計(jì)算機(jī)審計(jì)中如何獲取真實(shí)完整的電子數(shù)據(jù)

盧學(xué)英

摘要： 計(jì)算機(jī)審計(jì)是數(shù)字化社會(huì)的必然產(chǎn)物，利用現(xiàn)代審計(jì)工具是審計(jì)工作面臨的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，利用計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)對(duì)電子數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查，使審計(jì)作業(yè)方式發(fā)生了根本性變化。計(jì)算機(jī)審計(jì)在給審計(jì)工作帶來方便快捷以及彌補(bǔ)傳統(tǒng)查錯(cuò)糾弊不能實(shí)現(xiàn)的缺陷外，也對(duì)審計(jì)人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)技能提出更高要求。獲取必要和充分的電子數(shù)據(jù)，是開展計(jì)算機(jī)審計(jì)的基礎(chǔ)性工作。本文分?jǐn)?shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)清理、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)驗(yàn)證四個(gè)階段，介紹保證電子數(shù)據(jù)真實(shí)完整準(zhǔn)確的方法。

Abstract： Computer audit is the inevitable product of the digital society， and the use of modern audit tools is opportunities and challenges. To check electronic data by the computer information system， has made a fundamental change in the audit work. Computer audit has not only brought convenience to the audit work and made up for the shortcomings of traditional error correction modes， but also put forward higher requirements on the auditor's knowledge structure and business skills. To obtain the necessary and sufficient electronic data is the basic work to carry out computer audit. This paper introduces a method to ensure the integrity and accuracy of electronic data from four stages of data collection， data cleaning， data conversion， data validation.

關(guān)鍵詞： 信息化建設(shè)；現(xiàn)代審計(jì)工具；數(shù)據(jù)采集；數(shù)據(jù)清理；數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換；數(shù)據(jù)驗(yàn)證

Key words： information construction；modern audit tools；data collection；data cleaning；data conversion；data validation

中圖分類號(hào)：F239.1 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-4311（2017）20-0205-02

0 引言

隨著大數(shù)據(jù)以及電算化和信息化的發(fā)展，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理軟件的應(yīng)用趨向普及，使審查大量紙制資料的傳統(tǒng)審計(jì)方式逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)電子數(shù)據(jù)的審查上。信息化給審計(jì)工作帶來挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的查錯(cuò)糾弊手段不再奏效，審計(jì)的業(yè)務(wù)范圍和內(nèi)容從傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)報(bào)表或其他管理方面的“有形”信息擴(kuò)大到信息處理系統(tǒng)的安全性、完整性及其內(nèi)部控制等“無形”的技術(shù)領(lǐng)域。

被審計(jì)單位所提供電子數(shù)據(jù)的真實(shí)性、正確性和完整性是事關(guān)具體審計(jì)業(yè)務(wù)走向的基本條件，因此，對(duì)電子數(shù)據(jù)等會(huì)計(jì)信息的進(jìn)行必要的辨別和界定是審計(jì)人員完成審計(jì)項(xiàng)目的基本環(huán)節(jié)，也是確保審計(jì)質(zhì)量的基礎(chǔ)。

1 電子數(shù)據(jù)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整的重要性

開展計(jì)算機(jī)審計(jì)的基本流程是獲取必要和充分的信息，建立被審計(jì)資料數(shù)據(jù)庫，建立審計(jì)中間表、分析數(shù)據(jù)、延伸查實(shí)和審計(jì)取證，采集、轉(zhuǎn)換、清理電子數(shù)據(jù)是開展審計(jì)工作的基礎(chǔ)性工作，數(shù)據(jù)的質(zhì)量直接影響審計(jì)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)，同時(shí)也對(duì)審計(jì)成果利用，審計(jì)資源整合提供基本信息來源。

1.1 導(dǎo)入真實(shí)、準(zhǔn)確、完整數(shù)據(jù)是開展計(jì)算機(jī)審計(jì)的基礎(chǔ)工作

為保持審計(jì)的獨(dú)立性，審計(jì)人員一般不直接使用被審計(jì)單位的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)進(jìn)行查詢、檢查，而是將有關(guān)數(shù)據(jù)導(dǎo)入自己的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)上，再利用審計(jì)軟件進(jìn)行查詢、分析。因此導(dǎo)入真實(shí)準(zhǔn)確完整的信息是開展計(jì)算機(jī)審計(jì)的基礎(chǔ)工作，數(shù)據(jù)的真?zhèn)翁搶?shí)直接影響審計(jì)結(jié)果。

1.2 加工完成的數(shù)據(jù)質(zhì)量直接影響審計(jì)目標(biāo)

審計(jì)目標(biāo)不同決定了審計(jì)數(shù)據(jù)的范圍和要求不同。審計(jì)人員面對(duì)“海量”電子數(shù)據(jù)時(shí)，不能完全下載和轉(zhuǎn)換電子數(shù)據(jù)，要有的放矢，篩選出適合審計(jì)范圍、滿足審計(jì)要求的數(shù)據(jù)，這就需要對(duì)導(dǎo)入的數(shù)據(jù)進(jìn)一步轉(zhuǎn)換清理，保證加工完成的數(shù)據(jù)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整是進(jìn)行審計(jì)分析、查詢的前提，是實(shí)現(xiàn)審計(jì)目標(biāo)的先決條件。

1.3 真實(shí)、準(zhǔn)確、完整數(shù)據(jù)能夠提高審計(jì)成果利用效果

審計(jì)信息化的未來發(fā)展方向是大共享時(shí)代、大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)據(jù)整合、模式轉(zhuǎn)型、業(yè)務(wù)整合等信息技術(shù)將被高度利用，信息資源將被高度共享，那么被審計(jì)單位的數(shù)據(jù)信息和審計(jì)結(jié)果將打破目前各自封閉的狀態(tài)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)互聯(lián)互通、共享和互融，審計(jì)效率將會(huì)大大提高。真實(shí)、準(zhǔn)確、完整數(shù)據(jù)就會(huì)在審計(jì)成果利用做出巨大貢獻(xiàn)。

2 如何確保電子數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性

2.1 在數(shù)據(jù)采集階段，要確保獲取真實(shí)完整電子數(shù)據(jù)

審計(jì)人員要在獲取電子數(shù)據(jù)時(shí)要關(guān)注以下幾點(diǎn)：

一要關(guān)注電子數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)狀態(tài)。存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)是否處于常態(tài)的獨(dú)立、合理、科學(xué)、合法的狀態(tài)，有無改動(dòng)的痕跡。

二要關(guān)注電子數(shù)據(jù)的運(yùn)轉(zhuǎn)狀態(tài)。儲(chǔ)存的數(shù)據(jù)是否在系統(tǒng)啟動(dòng)及監(jiān)控中運(yùn)轉(zhuǎn)，與上級(jí)主管機(jī)關(guān)及下屬單位的數(shù)據(jù)銜接是否處于正常、關(guān)聯(lián)、匹配、協(xié)調(diào)的狀態(tài)。

三要關(guān)注電子數(shù)據(jù)的生成狀態(tài)。存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)是否有人為的意識(shí)，可以監(jiān)督被審計(jì)單位有關(guān)人員的現(xiàn)場(chǎng)操作，追索其電子數(shù)據(jù)與所依賴的系統(tǒng)的生成過程及相關(guān)關(guān)系。

2.2 在數(shù)據(jù)清理階段，要確保電子數(shù)據(jù)的正確性和完整性

數(shù)據(jù)清理是計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)審計(jì)中的重要一環(huán)。由于被審計(jì)單位數(shù)據(jù)來源種類繁雜，往往會(huì)存在不少數(shù)據(jù)質(zhì)量問題，這些問題的存在將直接影響后續(xù)審計(jì)工作所得出的審計(jì)結(jié)論的準(zhǔn)確性。

一是數(shù)據(jù)值缺失。具體工作人員在對(duì)多條連續(xù)記錄中存在的相同數(shù)據(jù)值進(jìn)行錄入時(shí)，往往會(huì)只錄入第一條記錄的數(shù)據(jù)值，而省略錄入以下記錄的相同數(shù)據(jù)值，導(dǎo)致數(shù)據(jù)不完整。二是數(shù)據(jù)表中的空值影響。被審計(jì)數(shù)據(jù)中常常會(huì)存在部分?jǐn)?shù)據(jù)值為空的現(xiàn)象，在進(jìn)行數(shù)據(jù)分析時(shí)，原始數(shù)據(jù)為空的記錄值并不等同于“0”，不能參加分類匯總、比較大小等分析，在數(shù)據(jù)處理過程中會(huì)被遺漏掉，影響數(shù)據(jù)分析結(jié)果的準(zhǔn)確性。三是冗余數(shù)據(jù)的影響。審計(jì)人員采集到的數(shù)據(jù)中存在大量原本沒有使用和存儲(chǔ)輔助信息的字段和記錄。這些字段和記錄是多余的，沒有任何意義。大量冗余數(shù)據(jù)不僅占用硬盤空間，而且還會(huì)降低數(shù)據(jù)操作效率。四是數(shù)據(jù)值的定義不完整。

因此數(shù)據(jù)采集后，審計(jì)人員必須對(duì)從被審計(jì)單位獲得的原始電子數(shù)據(jù)進(jìn)行修改錯(cuò)誤值、替換空值、消除冗余數(shù)據(jù)、保證數(shù)據(jù)值落入定義區(qū)域等數(shù)據(jù)操作，以提高數(shù)據(jù)質(zhì)量，為下一步的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換做好準(zhǔn)備。常用的數(shù)據(jù)清理工具有EXCEL表、SQL語言、Access、《審計(jì)數(shù)據(jù)采集分析2.0》軟件等。

2.3 在數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換階段，要確保電子數(shù)據(jù)的完整性

由于被審計(jì)單位信息系統(tǒng)各式各樣，就會(huì)帶來數(shù)據(jù)不一致的問題。比如字段“日期”在A應(yīng)用中的格式為“YYYY-MM-DD”，在B應(yīng)用中格式為“MM/DD/YY”；再如字段“月折舊額”在A應(yīng)用中表示用直線折舊法提取月折舊額，在B應(yīng)用中表示用加速折舊法提取月折舊額，等等。所以要通過日期時(shí)間格式、數(shù)據(jù)類型、代碼等方式轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)，從而供審計(jì)軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)分析。

另外，由于審計(jì)目的的不同，審計(jì)數(shù)據(jù)的范圍和要求也不同，這就要求審計(jì)人員選取一定范圍的，滿足一定要求的審計(jì)數(shù)據(jù)，有必要對(duì)采集的數(shù)據(jù)進(jìn)行轉(zhuǎn)換，為提高數(shù)據(jù)分析效率奠定基礎(chǔ)。

2.4 將審計(jì)數(shù)據(jù)驗(yàn)證貫穿于以上三個(gè)階段

為了避免假賬真審以及數(shù)據(jù)在采集轉(zhuǎn)換過程中的發(fā)生遺漏和破壞，審計(jì)人員在完成每一步數(shù)據(jù)操作后，必須進(jìn)行數(shù)據(jù)驗(yàn)證，從而確保數(shù)據(jù)真實(shí)、正確，提高數(shù)據(jù)采集轉(zhuǎn)換質(zhì)量、降低數(shù)據(jù)采集轉(zhuǎn)換風(fēng)險(xiǎn)。

2.4.1 審計(jì)數(shù)據(jù)采集階段的驗(yàn)證

首先為了確保數(shù)據(jù)采集工作準(zhǔn)確有效，在審計(jì)數(shù)據(jù)采集之前要進(jìn)行數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)建日期、數(shù)據(jù)總量、數(shù)據(jù)內(nèi)容等方面的驗(yàn)證。然后，要通過技術(shù)性和業(yè)務(wù)性兩方面對(duì)采集到的數(shù)據(jù)進(jìn)行確認(rèn)，排除失誤和遺漏。

通過采取檢查借貸是否平衡、順序碼是否斷號(hào)、重號(hào)等方法，排除電子數(shù)據(jù)從一臺(tái)計(jì)算機(jī)轉(zhuǎn)移到另一臺(tái)計(jì)算機(jī)、從一個(gè)信息系統(tǒng)轉(zhuǎn)移到另一個(gè)信息系統(tǒng)時(shí)可能產(chǎn)生遺漏和失誤，確保電子數(shù)據(jù)是對(duì)被審計(jì)單位實(shí)際經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的真實(shí)反映，排除被審計(jì)單位有意識(shí)隱瞞部分?jǐn)?shù)據(jù)的可能性。

2.4.2 數(shù)據(jù)清理和轉(zhuǎn)換過程的驗(yàn)證

為了確認(rèn)數(shù)據(jù)清理轉(zhuǎn)換工作沒有損害數(shù)據(jù)的正確性和完整性，必須針對(duì)轉(zhuǎn)換前存在的數(shù)據(jù)質(zhì)量問題和轉(zhuǎn)換要求逐一核對(duì)，通過變量核對(duì)法、記錄數(shù)驗(yàn)證法、業(yè)務(wù)規(guī)則驗(yàn)證法等手段，保證數(shù)據(jù)清理轉(zhuǎn)換過程沒有出現(xiàn)新的錯(cuò)誤。采用數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換工具、SQL語言等技術(shù)方法進(jìn)行轉(zhuǎn)換操作過程中，每一步轉(zhuǎn)換工作都有可能影響到數(shù)據(jù)的完整性，有必要對(duì)這一階段的數(shù)據(jù)進(jìn)行驗(yàn)證?？梢酝ㄟ^核對(duì)賬表、賬賬總金額法、檢查借貸是否平衡、驗(yàn)證字段值之間的勾稽關(guān)系等方法進(jìn)行驗(yàn)證，以保證數(shù)據(jù)完整性。

審計(jì)人員在獲取被審計(jì)單位的電子數(shù)據(jù)后，時(shí)常都會(huì)遇到種種問題，作為審計(jì)人員來說，只能針對(duì)不同的問題，摸清情況、深入分析研究，時(shí)時(shí)鍛煉自己獲取電子數(shù)據(jù)的能力，才能順利、有效地開展計(jì)算機(jī)審計(jì)工作。要具體問題具體分析，全方面進(jìn)行研究，找到問題的突破口，力爭(zhēng)逐步還原或找到全面、完整、正確的電子數(shù)據(jù)。進(jìn)行深入分析，導(dǎo)出具體問題，尋求解決之道，力爭(zhēng)把電子數(shù)據(jù)文件加工成為可供審計(jì)使用的有效數(shù)據(jù)。

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