淺談民營(yíng)中小企業(yè)的存貨管理

麥鳳瓊

摘 要：改革開放30年來(lái)，民營(yíng)經(jīng)濟(jì)克服了基礎(chǔ)薄弱和先天不足等劣勢(shì)，已逐漸發(fā)展為國(guó)民經(jīng)濟(jì)的重要組成部分，在我國(guó)進(jìn)入新常態(tài)時(shí)期，民營(yíng)經(jīng)濟(jì)的成長(zhǎng)也將成為國(guó)民經(jīng)濟(jì)中最活躍的經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)點(diǎn)。然而占據(jù)民營(yíng)經(jīng)濟(jì)體量最大的民營(yíng)中小企業(yè)，由于資金薄弱、管理水平落后而嚴(yán)重制約著其自身發(fā)展。本文在分析民營(yíng)中小企業(yè)存貨管理重要性的基礎(chǔ)上，深入探討了目前民營(yíng)中小企業(yè)存貨管理的現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題，并針對(duì)性地提出了加強(qiáng)民營(yíng)中小企業(yè)存貨管理的對(duì)策措施，以期為民營(yíng)中小企業(yè)的管理水平提供理論借鑒。

關(guān)鍵詞：存貨管理 民營(yíng)中小企業(yè) 民營(yíng)企業(yè)

中圖分類號(hào)：F276.3 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2096-0298（2017）02（a）-091-02

1 引言

存貨是營(yíng)運(yùn)資金的重要組成部分，也是民營(yíng)中小企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的源泉。存貨是指企業(yè)在日?；顒?dòng)中持有以備出售的產(chǎn)成品或商品、處在生產(chǎn)過(guò)程中的在產(chǎn)品、在生產(chǎn)過(guò)程或提供勞務(wù)過(guò)程中耗用的材料或物料等。存貨是企業(yè)流動(dòng)資產(chǎn)的重要組成部分，然而存貨的流動(dòng)性差，盈利能力較高，使得存貨的管理直接影響著營(yíng)運(yùn)資金的利用效率。民營(yíng)中小企業(yè)資金緊缺，如何盤活存貨，等同于如何盤活緊缺的營(yíng)運(yùn)資金。同時(shí)，存貨的存儲(chǔ)水平是否得以優(yōu)化，存貨的成本是否得以控制在合理的水平，將直接影響著民營(yíng)中小企業(yè)的營(yíng)業(yè)利潤(rùn)，進(jìn)而決定民營(yíng)中小企業(yè)應(yīng)對(duì)外部市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)力。

存貨管理直接影響著民營(yíng)中小企業(yè)內(nèi)部控制的整體水平。民營(yíng)中小企業(yè)由于處于企業(yè)發(fā)展周期的初級(jí)階段，其資金規(guī)模較小，決定了民營(yíng)中小企業(yè)必須采用更簡(jiǎn)化、更扁平的組織架構(gòu)，以使得其自身能更靈敏、更迅速地接收市場(chǎng)的需求，快速反應(yīng)以搶占先機(jī)，從而獲取比大型企業(yè)更快的反應(yīng)速度，搶占市場(chǎng)份額。然而，這種簡(jiǎn)化的組織架構(gòu)也導(dǎo)致了民營(yíng)中小企業(yè)自身內(nèi)部控制薄弱，管理水平滯后。隨著民營(yíng)中小企業(yè)的規(guī)模進(jìn)一步擴(kuò)大，要想順利進(jìn)入企業(yè)發(fā)展的下一階段，必須重視內(nèi)部控制的建設(shè)，建立完善而規(guī)范的管理機(jī)制，以提升整體的競(jìng)爭(zhēng)力。其中，存貨管理由于與供應(yīng)鏈中各個(gè)環(huán)節(jié)息息相關(guān)，從企業(yè)的采購(gòu)、計(jì)劃，生產(chǎn)調(diào)度、銷售到物流配送，存貨管理都貫穿其中。因此，存貨管理水平的高低將直接影響著民營(yíng)中小企業(yè)整體內(nèi)部控制的管理水平。

2 當(dāng)前民營(yíng)中小企業(yè)存貨管理的現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題

民營(yíng)中小企業(yè)在發(fā)展初期，往往更著眼于某個(gè)細(xì)分市場(chǎng)的客戶，為了增強(qiáng)其自身的靈活性，民營(yíng)中小企業(yè)的存貨管理一般采用以銷定產(chǎn)或按銷購(gòu)貨的單一模式，從而獲取比大型企業(yè)更快的反應(yīng)速度以搶占細(xì)分的市場(chǎng)份額。然而，隨著民營(yíng)中小企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展，隨著銷量的進(jìn)一步擴(kuò)大，這種粗放型的存貨管理模式就會(huì)引發(fā)一系列的問(wèn)題，具體如下。

2.1 存貨缺乏可靠計(jì)量，存貨記錄失真

民營(yíng)中小企業(yè)為了降低營(yíng)運(yùn)成本，對(duì)存貨的記錄往往采用手工的方式，即便采用ERP系統(tǒng)，由于一人兼任數(shù)職，往往無(wú)法及時(shí)對(duì)存貨的收發(fā)進(jìn)行及時(shí)準(zhǔn)確的記錄，導(dǎo)致存貨的賬上數(shù)據(jù)有滯后性，直接影響了管理層對(duì)存貨存儲(chǔ)數(shù)量、存儲(chǔ)狀態(tài)的判斷。同時(shí)，民營(yíng)中小企業(yè)對(duì)存貨的計(jì)價(jià)往往有隨意性，生產(chǎn)成本及費(fèi)用的歸集、結(jié)轉(zhuǎn)往往受人為的因素影響而隨意變更，將直接影響存貨及成本在財(cái)務(wù)報(bào)表中的真實(shí)列報(bào)，進(jìn)而導(dǎo)致報(bào)表使用人無(wú)法真正了解企業(yè)所擁有或控制的資產(chǎn)總額及構(gòu)成情況，無(wú)法真正了解企業(yè)所發(fā)生的成本費(fèi)用及虧損情況，影響管理決策的準(zhǔn)確性。

2.2 存貨分析流于表面

民營(yíng)中小企業(yè)由于資金緊缺，一人身兼數(shù)職，管理人員同樣需要大量分擔(dān)操作層面的事務(wù)性工作，使得民營(yíng)中小企業(yè)的管理層沒(méi)有更多的精力與時(shí)間從事更高層次的分析性工作。另外，由于缺乏有效的分析工具，民營(yíng)中小企業(yè)對(duì)存貨的存儲(chǔ)數(shù)量、存儲(chǔ)狀態(tài)、存貨的成本控制流于表面，未能真正有效地進(jìn)行深入的分析與全局的把控。同時(shí)，民營(yíng)中小企業(yè)對(duì)存貨管理的認(rèn)識(shí)往往停留在倉(cāng)儲(chǔ)層面，對(duì)存貨的管理責(zé)任也僅僅落實(shí)到倉(cāng)儲(chǔ)人員的頭上，供應(yīng)鏈上下游對(duì)存貨的管理意識(shí)薄弱，會(huì)使得民營(yíng)中小企業(yè)對(duì)存貨的分析僅僅停留在最原始的收發(fā)存核算上，從而失去對(duì)存貨分析與把控的全局高度，進(jìn)而影響無(wú)法對(duì)存貨管理制定具有戰(zhàn)略性及前瞻性的決策，使得存貨管理流于形式。

2.3 存貨的內(nèi)部控制薄弱

民營(yíng)中小企業(yè)為了降低營(yíng)運(yùn)成本，所招聘的人員素質(zhì)參差不齊，同時(shí)缺乏資金對(duì)在崗人員進(jìn)行持續(xù)的管理培訓(xùn)，加大了完善存貨內(nèi)部控制的難度。在職能分工上，民營(yíng)中小企業(yè)的部門設(shè)置一般不完整，具有利益沖突的不同崗位由一人兼任，如供應(yīng)商的選擇與采購(gòu)下單、存貨的出入庫(kù)均由一人完成。在崗位的設(shè)置上分工不明晰，責(zé)任不明確，獎(jiǎng)罰不明，使得一線直接操作存貨的相關(guān)人員對(duì)存貨的管理意識(shí)薄弱，容易造成大量的浪費(fèi)或損耗，影響存貨的準(zhǔn)確計(jì)量和有效利用，甚至提高了舞弊的風(fēng)險(xiǎn)，影響存貨資產(chǎn)及資金的安全性。另外，民營(yíng)中小企業(yè)對(duì)存貨的質(zhì)量監(jiān)管不嚴(yán)，由于人員素質(zhì)不高，責(zé)任不到位，對(duì)存貨入庫(kù)的質(zhì)量檢查僅僅局限于數(shù)量上的抽查，對(duì)存貨質(zhì)量缺乏嚴(yán)格的把控，一旦產(chǎn)品出問(wèn)題將嚴(yán)重阻礙企業(yè)的正常生產(chǎn)與運(yùn)營(yíng)，甚至導(dǎo)致成品的質(zhì)量問(wèn)題，影響企業(yè)信譽(yù)。

3 加強(qiáng)民營(yíng)中小企業(yè)存貨管理的對(duì)策

3.1 優(yōu)化ERP系統(tǒng)流程，準(zhǔn)確記錄存貨

民營(yíng)中小企業(yè)不應(yīng)僅僅著眼于短期的成本節(jié)約而繼續(xù)采用手工記錄的方式，相反，從長(zhǎng)遠(yuǎn)利益出發(fā)，為了能準(zhǔn)確而及時(shí)地記錄每一項(xiàng)存貨交易，民營(yíng)中小企業(yè)應(yīng)對(duì)自身的運(yùn)作模式進(jìn)行深入而系統(tǒng)的分析，選擇合適的ERP系統(tǒng)，根據(jù)實(shí)物流程制定與之相匹配的系統(tǒng)操作流程，充分利用ERP系統(tǒng)的支持以減少供應(yīng)鏈上每道環(huán)節(jié)上人工的操作，從而減少由于手工記錄、人為操作所發(fā)生的失誤。這不僅僅能提高存貨記錄的準(zhǔn)確性與時(shí)效性，而且能有力推動(dòng)存貨在供應(yīng)鏈上的流轉(zhuǎn)速度，提高企業(yè)的運(yùn)作效益。

需要注意的是，在實(shí)際操作中，民營(yíng)中小企業(yè)在對(duì)ERP系統(tǒng)進(jìn)行開發(fā)時(shí)，應(yīng)能站在全局的高度，根據(jù)自身經(jīng)營(yíng)模式的特點(diǎn)選擇合適的ERP工作流。以涂料企業(yè)為例，對(duì)于以零售渠道為主的經(jīng)營(yíng)模式，與以工程渠道為主的經(jīng)營(yíng)模式，在設(shè)計(jì)ERP工作流的考慮重點(diǎn)上有著巨大的差別：前者對(duì)產(chǎn)品實(shí)行批量標(biāo)準(zhǔn)化生產(chǎn)，后者則是根據(jù)不同客戶不同的工程項(xiàng)目需求對(duì)產(chǎn)品實(shí)行按訂單、度身訂造型的生產(chǎn)，這就要求在對(duì)ERP工作流程上的選擇與開發(fā)各有不同的側(cè)重點(diǎn)。只有依據(jù)自身的經(jīng)營(yíng)模式配以合適的信息流，才能使ERP系統(tǒng)真正發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)，從而幫助存貨在供應(yīng)鏈上每一環(huán)節(jié)得以準(zhǔn)確而及時(shí)的記錄。

另外，盡管民營(yíng)中小企業(yè)受制于資源的局限而無(wú)法在供應(yīng)鏈的每個(gè)環(huán)節(jié)上配備足夠的人手，然而，通過(guò)對(duì)實(shí)物流、系統(tǒng)流上每個(gè)節(jié)點(diǎn)的操作步驟、單據(jù)傳遞、審批手續(xù)、系統(tǒng)錄入予以規(guī)范，對(duì)存貨的計(jì)價(jià)、生產(chǎn)成本及費(fèi)用的歸集與結(jié)轉(zhuǎn)予以標(biāo)準(zhǔn)化運(yùn)作，對(duì)于內(nèi)控設(shè)計(jì)上的薄弱點(diǎn)予以認(rèn)真分析，結(jié)合績(jī)效考核或增加交叉審批等方式對(duì)內(nèi)控上由于人員職責(zé)重疊而出現(xiàn)的漏洞予以彌補(bǔ)，將能大大減少人為記錄的隨意性，從而規(guī)范存貨的記錄，提高存貨分析所依賴的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，為管理層的決策提供及時(shí)而可靠的基礎(chǔ)。

3.2 深入分析，將存貨管理融入供應(yīng)鏈的每一個(gè)環(huán)節(jié)

民營(yíng)中小企業(yè)盡管受制于資金短缺而無(wú)法像大型企業(yè)那樣對(duì)存貨的管理面面俱到，然而，民營(yíng)中小企業(yè)可以通過(guò)對(duì)自身存貨的種類、性質(zhì)、供應(yīng)鏈每一環(huán)節(jié)的特點(diǎn)進(jìn)行全局而系統(tǒng)的分析，提煉出供應(yīng)鏈各個(gè)環(huán)節(jié)上對(duì)存貨管理的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，進(jìn)而通過(guò)對(duì)這些關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)進(jìn)行有的放矢的布局，將存貨管理的理念真正落實(shí)到整條供應(yīng)鏈上，真正融入到每位員工的實(shí)際操作當(dāng)中。

同樣，以中小涂料企業(yè)為例，在采購(gòu)的環(huán)節(jié)上，應(yīng)對(duì)原材料供應(yīng)商的區(qū)域布局作全盤分析，根據(jù)原材料的重要性、使用頻率、稀缺程度，對(duì)相應(yīng)供應(yīng)商的配備數(shù)量、供應(yīng)商的生產(chǎn)規(guī)模、生產(chǎn)周期及運(yùn)輸時(shí)間進(jìn)行系統(tǒng)化的整理，從而幫助民營(yíng)中小企業(yè)把控供應(yīng)鏈的前端，加快原材料的周轉(zhuǎn)，增加對(duì)原材料市場(chǎng)價(jià)格的敏銳性，適時(shí)進(jìn)行批量采購(gòu)以降低存貨成本，同時(shí)，通過(guò)對(duì)供應(yīng)商的系統(tǒng)化分析，可以提高民營(yíng)中小企業(yè)對(duì)原材料質(zhì)量的把控，進(jìn)而減少存貨的質(zhì)量問(wèn)題。

在生產(chǎn)的環(huán)節(jié)上，對(duì)于不同的生產(chǎn)批次，比如，同時(shí)下達(dá)苯丙與純丙的涂料訂單，或者同時(shí)下達(dá)白色與調(diào)色的涂料訂單，如何運(yùn)用不同產(chǎn)品的屬性進(jìn)行有效排產(chǎn)，可以提高材料的利用效率，減少不同批次之間機(jī)器設(shè)備清洗的時(shí)間，從而減少生產(chǎn)損耗，提高生產(chǎn)效率。在生產(chǎn)的各個(gè)環(huán)節(jié)，嚴(yán)格制定生產(chǎn)工序，明晰每道工序的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，定責(zé)到人，獎(jiǎng)罰分明，從而大大提高生產(chǎn)成本計(jì)量的準(zhǔn)確性，同時(shí)減少存貨的浪費(fèi)。

在倉(cāng)儲(chǔ)環(huán)節(jié)上，由于民營(yíng)中小企業(yè)倉(cāng)儲(chǔ)的硬件水平落后，比如存儲(chǔ)的空間小，無(wú)法使用條形碼設(shè)備進(jìn)行存貨出入庫(kù)的把控等，這就要求民營(yíng)中小企業(yè)對(duì)自身倉(cāng)儲(chǔ)的存貨需要有更系統(tǒng)的分析，并在此基礎(chǔ)上，運(yùn)用先進(jìn)的存貨管理理念，比如ABC管理法，從而在保證生產(chǎn)供給的前提下加快存貨的周轉(zhuǎn)。以中小涂料企業(yè)為例，區(qū)別管理通用基料與調(diào)色尾料的存儲(chǔ)，可大大減少呆滯尾料的發(fā)生；通過(guò)規(guī)范的出入庫(kù)操作以及上架操作可以踐行系統(tǒng)的先進(jìn)先出原則，從而降低存貨的整體庫(kù)齡。

礙于篇幅無(wú)法在此對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)展開細(xì)節(jié)的討論，然而，核心的思想在于將存貨管理的思想融入企業(yè)各個(gè)環(huán)節(jié)的崗位設(shè)置、職責(zé)運(yùn)作當(dāng)中，才能真正提升民營(yíng)中小企業(yè)整體的存貨管理水平，從而提升自身的競(jìng)爭(zhēng)力。

3.3 系統(tǒng)審視內(nèi)控的每一環(huán)節(jié)，識(shí)別缺陷，對(duì)癥下藥

在實(shí)施的層面上，需要民營(yíng)中小企業(yè)持之以恒地對(duì)供應(yīng)鏈各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)控與反饋。民營(yíng)中小企業(yè)由于受制于有限的資源，在存貨內(nèi)部控制的設(shè)計(jì)上無(wú)法做到面面俱到，這就需要民營(yíng)中小企業(yè)建立和健全對(duì)存貨管理的監(jiān)督機(jī)制，定期回顧，審視存貨內(nèi)部控制鏈條上各個(gè)環(huán)節(jié)在設(shè)計(jì)與執(zhí)行上所發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題與缺陷，并及時(shí)對(duì)癥下藥。比如，民營(yíng)中小企業(yè)習(xí)慣于一人身兼數(shù)職，盡管無(wú)法像大企業(yè)那樣做到分工明晰，每個(gè)崗位都配備相應(yīng)的人員，但可以通過(guò)完善每個(gè)崗位的職責(zé)分工，同時(shí)加入交叉監(jiān)督的機(jī)制，每道環(huán)節(jié)定責(zé)到人，監(jiān)督人負(fù)連帶責(zé)任等機(jī)制，促使內(nèi)部控制上的缺陷得以用另一種內(nèi)部控制的方式予以彌補(bǔ)。比如，原材料倉(cāng)庫(kù)的管理員同時(shí)又是生產(chǎn)工人，可能會(huì)導(dǎo)致該生產(chǎn)工人領(lǐng)料時(shí)貪圖方便而未經(jīng)登記直接領(lǐng)料出庫(kù)。從內(nèi)控的設(shè)計(jì)上增加另一名工人的監(jiān)督功能，以及將原材料倉(cāng)庫(kù)的庫(kù)存差異與該名倉(cāng)管員的績(jī)效直接掛鉤，將能減少內(nèi)控環(huán)節(jié)出錯(cuò)的機(jī)率，從而提高存貨計(jì)量的準(zhǔn)確性。

沒(méi)有任何的內(nèi)部控制機(jī)制是完美的，然而，通過(guò)建立有效的定期考核、反饋和監(jiān)督機(jī)制，則能幫助民營(yíng)中小企業(yè)在有限的資源條件下，對(duì)存貨管理及時(shí)查漏補(bǔ)缺，逐步優(yōu)化存貨的管理體制，進(jìn)而完善整體內(nèi)控制度，促進(jìn)民營(yíng)中小企業(yè)成功轉(zhuǎn)型，為下一步發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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