淺談國企改革形勢下如何做好企業(yè)檔案工作

劉志娟

摘 要：本文結(jié)合國企改革形勢下企業(yè)的運行特征，從四個不同的方面粗淺地論述了企業(yè)檔案工作如何才能適應(yīng)國企改革的要求，發(fā)揮自身的作用，為企業(yè)的各項建設(shè)保駕護航。

關(guān)鍵詞：國企改革；檔案工作

隨著我國國企改革步伐不斷加快，企業(yè)開始轉(zhuǎn)換經(jīng)營機制，直接面向市場，真正擔(dān)當(dāng)起自主經(jīng)營、自負(fù)盈虧、自我積累、自我發(fā)展的角色。在這種國企改革發(fā)展的新形勢下，企業(yè)檔案工作如何適應(yīng)新形勢，順應(yīng)國企改革的要求，發(fā)揮自身的作用，為企業(yè)在市場競爭中求得生存和發(fā)展，這是擺在企業(yè)檔案工作者面前一個無法回避、并且應(yīng)引起深思的重要課題。

1 轉(zhuǎn)變觀念 加快步伐

國企改革新體制的建立，將企業(yè)直接推向了市場。這就給企業(yè)檔案工作帶來了新的歷史機遇，同時也給企業(yè)檔案工作提出了新的挑戰(zhàn)。企業(yè)檔案工作也將受到企業(yè)新的經(jīng)營機制和經(jīng)營管理模式的制約，伴隨著信息科學(xué)、信息技術(shù)以及其他高新技術(shù)發(fā)展，企業(yè)對各種信息的依賴程度和綜合需求越來越大。面對這些變化，企業(yè)檔案工作者要解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，根據(jù)國企改革的變化和要求，從過去那種自我封閉、墨守成規(guī)、看庫守攤、安于現(xiàn)狀的精神狀態(tài)中解放出來，緊緊圍繞著企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營、科研和產(chǎn)品開發(fā)等工作，不能游離企業(yè)的中心工作。改變以往“坐、等、要、靠”的思想和機械式收集的被動局面，以及重保管輕利用的檔案管理模式，樹立與國企改革相適應(yīng)的市場觀念、競爭觀念、效益觀念和服務(wù)觀念。

企業(yè)在走向市場的過程中，急需超前信息、綜合信息，從某種意義上說，市場競爭就是信息化的競爭、人才的競爭和技術(shù)的競爭，沒有信息就沒有市場，也就沒有效益。因此，企業(yè)檔案工作要盡快從傳統(tǒng)方式的檔案管理向全面信息管理方向轉(zhuǎn)變，建設(shè)好數(shù)字化檔案館，在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營工作中找準(zhǔn)自己的位置，在服務(wù)中做出自己的貢獻；在國企改革轉(zhuǎn)軌過程中，站穩(wěn)腳跟；在企業(yè)生存和發(fā)展的進程中，跟上步伐，充分發(fā)揮檔案工作應(yīng)有的作用。

2 加強建設(shè) 提高水平

企業(yè)在轉(zhuǎn)換機制過程的同時，也向企業(yè)檔案管理部門和檔案管理人員提出了更高更新的要求。要想更好地為企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營等各項工作服務(wù)，除了各級領(lǐng)導(dǎo)的大力支持和各職能部門的密切配合外，還必須加強檔案管理部門的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)和檔案管理人員的自身素質(zhì)建設(shè)，提高檔案管理的整體水平。

2.1 完善制度 收集齊全

加強原始資料的收集工作，根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營的需要不斷增加檔案管理門類。檔案收集工作是一項重要的基礎(chǔ)工作，只有通過收集工作才能將分散的文件材料集中起來，實現(xiàn)檔案的集中統(tǒng)一管理，以增加檔案管理門類，豐富館藏。注重收集企業(yè)的經(jīng)濟檔案，要根據(jù)企業(yè)在國企改革形勢下的運行特征，掌握企業(yè)的主要經(jīng)濟脈絡(luò)，尤其是市場經(jīng)營活動，以獲取第一手資料，為企業(yè)的市場競爭、產(chǎn)品開發(fā)等提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。建立健全歸檔制度，實行企業(yè)檔案的有效控制。要建立一整套科學(xué)規(guī)范的歸檔制度，如：把文件材料的歸檔納入各單位的經(jīng)濟責(zé)任制和有關(guān)人員的崗位責(zé)任制，做到?jīng)]有檔案部門的簽字認(rèn)可，產(chǎn)品不能定型，工程不能驗收；規(guī)定檔案人員不到現(xiàn)場，設(shè)備不能開箱；技術(shù)人員出國考察資料、會議交流資料、外購技術(shù)資料，沒有檔案部門簽字，財務(wù)不予報銷；職工調(diào)動時檔案部門不簽字蓋章，不得辦理調(diào)離手續(xù)等等。有了這些較完善的歸檔制度，才能保證文件材料歸檔的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

2.2 人員素質(zhì) 多方提高

培養(yǎng)和建立一支素質(zhì)較高、結(jié)構(gòu)合理的企業(yè)檔案工作者隊伍。檔案工作人員的素質(zhì)直接涉及到企業(yè)檔案工作的質(zhì)量。因此，企業(yè)檔案工作要想適應(yīng)國企改革形勢下企業(yè)發(fā)展的需要，首先，檔案工作者必須具備良好的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，要有很強的敬業(yè)精神和奉獻精神；其次，知識面要寬，不僅要精通檔案專業(yè)知識，而且要掌握有關(guān)的經(jīng)濟知識，熟悉本企業(yè)的生產(chǎn)工藝、設(shè)備情況，了解各職能部門的基本業(yè)務(wù)，掌握各類檔案的形成規(guī)律和現(xiàn)代化管理技能；再次，要有主動參與意識，為企業(yè)出謀劃策，超前介入，提供最新最全的信息，超前服務(wù)；最后，要有很強的綜合分析能力，不斷探索與創(chuàng)新。要達到這四個方面的要求，除了加強對企業(yè)檔案工作者的培訓(xùn)教育之外，企業(yè)檔案工作者自身還應(yīng)不斷努力，才能實現(xiàn)由單一型向一專多能式的復(fù)合型人才的轉(zhuǎn)變，以適應(yīng)新形勢的需要。

3 參與管理 協(xié)同發(fā)展

企業(yè)檔案真實記錄和客觀反映了企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、科研和產(chǎn)品開發(fā)等活動的全過程，是企業(yè)重要的信息資源，是企業(yè)資產(chǎn)的一部分。通過收集、鑒定、整理、保管等一系列環(huán)節(jié)，形成企業(yè)各門類檔案，反過來又為企業(yè)管理和經(jīng)營決策提供完整準(zhǔn)確、及時有效的信息資源。因此，企業(yè)檔案工作與企業(yè)管理之間存在著相互依存，相互制約，相互推動，共同發(fā)展的關(guān)系。

檔案部門參與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營等方面的管理，其自身的管理制度必須與企業(yè)其他方面的管理緊密配合，協(xié)調(diào)銜接，才能實現(xiàn)有效的管理。如：各項經(jīng)營決策、工程建設(shè)、技改、科研、新產(chǎn)品開發(fā)、重要設(shè)備的購置等形成的文件材料都必須歸到檔案部門，對沒有達到歸檔要求的工程（項目）不予驗收，財務(wù)部門不予結(jié)算，科研成果不予評優(yōu)，項目不能轉(zhuǎn)為固定資產(chǎn)。這樣可以有效地配合有關(guān)職能部門加強企業(yè)的各項管理，還可以保障企業(yè)檔案資料的齊全完整。因此，檔案工作既從企業(yè)當(dāng)前的生產(chǎn)經(jīng)營和各項管理工作出發(fā)，起到了指導(dǎo)、監(jiān)督、控制的直接現(xiàn)實作用，又從企業(yè)的長遠利益和發(fā)展著想，把企業(yè)檔案作為企業(yè)的文化財富加以科學(xué)積累和安全保管，使其繼續(xù)發(fā)揮間接和深遠的作用。

4 注重開發(fā) 保駕護航

國企改革改變了企業(yè)在計劃經(jīng)濟時期形成的模式，優(yōu)勝劣汰的競爭機制迫使企業(yè)增大信息交流，企業(yè)檔案也形成了許多新的特點，檔案的情報價值越來越大，對檔案信息的需求量與日俱增，這就使得企業(yè)檔案工作的重心要從過去檔案實體管理和整理轉(zhuǎn)移到檔案信息的整理和開發(fā)上來。檔案的編研是企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用的重要方法，它是檔案工作者依據(jù)企業(yè)檔案，結(jié)合生產(chǎn)經(jīng)營管理需要，選擇一定專題，經(jīng)過研究考證，編寫或匯編成檔案參考資料，如編寫的企業(yè)年鑒、產(chǎn)品匯集、圖片資料匯集、科技成果匯編、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編、企業(yè)競爭力分析報告、檔案利用典型事例選編等等，充分挖掘檔案信息資源潛在的價值，為企業(yè)或社會提供利用。

在國企改革形勢下，要在服務(wù)思想、服務(wù)方式、開發(fā)管理、利用效果等方面有所創(chuàng)新。要及時收集和掌握企業(yè)各單位、各部門對檔案利用的需求，盤活“庫存”檔案，建立起多層次、多形式、多渠道的服務(wù)方式，做到：第一，提前介入，超前服務(wù)。根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、科研及新產(chǎn)品開發(fā)等方面提供的信息，充分發(fā)揮現(xiàn)有檔案信息的作用，做好超前服務(wù)；第二，掌握信息，跟蹤服務(wù)。依托檔案信息、雜志期刊、互聯(lián)網(wǎng)等信息采集優(yōu)勢，圍繞企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營，提供快捷便利的高效率跟蹤服務(wù)；第三，積極參與，上門服務(wù)。采用電話咨詢、網(wǎng)絡(luò)聯(lián)絡(luò)、提供借閱和電子信息服務(wù)，積極參與企業(yè)的重大生產(chǎn)經(jīng)營和科研活動，使檔案工作者了解和掌握檔案資料的形成過程，便于提供利用；第四，圍繞中心，主動服務(wù)。檔案部門應(yīng)根據(jù)企業(yè)在某一時間或某一階段的中心工作，變被動服務(wù)為主動服務(wù)；第五，深入基層，現(xiàn)場服務(wù)。隨著國企改革不斷深入和發(fā)展，企業(yè)檔案的形成范圍、內(nèi)容、過程更加豐富多彩，檔案工作更加多元化、復(fù)雜化。因此，檔案部門要跟上形勢的發(fā)展，拓寬利用渠道，做到改革開拓到哪里，檔案工作就延伸到哪里，深入到企業(yè)生產(chǎn)、基建、經(jīng)營、市場第一線，及時提供利用服務(wù)，為企業(yè)經(jīng)濟建設(shè)保駕護航。