檔案管理中存在的問題及措施分析

摘 要：隨著社會的快速發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理，在不斷地改革與創(chuàng)新，以更好地滿足新時期的事業(yè)單位發(fā)展需求。通過提高檔案管理效率，可以為事業(yè)單位發(fā)展提供更多有利條件。本文通過對檔案管理中存在的問題的分析，提出了相應(yīng)的檔案管理措施，以期更好的滿足事業(yè)單位檔案管理需求。

關(guān)鍵詞：檔案管理；存在問題；管理措施

事業(yè)單位的檔案資料涉及全員隱私，還包括單位內(nèi)部的重要資料，而且檔案信息較為零散、細(xì)致，這就要求檔案管理人員做好檔案管理工作，不能有所疏漏，以免對單位發(fā)展產(chǎn)生制約。但由于各種因素的影響，事業(yè)單位中的檔案管理存在諸多問題，對檔案管理效率和質(zhì)量的提升產(chǎn)生了一定影響，需要采取措施加以改進(jìn)，以提高檔案管理水平。

1 檔案管理概述

隨著當(dāng)前信息化技術(shù)的普及，提高事業(yè)單位的工作效率成了事業(yè)單位面臨的重要問題，這就對事業(yè)單位的檔案管理工作提出了一定的要求。檔案管理工作作為事業(yè)單位工作的一項重要組成部分，對事業(yè)單位內(nèi)各個部門的協(xié)調(diào)發(fā)展有著直接的影響[1]。在我國社會經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展和計算機(jī)技術(shù)創(chuàng)新雙重作用下，檔案管理也朝著信息化和高效化方向不斷發(fā)展，這使得檔案的查閱和管理工作更加的便捷有效。但是現(xiàn)如今大多數(shù)的檔案管理部門仍然按照傳統(tǒng)的方式進(jìn)行檔案的管理，這在一定程度上阻礙了市場的順利運行和發(fā)展。檔案的管理業(yè)務(wù)在市場中屬于一種經(jīng)濟(jì)聯(lián)系發(fā)展的產(chǎn)物，在社會和事業(yè)單位發(fā)展中都有著不可替代的作用，同時也是市場重要價值的體現(xiàn)[2]。近些年來，我國經(jīng)濟(jì)和技術(shù)的不斷發(fā)展，使得單位受到市場經(jīng)濟(jì)的影響越來越大，要想提高單位的檔案管理就必須順應(yīng)時代的發(fā)展趨勢，創(chuàng)新管理手段和方法，并根據(jù)單位內(nèi)檔案管理的現(xiàn)狀來進(jìn)行有效分析，并從中找到問題的解決對策。

2 檔案管理中存在的問題

（一）管理人員素質(zhì)不高

現(xiàn)階段大部分事業(yè)單位管理人員開始重視事業(yè)單位的檔案管理工作，但是從總體上看，事業(yè)單位的檔案管理仍然沒有實現(xiàn)應(yīng)有的價值。從根本上分析其原因，主要是由于檔案管理人員的素質(zhì)較低，業(yè)務(wù)水平和專業(yè)素養(yǎng)不高。尤其體現(xiàn)在檔案的管理和分類等工作中，由于其業(yè)務(wù)能力的限制，部門在檔案管理的分類工作上做的不到位，這就對檔案的查詢工作也造成了一定的困擾，需要花費更多的時間在檔案信息的獲取上，這對單位工作的整體效率造成了嚴(yán)重的影響。

（二）管理制度不健全

要想推動事業(yè)單位的檔案管理工作更順利進(jìn)行，就必須健全檔案管理的制度，制定切實可行的規(guī)章條例來實現(xiàn)檔案的高效管理。事業(yè)單位的檔案管理工作主要包括檔案收集、檔案的分類、檔案查閱的規(guī)定、檔案保管的期限設(shè)定、介質(zhì)區(qū)分等方面。由此可見，從資料的產(chǎn)生和使用這一周期中，檔案的管理工作貫穿始終[3]。但是目前大部分的事業(yè)單位還沒有建立單獨的檔案管理資料儲存室，更加缺乏相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)，導(dǎo)致管理的機(jī)制混亂。

（三）檔案管理方式和技術(shù)落后

事業(yè)單位現(xiàn)代化信息管理中存在的較大問題是，大部分事業(yè)單位還在沿用傳統(tǒng)的檔案管理方式，在管理過程中存在著工作效率低下和管理不到位的問題。隨著我國經(jīng)濟(jì)和技術(shù)的雙重進(jìn)步，檔案的管理開始出現(xiàn)越來越多的種類，檔案的管理工作也更加的復(fù)雜化。這對檔案管理者和管理技術(shù)提出了更高的要求，而傳統(tǒng)檔案管理方式對事業(yè)單位檔案管理帶來了一定的阻礙。

3 檔案管理措施

針對事業(yè)單位中檔案管理存在的問題，需要采取對應(yīng)的管理措施，以改善檔案管理，提高檔案管理水平，更好的滿足事業(yè)單位的發(fā)展需求。具體的檔案管理措施如下：

（一）提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

針對事業(yè)單位的檔案管理人員，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)積極的組織相關(guān)技能培訓(xùn)課程來增強(qiáng)工作人員對事業(yè)單位檔案管理的靈活性和專業(yè)性，充分的利用最新的專業(yè)技巧和理論等知識來加強(qiáng)人員的培訓(xùn)[4]。除此之外，檔案的管理人員也應(yīng)該努力并自覺地提高自身的專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)的道德水平。全面的了解和把握檔案管理職位的要求，在此基礎(chǔ)上努力的改正自身不足之處，提高自身的工作能力，做好本職工作。增強(qiáng)檔案管理人員的職業(yè)道德，嚴(yán)格遵守相應(yīng)的規(guī)章制度，從而最大程度上維護(hù)事業(yè)單位的利益。

（二）樹立正確的檔案管理意識，構(gòu)建事業(yè)單位檔案管理機(jī)制

任何的工作如果不能及時的更新工作觀念，就無法跟得上時代的進(jìn)步，造成工作效率的低下，最后被社會所淘汰，檔案管理的工作也是這樣[5]。因此，檔案的管理人員必須要根據(jù)當(dāng)前時代發(fā)展的實際情況來更新工作理念，并且對先進(jìn)的檔案管理模式和方法有一定的了解，幫助管理者創(chuàng)建新的管理機(jī)制，并積極的參加相關(guān)培訓(xùn)和講座等活動，增加日常管理工作的時效性。此外，相關(guān)管理部門應(yīng)當(dāng)設(shè)置專門的檔案管理的崗位，設(shè)置專門人員進(jìn)行檔案信息的錄入、檔案收集、信息修改、信息核對和更新等一系列工作。完善檔案的管理制度，以授權(quán)形式來約束檔案借讀和查閱等情況，增強(qiáng)檔案信息的保密性質(zhì)，防止重要信息出現(xiàn)泄漏情況。同時應(yīng)當(dāng)建立一個上下銜接的檔案收集系統(tǒng)，來保證檔案管理的工作落到實處。

（三）合理利用先進(jìn)的信息技術(shù)

檔案管理工作的作用任務(wù)就是為用戶提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，而服務(wù)的好壞對檔案管理工作的發(fā)展有著直接的影響。因此，檔案的管理人員有責(zé)任對檔案的管理服務(wù)進(jìn)行創(chuàng)新[6]。檔案管理工作在進(jìn)行創(chuàng)新的時候，必須要以現(xiàn)代的計算機(jī)技術(shù)作為依托，充分地對服務(wù)空間進(jìn)行有效開發(fā)，保證服務(wù)層次和質(zhì)量的提高，以最大程度地滿足讀者對信息查詢的需求。為了能夠保證讀者問題的更好解決，檔案的管理人員需要具備一種創(chuàng)新意識，發(fā)揮現(xiàn)代的先進(jìn)科技設(shè)備的真正作用。以前傳統(tǒng)的檔案管理都是采用的紙質(zhì)印刷品進(jìn)行資料的儲存，但現(xiàn)在，計算機(jī)技術(shù)的進(jìn)步促進(jìn)了儲存方式的改變，大部分的檔案管理部門都是采用聲像、光盤、磁介質(zhì)等工具進(jìn)行的資源管理。這就要求檔案館需要對服務(wù)進(jìn)行相關(guān)轉(zhuǎn)變，以適應(yīng)社會的需求。

4 結(jié)束語

檔案管理是事業(yè)單位內(nèi)部管理的核心工作，隨著事業(yè)單位的不斷改革發(fā)展，檔案管理工作也需要不斷的創(chuàng)新與進(jìn)步，才能夠更好的滿足新時期的事業(yè)單位發(fā)展要求。因此，在未來的發(fā)展過程中，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)，構(gòu)建檔案管理機(jī)制，并積極應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)，以不斷提升檔案管理水平，從而為事業(yè)單位的快速發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

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作者簡介

劉苑珠（1982-），女，漢族，廣東，本科，研究方向：檔案管理中存在的問題及措施。