信息化工程建筑檔案管理方法研究

郇彩霞

（山東省青州市人民醫(yī)院 262500）

摘 要：近些年來(lái)，隨著我國(guó)建筑行業(yè)的深入發(fā)展，我國(guó)的工程項(xiàng)目建設(shè)的規(guī)模越來(lái)越大，施工工藝越來(lái)越復(fù)雜，工程建筑檔案作為建筑單位進(jìn)行施工和管理活動(dòng)中形成的具有價(jià)值的各種題材和形式的文件資料。但是隨著建筑行業(yè)的深入發(fā)展，產(chǎn)生的工程建筑檔案越來(lái)越多，傳統(tǒng)的工程建筑檔案管理方式顯然已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)今我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展社會(huì)建設(shè)的需求，本文就目前我國(guó)工程建筑檔案管理現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題進(jìn)行了系統(tǒng)的分析和探討，并針對(duì)如何在基于信息化的背景下，提高工程建筑檔案管理建設(shè)提出了幾點(diǎn)建議。力求能為加快我國(guó)工程建筑檔案信息化管理建設(shè)的進(jìn)程提供適時(shí)的參考。

關(guān)鍵詞：信息化 工程建筑 檔案管理

當(dāng)今社會(huì)是信息化社會(huì)，信息傳遞的速度高速發(fā)展，人們的生活越來(lái)越離不開(kāi)信息的快速傳遞，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的出現(xiàn)和普及解決了這一難題。越來(lái)越多的資料可以不經(jīng)過(guò)打印而直接在電腦上顯示，大大簡(jiǎn)化了辦公時(shí)間。提高了傳遞信息的效率，給工作人員帶來(lái)了便利。但是我們了解技術(shù)是一把雙刃劍，電腦辦公對(duì)于一些人而言是挑戰(zhàn)，工程建筑檔案管理也不例外。近年來(lái)，工程建設(shè)的檔案管理為了適應(yīng)信息化的發(fā)展有一些新的變化，需要工作人員不斷的創(chuàng)新發(fā)展。在文中我們看一下當(dāng)前我國(guó)在工程檔案管理的工作中存在的問(wèn)題，并對(duì)此提出了一些自己的意見(jiàn)。

1目前工程檔案管理工作中出現(xiàn)的一些共性問(wèn)題

工程建筑檔案在建筑工程項(xiàng)目中有著舉足輕重的地位，因?yàn)樗苯佑涗浿嚓P(guān)數(shù)據(jù)，反映著工程建設(shè)以及建筑物的質(zhì)量好壞。我們可以這樣說(shuō)，工程建筑檔案是對(duì)工程實(shí)施的最全面的檔案記錄，工程建筑檔案的存在對(duì)于工程建筑質(zhì)量的安全性和可靠性有著重要的指導(dǎo)作用。

1.1工程建筑檔案管理信息化建設(shè)速度緩慢

科學(xué)技術(shù)在不斷發(fā)展進(jìn)步的同時(shí)，我們也在與時(shí)俱進(jìn)，加快了工程建筑檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，對(duì)其加以關(guān)注的同時(shí)也加大了資金的投入，但是這些只是杯水車薪。查閱資料后發(fā)現(xiàn)，目前我國(guó)的工程建筑檔案信息化建設(shè)的發(fā)展速度遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于經(jīng)濟(jì)建設(shè)的步伐。在工程建筑檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，工程建設(shè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)沒(méi)建立好，加之檔案源于各地，使得信息相對(duì)分散難于整理。同時(shí)，在平時(shí)的工程建筑檔案管理建設(shè)過(guò)程中，仍有許多單位只注重實(shí)體的檔案，忽略了建筑檔案的信息化建設(shè)，在相關(guān)方面存在缺陷。

1.2對(duì)于工程建筑檔案管理信息化重視度不夠

雖然我們很清楚這個(gè)事實(shí)，我國(guó)的工程建筑檔案管理在信息化建設(shè)這一塊仍是開(kāi)始階段，必然會(huì)暴露許多的不足。這些是情有可原的，檔案的歸納整理不到位，紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)化為電子存檔面臨著各種各樣的問(wèn)題。目前存在著這樣一些問(wèn)題：大量的案卷質(zhì)量不高，缺乏完整的檢索工具，相關(guān)工作人員也沒(méi)能按規(guī)定處理事務(wù)，同時(shí)相關(guān)專業(yè)人才不僅質(zhì)量不達(dá)標(biāo)甚至數(shù)量也不夠，更有甚者對(duì)于信息化建設(shè)不屑一顧。這也嚴(yán)重的阻礙信息化的工程建筑檔案管理建設(shè)。當(dāng)然，也不能忽視信息安全這一重要話題，黨和國(guó)家也要不斷地完善相關(guān)的法律制度和專業(yè)技能，確保信息的安全。

2信息化工程建筑檔案管理方法

隨著建筑行業(yè)的不斷發(fā)展，在行業(yè)內(nèi)的競(jìng)爭(zhēng)力不斷加強(qiáng)，為了提高工程單位的競(jìng)爭(zhēng)力，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)建筑工程檔案的信息化管理，如規(guī)范檔案信息的儲(chǔ)存方式、提高檔案信息的查詢速度等，這些都能夠加強(qiáng)檔案信息的管理。所以工程單位應(yīng)當(dāng)注重檔案信息的管理力度，加快檔案信息化進(jìn)程，不斷提高我國(guó)建筑行業(yè)對(duì)檔案信息的管理。

2.1確保原始數(shù)據(jù)的采集與歸檔

在加強(qiáng)建筑行業(yè)的檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程中一定要注重檔案信息資料的采集和歸檔。首先將檔案信息資料收集采集，然后再通過(guò)計(jì)算機(jī)的掃面設(shè)備輸入相應(yīng)的數(shù)據(jù)信息，將有關(guān)建筑信息的資料、圖紙以及各種文件資料進(jìn)行存檔，以數(shù)據(jù)信息的形式儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)中，這種檔案信息化建設(shè)能夠在一定程度上避免資料信息的丟失和損壞。將檔案信息資料存檔之后，還應(yīng)當(dāng)對(duì)這些檔案信息進(jìn)行分類，這樣有利于工作人員查詢信息資料，提高建筑工程的工作效率，避免由于數(shù)據(jù)信息的僵乏而不能順利完成工程項(xiàng)目，所以應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)建筑工程的檔案信息化建設(shè)，確保原始數(shù)據(jù)的采集和歸檔。

2.2加強(qiáng)檔案庫(kù)的信息化管理

為了實(shí)現(xiàn)工程建筑檔案的規(guī)范化、系統(tǒng)化，使得檔案信息能夠共享，應(yīng)當(dāng)建立檔案信息資料庫(kù)，同時(shí)加強(qiáng)檔案信息資料庫(kù)的管理。檔案信息資料庫(kù)將輸入的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行分類存檔，同時(shí)也可以建立統(tǒng)一格式檔案信息管理系統(tǒng)，這樣能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的自動(dòng)歸檔，有利于檔案信息的管理。這些經(jīng)過(guò)統(tǒng)一處理過(guò)的檔案信息可以通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)這樣一個(gè)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)共享，這樣能夠提高檔案信息資料的利用效率，在一定程度上也提高了搜尋的效率。

2.3提高工作人員的業(yè)務(wù)能力

隨著建筑行業(yè)的不斷發(fā)展，建筑行業(yè)的檔案信息管理工作也發(fā)生了較大的變化，這就要求工作人員要具有一定程度的業(yè)務(wù)能力，所以建筑工程單位要提高工作人員的業(yè)務(wù)能力，提高工作人員的個(gè)人素質(zhì)。所以建筑工程檔案的管理人員不僅要熟練掌握各種現(xiàn)代化、數(shù)字化的管理設(shè)備，同時(shí)還必須掌握有關(guān)檔案信息資料的管理知識(shí)，嚴(yán)禁一些兼職人員從事這項(xiàng)工作，必須保證建筑工程檔案數(shù)據(jù)資料的準(zhǔn)確性、有效性、與時(shí)俱進(jìn)，只有這樣才能滿足實(shí)際的需要，所以應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)工作人員業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)。

管理單位在進(jìn)行工程建筑檔案的信息化建設(shè)過(guò)程中，忽視了對(duì)檔案的機(jī)密性和安全性和相關(guān)設(shè)置，導(dǎo)致部分的工程建筑檔案出現(xiàn)丟失后或泄密的問(wèn)題，給相關(guān)的建筑單位和管理單位造成了十分巨大的影響，阻礙了我國(guó)建筑行業(yè)的健康持續(xù)發(fā)展。針對(duì)這種情況，相關(guān)的管理部門在進(jìn)行工程建筑檔案的信息化建設(shè)過(guò)程中，需要結(jié)合工程建筑檔案中的具體內(nèi)容的機(jī)密性對(duì)部分工程建筑檔案進(jìn)行加密設(shè)置，通過(guò)運(yùn)用相關(guān)的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)提高機(jī)密工程建筑檔案的安全性和可靠性，將工程建筑檔案的信息化管理和實(shí)際運(yùn)用進(jìn)行有機(jī)的結(jié)合； 同時(shí)，在工程建筑檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，還需要加大對(duì)工程建筑檔案紙質(zhì)文件的保管力度和維護(hù)工作，從而進(jìn)一步提高我國(guó)工程建筑檔案管理的科學(xué)性和有效性。

3 總結(jié)

總而言之，基于信息化的工程建筑檔案管理建設(shè)具有十分明顯的優(yōu)勢(shì)，對(duì)提高工程建筑物的安全性和可靠性具有十分積極的作用和影響。

我國(guó)的工程檔案管理信息化現(xiàn)階段還處于起步階段，在今后的發(fā)展過(guò)程中還需要繼續(xù)遵循我國(guó)對(duì)建筑行業(yè)信息化發(fā)展的有關(guān)規(guī)定，在不斷的學(xué)習(xí)過(guò)程中吸收知識(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，推進(jìn)我國(guó)工程建筑檔案管理信息化建設(shè)的深入發(fā)展，提高工程檔案在工施工管理的過(guò)程中發(fā)揮更大的作用。

綜上所述，在建筑工程中科學(xué)、有效的檔案信息化管理對(duì)建筑工程項(xiàng)目的實(shí)施具有重要的作用，為了保證檔案信息的安全性、可靠性，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。雖然我國(guó)檔案信息化建設(shè)還處于初級(jí)階段，但是經(jīng)過(guò)不斷的研究和學(xué)習(xí)，在實(shí)踐中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，就能夠推動(dòng)我國(guó)檔案信息化的不斷發(fā)展。

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