基層醫(yī)院大事記編寫與利用體會

楊秋雨

醫(yī)院大事記是記載醫(yī)院重要工作、重大事件的一種文體，真實反映了醫(yī)院各個歷史時期在醫(yī)療、護(hù)理、科研、教學(xué)、管理、重大事項等實踐活動中發(fā)生的大事、要事和新事等等，可以為醫(yī)院各項工作提供借鑒和參考，也是醫(yī)院工作的備忘錄，可以為編史修志提供可靠的依據(jù)和憑證。因此，大事記的編寫、利用在醫(yī)院的檔案工作中有著重要的地位和作用。

筆者承擔(dān)著所在醫(yī)院的大事記編寫工作，在工作中積累了一些教訓(xùn)和經(jīng)驗。本文試著從基層醫(yī)院檔案管理者的角度闡述工作中的一些心得與看法。

1 醫(yī)院大事記的作用

（一）首先，大事記可以為醫(yī)院工作總結(jié)、工作檢查、工作匯報、統(tǒng)計和上級機(jī)關(guān)掌握情況提供系統(tǒng)的、輪廓性的材料。它是工作查考的重要依據(jù)性資料，能給參閱者以一定的啟示和引導(dǎo)，為查找有關(guān)檔案資料提供線索。通過大事記可以比較完整、清晰地反映醫(yī)院的發(fā)展軌跡，便于總結(jié)經(jīng)驗，研究問題，為領(lǐng)導(dǎo)和職能部門研究工作時提供參考依據(jù)。

（二）大事記具有史料價值，可以補(bǔ)充檔案史料的不足，是醫(yī)院工作的備忘錄。在醫(yī)院工作中，有些大事、要事沒有形成文字資料，例如，上級主管部門領(lǐng)導(dǎo)來院視察工作，醫(yī)院對外的交流活動等，也沒有存檔的材料，有了大事記就可以彌補(bǔ)檔案的不足。

（三）大事記可為編史、修志提供可靠材料依據(jù)。例如，筆者所在的醫(yī)院于建院60周年之際編寫了記載醫(yī)院發(fā)展歷程的畫冊，其中很多重要內(nèi)容都來自于大事記等檔案資料的記述。

（四）利用大事記提供的豐富的材料，可開展對內(nèi)和對外宣傳。

醫(yī)院的宣傳離不開大事記。例如，醫(yī)院簡介、歷史回顧、宣傳畫冊、宣傳片等，很多歷史資料都取材于大事記和各項檔案資料。此外，醫(yī)院大事記還為所在區(qū)域的地方志提供了不可或缺的材料。筆者所在的醫(yī)院每年根據(jù)大事記編寫并向上級政府報送材料，在區(qū)地方志和黨史編寫中發(fā)揮了重要作用。

2 基層醫(yī)院大事記編寫和利用中存在的問題

（一）記錄的事項不夠全面

醫(yī)院大事記應(yīng)該包括醫(yī)療、護(hù)理、教學(xué)、科研、財務(wù)、后勤、設(shè)備、管理等各方面的大事要事。但在實際工作中，大事記往往由檔案員或者辦公室人員撰寫，由于工作內(nèi)容所限，他們往往對醫(yī)院行政管理事件較為敏感，而忽略了醫(yī)療業(yè)務(wù)和其他事項，如學(xué)科建設(shè)、業(yè)務(wù)開展等，造成了大事記記錄事項的不完整和不平衡。

（二）記錄缺乏完整性和延續(xù)性

大事記缺乏完整性主要有幾種表現(xiàn)。一是大事記過于簡單，缺乏事件結(jié)果或者必要的展開記述，如，某科室上報的大事記寫到：“*月*日**科組織醫(yī)務(wù)人員到**處開展大型義診活動”。對組織了多少醫(yī)務(wù)人員、參加的群眾有多少，以及群眾有何反映和其他結(jié)果等均無記述，讀者無法了解活動的規(guī)模，也就無法評判此次活動的意義。二是有缺乏對大事意義的必要描述。一般來說，大事記只是客觀的記述事實，編寫者不能加上主管評論，但是，對于這一規(guī)則，有時候也要靈活掌握。例如，某大事記寫道：“*月*日我院接收*名來自**學(xué)校的臨床醫(yī)學(xué)專業(yè)實習(xí)生”。僅從這條記錄來看，作為高等醫(yī)學(xué)院校的教學(xué)醫(yī)院，接收醫(yī)學(xué)院校實習(xí)生是日常工作，無須列入大事記記錄范圍。筆者經(jīng)詢問才得知，在此之前，醫(yī)院的實習(xí)生都是大專學(xué)歷的實習(xí)生，這是第一次接收本科層次的實習(xí)生，是教學(xué)工作的一大突破，故將這一情況補(bǔ)充進(jìn)去。所以，對于某些特殊事件，必須對其意義、影響等加以客觀介紹，才能使讀者從本質(zhì)上對事件有全面的認(rèn)識。三是工作中經(jīng)常會出現(xiàn)暫時沒有結(jié)果或者需要跨年度辦理的事情，這時，編寫大事記就需要注意追蹤未完成事項的結(jié)果并記錄，以免影響記錄的完整性。

（三）只記錄成績，忽略缺點和過失

筆者發(fā)現(xiàn)，醫(yī)院各個部門報送的大事記資料幾乎都是工作動態(tài)、工作進(jìn)展及成績，但是對于過失、教訓(xùn)等等卻只字不提，造成大事記無法全面、客觀反映醫(yī)院工作的全貌，降低了其存史資治的作用。例如，我院曾于某年發(fā)生過一起醫(yī)療差錯，造成了重大的經(jīng)濟(jì)和名譽損失，有兩名科室負(fù)責(zé)人因此撤銷職務(wù)，但是負(fù)責(zé)醫(yī)療糾紛處理的醫(yī)務(wù)科并未將此事記錄下來，且由于檔案知識的缺乏，相關(guān)資料亦未移交檔案室，造成在后來醫(yī)院在制定相關(guān)制度時缺乏參考資料，花費不必要的人力查找該事件的前因后果。

（四）重點、特色工作不突出

在工作中，筆者發(fā)現(xiàn)，一些信息員對大事的記錄追求面面俱到，將一般常規(guī)性的事務(wù)也記錄下來，使大事記變成了日常工作“流水賬”，真正的要事和重點、特色工作反而難以捕捉。在匯總編寫醫(yī)院大事記使必須對這些事件加以甄別，去偽存真。

3 編寫基層醫(yī)院大事記的幾點體會

（一）明確大事記的標(biāo)準(zhǔn)和范圍

醫(yī)院工作千頭萬緒，什么樣的事是“大事”、“要事”呢？筆者認(rèn)為大概有以下幾個標(biāo)準(zhǔn)：

第一、當(dāng)時的意義重大、事后影響久遠(yuǎn)。在醫(yī)院大事記中，此種類型較為多見。例如：重要的領(lǐng)導(dǎo)視察、重大的會議、重要規(guī)章制度的制定實施、重要的人事任免、基建工程、科室的建立、合并、撤銷、名稱更改、醫(yī)療護(hù)理科研工作的重要成績和成果、集體或個人獲得的區(qū)、市（局）以上的榮譽或先進(jìn)稱號、醫(yī)院主要黨政領(lǐng)導(dǎo)參加的重大活動和外事活動、重要設(shè)備儀器的采購使用等等。這些事件對醫(yī)院的發(fā)展產(chǎn)生重大的影響。

第二、有資治和教育價值。記錄和反映醫(yī)院工作的經(jīng)驗教訓(xùn)、成敗得失的大事，能夠給領(lǐng)導(dǎo)和管理者提供借鑒和參考的，都可以做為大事記收錄的范圍。例如，大事記記載：某月某日，我院在全院推廣使用微信企業(yè)號“請假出差”功能進(jìn)行請假，淘汰了以往紙質(zhì)請假單，縮短了審批時間。此條記錄反映通過信息化手段實現(xiàn)了管理創(chuàng)新和工作效率的提高，具有資治價值。又如，某醫(yī)生由于違反社保規(guī)定，在社會上造成不良影響，使醫(yī)院蒙受了經(jīng)濟(jì)和名譽損失，這樣的事件也必須記錄。

第三、具備查考的價值。有些事件的影響并不重大或久遠(yuǎn)，但是一個具體的歷史事件，可以為修志提供史料。例如，某些部門的撤銷、重要領(lǐng)導(dǎo)和重要人士的任免或離世等。

此外，在明確上述范圍后，為了使大事記既能全面反映醫(yī)院工作和發(fā)展過程，又避免重點不突出的情況，要注意“常事不書”的原則。不管在哪個行業(yè)哪個單位，每天都會有大量的常規(guī)工作，其中不乏規(guī)模較大、較為重要的工作，但是如果一一記錄，顯然造成重復(fù)。所以在常規(guī)工作中要抓住特色、變化，沒有亮點或者新意的事件可以忽略不記。如醫(yī)院定期組織的義診活動，每次的規(guī)模、參加人員等情況都差不多，就無需次次記錄。但某次義診參與的醫(yī)務(wù)人員較多、且都是高級職稱的專家，或有其他重要人物，吸引了很多的群眾，造成了較為重大的影響，則值得記錄并將以上情況一一記述清楚。

（二）建立院科兩級大事記編寫制度，完善資料收集工作網(wǎng)絡(luò)

基層醫(yī)院人力缺乏，檔案管理人員身兼數(shù)職，為了突破檔案室的限制，將大事記的編寫和素材搜集延伸到全院各業(yè)務(wù)的每個角落，應(yīng)當(dāng)建立院科兩級的大事記編寫制度。筆者所在的醫(yī)院結(jié)合工作實際制定《信息報送制度》和《大事記報送制度》，規(guī)定每個部門設(shè)置1～2名信息員，負(fù)責(zé)黨政信息、新聞通訊和大事記材料的采寫、報送，每月報送大事記，嚴(yán)格規(guī)定報送范圍、責(zé)任部門、報送頻率，將報送數(shù)量量化，列入信息報送的積分，積分每月進(jìn)行排名，并與各部門績效考核掛鉤，報送的大事記被醫(yī)院采用還有獎勵，激勵全院上下參與到大事記材料的收集與報送中來，使院、科，尤其是職能部門積極為醫(yī)院大事記的編寫提供立體的素材支撐。

同時，每年度至少舉辦一次信息員的座談會和培訓(xùn)交流，提高編寫人員綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)，他們掌握大事記的入選標(biāo)準(zhǔn)、寫法，。

（三）廣辟大事記來源

由于日常工作繁雜瑣碎，檔案管理人員要養(yǎng)成記“流水賬”的習(xí)慣，事情發(fā)生后立即記載下來，并盡可能把細(xì)節(jié)記清楚，然后定期整理。其次，要善于從醫(yī)院的檔案、文件、報刊雜志、各科室上報的信息、通訊等報道和醫(yī)院的工作簡報、總結(jié)中捕捉相關(guān)的信息。例如，醫(yī)院的管理性文件中可以找到機(jī)構(gòu)建立、重大會議紀(jì)要等情況，設(shè)備檔案可以查到重大設(shè)備的購置、安裝使用、維修等情況，會計檔案可以查到大筆資金的使用、大型項目的支出等情況，等等。

（四）注意凸顯自身的特色

大事記每個單位都有，在保證完整性、準(zhǔn)確性的前提下，編寫大事記還要注意體現(xiàn)所在醫(yī)院的特色。例如，筆者所在的醫(yī)院自去年以來進(jìn)入了快速發(fā)展期，引進(jìn)了大量高級職稱醫(yī)務(wù)人員、購買了大量高端設(shè)備、開展了各類新技術(shù)新項目。在收集資料時，要注重圍繞醫(yī)院的發(fā)展壯大為中心展開，進(jìn)行客觀的敘述，給讀者呈現(xiàn)出醫(yī)院真實客觀的發(fā)展歷史。

參考文獻(xiàn)

[1]沈小萍.淺談醫(yī)院大事記的編寫.中醫(yī)藥管理雜志，2008，12：953-954.

[2]尚珊，張雯.企業(yè)大事記利用芻議.蘭臺世界，2016，06：57-58

[3]李文進(jìn).做好大事記工作，完善醫(yī)院管理檔案.新經(jīng)濟(jì)2014，05：128.

[4]馬雁.從校史研究角度審視高校大事記的編纂.山西檔案，2013，01：70-72.

[5]程巧，王忠誠.高校大事記的編寫尷尬及對策芻議.北京檔案，2010，01：32-33

[6]滿粵虹.企業(yè)大事記編寫心得.四川檔案，2010，12：42-43