從目前檔案管理問題談檔案管理信息化建設

張仁喜

摘要：隨著信息化時代的到來，各行各業(yè)都在緊鑼密鼓的走向信息時代的前沿。針對目前的檔案管理模式也已經(jīng)不順應時代的呼喚，難以契合到各行各業(yè)對檔案管理的需求。計算機等高智能的科技手段對檔案管理的優(yōu)勢已初現(xiàn)端倪。將檔案管理信息化建設也已經(jīng)不是設想，現(xiàn)在我們就以檔案管理信息化建設作為切入點，結(jié)合當下的檔案管理模式，加以討論。

關鍵詞：檔案管理；檔案管理信息化建設；信息化建設舉措

自我們進入21世紀以來，高科技的出現(xiàn)深深影響了我們學習、生活以及經(jīng)濟。我們每天都充斥著各種信息、數(shù)據(jù)。作為整改信息、數(shù)據(jù)的檔案管理，漸漸發(fā)揮著自己重要的作用。但隨著信息呈指數(shù)形式的爆炸式增長，目前的檔案管理也滿足不了高頻率的更新速度，此時各行各業(yè)都亟待找出適宜企業(yè)發(fā)展的檔案管理模式，將檔案管理信息化建設也提上企業(yè)、政府的運行日程。檔案信息化的重要特點之一，就是在不改變其檔案的真實內(nèi)容，對檔案進行內(nèi)容信息化及存儲方式更新化，且能夠?qū)n案資料及信息能夠及時與人互享。

1 檔案管理信息化建設的定義

檔案是由有一條條記錄有機整理起來具有研發(fā)價值得資料，而將檔案管理信息化則是指一方面，是將檔案里涵蓋的大量資料信息化，另一方面則是指，將檔案里的資料與實際生活相互接軌。不置可否的是，一個社會體系對檔案管理的需求將越來越嚴苛。檔案管理信息化就是為了更好的服務社會，檔案信息化建設在現(xiàn)有的高科技手段的支持下，加速融合檔案資料和社會運作體系。因為檔案資料一經(jīng)人們使用，必定會造成與社會中的其他資源相互匯總，發(fā)生一系列鏈式反應。檔案管理信息化在各行各業(yè)都起到舉重若輕的地位。

2 檔案信息化建設的舉措

2.1 培養(yǎng)檔案管理人員的網(wǎng)絡技術能力

傳統(tǒng)的檔案管理單純靠人力進行收集、分類、整理、歸檔。繁重、沉悶的任務，極易使檔案管理人員產(chǎn)生職業(yè)倦怠的狀態(tài)。結(jié)合當今的高科技手段，不斷更新檔案管理人員的能力，首先應加大力度培養(yǎng)檔案管理人員的網(wǎng)絡技術能力，政府及其企業(yè)不僅要在硬件設備要保證其質(zhì)量，如計算機的配置、設備，光盤、掃描儀等等，還要提高其軟實力-檔案管理人員的網(wǎng)絡技術能力，要求檔案管理人員能夠熟練運用高科技技術手段將檔案進行數(shù)據(jù)化處理，不管是存儲還是運行都牢牢把握用到信息化這一理念。搞好政府或企業(yè)管理，就要培養(yǎng)出一批批優(yōu)秀的高水平的網(wǎng)絡技術人才。對工作人員的能力要不斷提高，因為我們這個時代是瞬息萬變的，只有在不斷學習中，為自己補充知識，才能達到一個社會、一個時代的要求。

2.2 提升檔案信息化的研發(fā)水平

在將檔案管理人員的網(wǎng)絡技術能力提高之后，企業(yè)或政府就要建構(gòu)一個完備的檔案管理信息化的完備體系。除了上述我們所說的計算機的設備及配置的優(yōu)良性，還要注意對軟件的研發(fā)與運用，研發(fā)各種軟件不僅在維護檔案信息的安全性能的作用上起到巨大的作用，還在優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)設備也發(fā)揮著，獨特的優(yōu)勢，這可以通過專業(yè)的技術人才實現(xiàn)這一功能，將為聯(lián)機分享打下堅實基礎。二是，將檔案資源進行結(jié)構(gòu)化分類，就像一臺電腦中有根目錄、子目錄一樣，對檔案資源進行合理的劃分，這樣不僅免除了繁重的操作步驟，也縮短了運行時間。三是，信息化建設不僅僅采用了網(wǎng)絡技術也結(jié)合了電子商務的大量優(yōu)點，如今在無處不在的高科技手段下，檔案管理信息化也漸漸得到革新，使系統(tǒng)不斷優(yōu)化。

綜上所述，隨著信息化建設的不斷滲透，對各行各業(yè)都產(chǎn)生了重要影響，不想被社會淘汰，必須不斷更新自己的運營模式，檔案管理是一項龐大的工作任務，利用高科技手段，不僅可以減少人力、財力的消耗，還可以提高工作人員的辦事效率，也為普通老百姓利用檔案資源更為方便、快捷。將檔案管理信息化，不僅符合企業(yè)或政府的需求，也順應這個時代的需求。

參考文獻：

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[2]劉海英.從目前檔案管理問題談檔案管理信息化建設[J]科技檔案，2016，21（23）：123-124.

（作者單位：黑龍江省綏化市北林區(qū)新華鄉(xiāng)人民政府計生中心）