對EPC總承包項目中的檔案管理工作的感想

姚慧芝

摘 要：EPC總承包工程，含義為業(yè)主委托工程的施工單位，按照合同中規(guī)定的款項，開展工程的初步探究設計，中期的施工承建還有施工用料的整合，以及工程收尾階段的測試檢驗環(huán)節(jié)，即整體工程的各個步驟。EPC總承包工程的建設管理模式比傳統建設模式更有市場竟爭優(yōu)勢。本文介紹了總包工程的檔案管理特點、作用及難度，探討了做好EPC總包工程項目的檔案管理工作的方法，指出了做好總包工程檔案管理工作應注意的問題。

關鍵詞：工程項目；EPC總承包；檔案管理

檔案的建立與整理在整個工程中是重要的組成部分。在工程開展之初，工程的各項工作的統籌規(guī)劃方針，還有運營管理理念，甚至詳盡到人員招募計劃和安排計劃，都要詳細的記錄在檔案之中。系統且連續(xù)的建立合理的檔案機制，有利于工程的各項工作有序合理地開展下去。而在施工過程中，施工日志、資金流動、分項目承包、材料采購和使用情況，等等，都是整個工程的文字報告信息，檔案中要都有記載。這樣做既方便查找相關文件，也讓工程各階段的工作開展有所依據。

一、總承包商負有的工程項目檔案管理職責

工程的檔案管理人員需要精挑細選，遴選出既具備強烈的責任心，又有豐富檔案管理經驗的管理人員。在檔案紀錄的過程中，工程承包的責任人要經常審查檔案，查漏補缺，確定所記錄的信息善全而且沒有偏差。這也是國家政策下工程項目檔案管理的基本要求。否則從檔案的角度來講，任何一點細小的偏差都會對工程的進場產生重大的影響。施工單位要用于承擔著一份至關重要的責任，精心整理，查漏補缺，詳盡的記錄施工過程中各個部門的進展情況。等工程完工之后在裝訂成冊，交給業(yè)主檢查。

（一）對分包商檔案工作指導、監(jiān)督職責

1）在工程開工之前就建立完善的檔案管理機制，做到未雨綢繆。檔案的撰寫和管理要嚴格依照相關規(guī)章進行，嚴禁個人不負責任的記錄，更不能隨意編寫和更改。

2）檔案的編寫過程要與工程的進展情況同步，做到工程進展和檔案工作統一步調，并且嚴格把關，統一調配，符合標準。

3）施工單位負責人也要對檔案管理起到監(jiān)督作用。每個施工單位負責人都要認清檔案管理工作的重要性，切不可掉以輕心。要根據工程進度，經常檢查檔案的編寫和分類，并對檔案管理人員開展考核工作，設立獎罰機制，提高他們的積極性，同時也能確保檔案管理的準確性。

（二）檔案的歸集、整理、裝訂存檔及向企業(yè)檔案管理部門移交職責

1）工程開始階段就要明確檔案管理人員的責任，從前期籌劃，到羨慕動工，工程的進行，運營管理，原料采購，項目審核，都要一一記錄在冊。在工程結尾階段，驗收工程也要做詳盡的記錄。方能裝訂成冊，交給業(yè)主指定的檔案部門。

2）做足檔案管理中材料的收集、整理、鑒定和歸檔工作，明確責任人制度，強化管理人員的守則意識。

3）根據我國反律法規(guī)，在工程收尾階段結束后，施工單位要將檔案送到業(yè)主指定的檔案管理部門。

二、總包項目實施過程中做好各階段的檔案管理工作

按照工程的進展，檔案管理工作可以從以下幾個方面得到落實。1）工程前期。需要對以下幾個方面統籌規(guī)劃：可行性研究報告及其評估、報批文件、項目選址及其報批文件、設計任務書及工程所需的招投標合同、招標過程中的會議記錄、附加的書函等。2）設計階段。由工程設計師整理出來的有關工程開展情況的所有設計資料、工程所需原料的計算報告，以及工程成本預算的詳細報告。當涉及到在設計中依據的信函時，也要將附件加到檔案中。3）采購階段。由業(yè)主和施工單位共同確定的原料使用文件、設備租賃文件、材料報價文件、設備損耗說明、原料追加或者剩余原料處理的報告，等等。4）施工階段。項目開始動工的報告、審批合同、政府相關部門的批準文件、工程進行過程中拍攝的照片、各工程的分包計劃及合同、工程實地測繪同設計時的比較文件、工程變更條款、施工日志以及施工單位履行合同時與業(yè)主進行的一切信函性質的文件。5）試生產階段。包括試運行計劃書和開停車方案、試車方案及記錄單、性能考核報告、合同目標性能考核方案及記錄表等文件。6）工程竣工驗收階段。包括竣工驗收文件、項目竣工驗收報告及會議文件、最終接收證書、履約合格證及相關文件、工程設計總結、工程施工總結等。

三、加強工程檔案管理工作的過程控制

（一）總包工程的檔案管理應與工程建設同步進行

總包工程的檔案管理工作具有完整性及時性，因此必須采取檔案工作與工程建設同步進行的措施。在項目初期，檔案部門即應確定專人負責，對項目各階段的各種材料，都應當在其階段工作收尾之前，就歸納入檔案之中。

（二）建立工程總承包文件跟蹤管理網絡

在互聯網高速發(fā)展的今天，工程的檔案管理工作也可以借助互聯網達到簡約集成的目的。每個工程檔案管理的特點不盡相同，但是互聯網管理可以將他們統籌規(guī)劃，節(jié)約人力物力。設置歸檔職責等管理模塊，自動為檔案管理工作監(jiān)管糾正，并且建立跟隨工程進展而不斷變化的動態(tài)管理網絡。

（三）加強與工程技術、管理人員的聯系

檔案管理人員不能一直待在檔案室，這并不能讓他們及時了解到工程的動態(tài)和進展。檔案管理人員要走出辦公室，深入工地，多和施工人員溝通，對檔案管理工作也大有裨益。

四、工程總承包檔案管理工作應注意的幾個問題

在我國，工程總承包模式是一種新型的工程合作模式，還處在初步探索階段。從以往的幾個應用工程總承包模式中，廣大檔案管理人員吸收經驗，吸取教訓，總結出以下幾個著重點：

1）檔案管理工作不能離開國家既定的方針，也不能照搬照抄國家的檔案管理策略。針對每個工程的檔案管理工作，要在明確執(zhí)行國家大方向的前提下，系統性的結合實際，找出適用于本工程的獨具特點的檔案管理機制。

2）工程開展初期，相關領導要積極引導檔案管理人員，盡早把檔案管理工作安排妥當，切合工程的開展。

3）要大膽啟用負責人的檔案管理新人，同時要多對他們進行培訓。這樣做既能保持檔案管理工作順利開展，也能推動國家檔案管理機制的嚴格化、高效化。

4）工程的檔案要統一裝訂成冊，不但檔案整理的方式要正規(guī)高效，還要配備統一的保存工具。檔案建立的過程中就要嚴格遵守規(guī)章制度，格式要正確，分類要明確，完善檔案管理制度的標準化。

參考文獻：

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