作量較大，為了保證每項(xiàng)管理內(nèi)容均能夠落實(shí)到實(shí)際工作中，可以對責(zé)任制進(jìn)行合理應(yīng)用，在使用責(zé)任制前工作人員需要做好檔案管理工作內(nèi)容的分類，在分類完成后根據(jù)工作的性質(zhì)和要求為其安排相應(yīng)數(shù)量和資質(zhì)的管理人員，從而保證每項(xiàng)管理內(nèi)容均有人直接負(fù)責(zé)，使以往漏管問題得以解決，使全面落實(shí)的目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)。

其四，制定合理的獎(jiǎng)懲機(jī)制。通過獎(jiǎng)懲機(jī)制對管理人員和工作人員的工作積極性進(jìn)行調(diào)動(dòng)，為此事業(yè)單位需要對其產(chǎn)生足夠重視，在制定完成后以月或者季度為準(zhǔn)定期對兩者的工作效果進(jìn)行考察，根據(jù)考察結(jié)果對其進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰，從而讓其對自身工作產(chǎn)生更多的認(rèn)識和了解，可以在工作中投入更多的精力和時(shí)間，從而保證檔案管理工作的效果。

2.2 對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)化的培訓(xùn)

針對上文檔案管理人員專業(yè)水平和素質(zhì)偏低的問題，事業(yè)單位需要對管理人員選拔及培訓(xùn)工作產(chǎn)生足夠的重視，做好如下幾方面內(nèi)容。其一，成立專業(yè)化的管理機(jī)構(gòu)。為了更好的落實(shí)檔案管理工作的各項(xiàng)內(nèi)容，事業(yè)單位需要成立專業(yè)化的管理機(jī)構(gòu)，在選擇管理人員時(shí)需要對其專業(yè)基礎(chǔ)知識、管理能力以及道德素質(zhì)等方面進(jìn)行綜合考核，上述各方面不達(dá)標(biāo)的堅(jiān)決不予錄用，選擇各方面均比較優(yōu)秀的人員進(jìn)行試用，從而為實(shí)際管理工作提供有利條件；其二，做好崗前培訓(xùn)工作。在管理人員正式上崗前事業(yè)單位需要對其進(jìn)行崗前培訓(xùn)，讓其對自身單位的現(xiàn)狀及相關(guān)要求等進(jìn)行了解和掌握，減少實(shí)際管理過程中出現(xiàn)人為失誤的情況，更好的將管理工作落實(shí)到實(shí)處；其三，做好崗中培訓(xùn)工作。在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展下，事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)生較大的變化，引進(jìn)了一些新式的技術(shù)和設(shè)備，為了更好的發(fā)揮其作用和價(jià)值，需要對管理人員和工作人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，讓其對技術(shù)和設(shè)備的使用要點(diǎn)進(jìn)行掌握，并且通過培訓(xùn)對當(dāng)前先進(jìn)的管理方法和管理理念等進(jìn)行學(xué)習(xí)，對自身知識和管理方法進(jìn)行豐富，為檔案管理工作提供更多的技術(shù)支持。

2.3 建立檔案管理信息化平臺(tái)

為了加快檔案信息化管理發(fā)展的速度，事業(yè)單位需要對當(dāng)前一些新式的技術(shù)和設(shè)備進(jìn)行合理應(yīng)用，不斷擴(kuò)大應(yīng)用范圍，利用其建立檔案管理信息化平臺(tái)，讓工作人員可以在理信息化平臺(tái)上對相關(guān)問題進(jìn)行溝通和交流，并且使信息共享的目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)，為工作人員實(shí)際工作過程提供更多的便利條件，此外管理人員可以在網(wǎng)絡(luò)上對具體工作過程進(jìn)行管控，對提高管理效果有較大的積極作用。除此之外需要做好檔案備份工作，對工作過程中檔案出現(xiàn)丟失或者損壞后檔案不完整的問題進(jìn)行規(guī)避，對防病毒軟件進(jìn)行合理設(shè)置，抵御黑客的入侵，最大程度的保證檔案的安全性。

3 結(jié)束語

檔案管理是事業(yè)單位管理工作的重中之重，上文對檔案管理現(xiàn)存問題進(jìn)行分析，并且提出建立健全的檔案管理體系、對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)化的培訓(xùn)、建立檔案管理信息化平臺(tái)等對策，希望事業(yè)單位可以借鑒文中內(nèi)容對自身問題進(jìn)行調(diào)整，從而使檔案管理工作效果有所提升，逐步實(shí)現(xiàn)信息化管理的目標(biāo)。

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