對檔案管理科學(xué)化現(xiàn)代化水平方式探析

孫艷麗

摘要：本文以檔案科學(xué)化，現(xiàn)代化管理為主題，以如何提高檔案管理水平分析，重點信息化融入檔案資源管理，建立檔案數(shù)據(jù)庫，達(dá)到安全保障體系，人才培養(yǎng)等方面來提高檔案管理水平方式。

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)代化；科學(xué)化

一、引言

隨著時代的發(fā)展，檔案管理已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)的重要組成部分，對于電力企業(yè)來說，更是如此。提高檔案管理科學(xué)化、現(xiàn)代化水平是現(xiàn)代企業(yè)建設(shè)和發(fā)展的必然要求。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)檔案信息量以及信息復(fù)雜化程度都在上升，提高檔案管理水平則更好地順應(yīng)了現(xiàn)代社會的發(fā)展趨勢?，F(xiàn)代企業(yè)管理者要對檔案管理工作給予高度的重視，要特別注意對企業(yè)檔案管理工作體系進(jìn)行建立和完善。隨著信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用程度不斷加深，現(xiàn)代企業(yè)管理應(yīng)該一改傳統(tǒng)的檔案管理理念，必須注意對現(xiàn)代信息技術(shù)設(shè)施進(jìn)行充分利用，以不斷提高檔案管理科學(xué)化、現(xiàn)代化水平。

二、提高檔案管理科學(xué)化水平的必要性和重要性

檔案資料包含了大量的信息，以企業(yè)檔案為例，檔案管理包含了企業(yè)內(nèi)部的人事信息及人才儲備信息，還包括重要的會議及談話記錄，這些都對企業(yè)未來發(fā)展起著重要的作用，是企業(yè)從事各項管理工作的基礎(chǔ)。如通過決策者制定決策時所采取的方案資料等，可以了解企業(yè)的經(jīng)營狀況，可明確企業(yè)未來發(fā)展方向；再如企業(yè)人事檔案，是企業(yè)用人、留人、提升人的依據(jù)；企業(yè)的財務(wù)信息可以為企業(yè)下一年度的發(fā)展作財務(wù)預(yù)算提供依據(jù)。思想決定行動，要提高檔案管理科學(xué)化水平，必須從檔案管理負(fù)責(zé)人開始，從思想上提高對檔案管理工作重要性的認(rèn)識，通過不斷的學(xué)習(xí)，提高檔案管理科學(xué)化對檔案工作的重要性的認(rèn)識。建立檔案管理服務(wù)意識，檔案管理工作不僅是資料整理與歸檔的地方，更是一項服務(wù)性的工作，要切實作好檔案管理服務(wù)的主動性與預(yù)見性，加強(qiáng)檔案管理人員對當(dāng)前社會發(fā)展、經(jīng)濟(jì)形式的認(rèn)識，全面了解用戶需求，才能更有針對性地為用戶提供服務(wù)；落實檔案管理工作的安全意識，確保檔案信息公共化但不受侵害，不斷提高檔案管理信息的安全性與完整性；建立檔案管理責(zé)任制，要求各檔案管理部門明確自己的分工與任務(wù)，結(jié)合自身特點，完善崗位工作職責(zé)，以部室主任為領(lǐng)導(dǎo)，各部門采取專人專管的形式，責(zé)任到人，確保檔案管理工作切實落實到位。

三、提高檔案管理科學(xué)化、現(xiàn)代化水平化是現(xiàn)在時代要求

1.提高檔案管理科學(xué)化、現(xiàn)代化水平是提升國家文化軟實力的需要

從宏觀角度來看，隨著時代的發(fā)展，文化已經(jīng)成為民族凝聚力和創(chuàng)造力的重要源泉之一，已經(jīng)成為提升一個國家綜合國力的重要因素。檔案中存放著很多歷史資料，這給人們留下了寶貴的精神文化財富，這對于推動中國特色社會主義文化建設(shè)意義重大，對于繁榮我國文化有著不可替代的作用。通常情況下，檔案中會有某些事件的原始記錄，這就意味著檔案可以對某些歷史活動進(jìn)行客觀再現(xiàn)，這就使得檔案所提供的信息更加的真實，有著更強(qiáng)的說服力，對于鞏固社會意識形態(tài)意義重大。

2.提高檔案管理科學(xué)化、現(xiàn)代化水平是順應(yīng)信息化發(fā)展趨勢的需要

就目前的情況來看，受到信息技術(shù)發(fā)展的影響，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)非常普及，我國的網(wǎng)民數(shù)量已經(jīng)突破了4億，而且擁有智能手機(jī)的用戶越來越多，通過手機(jī)終端進(jìn)行上網(wǎng)的用戶已經(jīng)突破了2億，在上網(wǎng)過程中，很多用戶都會用到QQ、微信等網(wǎng)絡(luò)及時通訊工具。信息技術(shù)的發(fā)展以及應(yīng)用程度的不斷深入，極大地豐富了檔案管理的載體、渠道和樣式，這就促使檔案管理工作發(fā)生了巨大的變革，系統(tǒng)化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化已成為檔案管理的重要發(fā)展趨勢。檔案管理的信息化程度不斷提高已經(jīng)成為一種趨勢，而且將信息技術(shù)運用檔案管理中，可以進(jìn)一步提升檔案信息的安全性，也可以提高管理效率，符合社會發(fā)展方向。

3 加強(qiáng)檔案管理人員責(zé)任心及事業(yè)心，提高檔案管理科學(xué)化

認(rèn)真核實收集到的材料，加強(qiáng)檔案管理工作宣傳，并將真實可靠的檔案材料收入到人事檔案中，嚴(yán)把檔案管理質(zhì)量關(guān)。鑒別檔案時，單位的檔案管理人員應(yīng)采取認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，保證單位檔案的真實完整，提高對檔案管理工作重要性的認(rèn)識，逐漸改進(jìn)檔案管理工作的工作方式和方法，并逐漸提高單位業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作效率，創(chuàng)新工作模式。

四、檔案信息建設(shè)管理原則

1.嚴(yán)格遵循國家規(guī)定進(jìn)行檔案信息建設(shè)

企業(yè)檔案信息資源建設(shè)是一項非常嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?，為了確保工作實施的有效性，也為了確保信息資源的可靠性，在檔案信息資源建設(shè)過程中，必須遵循國家的相關(guān)規(guī)定，根據(jù)相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和程序進(jìn)行嚴(yán)格操作，確保企業(yè)檔案信息資源建設(shè)的規(guī)范化。這樣才可以保證所建立的信息資源在必要時發(fā)揮應(yīng)有的作用。但是，在實際工作開展過程中，還應(yīng)該結(jié)合所在企業(yè)的實際情況，通過相互協(xié)調(diào)，使檔案建設(shè)既符合國家的規(guī)定又符合企業(yè)的發(fā)展方向。

2.檔案信息完整、真實、準(zhǔn)確

檔案信息的完整、真實、準(zhǔn)確是企業(yè)檔案信息資源建設(shè)的基本原則，這對于檔案信息在企業(yè)管理決策中發(fā)揮應(yīng)有的參考價值意義重大。隨著信息技術(shù)的大力發(fā)展和應(yīng)用，企業(yè)檔案信息資源建設(shè)也必然會實現(xiàn)信息化，這對于檔案信息的完成性、真實性和準(zhǔn)確性提出了更高的要求。所以，企業(yè)工作人員在進(jìn)行檔案收集和整理過程中，必須保證企業(yè)檔案信息的完整、真實和準(zhǔn)確。

3.企業(yè)檔案信息資源要長期的保管和利用

對于電力企業(yè)來說，其檔案信息必須進(jìn)行長期保存，因為這些信息資源在任何時候都可能發(fā)揮作用，所以，在建立企業(yè)檔案信息資源時，一定要堅持這些檔案信息可以保管和利用的原則。隨著信息技術(shù)的運用發(fā)展，企業(yè)檔案信息資源的保存更加的便利和完善，但是，為了確保企業(yè)檔案信息的丟失，在日常管理中，對信息系統(tǒng)進(jìn)行定期地維護(hù)和升級管理則顯得必不可少。

結(jié)語：

在新的時期，做好檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)是檔案管理發(fā)展的必然，我們在推動檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的時候，必須真正地認(rèn)識到其中存在的問題，從思想、人員素質(zhì)、管理基礎(chǔ)建設(shè)等方式，深入研究社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平與用戶的實際需求，采取切實有效的方式提高檔案管理的科學(xué)化水平，提高檔案管理的質(zhì)量。

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